- Thu tiền bỏn hàng hoặc thu nợ của khỏch hàng bằng tiền mặt hoặc sec nộp
1.5.1. Hỡnh thức Nhật kớ chung
- Đặc điểm chủ yếu: Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian va nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ỏnh đỳng mối quan hệ khỏch quan giữa cỏc đối tượng kế toỏn (quan hệ đối ứng giữa cỏc tài khoản) rồi ghi vào sổ cỏi.
- Hệ thống sổ:
+ Sổ kế toỏn tổng hợp: Sổ nhật ký chung, cỏc sổ nhật ký chuyờn dựng, sổ cỏi cỏc tài khoản (111, 112, 113)
+ Sổ kế toỏn chi tiết: Tương tự như cỏc hỡnh thức trờn.
Theo hỡnh thức kế toỏn đơn vị thực hiện việc ghi chộp và luõn chuyển chứng từ kế toỏn như sau:
- Hằng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật kớ chung, sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ Nhật kớ chung đẻ ghi vào sổ Cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp. Nếu dơn
vị cú mở sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ đồng thời với việc ghi sổ Nhật kớ chung, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh được ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
- Trường hợp đơn vị mở cỏc sổ Nhật ký đặc biệt thỡ hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ được dựng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liờn quan. Định kỳ ( 3, 5, 10..ngày) hoặc cuối thỏng, tựy khối lượng nghiệp vụ phỏt sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào cỏc tài khoản phự hợp trờn sổ Cỏi, sau khi đó loại trừ số trựng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt( nếu cú)
- Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trờn sổ Cỏi, lập Bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn sổ Cỏi và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập tự cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh.
- Về nguyờn tắc, tổng số phỏt sinh Nợ và tổng số phỏt sinh Cú trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng tổng số phỏt sinh Nợ và tổng số phỏt sinh Cú trờn sổ Nhật ký chung ( hoặc sổ Nhật ký chung và cỏc sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đó loại trừ số trựng lặp trờn cỏc sổ Nhật ký đặc biệt) cựng kỳ.
Sơ đồ trỡnh tự hạch toỏn:
Chứng từ gốc
Sổ NK chuyờn Sổ nhật ký Sổ kế toỏn
dựng chung chi tiết
Sổ cỏi Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cõn đối phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Sơ đồ 1.4: Trỡnh tự hạch toỏn ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối thỏng. Đối chiếu, kiểm tra.