6. Kết cấu luận văn
4.2.2.2. Xây dựng hệ thống kiểm soát nợ có tính chuyên nghiệp
Xây dựng hệ thống kiểm soát nợ với các kỹ thuật chuyên nghiệp, mẫu biểu thống nhất là vấn đề mà Giám đốc và ban quản lý của doanh nghiệp cần phải chú trọng. Điều cần thiết là các doanh nghiệp nên xem xét áp dụng các kỹ thuật phân tích và kiểm soát nợ. Nên áp dụng kỹ thuật phân loại khách hàng và xếp hạng tín dụng, theo đó mỗi khách hàng sẽ đƣợc xếp hạng theo mức độ rủi ro dựa trên các tiêu chí nhƣ chỉ số khả năng thanh toán hiện hành, chỉ số khả năng thanh toán nhanh, hệ số nợ, lợi nhuận,…
84
Sau đó, căn cứ vào kết quả xếp hạng, bộ phận tín dụng sẽ xây dựng chính sách bán chịu, xác định hạn mức tín dụng và điều khoản thanh toán tƣơng ứng với từng khách hàng. Đối với các doanh nghiệp ngành xây dựng thì thời gian thi công tƣơng đối dài, do đó doanh nghiệp cần thận trọng và cố gắng thƣơng lƣợng với khách hàng bằng cách chia nhỏ các giai đoạn thanh toán. Ví dụ nhƣ đặt cọc 20% ngay khi ký hợp đồng, 20% sẽ thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày nghiệm thu phần móng công trình, 50% sẽ thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày hoàn thành phần khung của công trình, 10% sẽ thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày nghiệm thu công trình. Mặt khác doanh nghiệp có thể xem lại tỷ lệ lợi nhuận của từng dự án để thiết lập các điều khoản bán chịu tƣơng ứng chẳng hạn nhƣ 1/7 net 30 để nhằm đẩy nhanh tốc độ thanh toán từ phía khách hàng.
Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc đánh giá khách hàng bởi vì khách hàng có thành tích hôm qua có thể có vấn đề tín dụng của hôm nay và thất bại trong kinh doanh ngày mai. Do đó, doanh nghiệp phải luôn chú ý phát hiện những dấu hiệu cảnh báo nguy hiểm để có hƣớng xử lý kịp thời.
Doanh nghiệp cần tăng cƣờng áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý nợ, sử dụng các phần mềm chuyên dụng theo dõi nợ và nối mạng thông tin để trao đổi thông tin về khả năng thanh toán của khách hàng, từ đó có phản ứng kịp thời. Bộ phận tín dụng của doanh nghiệp cần phải thƣờng xuyên theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ và nên đánh giá tình hình thanh toán của khách hàng hàng tuần theo mẫu biểu sau:
85
Bảng 4.1: Bảng theo dõi khoản phải thu của khách hàng theo tuổi nợ
Nhóm nợ Tuổi của các khoản phải thu (tháng)
Số tiền Tỷ lệ của các khoản phải thu so với tổng số cấp tín dụng 1 2 3 4 = (3)/ Tổng số nợ phải thu Nhóm1 Nhóm 2 Nhóm 3 Nhóm 4 Nhóm 5 Nhóm 6 0 - 1 1 – 6 6 – 12 12 – 24 24– 36 >36
Để đảm bảo vừa có thể giữ đƣợc khách hàng và thu hồi hết các khoản nợ từ khách hàng và tiết kiệm chi phí, thì doanh nghiệp nên thành lập bộ phận tín dụng bằng cách sử dụng các nhân viên từ các bộ phận kinh doanh, kế toán tài chính, bộ phận kỹ thuật và quản trị.
- Bộ phận kế toán (cụ thể là kế toán quản trị) có trách nhiệm thu thập thông tin về khách hàng và phân tích đánh giá khách hàng, đề xuất ban giám đốc duyệt hạn mức tín dụng, hạn thanh toán. Theo dõi nợ phải thu theo từng nhân viên kinh doanh, theo từng khách hàng, hối thúc nhân viên kinh doanh đòi nợ. Trong trƣờng hợp bộ phận kinh doanh không thể đòi đƣợc nợ thì bộ phận kế toán sẽ áp dụng các biện pháp nghiệp vụ cần thiết nhƣ làm công văn nhắc nợ có tính lãi, sử dụng công ty đòi nợ thuê, bán nợ cho công ty mua bán nợ, khởi kiện ra toà đối với các khách hàng day dƣa, trốn nợ. Phân tích lƣu chuyển tiền tệ định kỳ mỗi tháng một lần, tìm ra nguyên nhân kẹt vốn, từ đó đề xuất các giải pháp cho ban giám đốc để cải thiện dòng tiền.
- Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp khách hàng và cung cấp các thông tin ban đầu nhƣ giấy phép kinh doanh cho bộ phận kế toán, đàm phán với khách hàng và đề xuất hạn mức tín dụng và hạn thanh toán của từng khách hàng cho kế toán quản trị và ban giám đốc để xét duyệt.
86
Do tính chất đặc biệt của ngành xây dựng nên các khoản phải thu của các doanh nghiệp của ngành xây không những thể hiện trên tài khoản phải thu từ khách hàng là tài khoản 131 mà còn thể hiện trên tài khoản sản phẩm kinh doanh dỡ dang là tài khoản 154. Chính vì vậy ngay sau khi ký hợp đồng bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ đòi nợ khách hàng theo kế hoạch từ bộ phận kế toán. Đối với các khoản nợ gần đến hạn, bộ phận kinh doanh nên gửi thƣ cảm ơn khách hàng, mục đích là nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Đối với các khách hàng không có thiện chí trả nợ thì bộ phận kinh doanh sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để đòi nợ.
- Bộ phận kỹ thuật phải lên kế hoạch thi công rõ ràng, cụ thể với khách hàng và cố gắng hoàn tất công trình đúng theo tiến độ hoặc càng sớm càng tốt và nhanh chóng ký biên bản nghiệm thu công trình với khách hàng. Sau đó chuyển các chứng từ gốc cho bộ phận kế toán để có thể tiến hành làm các hồ sơ thanh toán và đòi nợ nhanh nhất.
- Ban giám đốc căn cứ vào hồ sơ đƣợc đệ trình từ bộ phận kế toán để xét duyệt hạn mức tín dụng, hạn thanh toán cho từng khách hàng. Đề ra các chính sách động viên nhân viên thích hợp để đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ. Một trong các giải pháp có thể mang lại hiệu quả tốt là chính sách trả lƣơng theo phần trăm số tiền thu đƣợc từ khách hàng với điều kiện không đƣợc trễ hạn thanh toán.
4.2.2.3. Thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hoạt động các khoản phải thu
Các chỉ số này sẽ giúp các nhà quản lý nhìn thấy đƣợc và đo đƣợc hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Hiện nay các công ty thƣờng sử dụng ba chỉ tiêu cơ bản sau để đo lƣờng hiệu quả hoạt động của khoản phải thu:
Vòng quay các khoản phải thu: đƣợc sử dụng để đo lƣờng thời gian trung bình mà doanh thu tồn tại dƣới dạng các khoảng phải thu. Chỉ tiêu này sẽ cho biết hiệu quả của hoạt động các khoản phải thu. Một số công ty quản lý chỉ tiêu này bằng cách đƣa ra số ngày cụ thể để đánh giá đó là khoản phải thu
87
tốt hay xấu, chẳng hạn nhƣ dƣới 30 ngày đƣợc xem là có khả năng kiểm soát đƣợc.
Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu: đƣợc sử dụng để đánh giá xu hƣớng hiệu quả các khoản phải thu. Tỷ lệ này càng cao thì công ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều. Hơn thế nữa, khi mà tỷ lệ này vƣợt quá mức chuẩn mà công ty đặt ra, thì đòi hỏi ban giám đốc cần phải có những hành động nhằm hạn chế những tình huống xấu có khả năng xảy ra.
Tuổi nợ (Receivables Aging Schedule): đƣợc sử dụng để phân loại các khoản phải thu theo tuổi nợ. Bằng các phân tích tuổi nợ, công ty có thể xác định sớm những khoản phải thu có vấn đề và có những hành động thích hợp nhằm bảo vệ đƣợc doanh thu của mình.
Ngoài ra để so sánh hiệu quả quản lý các khoản phải thu giữa các công ty hoặc giữa công ty với trung bình ngành.
4.2.2.4. Công ty cần có những chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm toán sớm
Một số công ty đã sử dụng chiết khấu tiền mặt để khuyến khích các khách hàng thanh toán trƣớc ngày đến hạn của hóa đơn. Ngoài ra các công ty có thể chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hết hạn của hóa đơn mới liên hệ. Điều này không chỉ giúp cho công ty quản lý hiệu quả các khoản phải thu mà còn duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng. Một số công ty còn làm việc với khách hàng nhƣ những đối tác thật sự để giải quyết các khoản phải thu. Một công ty chuyên về sản xuất các thiết bị bán dẫn hàng đầu thế giới đã yêu cầu bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán-tài chính phụ trách thu hồi các khoản tín dụng đến thăm các cơ sở của những khách hàng chƣa thanh toán và cùng với khách hàng đánh giá lại về năng lực tài chính và lƣợng hàng tồn kho để xác định nguyên nhân vì sao họ không có khả năng thanh toán. Công ty này phát hiện ra rằng khách hàng của mình đã không lƣờng trƣớc đƣợc khả năng chuyển hóa hàng
88
tồn kho thành tiền mặt và đã để tồn kho quá cao. Công ty đã yêu cầu khách hàng ngƣng việc đặt hàng và hỗ trợ khách hàng bằng các lấy bớt hàng tồn kho của khách hàng. Bằng mối quan hệ rộng của mình, công ty đã giúp khách hàng này bán đƣợc những sản phẩm tồn kho với giá chiết khấu. Thông qua hành động này, công ty mong muốn thể hiện mình nhƣ là một đối tác kinh doanh thật sự với khách hàng của mình.
Trên đây là một số các đề nghị dành cho các doanh nghiệp mong muốn quản lý hiệu quả các khoản phải thu. Quản lý hiệu quả các khoản phải thu không chỉ cải thiện dòng vốn lƣu động và dòng tiền mặt mà còn giúp công ty xây dựng tốt mối quan hệ với các khách hàng.
4.2.2.5. Nghệ thuật lôi cuốn khách hàng có mức độ tín nhiệm cao
Một trong những biện pháp để doanh nghiệp giảm thấp các khoản phải thu phát sinh khó đòi là doanh nghiệp phải có những khách hàng có mức độ tín nhiệm cao. Khách hàng có mức độ tín nhiệm cao là những khách hàng tổ chức và tạo điều kiện thuận loại cho các doanh nghiệp thi công theo những phƣơng án rõ ràng, đúng luật và đạt hiệu quả. Họ luôn duy trì hoạt động tài chính lành mạnh, và nhất là luôn chú ý và đảm bảo thanh toán nợ đúng thời hạn theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Cho dù lúc gặp khó khăn, trở ngại, họ cũng tìm đến doanh nghiệp để bàn bạc cách giải quyết chứ không tìm cách né tránh việc thanh toán nợ. Với những khách hàng nhƣ vậy, doanh nghiệp cần tạo mọi điều kiện thuận lợi trong quá trình thi công dự án. Điều này làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái khi lựa chọn doanh nghiệp là nhà thầu của mình, vì họ hiểu đƣợc là doanh nghiệp có niềm tin với họ. Chính điều này sẽ giúp khách hàng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trƣờng nhƣ hiện nay, để có những khách hàng nhƣ vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải có nghệ thuật lôi kéo họ. Tuy nhiên khi thực hiện các biện pháp lôi kéo khách hàng, doanh nghiệp cần đảm bảo yêu cầu vừa thu hút đƣợc nhiều khách hàng vừa đảm bảo đƣợc khả thu hồi đƣợc nợ.
89
4.2.2.6. Mở rộng công cụ hối phiếu trong các DN ngành xây dựng
Trong quan hệ thƣơng mại việc phát sinh vấn đề mua bán chịu giữa các doanh nghiệp là tất yếu. Tuy nhiên làm thế nào để các doanh nghiệp ngành xây dựng hạn chế rủi ro không thu đƣợc tiền từ khách hàng, giảm thiểu đƣợc khoản phải thu khó đòi. Hơn nữa, việc chuyển nhanh các khoản phải thu thành tiền khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nghĩa là giảm thời gian vốn lƣu động nằm trong quá trình thanh toán, tăng hiệu suất sử dụng vốn lƣu động.
Sử dụng hối phiếu là biện pháp thƣờng đƣợc dùng khá phổ biến ở các nƣớc. Các doanh nghiệp sau khi hoàn tất nghiệm thu công trình sẽ lập hối phiếu để nhận nợ, có kỳ hạn trả, thông thƣờng là ba tháng. ở Việt Nam Luật các công cụ chuyển nhƣợng đã ban hành ngày 29/11/2005 và có hiệu lực thi hành ngày 1/7/2006 là cơ sở pháp lý đầy đủ nhất cho việc hình thành, phát triển và sử dụng các công cụ chuyển nhƣợng trong đời sống kinh tế, xã hội của đất nƣớc.
Khi có nhu cầu về tiền hoặc thanh toán các khoản nợ, doanh nghiệp sử dụng thƣơng phiếu có thể:
Cầm cố hối phiếu: ngƣời thụ hƣởng có quyền cầm cố hối phiếu. Khi cầm cố, ngƣời cầm cố hối phiếu phải ghi cụm từ “chuyển giao để cầm cố”, tên, địa chỉ của ngƣời cầm cố, ký tên trên hối phiếu và chuyển giao hối phiếu cho ngƣời nhận cầm cố.
Chuyển nhƣợng hối phiếu: chuyển nhƣợng là việc ngƣời thụ hƣởng chuyển giao quyền sở hữu hối phiếu cho ngƣời nhận chuyển nhƣợng để đổi lấy một số tiền hoặc thanh toán một nghĩa vụ. Theo điều 27 của Luật các công cụ chuyển nhƣợng thì ngƣời thụ hƣởng có thể chuyển nhƣợng hối phiếu đòi nợ bằng hình thức chuyển nhƣợng chuyển giao hoặc chuyển nhƣợng bằng cách ký chuyển nhƣợng.
90
nghiệp cần nghiên cứu để áp dụng, để quản lý các khoản phải thu.
4.2.2.7. Ứng dụng nghiệp vụ bảo lãnh thanh toán trong việc mua bán nợ phải thu tại các doanh nghiệp ngành xây dựng phải thu tại các doanh nghiệp ngành xây dựng
Bảo lãnh là sự cam kết của ngƣời thứ ba thực hiện nghĩa vụ của ngƣời đƣợc bảo lãnh trong trƣờng hợp ngƣời này không thực hiện hoặc không hoàn thành nghĩa vụ đó. Hiện nay ngân hàng có thể cung cấp các hình thức bảo lãnh sau: bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh toán và bảo lãnh bảo hành.
Các nhà đầu tƣ khi cảm thấy kém tin cậy về nhà thầu thì họ sẽ yêu cầu các nhà thầu phải thực hiện bảo lãnh dự thầu khi tham gia đấu thầu, mức thông thƣờng hiện nay là 10% giá trị công trình và khoản tiền này sẽ đƣợc giải toả sau khi doanh nghiệp thắng thầu. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng sẽ phải đƣợc thực thi ngay sau khi doanh nghiệp thắng thầu và sẽ đƣợc hoàn trả ngay sau khi doanh nghiệp hoàn tất và nghiệm thu công trình đồng thời doanh nghiệp cũng sẽ cung cấp giấy bảo lãnh bảo hành cho chủ đầu tƣ theo thời hạn qui định trong hồ sơ thầu.
Bảo lãnh thanh toán đƣợc sử dụng nhƣ là sự đảm bảo càng chắc chắn thƣơng phiếu, trái phiếu,…với sự đảm bảo mua lại và chi trả tiền lãi của ngân hàng thƣơng mại có uy tín, ngƣời phát hành các chứng từ có giá sẽ có điều kiện thuận lợi phát hành chúng với lãi suất thấp hơn.
Trong giao dịch quốc tế, bảo lãnh thanh toán ngày càng đƣợc sử dụng nhiều, thay thế phƣơng thức thanh toán tín dụng chứng từ nhằm đơn giản hoá giao dịch, giảm phí ngân hàng nhƣng tăng thêm linh hoạt cho cả hai phía. Nếu ngƣời mua không trả tiền hàng theo đúng điều khoản hợp đồng, ngƣời bán sẽ đòi tiền theo bảo lãnh. Nhƣ vậy, bảo lãnh đƣợc dùng làm công cụ để bảo đảm nghĩa vụ thanh toán của ngƣời mua theo hợp đồng thƣơng mại.
Với hình thức bảo lãnh thanh toán, ngƣời bán có thể yên tâm rằng mình có thể thu đƣợc tiền khi đến hạn, trong khi đó ngƣời mua có thể không cần
91
phải bỏ tiền hay thế chấp bất kỳ tài sản nào so với hình thức tín dụng chứng từ bởi vì ngân hàng có thể bảo lãnh cho ngƣời mua bằng tín chấp.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, công cụ bảo lãnh ngày càng đang thâm nhập vào hoạt động hàng ngày. Vì vậy để có thể quản lý tốt hơn các khoản phải thu, tăng độ tin cậy trong việc thu hồi nợ thì trong các quan hệ mua bán hàng hoá các doanh nghiệp nên có thói quen áp dụng hình thức bảo lãnh thanh toán và điều này thật cần thiết đối với những khách hàng có mức độ tín nhiệm thấp.
Bao thanh toán trong ngành xây dựng là một hình thức cấp tín dụng của tổ chức tín dụng cho doanh nghiệp xây dựng thông qua việc mua lại các khoản phải thu phát sinh đã đƣợc nhà thầu và chủ đầu tƣ thoả thuận trong hợp