Bảng 2-6625. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình tạo lịch trình.
Tác nhân / Bộ phận Mơ tả
Phịng điều hành Có quyền tạo, chỉnh sửa tour và tạo lịch trình tour.
Khách hàng Người mua sản phẩm tour hoặc đại diện đơn vị của họ để mua tour. Hệ thống Tự động cập nhật thông tin.
Hướng dẫn viên Là người hướng dẫn tour.
Bảng 2-267. Danh sách các xử lý – Quy trình tạo lịch trình.
Xử lý Mơ tả
Tạo lịch trình Tạo lịch trình từ từ thơng tin tour, dịch vụ. Xử lý dịch vụ từng
khách hàng Chi tiết hóa các dịch vụ khách hàng sẽ sử dụng. Thơng báo lịch trình
đến khách hàng Thơng báo với nội dung chi tiết về tour sẽ đi. Phân công nhân sự Phân công hướng dẫn viên nhận tour.
Thông báo phân công Thông báo với nội dung phân công cho hướng dẫn viên. Cập nhật thơng tin
HDV vào lịch trình Cập nhật thơng tin HDV đồng ý với bảng phản cơng vào lịch trình tour. Nhận thơng báo phân
cơng Hướng dẫn viên nhận thơng báo phân cơng từ Phịng điều hành.
Gửi email Hướng dẫn viện gửi email phản hồi về việc không chấp thuận bản phân cơng của Phịng điều hành.
Nhận thông báo Khách hàng nhận thơng báo lịch trình từ Phịng điều hành.
Bảng 2-6827. Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình tạo lịch trình.
Kho dữ liệu Mơ tả
Phương tiện Nơi lưu trữ thông tin phương tiện. Vé máy bay Nơi lưu trữ vé máy bay khách hàng. Phiếu đặt dịch vụ Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.
Tour Nơi lưu trữ thông tin tour. Địa điểm Nơi lưu trữ thơng tin địa điểm. Lịch trình Nơi lưu trữ lịch trình tour.
Hướng dẫn viên Nơi lưu trữ thông tin hướng dẫn viên. Phân công Nơi lưu trữ phân công nhân sự. Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.
Hình 2-45. Sơ đồ BPM – Tạo lịch trình.
Step Mơ tả
1 Phịng điều hành lấy các thơng tin như dịch vụ cần đặt từ Phiếu đặt tour, thông tin tour,thơng tin địa điểm để tiến hành tạo lịch trình. Và lịch trình tour sẽ được lưu vào kho lịch trình.
2 Phòng điều hành tiến hành xử lý dịch vụ từng khách hàng như thông tin phương tiện,thông tin vé máy bay. 3 Phịng điều hành tiếp tục tiến hành phân cơng nhân sự cho các hướng dẫn viên.
4 Sau khi phân công nhân sự xong, Phịng điều hành sẽ gửi thơng báo phân cơng tới hướngdẫn viên. 5 Hướng dẫn viên nhận được thông báo phân công, sẽ xác nhận thông báo.
6 Nếu Hướng dẫn viên đồng ý, hệ thống sẽ cập nhật thơng tin HDV vào lịch trình và lưuvào kho phân công. 7 Nếu Hướng dẫn viên từ chối, Hướng dẫn viên sẽ gửi mail về cho Phòng điều hành. Phòngđiều hành tiến hành phân công lại. 8 Phịng điều hành sẽ thơng báo lịch trình đến khách hàng khi xử lý xong các dịch vụ củatừng khách hàng trong tour và phân công được hướng dẫn viên cho tour. 9 Khách hàng sẽ nhận thơng báo lịch trình từ Phịng điều hành.
IV.5.Quy trình kế tốn hạch tốn
IV.5.1. Quy trình kế tốn đối với đại lý
Bảng 2-6928. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình kế tốn đối với đại lý.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Đại lý Là đại lý của Fiditour thực hiện thanh toán tiền tour.
Phịng kế tốn Thực hiện các cơng việc về kế tốn như tạo phiếu chi, phiếu thu, cập nhật công nợ…
Bảng 2-70. Danh sách các xử lý – Quy trình kế tốn đối với đại lý.
Xử lý Mô tả
Tổng hợp phiếu đặt
tour Phịng Kế tốn tổng hợp báo cáo các phiếu đặt tour theo từng tour của từng đại lý. Tạo cơng nợ Phịng Kế tốn tạo cơng nợ của đại lý từ các phiếu đặt tour được khách
hàng đặt qua đại lý.
Thanh toán tiền tour Đại lý thanh toán tiền tour trong thời gian được quy định trong hợp đồng đại lý.
Tạo phiếu thu Nhận thơng tin thanh tốn và tạo phiếu thu. Cập nhật công nợ Hệ thống tự động cập nhật số dư trong cơng nợ. Tính chiết khấu Phịng Kế tốn tính chiết khấu cho đại lý. Thanh toán chiết
khấu Thanh toán chiết khấu trong kỳ cho đại lý. Gửi thơng tin thanh
tốn Gửi thơng tin thanh tốn cho đại lý. Nhận thanh toán Đại lý nhận thanh toán.
Tạo phiếu chi Tạo phiếu chi.
Bảng 2-71. Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình kế tốn đối với đại lý.
Kho dữ liệu Mô tả
Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour. Phiếu thu Nơi lưu trữ phiếu thu. Công nợ Nơi lưu trữ cơng nợ. Phiếu chi Nơi lưu trữ phiếu chi.
Hình 2-46. Sơ đồ BPM – Kế toán đối với đại lý.
Step Mô tả
1 Phịng Kế tốn tổng hợp báo cáo các phiếu đặt tour theo từng tour của từng đại lý. 2 Phòng Kế tốn tạo cơng nợ của đại lý từ các phiếu đặt tour được khách hàng đặt qua đại
lý.
Step Mô tả
5 Hệ thống tự động cập nhật số dư trong cơng nợ. 6 Phịng Kế tốn tính chiết khấu cho đại lý. 7 Thanh toán chiết khấu cho đại lý theo tour. 8 Gửi thơng tin thanh tốn cho đại lý.
9 Đại lý nhận thanh toán. 10 Tạo phiếu chi.
IV.5.2. Quy trình kế tốn đối với khách hàng
Bảng 2-72. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình kế tốn đối với khách hàng.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Hệ thống Gửi yêu cầu thanh tốn cho khách hàng, thơng báo thanh tốn thành công và tự động cập nhật thông tin số dư nợ.
Khách hàng Là những người mua tour du lịch của Fiditour và thực hiện thanh toán. Phịng kế tốn Thực hiện các cơng việc về kế tốn như tạo phiếu thu…
Bảng 2-293. Danh sách các xử lý – Quy trình kế tốn đối với khách hàng.
Xử lý Mơ tả
Gửi u cầu thanh
tốn Từ phiếu ghi nợ khách hàng, dựa vào thời hạn thanh toán, hệ thống gửi yêu cầu thanh toán tới khách hàng. Thanh toán Khách hàng thanh toán và nhân viên phịng Kế tốn nhận được thơng tin
thanh toán.
Tạo phiếu thu Phịng Kế tốn tạo phiếu thu. Thơng báo thanh tốn
thành công Hệ thống gửi thơng báo thanh tốn thành cơng đến khách hàng. Cập nhật số dư nợ Hệ thống cập nhật số dư nợ của khách hàng.
Bảng 2-74. Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình kế tốn đối với khách hàng.
Kho dữ liệu Mơ tả
Hình 2-47. Sơ đồ BPM – Kế tốn đối với khách hàng.
Step Mô tả
1 Từ phiếu ghi nợ khách hàng, dựa vào thời hạn thanh toán, hệ thống gửi yêu cầu thanh toán tới khách hàng.
2 Khách hàng thanh tốn và nhân viên phịng Kế tốn nhận được thơng tin thanh tốn. 3 Phịng Kế tốn tạo phiếu thu.
4 Hệ thống gửi thơng báo thanh tốn thành cơng đến khách hàng. 5 Hệ thống cập nhật số dư nợ của khách hàng.
IV.5.3. Quy trình kế tốn đối với nhà cung cấp
Bảng 2-305. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình kế tốn đối với nhà cung cấp.
Hệ thống Tự động cập nhật thông tin (công nợ).
Nhà cung cấp Là cá nhân/ tổ chức cung cấp dịch vụ cho Fiditour, nhận thanh toán từ Fiditour.
Phịng kế tốn Thực hiện các cơng việc về kế tốn như tạo phiếu chi, công nợ…
Bảng 2-316. Danh sách các xử lý – Quy trình kế tốn đối với nhà cung cấp.
Xử lý Mô tả
Tạo cơng nợ Phịng Kế tốn tạo cơng nợ từ các hóa đơn. Lập báo cáo công nợ Phịng Kế tốn lập báo cáo cơng nợ. Thanh toán nhà cung
cấp Phịng Kế tốn thanh tốn các khoản nợ trong kỳ với nhà cung cấp và gửi tới nhà cung cấp thơng tin thanh tốn. Nhận thanh toán Nhà cung cấp nhận thanh toán.
Lập phiếu chi Phịng Kế tốn lập Phiếu chi.
Cập nhật công nợ Hệ thống cập nhật số dư công nợ với các nhà cung cấp.
Bảng 2-7732. Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình kế tốn đối với nhà cung cấp.
Kho dữ liệu Mô tả
Công nợ Nơi lưu trữ cơng nợ. Hóa đơn Nơi lưu trữ hóa đơn. Phiếu chi Nơi lưu trữ phiếu chi.
Step Mô tả
1 Phịng Kế tốn tạo cơng nợ từ các hóa đơn. 2 Phịng Kế tốn lập báo cáo cơng nợ.
3 Phịng Kế tốn thanh toán các khoản nợ trong kỳ với nhà cung cấp và gửi tới nhà cung cấp thơng tin thanh tốn.
4 Nhà cung cấp nhận thanh toán. 5 Phịng Kế tốn lập Phiếu chi.
6 Hệ thống cập nhật số dư cơng nợ với các nhà cung cấp.
IV.6.Quy trình quản lý đặt tour
IV.6.1. Quy trình quản lý đặt tour trên Website
Bảng 2-338. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý đặt tour trên Website.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Khách hàng Người mua sản phẩm tour hoặc đại diện đơn vị của họ để mua tour. Website Là nơi khách hàng có thể xem, mua sản phẩm tour, gửi phản hồi
feedback và đăng ký đại lý, …cũng như là nơi nhân viên bán hàng hỗ trợ đặt tour cho khách hàng.
Nhân viên phụ trách
tour Là nhân viên phụ trách các công việc quản lý tour.
Bộ phận Kế toán Là bộ phận xử lý các giao dịch liên quan đến tiền (nhận thanh toán, thanh toán, tạo phiếu thu chi, ghi nợ khách hàng).
Bảng 2-7934. Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý đặt tour trên Website.
Xử lý Mô tả
Cung cấp thông tin đặt
tour Khách hàng cung cấp thông tin đặt tour để tạo phiếu đặt. Nhận đặt tour Website tiếp nhận thơng tin đặt tour.
Cung cấp thơng tin
thanh tốn Khách hàng cung cấp thơng tin thanh tốn để thực hiện thanh toán tour. Nhận thanh toán tour Website nhận thanh toán tour từ khách hàng.
Tạo hợp đồng Nhân viên phụ trách tour tạo hợp đồng tour cho khách hàng. Gửi hợp đồng cho
khách hàng Nhân viên phụ trách tour gửi hợp đồng cho khách hàng. Nhận hợp đồng tour Khách hàng nhận hợp đồng tour.
Tạo phiếu thu Bộ phận kế toán tạo phiếu thu mới.
Ghi nợ khách hàng Bộ phận kế toán ghi nhận nợ của khách hàng khi chưa thanh tốn đủ. Nhận thơng báo đặt
tour Khách hàng nhận thông báo đặt tour thành công.
Kho dữ liệu Mô tả
Tour Nơi lưu trữ thông tin tour. Nhân viên Nơi lưu trữ thông tin nhân viên. Hợp đồng Nơi lưu trữ hợp đồng.
Khách hàng Nơi lưu trữ thông tin khách hàng. Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.
Phiếu thu chi Nơi lưu trữ phiếu thu chi. Ghi nợ khách hàng Nơi lưu trữ nợ của khách hàng.
Hình 2-49. Sơ đồ BPM – Quản lý đặt tour trên Website.
Step Mô tả
1 Khách hàng lựa chọn tour và cung cấp các thông tin mà website yêu cầu để tiến hành đặt tour trên website Fiditour.
2 Website tiếp nhận các thông tin đặt tour của khách hàng và hiển thị màn hình thanh tốn cho khách hàng.
3 Khách hàng nhập thơng tin thanh tốn trên website.
4 Sau khi thực hiện thanh tốn tour thành cơng, một phiếu đặt tour mới sẽ được tạo ra và lưu vào trong kho dữ liệu Phiếu đặt tour.
5 Màn hình website sẽ hiển thị thông báo đặt tour thành công.
5 Bộ phận kế tốn sử dụng thơng tin thanh tốn tour của khách hàng tạo một phiếu thu. Ngồi ra, nếu khách hàng thanh tốn chưa đủ tiền phiếu đặt tour, bộ phận Kế toán sẽ ghi nhận nợ của khách hàng.
Step Mô tả
6 Nhân viên phụ trách tour sẽ sử dụng những thông tin đặt tour mới trong kho dữ liệu Phiếu đặt tour để tạo các hợp đồng tour cho những phiếu đặt tour mới này. Mỗi phiếu đặt tour sẽ có một hợp đồng tour tương ứng.
7 Nhân viên phụ trách tour cũng là người sẽ gửi những hợp đồng tour này đến khách hàng.
IV.6.2. Quy trình quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour
Bảng 2-8135. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Khách hàng Người mua sản phẩm tour hoặc đại diện đơn vị của họ để mua tour. Website Là nơi khách hàng có thể xem, mua sản phẩm tour, gửi phản hồi
feedback và đăng ký đại lý, … cũng như là nơi nhân viên bán hàng hỗ trợ đặt tour cho khách hàng.
Nhân viên phụ trách
tour Là nhân viên phụ trách các công việc quản lý tour.
Bộ phận Kế toán Là bộ phận xử lý các giao dịch liên quan đến tiền (nhận thanh toán, thanh toán, tạo phiếu thu chi, ghi nợ khách hàng).
Nhân viên bán hàng Là nhân viên hỗ trợ tư vấn cũng như tạo phiếu đặt tour cho khách hàng trên website Fiditour.
Bảng 2-8236. Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour.
Xử lý Mô tả
Cung cấp thông tin đặt
tour Khách hàng cung cấp thông tin đặt tour để tạo phiếu đặt. Nhận thông tin đặt
tour Nhân viên bán hàng nhập thông tin đặt tour khách hàng cung cấp lên trên website. Gửi thông tin thanh
toán Nhân viên bán hàng gửi thơng tin thanh tốn cho khách hàng. Nhận thông tin thanh
tốn Khách hàng nhận thơng tin thanh toán của Fiditour. Thực hiện thanh toán
tour Khách hàng thực hiện thanh toán tour cho Fiditour theo thơng tin thanh tốn được cung cấp. Nhận thanh tốn tour Bộ phận Kế toán nhận thanh toán tour của khách hàng.
Nhận đặt tour Website xác nhận đặt tour thành cơng. Tạo phiếu thu Bộ phận Kế tốn tạo phiếu thu mới.
Thông báo khách hàng Nhân viên bán hàng thông báo đặt tour thành công cho khách hàng. Nhận thông báo đặt
tour Khách hàng nhận thông báo đặt tour thành công.
Tạo hợp đồng Nhân viên phụ trách tour tạo hợp đồng tour cho khách hàng. Gửi hợp đồng cho
Nhận hợp đồng tour Khách hàng nhận hợp đồng tour.
Ghi nợ khách hàng Ghi nhận nợ của khách hàng khi chưa thanh tốn đủ. Nhận thơng báo đặt
tour Khách hàng nhận thông báo đặt tour thành công.
Bảng 2-8337. Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour.
Kho dữ liệu Mô tả
Tour Nơi lưu trữ thông tin tour. Nhân viên Nơi lưu trữ thông tin nhân viên. Hợp đồng Nơi lưu trữ hợp đồng.
Khách hàng Nơi lưu trữ thông tin khách hàng. Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.
Phiếu thu chi Nơi lưu trữ phiếu thu chi. Ghi nợ khách hàng Nơi lưu trữ nợ của khách hàng.
Hình 2-50. Sơ đồ BPM – Quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour.
Step Mô tả
1 Khách hàng cung cấp các thông tin đặt tour để nhân viên tiến hành tạo phiếu đặt tour trên website cho khách hàng.
2 Nhân viên bán hàng tiếp nhận và nhập các thông tin đặt tour của khách hàng lên website và gửi thơng tin thanh tốn cho khách hàng.
3 Khách nhận thơng tin thanh tốn và thực hiện thanh toán tour cho Fiditour.
Step Mơ tả
dịch thu tiền tour đó. Ngồi ra, nếu khách hàng thanh tốn chưa đủ tiền phiếu đặt tour, bộ phận Kế toán sẽ ghi nhận nợ của khách hàng.
5 Nhân viên bán hàng nhập thơng tin đã thanh tốn của khách hàng lên website và nhấn hoàn thành.
6 Website hiển thị đặt tour thành công và một phiếu đặt tour mới sẽ được tạo ra và lưu vào trong kho dữ liệu Phiếu đặt tour.
7 Nhân viên bán hàng thông báo đặt tour thành công cho khách hàng.
8 Nhân viên phụ trách tour sẽ sử dụng những thông tin đặt tour mới trong kho dữ liệu Phiếu