IV.6.1. Quy trình quản lý đặt tour trên Website
Bảng 2-338. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý đặt tour trên Website.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Khách hàng Người mua sản phẩm tour hoặc đại diện đơn vị của họ để mua tour. Website Là nơi khách hàng có thể xem, mua sản phẩm tour, gửi phản hồi
feedback và đăng ký đại lý, …cũng như là nơi nhân viên bán hàng hỗ trợ đặt tour cho khách hàng.
Nhân viên phụ trách
tour Là nhân viên phụ trách các công việc quản lý tour.
Bộ phận Kế toán Là bộ phận xử lý các giao dịch liên quan đến tiền (nhận thanh toán, thanh toán, tạo phiếu thu chi, ghi nợ khách hàng).
Bảng 2-7934. Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý đặt tour trên Website.
Xử lý Mô tả
Cung cấp thông tin đặt
tour Khách hàng cung cấp thông tin đặt tour để tạo phiếu đặt. Nhận đặt tour Website tiếp nhận thông tin đặt tour.
Cung cấp thơng tin
thanh tốn Khách hàng cung cấp thơng tin thanh tốn để thực hiện thanh toán tour. Nhận thanh toán tour Website nhận thanh toán tour từ khách hàng.
Tạo hợp đồng Nhân viên phụ trách tour tạo hợp đồng tour cho khách hàng. Gửi hợp đồng cho
khách hàng Nhân viên phụ trách tour gửi hợp đồng cho khách hàng. Nhận hợp đồng tour Khách hàng nhận hợp đồng tour.
Tạo phiếu thu Bộ phận kế toán tạo phiếu thu mới.
Ghi nợ khách hàng Bộ phận kế toán ghi nhận nợ của khách hàng khi chưa thanh tốn đủ. Nhận thơng báo đặt
tour Khách hàng nhận thông báo đặt tour thành công.
Kho dữ liệu Mô tả
Tour Nơi lưu trữ thông tin tour. Nhân viên Nơi lưu trữ thông tin nhân viên. Hợp đồng Nơi lưu trữ hợp đồng.
Khách hàng Nơi lưu trữ thông tin khách hàng. Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.
Phiếu thu chi Nơi lưu trữ phiếu thu chi. Ghi nợ khách hàng Nơi lưu trữ nợ của khách hàng.
Hình 2-49. Sơ đồ BPM – Quản lý đặt tour trên Website.
Step Mô tả
1 Khách hàng lựa chọn tour và cung cấp các thông tin mà website yêu cầu để tiến hành đặt tour trên website Fiditour.
2 Website tiếp nhận các thông tin đặt tour của khách hàng và hiển thị màn hình thanh tốn cho khách hàng.
3 Khách hàng nhập thơng tin thanh tốn trên website.
4 Sau khi thực hiện thanh tốn tour thành cơng, một phiếu đặt tour mới sẽ được tạo ra và lưu vào trong kho dữ liệu Phiếu đặt tour.
5 Màn hình website sẽ hiển thị thơng báo đặt tour thành công.
5 Bộ phận kế tốn sử dụng thơng tin thanh tốn tour của khách hàng tạo một phiếu thu. Ngồi ra, nếu khách hàng thanh tốn chưa đủ tiền phiếu đặt tour, bộ phận Kế toán sẽ ghi nhận nợ của khách hàng.
Step Mô tả
6 Nhân viên phụ trách tour sẽ sử dụng những thông tin đặt tour mới trong kho dữ liệu Phiếu đặt tour để tạo các hợp đồng tour cho những phiếu đặt tour mới này. Mỗi phiếu đặt tour sẽ có một hợp đồng tour tương ứng.
7 Nhân viên phụ trách tour cũng là người sẽ gửi những hợp đồng tour này đến khách hàng.
IV.6.2. Quy trình quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour
Bảng 2-8135. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Khách hàng Người mua sản phẩm tour hoặc đại diện đơn vị của họ để mua tour. Website Là nơi khách hàng có thể xem, mua sản phẩm tour, gửi phản hồi
feedback và đăng ký đại lý, … cũng như là nơi nhân viên bán hàng hỗ trợ đặt tour cho khách hàng.
Nhân viên phụ trách
tour Là nhân viên phụ trách các công việc quản lý tour.
Bộ phận Kế toán Là bộ phận xử lý các giao dịch liên quan đến tiền (nhận thanh toán, thanh toán, tạo phiếu thu chi, ghi nợ khách hàng).
Nhân viên bán hàng Là nhân viên hỗ trợ tư vấn cũng như tạo phiếu đặt tour cho khách hàng trên website Fiditour.
Bảng 2-8236. Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour.
Xử lý Mô tả
Cung cấp thông tin đặt
tour Khách hàng cung cấp thông tin đặt tour để tạo phiếu đặt. Nhận thông tin đặt
tour Nhân viên bán hàng nhập thông tin đặt tour khách hàng cung cấp lên trên website. Gửi thơng tin thanh
tốn Nhân viên bán hàng gửi thơng tin thanh tốn cho khách hàng. Nhận thông tin thanh
tốn Khách hàng nhận thơng tin thanh toán của Fiditour. Thực hiện thanh toán
tour Khách hàng thực hiện thanh tốn tour cho Fiditour theo thơng tin thanh toán được cung cấp. Nhận thanh toán tour Bộ phận Kế toán nhận thanh toán tour của khách hàng.
Nhận đặt tour Website xác nhận đặt tour thành công. Tạo phiếu thu Bộ phận Kế tốn tạo phiếu thu mới.
Thơng báo khách hàng Nhân viên bán hàng thông báo đặt tour thành công cho khách hàng. Nhận thông báo đặt
tour Khách hàng nhận thông báo đặt tour thành công.
Tạo hợp đồng Nhân viên phụ trách tour tạo hợp đồng tour cho khách hàng. Gửi hợp đồng cho
Nhận hợp đồng tour Khách hàng nhận hợp đồng tour.
Ghi nợ khách hàng Ghi nhận nợ của khách hàng khi chưa thanh tốn đủ. Nhận thơng báo đặt
tour Khách hàng nhận thông báo đặt tour thành công.
Bảng 2-8337. Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour.
Kho dữ liệu Mô tả
Tour Nơi lưu trữ thông tin tour. Nhân viên Nơi lưu trữ thông tin nhân viên. Hợp đồng Nơi lưu trữ hợp đồng.
Khách hàng Nơi lưu trữ thông tin khách hàng. Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.
Phiếu thu chi Nơi lưu trữ phiếu thu chi. Ghi nợ khách hàng Nơi lưu trữ nợ của khách hàng.
Hình 2-50. Sơ đồ BPM – Quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour.
Step Mô tả
1 Khách hàng cung cấp các thông tin đặt tour để nhân viên tiến hành tạo phiếu đặt tour trên website cho khách hàng.
2 Nhân viên bán hàng tiếp nhận và nhập các thông tin đặt tour của khách hàng lên website và gửi thơng tin thanh tốn cho khách hàng.
3 Khách nhận thơng tin thanh tốn và thực hiện thanh tốn tour cho Fiditour.
Step Mơ tả
dịch thu tiền tour đó. Ngồi ra, nếu khách hàng thanh tốn chưa đủ tiền phiếu đặt tour, bộ phận Kế toán sẽ ghi nhận nợ của khách hàng.
5 Nhân viên bán hàng nhập thơng tin đã thanh tốn của khách hàng lên website và nhấn hoàn thành.
6 Website hiển thị đặt tour thành công và một phiếu đặt tour mới sẽ được tạo ra và lưu vào trong kho dữ liệu Phiếu đặt tour.
7 Nhân viên bán hàng thông báo đặt tour thành công cho khách hàng.
8 Nhân viên phụ trách tour sẽ sử dụng những thông tin đặt tour mới trong kho dữ liệu Phiếu đặt tour để tạo các hợp đồng tour cho những phiếu đặt tour mới này. Mỗi phiếu đặt tour sẽ có một hợp đồng tour tương ứng.
9 Nhân viên phụ trách tour cũng là người sẽ gửi những hợp đồng tour này đến khách hàng.
IV.6.3. Quy trình quản lý hủy tour trên Website
Bảng 2-384. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý hủy tour trên Website.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Khách hàng Người mua sản phẩm tour hoặc đại diện đơn vị của họ để mua tour. Website Là nơi khách hàng có thể xem, mua sản phẩm tour, gửi phản hồi
feedback và đăng ký đại lý, …cũng như là nơi nhân viên bán hàng hỗ trợ đặt tour cho khách hàng.
Nhân viên bán hàng Là nhân viên hỗ trợ tư vấn cũng như tạo phiếu đặt tour cho khách hàng trên website Fiditour.
Bảng 2-395. Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý hủy tour trên Website.
Xử lý Mô tả
Nhận hủy tour trên
website Khách hàng nhấn nút hủy tour trên website. Hủy tour Website tiến hành hủy tour.
Nhận thông báo hủy
tour Khách hàng nhận thông báo hủy tour thành cơng từ giao diện của website. Hồn tiền Website hoàn tiền lại cho khách hàng theo phương thức thanh tốn trước
đó của khách hàng.
Nhận hồn tiền Khách hàng nhận hồn tiền từ Fiditour. Xóa phiếu đặt tour
liên quan Nhân viên phụ trách tour xóa phiếu đặt tour liên quan đó.
Bảng 2-8640. Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình quản lý hủy tour trên Website.
Kho dữ liệu Mô tả
Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour. Phiếu thu chi Nơi lưu trữ phiếu thu chi. Phiếu hủy tour Nơi lưu trữ phiếu hủy tour.
Hình 2-51. Sơ đồ BPM – Quản lý hủy tour trên Website.
Step Mô tả
1 Khách hàng nhấn hủy tour trên website.
2 Website nhận yêu cầu hủy tour và tiến hành hủy tour cho khách hàng.
3 Sau khi hủy tour thành công, một phiếu hủy tour sẽ được tạo ra và lưu vào trong kho dữ liệu Phiếu hủy tour.
4 Website hoàn tiền lại cho khách hàng theo phương thức thanh tốn trước đó của khách hàng.
5 Website hiển thị thông báo hủy tour thành công.
6 Nhân viên bán hàng thực hiện xóa phiếu đặt tour liên quan.
IV.6.4. Quy trình quản lý hủy tour bởi nhân viên Fiditour
Bảng 2-87. Danh sách các tác nhân / bộ phận - Quy trình quản lý hủy tour bởi nhân viên Fiditour.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Khách hàng Người mua sản phẩm tour hoặc đại diện đơn vị của họ để mua tour. Website Là nơi khách hàng có thể xem, mua sản phẩm tour, gửi phản hồi
feedback và đăng ký đại lý, … cũng như là nơi nhân viên bán hàng hỗ trợ đặt tour cho khách hàng.
Nhân viên bán hàng Là nhân viên hỗ trợ tư vấn cũng như tạo phiếu đặt tour cho khách hàng trên website Fiditour.
Nhân viên phụ trách
tour Là nhân viên phụ trách các công việc quản lý tour.
Bảng 2-8841. Danh sách các xử lý - Quy trình quản lý hủy tour bởi nhân viên Fiditour.
Xử lý Mô tả
Gửi yêu cầu hủy tour Khách hàng nhấn nút hủy tour trên website. Nhận thông tin hủy
tour Nhân viên Fiditour nhận thông tin hủy tour mà khách hàng cung cấp. Nhấn hủy tour Nhân viên bán hàng nhấn hủy tour trên website.
Hủy tour Website tiến hành hủy tour.
Thông báo khách hàng Nhân viên bán hàng thông báo hủy tour thành công cho khách hàng. Nhận thông báo hủy
tour Khách hàng nhận thông báo hủy tour thành cơng.
Hồn tiền Website hoàn tiền lại cho khách hàng theo phương thức thanh tốn trước đó của khách hàng.
Nhận hồn tiền Khách hàng nhận hồn tiền từ Fiditour.
Tính phí hủy tour Nhân viên phụ trách tour tính chi phí hủy tour cho khách hàng. Thơng báo phí hủy Nhân viên phụ trách tour thơng báo chi phí hủy cho khách hàng. Nhận và phản hồi
thơng báo chi phí hủy tour
Khách hàng nhận và phản hồi lại với nhân viên phụ trách tour của Fiditour về thơng báo chi phí hủy tour.
Hủy tour Nhân viên phụ trách tour thực hiện hủy tour cho khách hàng. Xóa phiếu đặt tour
liên quan Nhân viên phụ trách tour, nhân viên bán hàng xóa phiếu đặt tour liên quan. Xóa hợp đồng tour
liên quan Nhân viên phụ trách tour xóa hợp đồng tour liên quan.
Bảng 2-8942. Danh sách các kho dữ liệu - Quy trình quản lý hủy tour bởi nhân viên Fiditour.
Kho dữ liệu Mô tả
Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour. Phiếu thu chi Nơi lưu trữ phiếu thu chi. Phiếu hủy tour Nơi lưu trữ phiếu hủy tour. Hợp đồng Nơi lưu trữ hợp đồng.
Hình 2-2-362. Sơ đồ BPM – Quản lý hủy tour bởi nhân viên Fiditour.
Step Mô tả
1 Khách hàng liên hệ với nhân viên Fiditour để yêu cầu hủy tour và cung cấp các thông tin hủy tour cho nhân viên.
2 Nếu khách hàng liên hệ với nhân viên bán hàng, nhân viên bán hàng có thể thực hiện hủy tour cho khách hàng bằng cách nhấn hủy tour trên website với điều kiện thời gian đã đặt tour không quá 24h. Đối với trường hợp đã quá 24h, nhân viên bán hàng sẽ thông báo cho nhân viên phụ trách tour.
3 Đối với nhân viên bán hàng, sau khi nhấn hủy tour, website sẽ hoàn tiền lại cho khách hàng theo phương thức thanh tốn trước đó của khách hàng. Cịn đối với nhân viên phụ trách tour, sau khi được thông báo yêu cầu hủy tour, nhân viên phụ trách tour sẽ tính tốn chi phí hủy và thơng báo với khách hàng trong trường hợp khách hàng đồng ý hủy tour với chi phí hủy đó, nhân viên phụ trách tour sẽ xác nhận hủy tour trên hệ thống.
4 Sau khi hủy tour thành công, nhân viên Fiditour sẽ thông báo với khách hàng.
5 Đối với trường hợp thời gian đã đặt tour không quá 24h, nhân viên bán hàng sẽ xóa phiếu đặt tour đó. Trong trường hợp còn lại, nhân viên phụ trách tour sẽ xóa phiếu đặt tour cũng như hợp đồng tour liên quan.