(Nguồn: BIDV Phú Tài)
Tiếp nhận yêu cầu
Đăng ký thông tin khách hàng, mở TKTT Liên kết TKTT, nhập thông tin phát hành thẻ Phê duyệt Phát hành thẻ Thực hiện dập thẻ, in PIN
* Kiểm sốt rủi ro trong q trình tiếp nhận u cầu
Nhận diện rủi ro
- Hồ sơ phát hành thẻ giả mạo (Fraudulent Applications): Là trƣờng hợp khách hàng khai báo thông tin không đúng sự thật hoặc lợi dụng thông tin của ngƣời khác để đề nghị phát hành thẻ:
+ Nhận diện của ngƣời đề nghị phát hành thẻ khơng phù hợp thơng tin (Ví dụ nhƣ giới tính, độ tuổi…) trên đăng ký phát hành và sử dụng thẻ.
+ Một hoặc các giấy tờ (Chứng minh thƣ nhân dân/Hộ chiếu; Giấy tờ chứng minh thu nhập…) hồ sơ phát hành thẻ bị tẩy xóa, sửa chữa, có dấu hiệu bị làm giả.
+ Thơng tin trên Đăng ký phát hành và sử dụng thẻ không thống nhất: về màu mực, nét chữ; độ tuổi nghề nghiệp và thu nhập; địa chỉ và số điện thoại,...
- Thông tin chủ thẻ bị lợi dụng (Account Takeover): Là trƣờng hợp thông tin nhân thân của chủ thẻ (nhƣ số Chứng minh thƣ nhân dân/Hộ chiếu, ngày tháng năm sinh, địa chỉ cƣ trú, địa chỉ cơ quan,…) bị lấy cắp để đăng ký phát hành lại thẻ, đăng ký phát hành thẻ phụ và/hoặc thực hiện giao dịch gian lận:
+ Chủ thẻ không công nhận việc đã yêu cầu phát hành thẻ phụ, phát hành lại thẻ, thay đổi thông tin. Chủ thẻ khiếu nại về việc không thực hiện giao dịch.
+ Chủ thẻ thừa nhận trƣớc đó có cung cấp thơng tin cá nhân và hoặc thông tin thẻ cho ngƣời khác (có thể là ngƣời thân hoặc qua các hình thức điện thoại, email xin thơng tin).
Biện pháp kiểm sốt:
- Kiểm tra, đối chiếu giấy tờ tùy thân với hồ sơ thông tin khách hàng. Nếu có nghi ngờ thực hiện tra cứu tên khách hàng trong danh sách giao dịch nghi ngờ trên tồn hệ thống qua phần mềm phịng chống rửa tiền.
- Kiểm tra chữ ký, nét chữ viết, giấy tờ tùy thân của khách hàng đối với hồ sơ phát hành lại thẻ hoặc thẻ phụ. Nếu nghi ngờ có thể kiểm tra thêm các yếu tố phụ nhƣ số điện thoại, địa chỉ, 5 giao dịch gần nhất...
- Bộ phận tiếp nhận thông tin khách hàng sẽ thực hiện đối chiếu và ký tên lên hồ sơ thông tin khách hàng. Nếu có sai sót hay khiếu nại trong quá trình tiếp nhận thì bộ phận này sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm.
- Luân chuyển cán bộ tại vị trí quản lý hồ sơ thông tin khách hàng (thuộc bộ phận Quản trị tín dụng) định kỳ 6 tháng/lần.
- Giao bộ phận quản lý rủi ro kiểm tra định kỳ, đột xuất các hồ sơ thông tin khách hàng, hồ sơ phát hành thẻ và đối chiếu với dữ liệu gốc.
* Kiểm soát rủi ro trong quá trình nhập thơng tin phát hành thẻ và phê duyệt
Nhận diện rủi ro:
- Sai sót trong q trình kiểm tra chứng từ, lập thiếu chứng từ - Liên kết nhầm TKTT của khách hàng
Biện pháp kiểm soát:
- Luân chuyển một thao tác nhập liệu qua ít nhất 2 cấp độ kiểm soát - Thực hiện kiểm tra đối chiếu cuối mỗi ngày
- Thực hiện phát hành thẻ theo quy trình phát hành thẻ nhằm đảm bảo việc thực hiện theo đúng quy định của Pháp luật, của NHNN và của BIDV.
- Theo dõi, cảnh báo các trƣờng hợp có nguy cơ gây rủi ro trong hoạt động phát hành thẻ, lộ thông tin của thẻ, của chủ thẻ.
* Kiểm soát rủi ro trong quá trình dập thẻ, in PIN
Nhận diện rủi ro:
- In sai thông tin khách hàng
Biện pháp kiểm soát:
- Tất cả các yêu cầu phát hành thẻ sau khi nhập trên chƣơng trình sẽ đƣợc gửi đến đơn vị đầu mối là Trung tâm thẻ của BIDV xử lý.
- Theo dõi, cảnh báo các trƣờng hợp có nguy cơ gây rủi ro trong hoạt động phát hành thẻ, lộ thông tin của thẻ, của chủ thẻ.
- Đầu tƣ trang thiết bị hiện đại và các phần mềm ứng dụng cần thiết trong việc quản lý dữ liệu và thông tin thẻ.
* Kiểm soát rủi ro trong quá trình lƣu trữ và bàn giao thẻ hỏng, thẻ bị máy giữ, thẻ tồn tại phòng
Nhận diện rủi ro:
- Thẻ bị máy giữ, thẻ khách hàng yêu cầu hủy, thẻ tồn tại phòng (thẻ đã đƣợc gửi đến bộ phận giao nhận thẻ nhƣng khách hàng chƣa đến lấy) bị cán bộ lạm dụng để rút tiền, thanh toán online,…
- Giao thẻ khơng đúng chủ thẻ, giao thẻ chƣa đƣợc kích hoạt.
Biện pháp kiểm soát:
- Đối với thẻ bị máy giữ: giao cán bộ thanh toán thẻ làm đầu mối lƣu trữ thẻ bị máy giữ và mở sổ theo dõi hàng ngày. Khách hàng đến nhận thẻ phải xuất trình giấy tờ tùy thân (đối với thẻ BIDV ) hoặc kèm theo xác nhận thông tin chủ thẻ (đối với thẻ ngân hàng khác)
- Đối với thẻ hỏng: thẻ hỏng sau khi chuyển sang trạng thái DELETE đƣợc đục lỗ ngay và lập hội đồng tiêu hủy định kỳ hàng tháng.
- Thẻ tồn tại phòng: Giao cho 2 cán bộ lƣu thẻ và mã PIN riêng biệt và mở sổ theo dõi trạng thái Nhập-Xuất-Tồn thẻ cuối ngày. Khi khách hàng đến nhận thẻ, cán bộ phải xác thực đúng chủ thẻ, cho ký tên trên Phiếu u cầu kích hoạt thẻ ATM sau đó mới thực hiện kích hoạt thẻ và giao cho kiểm soát viên phê duyệt.
b) Kiểm soát rủi ro trong cơng tác tiếp quỹ ATM:
LƢU ĐỒ QUY TRÌNH TIẾP QUỸ ATM
Trách nhiệm Bƣớc Quá trình Chứng từ liên quan
Thủ quỹ ATM/ KSV/ Lãnh đạo Phòng Thủ quỹ/KSV Thủ quỹ ATM/ KSV Cán bộ thanh toán thẻ/ Thủ quỹ ATM/ KSV -Cán bộ thanh toán thẻ chấm báo cáo -Thủ quỹ ATM/ KSV kiểm đếm tiền Cán bộ thanh toán thẻ/ KSV Thủ quỹ/ KSV Cán bộ thanh toán thẻ B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Đề nghị tạm ứng tiền mặt tiếp quỹ máy ATM
Phiếu chi tiền kèm bảng kê tiền.
-Báo cáo giao dịch phát sinh tại máy ATM 828P
-Báo cáo các giao dịch nghi ngờ 563
-Nhật ký điện tử
Symphony
-Phiếu ATM total,
Switch total
-Biên bản tiếp quỹ ATM
-Biên bản kiểm quỹ ATM
-Đề nghị xử lý nghiệp vụ
-Phiếu thu, bảng kê tiền.