Các thủ tục kiểm soát được thiết kế và tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các phòng ban ngăn ngừa được một số hạn chế rủi ro có thể xảy ra. Các quy trình trước, trong và sau của từng nghiệp vụ được kiểm soát. Ở tại tất cả các hoạt động của Chi nhánh đều được thực hiện kiểm soát để kiểm tra tính xác thực và đầy đủ của nghiệp vụ.
Hình 2.4.1.5: Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm sốt cấp tín dụng KHCN tại SCB Bình Định
(Nguồn: Tổng hợp từ nghiên cứu của tác giả)
Có 100% CBNV đồng ý cho rằng kiểm sốt nội bộ có cần thiết và quan trọng đối với chi nhánh. Có 80/85 cán bộ chiếm 94,12% đã cho rằng việc kiểm soát được thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ. Kiểm tra việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ. Kiểm tra việc chấp hành quy trình hạch tốn, kiểm sốt. Kiểm tra việc chấp hành chế độ chứng từ, sổ sách và việc phê duyệt đúng theo quy định. Và 92,94% CBNV hoàn tồn đồng ý với nhận xét cán bộ tín dụng tại đơn vị sử dụng đúng các chứng từ, biểu mẫu theo quy định của SCB nói chung trong hoạt động cấp tín dụng
2.4.1.4. Về thơng tin và truyền thơng
Có 100% cán bộ đã đồng ý là phương tiện truyền thơng có trong Chi nhánh. Việc sử dụng mạng nội bộ để truyền đạt thơng tin đã giúp tồn thể cán bộ đều lắm và tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ và phối hợp
92.94% 70.58%
94.12% 81.18%
Cán bộ tín dụng có sử dụng đúng các chứng từ, biểu mẫu theo quy định của SCB trong hoạt động
Cấp tín dụng hay không?
Chứng từ có được kiểm sốt của Phịng KHCN ký duyệt khơng?
Hoạt động kiểm sốt được thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ khơng?
Chi nhánh có thực hiện việc kiểm tra tuân thủ quy trình và các chế độ theo quy định khơng?
công việc với các thành viên khác. Việc thành lập đường dây nóng qua số điện thoại của Ban giám đốc, lắp đặt hịm thư góp ý ở tất cả các phịng đã giúp Ban giám đốc tiếp nhận được thơng tin đánh giá từ phía khách hàng, nhân viên.
Đối với công tác bảo mật thông tin, bảo mật quyền truy cập các ứng dụng nghiệp vụ được thực hiện theo Quy chế đảm bảo an tồn bảo mật hệ thống cơng nghệ thơng tin trong hoạt động của SCB Bình Định. Chức năng quản lý và truy cập vào máy chủ tại chi nhánh do bộ phận vi tính tại CNTT thực hiện. Tồn hệ thống ngân hàng SCB đều tuân thủ về quy định bảo mật thông tin quyền truy cập các ứng dụng nội bộ, quy định về mật khẩu; khi đăng nhập các ứng dụng nghiệp vụ buộc người sử dụng phải đăng ký tên truy cập và mật khẩu truy cập, mật khẩu được quy định cụ thể về độ dài ký tự, tần suất thay đổi mật khẩu… Phần mềm tự động ghi lại nhật ký đăng nhập, sử dụng của từng người dùng. Mỗi cán bộ nhân viên được cấp 1 máy tính riêng, có tên truy cập máy và mật khẩu truy cập máy tính riêng. Đối với việc truy cập thông tin khách hàng, chỉ những cán bộ nhân viên, bộ phận có liên quan mới được cấp quyền truy xuất thông tin; cũng như việc truy cập thông tin khách hàng phải qua 02 bước thực hiện có sự kiểm sốt của kiểm sốt viên. Việc chỉnh sửa thơng tin khách hàng cá nhân được quản lý tập trung tại Phịng DVKH (quản lý thơng tin tài khoản, quản lý thông tin thẻ), về quản lý dữ liệu nợ vay sẽ do nhân viên phòng KHCN và HTKD phụ trách (quản lý thơng tin tín dụng); việc điều chỉnh thơng tin phải có hồ sơ/chứng từ/ tờ trình có phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Hệ thống thơng tin kế tốn
Cơng tác tổ chức hệ thống kế toán được thực hiện đúng theo nguyên tắc đề ra. Các quy trình nghiệp vụ cụ thể được thực hiện tương đối tốt từ tổ chức bộ máy đến tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức vận dụng hệ thống TK, tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán được thực hiện một cách chính xác, đảm bảo tuân thủ đúng các bước KSNB. Việc tổ chức hạch toán kế toán thực hiện trên phần mềm, quản lý được tất cả các mảng nghiệp vụ, nên việc cung cấp số liệu và thơng tin nhanh và chính xác, đảm bảo tính trung thực, chính xác, minh bạch, cơng
khai trong hoạt động kế tốn. Từ đó q trình cung cấp thơng tin cho các cấp quản lý kịp thời, chính xác. Có 100% cán bộ đồng quan điểm thông tin đưa ra là kịp thời.
2.4.1.5. Về hoạt động giám sát cấp tín dụng
Hoạt động giám sát thường xuyên được thực hiện tại chi nhánh thông qua các lãnh đạo trưởng phòng của các phòng ban đảm bảo mọi hoạt động của Chi nhánh diễn ra đều có sự giám sát, tuân thủ. Tại Chi nhánh đã có kế hoạch, phân công công việc để phục vụ các cuộc kiểm tốn định kỳ. Phịng kiểm tra vận hành sau giải ngân kiểm tra giám sát tất cả các nghiệp vụ tuân thủ các chuẩn mực, giám sát kiểm tra công tác tổ chức lao động, giám sát kiểm tra việc thực hiện các quy chế, quy trình từng nghiệp vụ. Cuộc giám sát đã được thực hiện định kỳ hàng năm hoặc thực hiện đột xuất.
2.4.2. Những hạn chế trong kiểm sốt nội bộ hoạt động cấp tín dụng
2.4.2.1. Về mơi trường kiểm sốt
Đặc thù quản lý, Ban giám đốc chưa nhận thức đầy đủ về Hệ thống KSNB và các yếu tố cấu phần của Hệ thống KSNB, cho nên việc xây dựng các quy định, các quy chế chưa được đồng bộ. Quan điểm điều hành hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh, cũng như quan điểm về Hệ thống KSNB mang ảnh hưởng lớn quan điểm của Ban quản lý cấp trên. Ban giám đốc chi nhánh khơng được chủ động và có sự đổi mới về cách điều hành, vì khi giải quyết cơng việc phải báo cáo trình Giám đốc vùng phê duyệt, sau đó mới trình Tổng Giám đốc xem xét và duyệt lần cuối.
Cơ cấu tổ chức còn một số điểm hạn chế và bất cập khi giải quyết một số công việc cùng liên quan đến một vài bộ phận với nhau thì việc phối hợp cơng việc giữa các bộ phận, cá nhân chưa được khoa học và chưa mang tính chất hợp tác, tạo điều kiện cho nhau. Vẫn còn tồn tại bộ phận chưa hợp tác, tạo điều kiện trong cơng việc. Trong một số phịng ban chưa có sự phân chia thành nhiều bộ phận riêng biệt để giải quyết công việc. Các phân chia công việc mới chỉ trên lý thuyết là nhiều, việc áp dụng không được duy trì liên tục; có nhiều trường hợp khi phát sinh cơng việc thì một cán bộ nhân viên lại đảm nhận quá nhiều khâu xử lý.