3.1.Khái niệm
Chúng ta cĩ thể định nghĩa phân phối trong du lịch như sau:
“Kênh phân phối sản phẩm là bất cứ hệ thống cung cấp dịch vụ cĩ tổ chức nào, được chi trả từ các khoản ngân sách marketing, được tạo ra hoặc sử dụng để cung cấp những điểm bán hàng thuận lợi cho khách hàng, cách xa nơi cung cấp dịch vụ và tiêu thụ” (Middleton)
“Phân phối trong du lịch là quá trình hoạt động, nhờ đĩ khách hàng đến được với sản phẩm thơng qua mơi giới trung gian”.
- Mục đích của phân phối trong du lịch là thiết lập mối quan hệ giữa cung và cầu, giữa các tổ chức du lịch và khách du lịch, đưa sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng và đưa khách hàng đến với sản phẩm.
- Đối với sản phẩm tiêu dùng, phân phối cĩ mục đích đưa sản phẩm đến với người tiêu thụ. Trong du lịch, sản phẩm du lịch thường ở xa khách hàng, nên phân phối cĩ mục đích thơng tin đến khách hàng và đưa khách hàng đến với sản phẩm.
- Các tổ chức trung gian để đưa khách hàng đến với sản phẩm thường tổ chức theo một hệ thống bao gồm nhiều kênh phân phối. Chúng ta cĩ thể định nghĩa kênh phân phối trong du lịch như sau:
- “Hệ thống kênh phân phối trong du lịch là một tập hợp các đơn vị trong cung ứng hay cá nhân để hoạt động những việc thuộc lĩnh vực của mình hoặc của những đơn vị khác nhằm đưa khách hàng đến với sản phẩm hoặc cung cấp thơng tin về sản phẩm cho khách hàng”.
3.2.Nội dung của chính sách phân phối sản phẩm du lịch
3.2.1.Lựa chọn kênh phân phối
Khách sạn thường tổ chức hệ thống phân phối thơng qua các bộ phận: - Thơng qua sản phẩm tour trọn gĩi
- Đội ngũ bán trực tiếp
- Hệ thống đặt phịng từ xa thanh tốn qua mạng Internet - Các tổng đại lý và đại lý vé các khu vui chơi giải trí
- Các bộ phận chuyên trách về dịch vụ, đi lại trong các cơng ty, cơ quan * Phân phối thơng qua sản phẩm Tour trọn gĩi
Các doanh nghiệp lữ hành, các đơn vị tổ chức Tour thường cĩ quan hệ mật thiết với các khách sạn qua việc ký kết hợp đồng. Việc ký kết hợp đồng thuê phịng này cĩ lợi cho cả đơi bên: Các đơn vị tổ chức tour cĩ phịng cho khách ở. Khách sạn là một trong những yếu tố quan trọng trong việc kết hợp tour. Thơng qua các đơn vị tổ chức tour, khách sạn phân phối được phịng ngủ, đảm bảo được cơng suất phịng cao, tránh thất thu doanh số vào những mùa ế ẩm. Các đơn vị tổ chức tour cũng vậy, an tâm hơn về số phịng mà khách sạn để dành cho khách vào những mùa đơng khách.
Để đảm bảo và chủ động hơn trong việc phân phối sản phẩm thơng qua tour trọn gĩi, ngày nay cĩ những cơng ty, khách sạn lớn cũng tổ chức tour và phân phối về cho các hãng đại lý bán
* Phân phối qua đội ngũ bán trực tiếp
Những khách sạn lớn khơng những cĩ đội ngũ bán sản phẩm như phịng lễ tân, phịng đăng ký giữ chỗ phụ trách mà cịn cĩ các phịng đại diện khách sạn đặt tại cửa khẩu sân bay để hướng dẫn, bán sản phẩm trực tiếp cho khách
Trong khách sạn đội ngũ bán trực tiếp do nhân viên lễ tân phụ trách và nhân viên đăng ký giữ chỗ cho khách. Giữa các nhân viên này cĩ mối liên hệ mật thiết với nhau trong viẹc bán phịng. Họ cũng phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác như bộ phận buồng để nắm bắt thực tế tình trạng phịng và khách để kịp thời điều chỉnh thơng tin và theo sự chỉ đạo của cấp quản lý, nhân viên phụ trách Marketing về việc dự báo phịng để bán sản phẩm qua việc cho khách đăng ký giữ chỗ, nhằm tránh thất thu và tránh rủi ro trong việc cho đăng ký vượt trội
* Phân phối qua hệ thống đặt phịng từ xa, thanh tốn qua mạng
Qua mạng Internet, các khách sạn phân phối phịng qua hệ thống đặt phịng từ xa. Khách mua sản phẩm và thanh tốn qua mạng mà khơng cần phải tiếp xúc trực tiếp với nhân viên khách sạn.
Việc phân phối này rất thuận lợi cho cả khách lẫn khách sạn. Tuy nhiên, nĩ cũng cĩ khuyết điểm về việc giới hạn thơng tin
* Phân phối thơng qua các đại lý vé, các khu vui chơi giải trí hoặc các bộ phận chuyên trách về du lịch đi lại trong các cơng ty, cơ quan
Các đại lý hoặc tổng đại lý vé là nơi giới thiệu, bán sản phẩm cho các hãng máy bay, cho doanh nghiệp lữ hành và cho cả khách sạn. Tại đây vừa là nơi hướng dẫn và bán phịng thơng qua việc khách sạn phân phối để các đại lý hưởng hoa hồng theo phần trăm về số vé, số phịng bán được
Ngồi các đại lý, khách sạn cũng thơng qua các điểm vui chơi, giải trí hoặc các bộ phận chuyên trách về du lịch đi lại trong các cơng ty, cơ quan để giới thiệu, bán sản phẩm của khách sạn mình. Và các bộ phận này dĩ nhiên cũng được hưởng phần trăm hoa hồng.
3.2.2.Tổ chức hoạt động của hệ thống phân phối du lịch
Sự hoạt động của kênh phân phối - Tuyển chọn các thành viên của kênh - Khuyến khích các thành viên hoạt động - Đánh giá các thành viên