a) Chứng từ sử dụng
1.4 Kế toán các khoản chi phí phát sinh trong q trình bán hàng
1.4.1.1. Khái niệm và nguyên tắc hạch toán
Giá vốn hàng bán ở doanh nghiệp sản xuất là giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm xuất kho hoặc giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm hồn thành. Đối với doanh nghiệp thương mại thì trị giá vốn của hàng xuất kho đã bán bao gồm: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho đã bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán.
Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau để xác định giá vốn của hàng bán:
* Trường hợp doanh nghiệp hạch tốn hàng hóa tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Theo phương pháp này, cuối kỳ doanh nghiệp mới tính được giá trị gốc hàng hóa xuất kho trong kỳ
Căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế cuối kỳ Trị giá gốc hàng hóa xuất kho trong kỳ = Trị giá gốc hàng hóa tồn kho trong kỳ + Trị giá gốc hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá gốc hàng tồn kho cuối kỳ
* Trường hợp doanh nghiêp hạch tốn hàng hóa tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
+ Đối với doanh nghiệp sản xuất: có 4 phương pháp tính.
- Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này sản phẩm, hàng hố xuất kho thuộc lơ hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lơ hàng đó để tính giá trị xuất kho.
- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lơ hàng nhập trước hoặc sản xuất trước và thực hiện tuần tự cho đến khi chúng được xuất ra hết.
Như vậy giá vốn thực tế của hàng hóa, thành phẩm tồn kho cuối kỳ được tính theo giá thành thực tế của hàng hóa, thành phẩm thuộc các lần nhập sau cùng.
- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, thành phẩm nào nhập kho sau thì xuất trước, thành phẩm nhập theo giá nào thì xuất theo giá đó, sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá trị xuất kho. Như vậy giá vốn thực tế của thành phẩm tồn kho được tính theo giá thành thực tế của thành phẩm thuộc các lần nhập đầu tiên.
- Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình qn có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
+ Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (tháng):
Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình qn:
Đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ của một loại sản phẩm = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)
+ Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm):
Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình qn. Giá đơn vị bình qn được tính theo công thức sau:
Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)
Theo phương pháp này trị giá vốn của thành phẩm xuất kho để bán được căn cứ vào số lượng thành phẩm xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền (giá thành sản xuất thực tế đơn vị bình quân).
Giá thành của thành
phẩm xuất kho =
Số lượng thành phẩm
xuất kho x
Giá thành thực tế xuất kho đơn vị bình quân
+ Đối với doanh nghiệp thương mại:
- Trị giá vốn của hàng bán bao gồm: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho đã bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán.
- Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho đã bán được xác định theo một trong 4 phương pháp tính giá tương tự như trên.
- Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán: Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hoá, liên quan cả đến khối lượng hàng hố trong kỳ và hàng hóa đầu kỳ, cho nên cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ theo tiêu thức phù hợp ( theo doanh thu , trị giá mua, theo số lượng, trọng lượng…). Công thức phân bổ như sau:
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ = [(Chi phí mua hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Chi phí mua hàng của hàng hóa phát sinh trong kỳ)/ Tổng tiêu thức phân bổ của hàng hóa tồn cuối kỳ và hàng hóa tiêu thụ trong kỳ] x Tiêu chuẩn phân bổ của hàng hố đã tiêu thụ trong kỳ.
Trong đó:
Hàng hóa tồn cuối kỳ bao gồm: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường và hàng hóa gửi đi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi.
1.4.1.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng:
a) Chứng từ sử dụng:
Hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng Các chứng từ khác có liên quan
b) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 155 “Thành phẩm”
Tài khoản 155 “Thành phẩm” dùng để theo dõi trị giá vốn của thành phẩm tồn kho.
Bên Nợ:
Trị giá thành phẩm nhập kho
Trị giá của thành phẩm thừa khi kiểm kê
Kết chuyển giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho; Trị giá của thành phẩm thiếu hụt khi kiểm kê;
Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 156 “ Hàng hóa”
Tài khoản dùng để phản ánh giá thực tế hàng hóa tại kho, tại quầy hàng. Kết cấu tài khoản 156:
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá thực tế của hàng hóa tại kho, tại quầy hàng.
Bên Có: Các nghiệp vụ giảm giá trị thực tế của hàng hóa tại kho, quầy.
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho, tồn quầy. Tài khoản 156 có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hóa”
Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” Tài khoản 1567 “Hàng hoá bất động sản”
Tài khoản 157 “Hàng gửi đi bán”
Đây là tài khoản dùng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng, nhờ bán đại lý, ký gửi hay giá trị dịch vụ đã hoàn thành giao cho khách nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
Kết cấu tài khoản 157:
Bên Nợ:
Giá trị thành phẩm, hàng hóa gửi đi bán kỳ Giá trị thành phẩm, hàng hóa gửi đi bán trong kỳ
- Giá vốn hàng đã bán - Hoàn nhập khỏan dự phòng - Lập dự phòng giảm giá hàng - Giá vốn thành phẩm, hàng
tồn kho hóa trả lại nhập kho
- Cuối kỳ kết chuyển vào TK 911 để xác định KQKD Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh TK 155,156 TK 157 TK 632 TK 156,157 Xuất hàng gửi bán Ghi nhận giá vốn Hàng bán bị trả lại
Giá trị thành phẩm, hàng hóa gửi đi bán đã xác định tiêu thụ, kết chuyển vào Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”
Dư Nợ: Giá trị thành phẩm, hàng hóa gửi đi bán cuối kỳ Tài Khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”
Tài khoản này được dùng để theo dõi trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kỳ.
Kết cấu tài khoản:
TK 632- Giá vốn hàng bán
Tài khoản 632 khơng có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1.3. Hạch toán giá vốn hàng bán
1.4.2 Kế tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
1.4.2.1. Khái niệm và ngun tắc hạch tốn:
Chi phí bán hàng là tồn bộ các chi phí có liên quan đến việc tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí bảo quản, đóng gói, vận
chuyển, Chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo, Chi phí hoa hồng đại lý, Chi phí bảo hành sản phẩm,…
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí chung liên quan đến tồn bộ hoạt động quản lý và điều hành của doanh nghiệp như : Tiền lương của nhân viên quản lý, chi phí vật liệu, đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận QLDN, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí bằng tiền khác,…
Ngun tắc kế tốn:
+ Hạch tốn chi tiết từng nội dung chi phí theo quy định.
+ Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Việc phân bổ và kết chuyển chi phí này tùy vào từng loại hình doanh nghiệp và đặc điểm sản xuất kinh doanh.
- Đối với doanh nghiệp trong kỳ khơng có sản phẩm, hàng hố tiêu thụ thì tồn bộ chi phí bán hàng được kết chuyển sang theo dõi ở "chi phí trả trước".
- Đối với các doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, trong kỳ có sản phẩm tiêu thụ ít hoặc đối với các doanh nghiệp thương mại kinh doanh hàng hố có dự trữ và luân chuyển hàng hố lớn (tốn nhiều, xuất bán nhiều) thì cuối kỳ cần phải phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn kho cuối kỳ, tức là chuyển một phần chi phí bán hàng thành "chi phí trả trước" và phần chi phí bán hàng cịn lại phân bổ cho hàng đã được bán trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. + Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ Chi phí bán hàng cần phân bổ phát sinh trong kỳ = x Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ Trị giá mua còn lại cuối kỳ + Trị giá mua hàng xuất trong kỳ Trị giá hàng mua cịn lại cuối kỳ
Từ đó xác định phần chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ theo cơng thức sau:
Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ + Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ _ Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ 1.4.2.2Chứng từ và tài khoản sử dụng: a) Chứng từ sử dụng:
Hóa đơn GTGT, hóa đơn thơng thường Phiếu thu, phiếu chi
Giấy báo nợ, Giấy báo có Bảng kê thanh tốn tạm ứng
Các chứng từ khác có liên quan,….
b) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”
Tài khoản dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
Kết cấu tài khoản 641: TK 641- Chi phí bán hàng - Tồn bộ chi phí bán hàng
thực tế phát sinh trong kỳ
- Cuối kỳ kết chuyển vào TK 911 để xác định KQKD
Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh
Tài khoản 641 khơng có số dư cuối kỳ và có 07 tài khoản cấp 2 : TK 6411 : Chi phí nhân viên
TK 6412 : Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414 : Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415 : Chi phí bảo hành
TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngồi TK 6418 : Chi phí khác bằng tiền.
Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp.
Kết cấu tài khoản 642:
TK 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp - Các khoản chi phí QLDN
phát sinh trong kỳ
Tổng số phát sinh
- Cuối kỳ kết chuyển vào TK 911 để xác định KQKD
Tổng số phát sinh
Tài khoản 642 khơng có số dư cuối kỳ và có 08 tài khoản cấp 2 : TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý
TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phịng TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 : Thuế, phí và lệ phí TK 6426 : Chi phí dự phịng
TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngồi TK 6428 : Chi phí khác bằng tiền
Tiền lương và các khoản trích theo lương
Phế liệu thu hồi, vật tư dùng khơng hết TK 214 Trích khấu hao TSCĐ TK 911 TK 152,153 NVL, CCDC xuất dùng Kết chuyển cuối kỳ xác định KQKD TK 139,351,352 Trích lập các khoản dự phịng TK 111,112,… Các chi phí khác liên quan
Sơ đồ 1.4. Hạch tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 334,338 TK 641,642 TK 111,112118,…
1.4.3 Kế tốn chi phí hoạt động tài chính:
1.4.3.1 Khái niệm và ngun tắc hạch tốn:
Chi phí tài chính phát sinh trong q trình hoạt động kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp, bao gồm : chi phí lãi tiền vay và những chi phí liên quan đến hoạt động sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền,….Những chi phí này phát sinh dưới dạng tiền và các khoản tương đương tiền.
Nguyên tắc hạch toán:
Đối với khoản đầu tư vào công ty cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán (TTCK) : việc ghi sổ căn cứ vào số tiền thực trả khi mua cổ phiếu (gồm cả các chi phí liên quan).
Đối với khoản đầu tư vào công ty cổ phần chưa niêm yết trên TTCK : việc ghi sổ căn cứ vào giấy xác nhận sở hữu cổ phiếu và giấy thu tiền bán cổ phiếu hoặc chứng từ mua khoản đầu tư đó.
Đối với khoản đầu tư vào loại hình doanh nghiệp khác : việc ghi sổ căn cứ vào biên bản góp vốn, chia lãi (lỗ), hoặc chứng từ mua khoản đầu tư đó.
Nhà đầu tư chỉ được ghi nhận khoản lợi nhuận được chia từ công ty liên kết khi nhận được thông báo của Hội đồng quản trị bên công ty liên kết về khoản lợi nhuận được hưởng đó.
1.4.3.2 Tài khoản sử dụng:
Tài khoản sử dụng :
Tài khoản 635 “Chi phí tài chính”. Tài khoản này dùng để phản ánh những khoản chi phí hoạt động tài chính.
Kết cấu tài khoản:
TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính - Các khoản chi phí hoạt
động tài chính phát sinh trong kỳ
- Dự phòng giảm giá đầu tư chứng khốn
- Hồn nhập dự phịng giảm giá đầu tư chứng khoán - Cuối kỳ kết chuyển vào TK
911 để xác định KQKD
Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
Lập dự phịng
giảm giá đầu Hồn nhập dự phịng
TK 111,112,131,… TK 911
Chi phí phát sinh cho vay vốn, chi phí tài chính
TK 121,128,221,222
Lỗ từ việc đầu tư Kết chuyển chi phí tài chính cuối kỳ
TK 228,413
Chênh lệch tỷ giá
TK 111,112,311,315
Lãi tiền vay phải trả, đã trả
Sơ đồ 1.6. Hạch tốn chi phí hoạt động tài chính
TK 129,229 TK 635 TK 129,229
1.4.4 Kế tốn chi phí khác:
1.4.4.1 Khái niệm:
Chi phí khác là những khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, cũng có thể là những khoản chi phí bị bỏ sót từ những năm trước.
Gồm chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, giá trị còn lại của TSCĐ, bị phạt thuế, phạt do vi phạm hợp đồng, chi phí do bị bỏ sót, nhầm, các khoản chi phí khác….
TK 111,112,141 TK 811 TK 911
Các chi phí phát sinh khắc phục tổn thất
Kết chuyển chi phí tài chính cuối kỳ
TK 211,213,…
Giá trị còn lại của TSCĐ