Tất cả cơng việc kế tốn đều được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính.
Phần mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của một trong 4 hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức đó. Phần mềm kế tốn tuy khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ khơng hồn tồn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định.
MÁY VI TÍNH -Báo cáo tài chính-Báo cáo kế tốn quản trị -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết SỔ KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Chứng từ kế tốn PHẦN MỀM KẾ TỐN b) Sơ đồ, trình tự ghi chép:
Sơ đồ 2.1.6.3. Hình thức ghi sổ kế tốn trên máy tính Nhập số liệu hằng ngày
In sổ sách báo cáo vào cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Công việc hằng ngày:
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Công việc cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào):
Kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
2.1.6.4.Mẫu biểu, sổ sách sử dụng:
a)Hệ thống sổ, báo cáo kế tốn của cơng ty:- Các sổ kế tốn tổng hợp: - Các sổ kế tốn tổng hợp:
• Sổ nhật ký chung
• Sổ cái các tài khoản
- Các sổ kế toán chi tiết:
• Sổ chi tiết dịch vụ
• Sổ chi tiết thanh tốn đối với người bán, người mua • Sổ chi tiết cung cấp dịch vụ
• Sổ chi tiết các tài khoản
- Hệ thống báo cáo của cơng ty:
• Bảng cân đối kế tốn
• Bảng kết quả hoạt động kinh doanh • Bảng lưu chuyển tiền tệ
• Bảng thuyết minh báo cáo tài chính
b)Mẫu biểu sổ sách sử dụng tại cơng ty:
Một số mẫu biểu sổ sách công ty hiện đang sử dụng tương tự như mẫu biểu sổ sách được Nhà nước quy định theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng: …… Chứng từ Số hiệu Ngày lập DIỄN GIẢI Số hiệu TK Phát sinh nợ Phát sinh có A B C D E G
Mang từ trang trước qua:
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tháng: …… Chứng từ Số hiệu Ngày lập DIỄN GIẢI TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư đầu kỳ Tổng số phát sinh: Tổng số phát sinh lũy kế Số dư cuối kỳ
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng: …. Tài khoản: …… Chứng từ Số hiệu Ngày lập DIỄN GIẢI TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư đầu kỳ Tổng số phát sinh: Tổng số phát sinh lũy kế Số dư cuối kỳ
2.1.6.5. Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty:
Niên độ kế toán của doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Cuối kỳ được đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập Báo Cáo Tài Chính (31/12/200N).
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : đồng Việt Nam (VNĐ).
Chế độ kế toán áp dụng : Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính và bổ sung Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính.
Hệ thống các tài khoản cấp 1, cấp 2 và các sổ chi tiết đều được căn cứ trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính Việt Nam và các Thơng tư sửa đổi, bổ sung của Bộ Tài Chính thống nhất trong cả nước và căn cứ vào tính chất hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Chính sách kế tốn áp dụng :
• Ngun tắc ghi nhận TSCĐ: theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại và các quy định khác của Chuẩn mực số 03 - “Tài sản cố định hữu hình” và Chuẩn mực số 04 - “Tài sản cố định vơ hình”.
• Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng. • Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc.
• Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: bình qn gia quyền.
• Phương pháp kế tốn tổng hợp hàng tồn kho: kê khai thường xun • Phương pháp tính giá xuất hàng hóa: bình qn gia quyền biến đổi. • Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2.1.6.6. Phương tiện ghi chép kế toán:
Để phù hợp với quy mô, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Asia, sản phẩm của công ty ASIASOFT (Business Software Solutions) để phục vụ cho công tác kế toán.
2.2 Kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại cơng ty TM và
Bao Bì Sài Gịn Trapaco:
2.2.1Giới thiệu đặc điểm kinh doanh, phương thức tiêu thụ và thanh tốn tại cơng ty TNHH TM và Bao Bì Sài Gịn:
Các khoản doanh thu được ghi nhận khi cung ứng dịch vụ cho khách hàng tại cơng ty TNHH TM và Bao Bì Sài Gịn bao gồm:
• Doanh thu từ hoạt động kinh doanh: sản xuất và cung cấp các lọai bao bì nhựa, thành phẩm là các lọai bao bì nhựa mềm, bao bì màng ghép phức hợp, đa lớp dưới dạng túi và cuộn (phục vụ cho cơng nghệ đóng gói sản phẩm trên máy tự động)… Là công nghệ kết hợp từ việc In & Ghép các lọai màng nhựa Polyme (BOPP,PET,PA, CEL, MCPP, MPET, PP, PE, LLDPE, CPP, RETORT…), khác với các lọai bao bì nhựa cứng như chai PET (thực phẩm, đồ uống…), các lọai khay, hộp, nhựa (PET, PE, PP, CERO-FOAM… ), các lọai bình, chai, thùng sơn, phuy nhựa…, và cũng khác hoàn toàn với bao bì nhựa đơn lớp là túi “xốp” (shopping), bao PP dệt… bày bán, sử dụng tại các chợ, siêu thị.
• Doanh thu từ hoạt động tài chính • Doanh thu từ các hoạt động khác
Các khoản chi phí phát sinh tại cơng ty TNHH TM và Bao Bì Sài Gịn • Chi phí liên quan tới cơng tác tổ chức dịch vụ cung cấp cho khách hàng • Chi phí thực tế phát sinh tại công ty như: điện, nước, điện thoại,văn phòng phẩm, lương nhân viên bộ phận văn phịng, chi phí cơng tác…
Ban điều hành của công ty SaiGonTrapaco luôn luôn cần cung cấp thông tin một cách chi tiết cụ thể về doanh thu- chi phí và kết quả của từng loại hoạt động tại công ty để đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mơ, để có được những quyết định đúng đắn cho sự phát triển doanh nghiệp không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả về tương lai lâu dài như: quyết định mở rộng hay thu hẹp qui mô hoạt động, mở rộng- thu hẹp như thế nào, tới mức độ nào (tiếp tục hay chuyển hướng hoạt động). Vì vậy việc kế tốn doanh thu- chi phí và xác định kết quả kinh doanh đều phải được tổ chức kế toán chi tiết theo từng loại hợp đồng nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý và lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty.
2.2.2Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu:
2.2.2.1.Kế tốn doanh thu bán hàng:
a)Chứng từ và trình tự ln chuyển chứng từ:
➢ Chứng từ kế tốn sử dụng
•Hợp đồng kinh tế
•Hóa đơn GTGT (mẫu 01 GTKT- 3LL): dùng để ghi nhận khoản doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng.
•Phiếu thu (mẫu 01-TT): khi khách hàng thanh tốn tiền hàng hóa, dịch vụ.
•Giấy báo có của ngân hàng: khi khách hàng chuyển tiền thanh tốn qua ngân hàng.
•Biên bản đối chiếu cơng nợ.
➢ Trình tự luân chuyển chứng từ:
Doanh thu cung ứng dịch vụ được ghi nhận tại thời điểm hoàn thành cung ứng hàng hóa, dịch vụ và đã thu tiền hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán.
Kế toán thanh toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế viết Phiếu thu để thu các khoản tiền đặt cọc, khoản tiền thanh toán theo đúng quy trình. Nếu khách hàng chuyển tiền qua Ngân hàng thì kế tốn có trách nhiệm theo dõi và nhận về các chứng từ từ Ngân hàng.
Sau khi khách hàng đã thanh toán các khoản tiền theo thỏa thuận, kế tốn lập hóa đơn GTGT làm 3 liên. Sau khi lập xong, kế toán xin ký duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc. Sau khi được ký duyệt, liên 1 được lưu giữ tại cùi, liên 2 và liên 3 chuyển cho khách hàng để ký xác nhận. Sau khi được ký xác nhận thì liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 được dùng để luân chuyển nội bộ và làm căn cứ hạch toán.
b) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”, có 4 tài khoản cấp 2: • TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”
• TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm • TK 5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ” • TK 5114 “ Doanh thu phế liệu”
c) Trình tự kế tốn và nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
➢ Quy trình xử lý trên phần mềm kế toán ASIA
Kế toán nhập liệu
Tự
động độngTự
Sơ đồ 2.2.2.1. Quy trình hạch tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ vào phần mềm Asia
➢ Minh họa nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty SaiGonTrapaco trong tháng 12/2013
-Dẫn chứng 1:
Ngày 31/12/2013, căn cứ vào phiếu xuất kho số 1308 hóa đơn số 0009911, ký hiệu AA/12P, công ty bán túi nhôm Phamoveamplus cho Công ty CP Dược phẩm AMPHARCO U.S.A với số lượng là 41.700 túi, giá xuất kho là 661,3đ/túi, giá bán chưa thuế là 1.430đ/túi (T.GTGT: 10%)
+ Định khoản: ❖Nợ TK 63202 27.576.210 Có TK 155 27.576.210 ❖Nợ TK 1311 65.594.100 Có TK 5112 59.631.000 Có TK 333111 5.963.100
Do đặc điểm phần mềm Asia, khi phát sinh cung ứng dịch vụ thì dù khách hàng thanh toán tiền liền ngay sau khi dịch vụ hồn thành hay chỉ mới chấp nhận thanh tốn đều phải qua TK 131. Sau đó căn cứ vào Phiếu thu hoặc Giấy báo có của ngân hàng, kế tốn sẽ theo dõi cơng nợ.
- N -Sổ -Bảng CĐSPS -Bảng KQKD Sổ chi tiết doanh thu, dịch vụ Kế toán bán hàng ,ccdv - Chứng từ hóa đơn GTGT Kế tốn tổng hợp Tổng hợp và in sổ hật ký chung cái, sổ chi tiết
-Dẫn chứng 2:
Ngày 31/12/2013, căn cứ vào phiếu xuất kho số 1288 và hóa đơn số 0009931, ký hiệu AA/12P, công ty bán trục “túi PACD CP11” cho Công ty Công nghiệp Tân Á với số lượng là 1 trục với giá xuất kho là 4.416.000đ/túi, giá bán chưa thuế là 4.416.000đ/túi (T.GTGT: 10%) + Định khoản: ❖Nợ TK 63201 4.416.000 Có TK 156 4.416.000 ❖Nợ TK 1311 4.857.600 Có TK 5111 4.416.000 Có TK 333111 441.600
-Dẫn chứng 3:
Ngày 31/12/2013, căn cứ vào phiếu xuất kho số 1286 và hóa đơn số 0009929, ký hiệu AA/12P, công ty bán 3.110 kg rác phế liệu và 519kg giấy phế liệu cho Hộ kinh doanh Cá thể Cơ sở Hoàng Phát với giá bán chưa thuế là 1.818,18đ/kg rác phế liệu, 2.909,09đ/kg giấy phế liệu (T.GTGT: 10%).
+ Định khoản: ❖Nợ TK 63204 7.164.358 Có TK 1528 7.164.358 ❖Nợ TK 1311 7.880.793 Có TK 5114 7.164.358 Có TK 333111 7.164.358
Cuối tháng, kết chuyển doanh thu bán hàng của từng phần vào tài khoản 911 xác định kết quả kinh doanh trong tháng. Cuối quý, tiến hành tổng hợp doanh thu bán hàng và kết chuyển sang tài khoản 911 xác định kết quả kinh doanh quý. Bút toán kết chuyển do phần mềm kế toán tự xử lý.
d) Sổ kế tốn:
•Nhật ký bán hàng
•Sổ cái tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”
•Sổ chi tiết tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”, 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”, 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”, 5114 “Doanh thu phế liệu” đối với từng hợp đồng cung cấp dịch vụ mà công ty SaiGonTrapaco ký kết với khách hàng.
2.2.2.2.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
a)Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ:
➢ Chứng từ kế tốn sử dụng
•Hóa đơn GTGT (mẫu 01 GTKT- 3LL): dùng để ghi nhận khoản doanh thu bán hàng, cung ứng dịch vụ cho khách hàng.
•Phiếu chi (mẫu 02-TT) , phiếu kế toán: : căn cứ vào phiếu nhập kho và Hóa đơn GTGT, kế tốn lập phiếu chi trình kế tốn trưởng ký, thủ quỹ trả lại tiền hàng.
•Phiếu nhập kho: kế tốn lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại trình kế tốn trưởng và Giám đốc ký duyệt.
•Biên bản đối chiếu cơng nợ.
➢ Trình tự luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào văn bản trả lại hàng của người mua, kế toán nguyên vật liệu lập phiếu nhập kho trình kế tốn trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Sau đó, căn cứ vào phiếu nhập kho và Hóa đơn GTGT, kế tốn lập phiếu chi trình kế toán trưởng ký, thủ quỹ trả lại tiền hàng.
Khi nhận thông báo nợ của Ngân hàng, kế toán tiến hành lập phiếu chi kế toán.
b) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại” có 1 tài khoản cấp 2:
• Tài khoản 5311 “Hàng bán bị trả lại: Thành phẩm”.
c) Trình tự kế tốn và nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
➢ Quy trình xử lý trên phần mềm kế tốn Asia:
Kế tốn nhập liệu Tự động Tự động
Sơ đồ 2.2.2.2. Quy trình hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu - N -Sổ -Bảng CĐSPS -Bảng KQKD Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại Kế toán hàng bán bị trả lại Văn bản trả lại hàng bán Kế toán tổng hợp Tổng hợp và in sổ hật ký chung cái, sổ chi tiết
➢ Minh họa nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty SaiGonTrapaco trong tháng 12/2013
- Dẫn chứng 1:
Ngày 03/12/2013, căn cứ vào phiếu nhập kho 01/12TV, cơng ty nhận hàng hóa trả về từ Công ty Cổ phần Kinh Đô với tổng trị giá lô hàng là 1.050.540đ (T.GTGT: 10%) + Định khoản: ❖Nợ TK 5311 1.050.540 Nợ TK 333111 105.054 Có TK 1311 1.155.594 -Dẫn chứng 2:
Ngày 24/12/2013, căn cứ vào phiếu nhập kho số 05/12TV, công ty nhận hàng hóa trả về từ Cơng ty TNHH Bayer với tổng trị giá lô hàng là 5.286.500đ (T.GTGT: 10%) + Định khoản: ❖Nợ TK 5311 5.286.500 Nợ TK 333111 528.650 Có TK 1311 5.815.150 -Dẫn chứng 3:
Ngày/13/2013, căn cứ vào phiếu nhập kho số 07/12TV, cơng ty nhận hàng hóa trả về từ Công ty Cổ Phần Bột Giặt Đức Giang với tổng trị giá lô hàng là 2.775.989đ (T.GTGT:10%)
+ Định khoản:
❖Nợ TK 5311 2.775.989
Nợ TK 333111 277.599
Tham khảo sổ chi tiết tài khoản 531 của công ty trong tháng 12/2013: