BÀI 4 : THỐNG KÊ NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
2. Thống kê theo dõi tình hình cung cấp, dự trữ nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình
quá trình sản xuất liên tục
Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cả về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, thời gian là điều kiện có tính chất tiền đề, của sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, ta phải thường xuyên thống kê tình hình cung cấp nguyên vật liệu để kịp thời phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm trong công tác cung cấp nguyên vật liệu.
2.1. Thống kê tình hình cung cấp nguyên vật liệu
2.1.1. Thống kê tính đầy đủ về mặt số lượng của việc cung cấp nguyên vật liệu
Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng, nghĩa là nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn (trừ loại ngun vật liệu có tính chất thời vụ, chiến lược) sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Nhưng ngược lại, nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của q trình sản xuất kinh doanh. Trong thực tế nhiều doanh nghiệp khơng hồn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh, phần lớn nguyên nhân là do thiếu nguyên vật liệu. Để thống kê tình hình cung ứng nguyên vật liệu về mặt số lượng ta cần tính các chỉ tiêu sau:
Tỷ lệ hồn thành kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm
Cơng thức:
Tỷ lệ hồn thành kế hoạch cung cấp NVL cho sản xuất sản phẩm:
M1
MK x100 %
Trong đó:
+ M1: số lượng nguyên vật liệu cung cấp thực tế
+ Mk: số lượng nguyên vật liệu cung cấp theo kế hoạch.
Chỉ tiêu này đánh giá tình hình hồn thành kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, cho từng loại nguyên vật liệu cũng như toàn bộ khối lượng nguyên vật liệu cung cấp trong kỳ. Tỷ lệ này càng cao chứng tỏ tình hình cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất càng tốt.
Thời gian đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất:
Là số ngày đêm có thể đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho q trình sản xuất sản phẩm, căn cứ để tính là số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất bình quân một ngày đêm, và mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm.
Cơng thức:
M1
∑(m×q)
Trong đó:
+ M1: số lượng nguyên vật liệu cung cấp theo thực tế
+ m: mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. + q: khối lượng sản phẩm sản xuất.
Ngoài việc cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu về mặt số lượng, thống kê cịn nghiên cứu tình hình cung cấp về mặt chủng loại, chất lượng, về tính đồng bộ, kịp thời và đều đặn của việc cung cấp nguyên vật liệu.
2.1.2. Thống kê tình hình cung cấp nguyên vật liệu theo chủng loại
Một trong những nguyên tắc cơ bản của việc thống kê tình hình cung cấp nguyên vật liệu theo chủng loại là không được lấy số lượng nguyên vật liệu cung cấp thừa bù cho số lượng nguyên vật liệu cung cấp thiếu, bởi vì mỗi loại ngun vật liệu có tính năng tác dụng khác nhau. Khi phân tích tình hình cung cấp từng loại nguyên vật liệu chủ yếu, cần phân biệt loại nguyên vật liệu có thể thay thế được và loại nguyên vật liệu không thể thay thế được.
- Nguyên vật liệu có thể thay thế được: Là loại nguyên vật liệu có giá trị sử dụng tương đương, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến giá trị của sản phẩm sản xuất, khi phân tích loại nguyên vật liệu này ngoài chỉ tiêu số lượng, chất lượng, cần chý ý đến chỉ tiêu chi phí (giá cả của loại nguyên vật liệu thay thế).
- Nguyên vật liệu không thể thay thế được: Là loại nguyên vật liệu mà trong thực tế khơng có nguyên vật liệu khác thay thế hoặc thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sản phẩm.
2.1.3. Thống kê tình hình cung cấp ngun vật liệu về tính đồng bộ
Trong doanh nghiệp để sản xuất ra một loại sản phẩm ta sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và theo 1 tỷ lệ nhất định, hơn nữa mỗi loại ngun vật liệu có tính năng, tác dụng khác nhau và chúng khơng thể thay thế cho nhau được. Chính vì vậy cung cấp nguyên vật liệu phải đồng bộ, bởi vì có đồng bộ thì q trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới liên tục không bị gián đoạn và đạt hiệu quả cao.
2.1.4. Thống kê tình hình cung cấp nguyên vật liệu về mặt chất lượng
Nguyên vật liệu cung cấp trong doanh nghiệp cho sản xuất kinh doanh khơng những chỉ địi hỏi về số lượng, chủng loại, đồng bộ mà còn đòi hỏi phải đúng chất lượng. Bởi vì, chất lượng nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến năng suất lao động (vì phải tái chế lại nguyên vật liệu), tác động đến giá thành sản phẩm. Do đó, khi nhập nguyên vật liệu phải đối chiếu với các tiêu chuẩn qui định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký để đánh giá nguyên vật liệu có đáp ứng tiêu chuẩn, chất lượng hay chưa đồng thời ta cũng cần xem xét về mặt qui cách của từng loại nguyên vật liệu.
2.1.5. Thống kê tình hình cung cấp nguyên vật liệu về tính kịp thời:
Trong nền kinh tế thị trường, việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện thông qua các hợp đồng kinh tế ký kết với các nguồn cung ứng. Trong đó có ghi rõ các đợt cung ứng, thời gian và kế hoạch từng loại nguyên vật liệu sẽ cung ứng trong từng đợt. Các thơng số đó được tính tốn dựa trên nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, mức dự trữ hợp lý và mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm giữa hai đợt cung ứng.
Bởi vậy, nếu tính kịp thời của việc cung ứng nguyên vật liệu bị phá vỡ, sẽ làm cho quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp bị ngưng trệ, và có thể làm cho lượng dự trữ vượt quá mức hợp lý, gây ứ đọng vốn.
2.2. Thống kê tình hình dự trữ nguyên vật liệu
Vì sao doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu: Để có thể tồn tại và hoạt động được, tất cả các doanh nghiệp sản xuất thuộc mọi lĩnh vực kinh tế đều cần phải dự trữ. Sở dĩ phải có dự trữ là do hoạt động của các doanh nghiệp ln diễn ra trong điều kiện có biến động về nhu cầu, về thời gian sản xuất, vận chuyển,. . .Do đó dự trữ sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn sản xuất, đáp ứng bất kỳ nhu cầu nào về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian cung cấp. . . .
Tuy nhiên, điều đó khơng có nghĩa là dự trữ càng nhiều càng tốt, cho tất cả mọi hoạt động sản xuất, việc tạo ra một lượng dự trữ quá lớn hoặc quá nhỏ đều gây ra những thiệt hại về kinh tế. Vì thế, vấn đề đặt ra là phải xác định được mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý.
2.2.1. Chỉ tiêu lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên
Loại dự trữ này dùng để đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành được liên tục giữa hai lần cung cấp cách nhau của bộ phận thu mua. Dự trữ thường xuyên được đảm bảo trong điều kiện là lượng nguyên vật liệu thực tế nhập vào, và lượng nguyên vật liệu thực tế xuất ra hàng ngày trùng với kế hoạch đề ra.
Mức dự trữ thường xuyên (Mdttx) được xác định dựa vào mức tiêu dùng bình quân một ngày đêm (M) và độ dài bình quân mỗi đợt nhập tính theo số ngày đêm (D)
Mdttx = M x D
Trong đó: M được xác định theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu và khối lượng sản phẩm có thể sản xuất ra trong một ngày đêm.
2.2.2. Chỉ tiêu lượng dự trữ vật liệu bảo hiểm cho sản xuất
Loại dự trữ này cần phải có để cho q trình sản xuất của doanh nghiệp được liên tục trong một số trường hợp sau:
- Mức tiêu dùng nguyên vật liệu bình quân trong một ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. Điều này thường xảy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều sâu hoặc kế hoạch sản xuất không thay đổi nhưng mức tiêu hao nguyên vật liệu tăng lên.
- Lượng nguyên vật liệu nhập giữa 2 lần cung cấp cách nhau thực tế ít hơn kế hoạch (giả thuyết mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm và lượng nguyên vật liệu cung cấp vẫn như cũ)
- Số ngày cách nhau giữa 2 lần cung cấp thực tế dài hơn so với kế hoạch.
Trên thực tế sự hình thành mức dự trữ này, chủ yếu là do nguyên nhân cung cấp nguyên vật liệu của DN và của các nhà cung cấp không ổn định, do vậy các DN phải tổ chức tốt khâu cung cấp để đảm bảo đến mức tối đa dự trữ bảo hiểm góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, nhưng vẫn phải có dự trữ bảo hiểm. Mức dự trữ bảo hiểm thường được tính theo tỷ lệ % của mức dự trữ thường xuyên, tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu.
2.2.3. Chỉ tiêu lượng nguyên vật liệu dự trữ theo thời vụ
Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, đặc biệt đối với thời gian thu hoạch các sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản, . . . Các doanh nghiệp sản xuất theo thời vụ, như: chè, mía đường, thuốc lá, hạt điều và các loại hoa quả đóng hộp, đến vụ thu hoạch nguyên vật liệu cần xác định tính tốn khối lượng ngun vật liệu cần thu mua để dự trữ bảo đảm cho kế hoạch sản xuất cả năm. Khối lượng nguyên vật liệu thu mua này trước khi đưa vào nhập kho cần phân loại,
sàng lọc, ngâm tẩm, sấy khô, thái cắt, và những công đoạn sơ chế khác, để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu dự trữ trước khi đưa vào sản xuất.
Mức dự trữ nguyên vật liệu có thể được biểu hiện bằng đơn vị hiện vật, đơn vị tiền tệ và thời gian dự trữ (tính theo ngày). Để tiết kiệm chi phí trong khâu dự trữ nguyên vật liệu, đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải xác định được mức dự trữ hợp lý. Mức dự trữ hợp lý là mức dự trữ đảm bảo cho quá trình sản xuất sản phẩm được tiến hành thường xuyên và liên tục, có thể ứng phó được trong các tình huống bất trắc, nhưng khơng gây tình trạng ứ đọng trong khâu dự trữ.
Phương pháp thống kê: so sánh mức dự trữ thực tế với mức dự kiến của từng loại nguyên vật liệu, phát hiện các trường hợp dự trữ trên mức hoặc dưới mức hợp lý để kiến nghị với bộ phận thu mua có biện pháp kịp thời.