Hình 2.12: Động cơ dầu Kubota
2.1.2. Bộ máy tổ chức quản lý
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN DỊCH VỤ Kế toán trưởng Kế toán dịch vụ Trưởng nhóm kinh doanh Nhân viên kinh doanh Kỹ thuật viên BỘ PHẬN KỸ THUẬT Trưởng phòng dịch vụ Chăm sóc khách hàng
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc
Có nhiệm vụ quản lý, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm về những hoạt động trong suốt q trình kinh doanh của Cơng ty.
Phó giám đốc
+ Là người hỗ trợ Giám đốc điều hành, quản lý Công ty, đề xuất các chiến lược kinh doanh với Giám đốc. Thay Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty khi Giám đốc đi vắng.
+ Có quyền tham gia vào cơng tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự.
Bộ phận quản lý
+ Chịu trách nhiệm quản lý tất cả các bộ phận trong cửa hàng. Quản lý lưu trữ,
bảo quản hồ sơ và cung cấp tư liệu để phục vụ cho các hoạt động chung của tồn cơng ty.
+ Được quyền cho phép nhân viên đi trễ, về sớm hoặc nghỉ phép trong thời gian ngắn ở tất cả các bộ phận nếu có lí do chính đáng.
+ Được quyền tham gia tuyển dụng và đào tạo nhân viên tại cửa hàng.
Bộ phận kinh doanh
+ Có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm kiếm, theo dõi các khách hàng tiềm năng và
duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ. Giới thiệu những thơng tin liên quan đến sản phẩm, các tính năng, giá bán, quà tặng các chương trình ưu đãi,...cho khách hàng biết.
+ Giải quyết các thắc mắc của khách hàng liên quan đến sản phẩm và chịu trách nhiệm kiểm tra, trưng bày sản phẩm mỗi ngày.
Bộ phận kế toán
Là bộ phận quan trọng nhất của Cơng ty, có nhiệm vụ giúp Giám đốc quản lý sử dụng hợp lý nguồn vốn, triển khai các cơng tác kế tốn trong tồn bộ Cơng ty và ra kế hoạch tài chính cho Cơng ty hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Cuối năm lập Báo cáo tài chính cho Giám đốc và các cơ quan chức năng.
Bộ phận dịch vụ (Cửa hàng Suzuki)
+ Thực hiện bảo dưỡng, bảo hành và chăm sóc khách hàng trong q trình sử dụng xe, tiếp nhận, kiểm tra và sửa chữa khi có xe đến bảo hành, bảo trì.
+ Chịu trách nhiệm cung cấp các phụ tùng và linh kiện khi khách hàng cần, lắp ráp xe,lắp ráp các linh kiện xe theo yêu cầu của khách hàng.
+ Giải đáp các thắc mắc của khách hàng về chương trình bão dưỡng, bảo hành xe. + Có trách nhiệm sắp xếp linh kiện, phụ tùng theo từng loại mã hàng, kiểm tra xem các linh kiện, phụ tùng nào hết hàng thì lên danh sách đặt hàng. Kiểm tra linh kiện, phụ tùng khi nhập kho.
Bộ phận kỹ thuật (Cửa hàng Kobuta)
+ Hướng dẫn khách hàng sử dụng, khi nhận được thông tin máy bị hư hỏng từ khách hàng, bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm xác nhận lại thơng tin và cử nhân viên đến tận nơi để sửa chữa.
+ Theo dõi, bảo quản các linh kiện, phụ tùng. Kiểm tra số lượng phụ tùng trong kho, lên danh sách đặt hàng khi hết.
2.1.3. Tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Để cung cấp thơng tin kế tốn một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ cho Ban giám đốc và các nhà đầu tư, bộ máy được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung. Đặc điểm mơ hình này là mọi cơng việc kế tốn từ thu nhận, xử lý chứng từ, ghi sổ, lập báo cáo tài chính đều được thực hiện ở phịng tài chính - kế tốn.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TỐN
Kế tốn trưởng
+ Kế tốn trưởng phụ trách chung, điều hành cơng việc của phịng tài chính - kế tốn, phân cơng chỉ đạo và theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ các nhân viên kế toán.
+ Tham mưu cho ban giám đốc về quản lý tài chính, giám sát quan hệ với các cơ quan khác về thanh tốn, tín dụng và các quan hệ trong phạm vi tài chính kế tốn.
Kế tốn tổng hợp
Có nhiệm vụ kiểm tra, cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày. Cuối kỳ tiến hành kết chuyển các bút tốn, khóa sổ, lập BCTC trình kế tốn trưởng xem xét và ký BCTC, lưu báo cáo theo quy định.
Kế toán dịch vụ
+ Theo dõi bán hàng hóa theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.
+ Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ tồn bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số và trên từng loại mặt hàng, từng phương thức bán hàng.
+ Tính tốn giá trị thực tế hàng hóa bán ra, chi phí thực tế khi bán hàng hóa. + Tham mưu cho lãnh đạo và cấp trên về các giải pháp thúc đẩy quá trình bán hàng.
Thủ quỹ
Lập các sổ, thẻ chi tiết về tài sản bằng tiền của Công ty, làm nhiệm vụ chuyển tiền, kiểm tiền, xuất tiền khi có chứng từ, hóa đơn hợp lệ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm kê, đối chiếu thường xuyên với sổ sách kế toán, báo cáo kết quả tăng, giảm lượng tiền trong kỳ cho kế tốn trưởng.
2.1.3.2. Hình thức sổ kế tốn
- Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn “ Nhật ký chung”
- Nguyên tắc đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi
- Hình thức kế tốn Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ Nhật ký chung
+ Sổ Nhật ký đặc biệt: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền,… + Sổ cái
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký chung
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, định kỳ
Kiểm tra, đối chiếu
CHỨNG TỪ GỐC NHẬT KÝ CHUNG VÀ CÁC NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT (NẾU CĨ) SỔ KẾ TỐN CHI TIẾT
BÁO CÁO QUỸ HÀNG THÁNG BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập BCTC.
2.1.3.3. Tổ chức vận dụng và phương pháp kế tốn
Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam.
- Phương pháp tính thuế: Áp dụng phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp xuất kho: được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: hàng tồn kho được xác định trên cơ sở gốc.
Ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn:
- Phịng kế tốn của cơng ty được trang bị đầy đủ các thiết bị như: máy vi tính, máy in, điện thoại,… nhằm phục vụ tốt cho cơng tác kế tốn và nhu cầu tin học hóa thơng tin.
- Cơng ty có đăng ký địa chỉ mail, hệ thống máy tính đã được nối mạng nội bộ và kết nối mạng internet giúp thu thập thơng tin nhanh chóng và kịp thời.
- Hàng ngày, nhập các nghiệp vụ phát sinh vào máy tính.
- Cập nhật thơng tin cần thiết để xử lý vào cuối tháng, quý, năm.
- Khi cần các thơng tin kế tốn sẽ mở các sổ sách kế toán hoặc các báo cáo và in ra.
2.1.4. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển
2.1.4.1. Thuận lợi
- Sản phẩm của Công ty là do nhà máy Suzuki Việt Nam và Công ty TNHH Kubota Việt Nam cung cấp. Chất lượng sản phẩm được đảm bảo, tuổi thọ của sản phẩm được đánh gía cao hơn so với các sản phẩm khác.
- Là đại lý ủy quyền chính thức nên Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Đại Lợi
được sự hỗ trợ về mọi mặt từ tổng Công ty như về: dịch vụ, đào tạo nhân viên, chiến lược xúc tiến bán hàng, kỹ thuật, chăm sóc khách hàng bởi sự ân cần, nhiệt tình, chu đáo mang đến sự hài lịng cho khách hàng.
- Công ty xây dựng tốt mối quan hệ với khách hàng, chất lượng sản phẩm dịch
vụ tại Công ty được khách hàng đánh giá cao, khách hàng sẵn sàng quảng bá hình ảnh của Cơng ty với người thân, bạn bè và đối tác.
- Các chính sách chăm sóc khách hàng rất đa dạng và phong phú mang đến sự hài lịng và xây dựng được hình ảnh tốt trong tâm trí khách hàng.
2.1.4.2. Khó khăn
Cơng ty hoạt động theo dạng Công ty TNHH MTV nên khả năng về tài chính cịn bị hạn chế.
- Hầu hết mỗi tỉnh thành, khu vực đều có đại lý của tổng Công ty nên việc mở
rộng thị trường, tiềm kiếm khách hàng gặp nhiều khó khăn.
- Là đại lý ủy quyền nên Công ty không thể chủ động trong việc đổi mới, phát
triển sản phẩm.
- Phương thức kinh doanh của Cơng ty cịn mang hướng kinh doanh gia đình.
2.1.4.3. Phương hướng phát triển
Để cho việc kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển tốt hơn trong tương lai, ban lãnh đạo của Công ty đã đề ra một số định hướng phát triển như sau:
- Đẩy mạnh kinh doanh các mặt hàng chủ lực của Công ty mở rộng xây dựng thêm các cửa hàng để tăng doanh thu và lợi nhuận của Công Ty.
- Nâng cao tay nghề của nhân viên kĩ thuật nhằm đáp ứng nhu cầu chất lượng ngày càng cao.
2.1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Đại Lợi
Nền kinh tế nước ta có nhiều chuyển biến tích cực, sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường đã đem lại nhiều thành tựu kinh tế - xã hội cho Đất Nước. Nhiều lĩnh vực kinh tế được đẩy mạnh, giao thông vận tải là cầu nối mua bán giữa các khu vực, đời sống nhân dân và nhu cầu đi lại càng được nâng cao. Trong q trình phát triển đó, ngành bán xe tải nhẹ đã và đang chứng minh được vai trị tích cực của mình đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng và độ an tồn đối với người tiêu dùng nói chung.
Vĩnh Long là tỉnh nằm ở trung tâm Đồng bằng Sông Cửu Long, nằm giữa sơng Tiền và sơng Hậu, có điều kiện thuận lợi về vị trí địa lý và khí hậu vì vậy tiềm năng phát triển kinh tế rất là lớn. Hệ thống giao thông đối ngoại khá thuận lợi, là tỉnh có thế mạnh về ngành nơng nghiệp, trồng cây ăn quả và chăn nuôi gia súc...Nền kinh tế càng phát triển, lượng hàng hóa ngày càng tăng cao cùng với qui định khắt khe về tải trọng của xe khi lưu thông khiến nhu cầu sử dụng các dịng xe tải nhẹ ngày càng cao. Vì thế dịng xe tải nhẹ là sự ưu tiên lựa chọn của khách hàng với lợi thế vào được thành phố và các con phố nhỏ, đường nông thôn. Xe tải nhẹ là những dòng xe tải nhỏ với trọng lượng thấp thường dùng cho các cá nhân, DN vận tải có đặc thù đường xá nhỏ hẹp mà các xe tải hạng trung và hạng lớn khơng đi vào được. Chính vì thế, dịng xe tải nhẹ được Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Đại Lợi đã tiêu thụ là loại xe có hiệu năng mạnh mẽ, bền bỉ, tiết kiệm nhiên liệu bảo vệ môi trường và đem lại hiệu quả cao nhất cho người sử dụng với mức giá rất phù hợp cùng với các chương trình bảo hành, bảo dưỡng xe. Dòng xe tải nhẹ là một phương tiện giúp họ vận chuyển hàng hóa dễ dàng, tiện ích giúp cho việc giao nhận hàng hóa thường xuyên, liên tục trong nội thành hoặc phạm vi hẹp phù hợp với hệ thống giao thông tại Vĩnh Long, đảm bảo chất lượng không bị hư hỏng, hao hụt trong q trình vận chuyển và cũng có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí đem lại nguồn thu nhập cao cho người dân. Vì vậy, việc kinh doanh các dòng xe tải nhẹ đã giúp giữ vững được vị thế của Công ty trong những năm qua.
TNHH MTV Cơ Khí Đại Lợi thì kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty giai đoạn 2017-2019 có nhiều biến động, cụ thể tại bảng 2.1 cho ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty có xu hướng biến động qua từng năm nhưng Cơng ty đã điều hướng ổn định trở lại và có xu hướng tăng về lợi nhuận và doanh thu, đây cũng là một dấu hiệu tốt để Cơng ty có thể khẳng định được vị thế trên thị trường khốc liệt và đầy cạnh tranh như hiện nay. Bên cạnh đó chi phí cũng tăng lên đáng kể qua 3 năm.
Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh một số năm gần đây
Đơn vị tính: Đồng
CHỈ TIÊU Mã
số Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Chênh lệch (2018 / 2017) Chênh lệch (2019 / 2018) Số tiền % Số tiền % 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ 01 67.210.221.307 89.300.230.648 101.719.991.792 22.090.009.341 32,87 12.419.761.144 13,91
2. Các khoản giảm trừ 02 3. Doanh thu thuần về bán hàng và
cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) 10 67.210.221.307 89.300.230.648 101.719.991.792 22.090.009.341 32,87 12.419.761.144 13,91 4. Giá vốn hàng bán 11 63.763.187.184 86.383.580.503 97.734.645.279 22.620.393.319 35,48 11.351.064.766 13,14 5. Lợi nhuận gộp bán hàng cung
cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 20 3.447.034.123 2.916.650.145 3.985.346.513 (530.383.978) (15,39) 1.068.696.368 36,64
6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 501.110 981.817 1.023.259 480.707 95,93 41.442 4,22
7. Chi phí tài chính 22 1.792.000.000 1.968.000.000 2.351.818.704 176.000.000 8,92 383.818.704 19,50 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 1.792.000.000 1.968.000.000 2.351.818.704 176.000.000 8,92 383.818.704 19,50
8. Chi phí bán hang 24 0 0 0 0 0 0 0
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 2.802.218.574 2.759.813.230 2.986.407.855 (42.405.344) (1,51) 226.594.625 8,21 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động
kinh doanh {30 = 20 + (21 - 22) – (25 + 26)} 30 (1.146.683.341) (1.810.181.268) (1.351.856.787) (663.497.927) 57,86 458.324.481 (25,32) 11. Thu nhập khác 31 1.278.308.000 1.921.532.300 1.586.238.393 643.244.300 50,32 (335.293.907) (17,45) 12. Chi phí khác 32 0 0 0 0 0 0 0 13. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 1.278.308.000 1.921.532.300 1.586.238.393 643.244.300 50,32 (335.293.907) (17,45
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước
thuế (50 = 30 + 40) 50 131.624.659 111.351.032 234.381.606 (20.273.627) (15,40) 123.030.574 110,49 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 26.324.932 22.270.206 46.876.321 (4.054.726) (15,40) 24.606.115 24,54 16. Chi phí thuế TNDN hỗn lại 52
17. Lợi nhuận sau thuế TNDN
Qua bảng 2.1 ta có thể nhận xét về tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty TNHH MTV Cơ khí Đại Lợi trong 3 năm như sau:
Doanh thu là kết quả đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh, là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá về tình hình kinh doanh của cơng ty. Doanh thu được hình thành từ 3 nguồn là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vu, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác. Nhìn chung tình hình kinh doanh của Cơng ty qua các năm có sự thay đổi tăng giảm khơng ổn định như sau:
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ qua 3 năm có sự biến động