Phó giám đốc

CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN

3.1.3. Cơ cấu tổ chức công ty

3.1.3.2. Phó giám đốc

- Thay mặt Giám đốc giải quyết những công việc theo giấy ủy quyền của Giám đốc và phải báo cáo lại những việc đã giải quyết với Giám đốc.

- Chủ động tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ đƣợc phân công và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.

3.1.3.3. Phịng kế tốn

- Thực hiện các công việc về nghiệp vụ chun mơn kế tốn theo đúng quy định của Nhà nƣớc về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán,…

- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Chi nhánh dƣới mọi hình thức và cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan.

- Ghi chép, tính tốn, phản ánh số liệu, tình hình luân chuyển sử dụng vốn, tài sản của chi nhánh.

- Kiểm tra và ký duyệt các khoản thu, chi, thanh toán… phát hiện và ngăn chặn các khoản lãng phí, sai pham quy định tại Chi nhánh.

- Cung cấp số liệu và các báo cáo cho Ban Giám đốc cũng nhƣ các cơ quan, bộ phận có thẩm quyền khác.

3.1.3.4. Phòng kinh doanh

- Thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàng tới khách hàng và khách hàng tiềm năng của Công ty nhằm đạt mục tiêu về Doanh số, thị phần…

- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phịng để hồn thành công việc đã đƣợc phê duyệt

- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo qui định của Chi nhánh theo yêu cầu của Ban điều hành.

- Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực phòng, đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Chi nhánh. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành.

Kế toán vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Công Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này

3.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán 3.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 3.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán

Nguồn: Phịng kế tốn chi nhánh xăng dầu Hậu Giang

Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Chi nhánh

Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

- Trƣởng phịng kế tốn:

+ Chụi trách nhiệm về mọi hoạt động vủa bộ phân kế toán.

+ Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận kế tốn. + Đơn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên trong bộ phận.

+ Tham mƣu cho Giám đốc trong công tác kiểm soát hoạt động của chi nhánh,…

- Kế tốn tổng hợp: thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn, chứng từ

có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để làm cơ sở lập các báo cáo cuối tháng, quý, năm.

- Kế tốn cơng nợ: kiểm tra và theo dõi các khoản công nợ: phải thu,

phải trả,… Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi các khoản cơng nợ khó đồi, nợ quá hạn…

- Kế toán thanh toán:

+ Tiến hành hạch toán các bút tốn có liên quan đến việc thu, chi tiền gửi, tiền mặt. Phản ánh kip thời các khoản thu, chi bằng tiền. Tiến hành kiểm tra,

TRƢỞNG PHỊNG KẾ TỐN KẾ TỐN TỔNG HỢP KẾ TỐN CƠNG NỢ KẾ TỐN THANH TỐN KẾ TỐN THUẾ THỦ QUỸ

Kế tốn vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Công Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này

đối chiếu số liệu thƣờng xuyên với thủ quỹ để có thể đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.

+ Thực hiện các giao dịch với ngân hàng nhƣ việc chuyển tiền, rút tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng.

+ Lập các báo cáo, sổ sách tồn quỹ cuối kỳ cho Giám đốc. - Kế toán thuế:

+ Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh.

+ Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra của từng cơ sở.

+ Theo dõi tình hình giao nhận hóa đơn tại các cửa hàng.

+ Cuối tháng: kế toán thuế làm các báo cáo thuế để làm cơ sở lập báo cáo quý, cuối năm quyết toán thuế TNDN, TNCN cho Chi nhánh

- Thủ quỹ: thực hiện thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy định của

công ty, tự động kiểm tra đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp, đảm bảo số dƣ tồn quỹ phục vụ kinh doanh và chi trả lƣơng cho nhân viên bằng việc thông báo kịp thời số dƣ tồn quỹ cho kế toán tổng hợp. Cuối tháng phải tính số dƣ và lập bảng kiểm kê quỹ.

3.1.4.2. Tổ chức chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán

- Tổ chức chứng từ Công ty áp dụng chứng từ kế tốn theo thơng tƣ 200/2014/TT-BTC. Ngoài ra cơng ty cịn sử dụng một số chứng từ do Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam cấp theo quy định của Bộ tài chính.

Do mạng lƣới kinh doanh Chi nhánh phân bổ nhiều nơi khác nhau trong khu vực Hậu Giang nên để tổ chức cơng tác kế tốn tốt Chi nhánh đã áp dụng hình thức kế tốn là kế tốn máy bằng phần mềm SAP EPR. Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn máy đƣợc thiết kế theo hình thức Chứng từ ghi sổ, nhƣng trình tự ghi sổ kế tốn khơng hồn tồn giống với trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ nhƣng mà đã đƣợc đƣợc sửa lại nhƣ Hình:3.3. Đặc trƣng cơ bản của hình thức là các nghiệp vụ phát sinh đều đƣợc phản ánh vào các chứng từ gốc, sau đó các chứng từ gốc đƣợc phân loại, tổng hợp. Theo hình thức này các sổ kế tốn bao gồm:

+ Sổ chứng từ kế toán là cách đặt tên của sổ chi tiết tài khoản. Sổ này dùng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các tài khoản chi tiết.

+ Sổ cái tổng hợp là cách đặt tên của Sổ cái theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ này dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế tốn cũng nhƣ tình hình hoạt động Chi nhánh ở dạng tổng quát.

Nguồn: Phịng kế tốn chi nhánh xăng dầu Hậu Giang

Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn

Ghi chú:

: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm trả

Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm ghi sổ. Căn cứ vào Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào Sổ Cái tổng hợp. Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi vào sổ chứng từ kế tốn chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp

Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán Sổ cái tổng hợp Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết

vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ Cái tổng hợp lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái tổng hợp và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính.

3.1.4.3. Chính sách, chế độ kế tốn, chuẩn mực

Chính sách kế tốn:

- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 - Đơn vị sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc

- Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên

- Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: Phƣơng pháp đƣờng thẳng. - Nộp thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ.

- Phƣơng pháp lập dự phòng giảm giá đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn: việc trích lập dự phòng đƣợc thực hiện theo quy định tại thông tƣ 228/2009/TT - BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài Chính.

Chế độ kế tốn: Hệ thống kế toán Việt Nam và Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Thực hiện các quy định kế toán theo Luật kế toán và chế độ kế toán theo thơng tƣ 200/2014/TT - BTC, Chuẩn mực kế tốn: Tn theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam.

3.1.4.4. Tổ chức kiểm tra kế toán

Tổ chức kiểm tra kế tốn của cơng ty đƣợc diễn ra thƣờng kỳ.

- Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các chứng từ, nội dung chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trƣớc khi ghi sổ các chứng từ.

- Kiểm tra tình hình chấp hành các nguyên tắc, chế độ, thủ tục kế toán trên sổ sách và trên các báo cáo kế toán nhƣ: Kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản, hình thức ghi sổ sách kế tốn,…

- Kiểm tra bộ máy kế tốn: Kiểm tra việc phân cơng cơng việc cũng nhƣ chức vụ của các thành viên trong bộ máy kế tốn từ đó kịp thời giúp Kế toán

trƣởng thay đổi những yếu tố hạn trong bộ máy kế toán để đảm bảo đƣợc chất lƣợng công việc mà nhà quản lý đề ra.

3.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty TNHH MTV xăng dầu Tây Nam Bộ-CN xăng dầu Hậu Giang TNHH MTV xăng dầu Tây Nam Bộ-CN xăng dầu Hậu Giang

3.2.1. Kế toán vốn bằng tiền 3.2.1.1. Kế toán tiền mặt 3.2.1.1. Kế toán tiền mặt a) Quy trình ghi sổ Hình 3.5: Hình thức ghi sổ TK 111 b) Chứng từ sử dụng - Phiếu thu - Phiếu chi c) Tài khoản sử dụng

Chứng từ kế toán: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, biên bảng kiểm kê quỹ,

hóa đơn GTGT,… Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán TK 111 Sổ cái tổng hợp TK 111 Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiết

TK 111 – Tiền mặt

+ TK 1111000000 - Tiền mặt VND

d) Nghiệp vụ điển hình

Nghiệp vụ: Ngày 02/08/2016 thu 12.100.000đ tiền bán hàng từ cửa hàng

số 14 (phiếu thu số 0000001061).

Căn cứ vào phiếu thu số 0000001061(Phụ lục 1), kế toán định khoản: Nợ TK 1111000000 12.100.000

Có TK 1312000000 12.100.000

Nghiệp vụ: Ngày 14/082016 Thanh toán tiền cƣớc viễn thông tháng

7/2016 cho Viễn Thông Hậu Giang (phiếu chi số: 0000001112).

Căn cứ phiếu chi số :0000001112 (Phụ lục 1), kế toán định khoản: Nợ TK 6411123000 800.000

Nợ TK 1331100000 80.000 Có TK 1111000000 880.000

Nghiệp vụ: Ngày 21/08/2016 Thay bàn phím ATC tại cửa hàng số 19

(phiếu chi số: 0000001126).

Căn cứ vào phiếu chi số: 0000001126 (Phụ lục 1), kế toán định khoản: Nợ TK 6411051800 700.000

Nợ TK 1331100000 70.000 Có TK 1111000000 770.000

e) Sổ kế toán tổng hợp

- Sổ cái tổng hợp tài khoản 1111000000(Phụ lục 1)

Trình tự ghi sổ:

- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu, chi), tiến hành phân loại, tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội kinh tế lập bảng tổng hợp chứng từ gốc.

* Bảng tổng hợp chứng từ gốc tài khoản 1111000000 gồm các chỉ tiêu: + Chứng từ: Mã chứng từ (do kế toán quy định), số hiệu (lấy từ chứng từ gốc), ngày tháng chứng từ (ngày tháng trên chứng từ gốc).

+ Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ gốc)

+ Ghi Nợ tài khoản 1111000000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Có tác tài khoản khác (ví dụ: 1312000000, 1121073006,…)

+ Ghi Có tài khoản 1111000000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Nợ tài khoản khác (ví dụ: 6411051800, 1331100000,...)

- Từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại tài khoản 1111000000 ghi vào sổ cái tổng hợp tài khoản 1111000000.

* Sổ cái tổng hợp tài khoản 1111000000 gồm các chỉ tiêu sau:

+ Phát sinh Nợ: Lấy dịng tổng cộng số tiền (chính là tổng số phát sinh Nợ của tài khoản 1111000000 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản 1111000000).

+ Phát sinh Có: Lấy dịng cộng tổng số tiền (chính là tổng số phát sinh Có của tài khoản 1111000000 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản 1111000000).

+ Tài khoản đối ứng: là tài khoản đối ứng với Nợ, Có của tài khoản 1111000000 dựa trên bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.

-Sổ cái tổng hợp sẽ đƣợc đối chiếu, kiểm tra với số liệu của bảng chi tiết từ đó lập Báo cáo tài chính

Cuối năm, sổ cái sẽ đƣợc in ra giấy, đóng thành cuốn và lƣu tại phịng kế tốn.

f) Sổ kế toán chi tiết

- Sổ chứng từ kế toán 1111000000 (Phụ lục 1)

Trình tự ghi sổ

- Hằng ngày, chứng từ gốc sau khi theo dõi số cái tổng sẽ làm căn cứ ghi vào sổ chứng từ kế toán của tài khoản 1111000000.

Sổ chứng từ kế toán 1111000000 bao gồm các chỉ tiêu sau:

+ Cột Chứng từ: Mã (do kế toán qui định), Số hiệu (số thể hiện trên chứng từ gôc) và Ngày (ngày, tháng lập trên chứng từ gốc).

+ Cột Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ gốc). + Cột Tài khoản đối ứng: là tài khoản đối ứng với Nợ, Có của tài khoản 1111000000 dựa vào chứng từ gốc.

+ Cột số tiền bên Nợ: đƣợc lấy từ số tiền trên chứng từ. + Cột số tiền bên Có: đƣợc lấy từ số tiền trên chứng từ. - Tổng số phát sinh

+ Cột Nợ (là số phát sinh Nợ TK 1111000000): Do phần mềm kế toán dựa trên cột số tiền.

+ Cột Có (là số phát sinh Có TK 1111000000): Do phần mềm kế toán dựa trên cột số tiền.

- Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu sổ chứng từ kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết rồi đối chiếu kiểm tra sổ cái tổng hợp. Nếu số liệu khớp đúng thì từ sổ cái tổng hợp tiến hành lập Bảng cân đối kế tốn và Báo cáo tài chính.

Sổ chứng từ kế tốn đƣợc in thành quyển và lƣu tại phịng kế toán.

3.2.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng a) Qui trình ghi sổ a) Qui trình ghi sổ

Chứng từ kế tốn: Giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng sao kê ngân hàng

kèm theo chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, ủy nhiệm thu,…)

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán TK 112 Sổ cái tổng hợp TK 112 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết

Hình 3.6: Hình thức ghi sổ TK 112

b) Chứng từ sử dụng

- Giấy báo Nợ - Giấy báo Có

- Bảng sao kê ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, ủy nhiệm thu,...)

c) Tài khoản sử dụng

Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”

- Tài khoản: 1121073006 – Tiền gửi Ngân hàng Thƣơng mại Cổ Phần

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán các khoản phải thu