CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán
3.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phịng kế tốn chi nhánh xăng dầu Hậu Giang
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Chi nhánh
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
- Trƣởng phịng kế tốn:
+ Chụi trách nhiệm về mọi hoạt động vủa bộ phân kế toán.
+ Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận kế toán. + Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên trong bộ phận.
+ Tham mƣu cho Giám đốc trong công tác kiểm soát hoạt động của chi nhánh,…
- Kế toán tổng hợp: thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế tốn, chứng từ
có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để làm cơ sở lập các báo cáo cuối tháng, quý, năm.
- Kế tốn cơng nợ: kiểm tra và theo dõi các khoản công nợ: phải thu,
phải trả,… Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi các khoản cơng nợ khó đồi, nợ quá hạn…
- Kế toán thanh toán:
+ Tiến hành hạch toán các bút tốn có liên quan đến việc thu, chi tiền gửi, tiền mặt. Phản ánh kip thời các khoản thu, chi bằng tiền. Tiến hành kiểm tra,
TRƢỞNG PHỊNG KẾ TỐN KẾ TỐN TỔNG HỢP KẾ TỐN CƠNG NỢ KẾ TỐN THANH TỐN KẾ TỐN THUẾ THỦ QUỸ
Kế tốn vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Công Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
đối chiếu số liệu thƣờng xuyên với thủ quỹ để có thể đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.
+ Thực hiện các giao dịch với ngân hàng nhƣ việc chuyển tiền, rút tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng.
+ Lập các báo cáo, sổ sách tồn quỹ cuối kỳ cho Giám đốc. - Kế toán thuế:
+ Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh.
+ Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra của từng cơ sở.
+ Theo dõi tình hình giao nhận hóa đơn tại các cửa hàng.
+ Cuối tháng: kế toán thuế làm các báo cáo thuế để làm cơ sở lập báo cáo quý, cuối năm quyết toán thuế TNDN, TNCN cho Chi nhánh
- Thủ quỹ: thực hiện thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy định của
công ty, tự động kiểm tra đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp, đảm bảo số dƣ tồn quỹ phục vụ kinh doanh và chi trả lƣơng cho nhân viên bằng việc thông báo kịp thời số dƣ tồn quỹ cho kế toán tổng hợp. Cuối tháng phải tính số dƣ và lập bảng kiểm kê quỹ.
3.1.4.2. Tổ chức chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán
- Tổ chức chứng từ Công ty áp dụng chứng từ kế tốn theo thơng tƣ 200/2014/TT-BTC. Ngoài ra cơng ty cịn sử dụng một số chứng từ do Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam cấp theo quy định của Bộ tài chính.
Do mạng lƣới kinh doanh Chi nhánh phân bổ nhiều nơi khác nhau trong khu vực Hậu Giang nên để tổ chức cơng tác kế tốn tốt Chi nhánh đã áp dụng hình thức kế tốn là kế tốn máy bằng phần mềm SAP EPR. Cơng ty sử dụng hình thức kế toán máy đƣợc thiết kế theo hình thức Chứng từ ghi sổ, nhƣng trình tự ghi sổ kế tốn khơng hồn tồn giống với trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ nhƣng mà đã đƣợc đƣợc sửa lại nhƣ Hình:3.3. Đặc trƣng cơ bản của hình thức là các nghiệp vụ phát sinh đều đƣợc phản ánh vào các chứng từ gốc, sau đó các chứng từ gốc đƣợc phân loại, tổng hợp. Theo hình thức này các sổ kế tốn bao gồm:
+ Sổ chứng từ kế toán là cách đặt tên của sổ chi tiết tài khoản. Sổ này dùng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các tài khoản chi tiết.
Kế toán vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Công Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
+ Sổ cái tổng hợp là cách đặt tên của Sổ cái theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ này dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế tốn cũng nhƣ tình hình hoạt động Chi nhánh ở dạng tổng quát.
Nguồn: Phịng kế tốn chi nhánh xăng dầu Hậu Giang
Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn
Ghi chú:
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm trả
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm ghi sổ. Căn cứ vào Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào Sổ Cái tổng hợp. Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi vào sổ chứng từ kế tốn chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán Sổ cái tổng hợp Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết
Kế tốn vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Công Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ Cái tổng hợp lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái tổng hợp và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
3.1.4.3. Chính sách, chế độ kế tốn, chuẩn mực
Chính sách kế tốn:
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 - Đơn vị sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
- Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên
- Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: Phƣơng pháp đƣờng thẳng. - Nộp thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Phƣơng pháp lập dự phòng giảm giá đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn: việc trích lập dự phòng đƣợc thực hiện theo quy định tại thông tƣ 228/2009/TT - BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài Chính.
Chế độ kế toán: Hệ thống kế toán Việt Nam và Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Thực hiện các quy định kế toán theo Luật kế toán và chế độ kế toán theo thơng tƣ 200/2014/TT - BTC, Chuẩn mực kế tốn: Tn theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
3.1.4.4. Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế tốn của cơng ty đƣợc diễn ra thƣờng kỳ.
- Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các chứng từ, nội dung chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trƣớc khi ghi sổ các chứng từ.
- Kiểm tra tình hình chấp hành các nguyên tắc, chế độ, thủ tục kế toán trên sổ sách và trên các báo cáo kế toán nhƣ: Kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản, hình thức ghi sổ sách kế tốn,…
- Kiểm tra bộ máy kế tốn: Kiểm tra việc phân cơng cơng việc cũng nhƣ chức vụ của các thành viên trong bộ máy kế tốn từ đó kịp thời giúp Kế toán
Kế toán vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Công Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
trƣởng thay đổi những yếu tố hạn trong bộ máy kế tốn để đảm bảo đƣợc chất lƣợng cơng việc mà nhà quản lý đề ra.