v SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Ch
2.2. HÌNH THỨC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐỊA ỐC SÀI GÒN:
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển:
Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán,… - Bảng doanh thu theo tiến độ hợp đồng - Phiếu xuất kho
- Hóa đơn GTGT - Bảng kê nộp tiền
- Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng - Phiếu kế tốn tổng hợp
Trình tự luân chuyển:
- Khi khách hàng có nhu cầu mua căn hộ nằm trong các dự án của công ty, nhân viên kinh doanh sẽ trực tiếp hướng dẫn KH tham quan, tìm hiểu chi tiết và cách thức mua bán căn hộ. Hoặc về các sản phẩm, dịch vụ khác sẽ trực tiếp thương lượng yêu cầu kỹ thuật, giá cả… Khi có KH quyết định mua sản phẩm của cơng ty, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng kinh tế (nếu khách hàng là doanh nghiệp, cơng ty), hoặc là cá nhân thì sẽ lập hợp đồng mua bán. Hợp đồng kinh tế lập thành 4 bản, sau khi 2 bên đã ký vào hợp đồng, 2 bản sẽ gửi cho KH, 1 bản lưu theo tên dự án hoặc KH tại phòng kinh doanh, 1 bản lưu theo hợp đồng dự án hoặc đính kèm chung với các chứng từ phát sinh của hợp đồng tại phịng kế tốn. Hợp đồng mua bán lập thành 3 bản, sau khi 2 bên đã ký vào hợp đồng, 1 bản sẽ gửi cho KH, 1 bản lưu theo tên dự án tại phòng kinh doanh, 1 bản lưu theo hợp đồng dự án hoặc đính kèm chung với các chứng từ phát sinh của hợp đồng tại phịng kế tốn. - Sau đó phịng kế tốn sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1 ( màu tím) và liên 3 (màu xanh) lưu tại quyển dùng để lưu trữ và ghi vào các sổ sách kế toán liên quan, liên 2 (màu đỏ) giao cho KH
76 SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Chi
- Dựa vào các điều kiện ghi trong hợp đồng về giao, nhận hàng hóa, giá trị và thời hạn thanh tốn thì các nghiệp vụ sẽ theo đó mà phát sinh. Hàng hóa như ống gang khi xuất kho thì phịng kinh doanh sẽ lập 2 phiếu xuất vật tư theo mẫu cơng ty, khi đã có sự ký duyệt của phó tổng giám đốc, 1 bản giao cho KH, 1 bản lưu tại phòng kế tốn để đính kèm với các chứng từ phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, 1 bản photo lưu tại phòng kinh doanh. Khi giao căn hộ cho KH, phòng kế toán lập 2 bản biên bản bàn giao căn hộ, 1 bản gửi cho KH, 1 bản lưu tại phịng kế tốn để đính kèm với các chứng từ phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, 1 bản photo lưu tại phòng kinh doanh.
- Khi nhận tiền thanh toán bằng tiền mặt của KH, thủ quỹ sẽ lập 2 liên phiếu thu theo mẫu số 01 – TT của Bộ tài chính, sau khi Giám đốc, Kế toán trưởng đã ký duyệt sẽ gửi KH 1 liên, 1 liên lưu theo loại chứng từ kế toán thu-chi tại phịng kế tốn, sau đó thủ quỹ ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt. Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng do KH thanh tốn qua tài khoản, kế toán lưu theo loại chứng từ kế tốn ngân hàng tại phịng kế tốn.
2.2.1.2. Sổ sách kế tốn sử dụng, trình tự ghi sổ,và lưu trữ:
Sổ sách kế toán sử dụng:
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Bảng tổng hợp chi tiết/ Sổ chi tiết 511
- Sổ cái tài khoản 511
77 SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Chi
Trình tự ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Lƣu trữ sổ sách kế toán:
Vì số liệu của cơng ty rất nhiều nên việc lưu trữ trên giấy chỉ dùng khi cần thiết như sẽ in để lưu trữ trên giấy sổ chi tiết tài khoản, phiếu kế toán tổng hợp,....
Phần mềm Asiasoft Accounting 2008 Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết TK 511 Sỉ, thỴ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ chi tiết, tổng hợp TK 511 Sổ Cái TK 511 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Hợp đồng kinh tế,Phiếu thu,
giấy báo có NH, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT...
Các loại bảng tổng hợp, chi tiết khác
78 SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Chi
Ngoài ra, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ tổng hợp tài khoản… chỉ quản lý, lưu trữ dữ liệu trên máy tính.
79 SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Chi
2.2.1.3. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, trong đó chỉ dùng: - Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”
2.2.1.4. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
NV1: Ngày 20/11/2013 ghi nhận doanh thu đợt tiếp theo của căn hộ B15, Phường 7,
Quận 8, TP. Hồ Chí Minh cho Chiêm Mỹ Lan, mã số khách hàng là KH00525, số tiền là 435,272,727 đồng, thuế GTGT là 43,537,273 đồng, khách hàng chưa trả tiền. Ngày 20/11/2013, căn cứ vào Hợp đồng mua bán nhà ở cho Chiêm Mỹ Lan, Bảng doanh thu theo tiến độ hợp đồng, phải thu KH số tiền 478,800,000 đồng (bao gồm thuế GTGT), nhưng do khách hàng chưa trả tiền nên khơng có chứng từ kế tốn, kế tốn thanh toán nhập liệu các tài khoản, số tiền sau:
Nợ TK 131 478,800,000
Có TK 5111 435,272,727 Có TK 33311 43,537,273
vào mục Phiếu kế toán tổng hợp của phần mềm Asiasoft , phần mềm tự động kết xuất ra Phiếu kế toán tổng hợp số 150, ngày 20/11/2013.
NV2: Ngày 20/11/2013 ghi nhận doanh thu bán ống gang cho cơng ty TNHH XD
BCN và DOCTN Hồng Thăng, mã số khách hàng KH01947, theo HĐ 03/HĐOG- 2013 ngày 15/7/2013, số tiền là 454,860,000 đồng, thuế GTGT 10% là 45,486,000 đồng, khách hàng chưa trả tiền.
Ngày 20/11/2013, căn cứ vào bộ Hợp đồng kinh tế số 03/HĐOG-2013 ngày
15/7/2013, phải thu KH số tiền 500,346,000 đồng (bao gồm thuế GTGT), nhưng do khách hàng chưa trả tiền nên khơng có chứng từ kế tốn, kế tốn thanh tốn nhập liệu các tài khoản, số tiền sau:
Nợ TK 131 500,346,000
Có TK 5111 454,860,000 Có TK 33311 45,486,000
vào mục Phiếu kế toán tổng hợp của phần mềm Asiasoft , phần mềm tự động kết xuất ra Phiếu kế toán tổng hợp số 150, ngày 20/11/2013.
80 SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Chi
Dựa vào phiếu kế toán tổng hợp số 150, ngày 20/11/2013, phần mềm sẽ tự động ghi vào các Bảng tổng hợp chi tiết/Sổ chi tiết TK 511,131,333; Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái TK 511,131,333; Sổ tổng hợp TK
511,131,333; Bảng cân đối số phát sinh…
Cuối kì, phần mềm tự động tập hợp doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và ghi phiếu kế toán tổng hợp để kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2013 sang TK 911 số tiền là 97,239,762,392 đồng.
Nợ TK 511 97,239,762,392
Có TK 911 97,239,762,392
Chứng từ đính kèm:
- Phiếu kế tốn tổng hợp số 150, ngày 20/11/2013;
- Hợp đồng kinh tế số 03/HĐOG-2013 ngày 15/7/2013;
- Phiếu xuất vật tƣ đợt 1 theo hợp đồng kinh tế số 03/HĐOG-2013 ngày 15/7/2013;
- Thƣ bảo lãnh thanh toán hợp đồng kinh tế số 03/HĐOG-2013 ngày 15/7/2013;
- Sổ chi tiết TK 511 từ ngày 01/10/2013 đến ngày 31/12/2013; - Sổ chi tiết TK 131 từ ngày 01/10/2013 đến ngày 31/12/2013; - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ năm 2013
- Sổ cái TK 131 từ ngày 01/11/2013 đến ngày 30/11/2013; - Sổ cái TK 3331 từ ngày 01/11/2013 đến ngày 30/11/2013. 2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Các khoản làm giảm trừ doanh thu gồm: chiết khấu thương mại, hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán, tuy nhiên do đặc trưng sản phẩm kinh doanh của công ty là bất động sản (tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh của từng dự án, hay điều kiện tài chính của khách hàng như muốn mua ngay, mua trong vòng 12 tháng…) nên giảm trừ trực tiếp vào tài khoản doanh thu bán hàng 5111, không thông qua tài khoản
81 SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Chi
521- chiết khấu thương mại, 532-giảm giá hàng bán. Kế toán chỉ sử dụng tài khoản hàng bán bị trả lại do thanh lý khi khách hàng trả lại sản phẩm đã mua.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển:
Chứng từ sử dụng:
- Đơn đề nghị thanh lý hợp đồng, Biên bản thanh lý hợp đồng, Biên bản bàn giao
căn hộ;
- Bảng chi tiết hàng bán trả lại ;
- Hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế; - Phiếu chi, báo nợ ngân hàng;
- Hóa đơn GTGT;
- Phiếu kế tốn tổng hợp.
Trình tự ln chuyển
- Khi KH khơng thể tiếp tục thực hiện hợp đồng, KH sẽ làm Đơn đề nghị thanh lý hợp đồng. Khi nhận được đơn đề nghị, phòng kinh doanh sẽ dựa vào giá trị hợp đồng trên hợp đồng mua bán, tổng doanh thu đã thực hiện được trên bảng chi tiết hàng bán trả lại tại phịng kế tốn để lập 3 bản Biên bản thanh lý hợp đồng, sau khi đã được ký duyệt của 2 bên, 1 bản sẽ giao cho KH, 1 bản lưu tại phòng kinh doanh theo dự án, 1 bản lưu theo các chứng từ phát sinh trong quá trình thanh lý hợp đồng tại phịng kế tốn. Sau đó kế tốn lập 2 bản Biên bản bàn giao căn hộ, 1 bản giao cho KH, 1 bản lưu theo các chứng từ phát sinh trong quá trình thanh lý hợp đồng tại phịng kế tốn.
- Kế toán sẽ lập 2 liên phiếu chi theo mẫu số 02-TT của Bộ tài chính khi thanh tốn bằng tiền mặt trả lại số tiền doanh thu đã thực hiện sau khi khấu trừ tiền phạt do vi phạm hợp đồng cho KH, 1 liên gửi KH, 1 liên lưu theo các chứng từ phát sinh trong q trình thanh lý hợp đồng tại phịng kế tốn, sau đó thủ quỹ vào sổ quỹ tiền mặt. Hoặc khi kế toán nhận được giấy báo nợ ngân hàng do chuyển trả lại tiền cho KH bằng tài khoản sẽ lưu lại theo chứng từ ngân hàng cùng loại.
2.2.2.2. Sổ sách kế tốn sử dụng, trình tự ghi sổ,và lưu trữ:
82 SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Chi
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Bảng tổng hợp chi tiết/ Sổ chi tiết 531
- Sổ cái tài khoản 531
- Sổ tổng hợp tài khoản 531,…
Trình tự ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Lƣu trữ sổ sách kế toán: Phần mềm Asiasoft Accounting 2008 Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết TK 531 Sỉ, thỴ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ chi tiết, tổng hợp TK 531 Sổ Cái TK 531 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Biên bản thanh lý hợp đồng,phiếu chi, giấy báo nợ
NH, hóa đơn GTGT...
Các loại bảng tổng hợp, chi tiết khác
83 SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Chi
Vì số liệu của cơng ty rất nhiều nên việc lưu trữ trên giấy chỉ dùng khi cần thiết như sẽ in để lưu trữ trên giấy sổ chi tiết tài khoản, phiếu kế toán tổng hợp,… Ngoài ra, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ tổng hợp tài khoản… chỉ quản lý, lưu trữ dữ liệu trên máy tính.
2.2.2.3. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 5311 “Hàng bán bị trả lại do thanh lý”
2.2.2.4. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
NV1: Ngày 21/11/2013 ghi nhận Bùi Anh Dũng, mã số khách hàng là KH01190
trả lại căn B1409 Saigonres Tower trị giá 732,412,073 đồng, thuế GTGT là 66,427,927
đồng.
Ngày 21/11/2013, căn cứ Biên bản thanh lý hợp đồng số 114/BB-KD ngày 02/10/2013, Bảng chi tiết hàng bán trả lại căn hộ chung cư Saigonres Tower quý 4/2013, do khơng có phát sinh chứng từ kế tốn, kế toán thanh toán nhập liệu các nghiệp vụ sau vào phần mềm Asiasoft tại mục Phiếu kế toán tổng hợp:
Nợ TK 5311 732,412,073 Nợ TK 33311 66,427,927
Có TK 131 798,840,000
phần mềm tự động kết xuất ra Phiếu kế toán tổng hợp số 136, ngày 21/11/2013.
NV2: Ngày 21/11/2013 Huỳnh Công Sang, mã số khách hàng KH01245 trả lại
căn A 316 Saigonres Tower trị giá 581,051,158 đồng, thuế GTGT là 53,948,842 đồng, ghi giảm công nợ cho khách hàng.
Ngày 21/11/2013, căn cứ Biên bản thanh lý hợp đồng số 106/BB-KD ngày
02/10/2013, Biên bản bàn giao căn hộ số 105/BB-KD ngày 02/10/2013, Bảng chi tiết hàng bán trả lại căn hộ chung cư Saigonres Tower q 4/2013, do khơng có phát sinh chứng từ kế toán, kế toán thanh toán nhập liệu các nghiệp vụ sau vào phần mềm Asiasoft tại mục Phiếu kế toán tổng hợp:
a) Nợ TK 5311 581,051,158 Nợ TK 33311 53,948,842
84 SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Chi
b) Nợ TK 131 182,000,000
Có TK 711 182,000,000
phần mềm tự động kết xuất ra Phiếu kế toán tổng hợp số 136, ngày 21/11/2013. Dựa vào phiếu kế toán tổng hợp số 136, ngày 21/11/2013, phần mềm sẽ tự động ghi vào các Bảng tổng hợp chi tiết/Sổ chi tiết TK 531,131,333,711; Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái TK 531,131,333,711; Sổ tổng hợp TK 511,131,333,711; Bảng cân đối số phát sinh…
Cuối kì, phần mềm tự động tập hợp các khoản giảm trừ doanh thu kết chuyển sang TK 511 làm giảm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu năm 2013 sang TK 511 số tiền là 4,164,186,012 đồng.
Nợ TK 511 4,164,186,012
Có TK 531 4,164,186,012
Chứng từ đính kèm:
- Phiếu kế tốn tổng hợp số 136, ngày 21/11/2013;
- Bảng chi tiết hàng bán trả lại căn hộ chung cƣ Saigonres Tower quý 4/2013; - Biên bản thanh lý hợp đồng số 114/BB-KD ngày 02/10/2013;
- Biên bản bàn giao căn hộ số 105/BB-KD ngày 02/10/2013; - Biên bản thanh lý hợp đồng số 106/BB-KD ngày 02/10/2013; - Sổ chi tiết TK 131 từ ngày 01/10/2013 đến ngày 31/12/2013; - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ năm 2013;
- Sổ cái TK 531 từ ngày 01/11/2013 đến ngày 30/11/2013; - Sổ cái TK 3331 từ ngày 01/11/2013 đến ngày 30/11/2013. - Sổ cái TK 131 từ ngày 01/11/2013 đến ngày 30/11/2013; 2.2.3. Giá vốn hàng bán:
- Giá vốn hàng bán là giá thành thực tế của lao vụ, dịch vụ hoàn thành và đã được xác định là tiêu thụ và phải phù hợp với doanh thu.
- Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho với giá trị được xác định như sau:
85 SVTH: Phạm Nguyễn Diễm Chi
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Giá vốn thực tế theo phương pháp bình quân gia quyền.
Thành phẩm, hàng hóa: Giá vốn thực tế theo phương pháp thực tế đích danh.
- Giá vốn hàng bán chủ yếu của cơng ty là các cơng trình, dự án chung cư căn hộ được tính gồm tập hợp các chi phí xây dựng cơ bản như mua đất, đền bù hỗ trợ di dời, thuế sử dụng đất, cơ sở hạ tầng, hoa hồng nhân viên kinh doanh…và căn cứ vào diện tích, kết cấu xây dựng, kỹ thuật, mục đích sử dụng của từng căn hộ mà có giá vốn khác nhau. Chi phí giá vốn của các cơng trình, dự án được trích trước hay phân bổ trong kỳ phát sinh để phù hợp với nguyên tắc của kế toán.
- Dùng phần mềm Asia được thiết lập chương trình tính chi phí giá thành phù hợp