CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.2 Phân tích kiểm soát tồn kho của công ty Scavi Huế
2.2.4 Thực trạng quàn lý hàng hóa trong kho
Lập danh mục hàng hóa
Hàng hóa nhập về kho theo sốinvoice, PO, khách hàng, loại hàng, màu sắc… và được cập nhật vào hệ thống kế tốn với các thơng tin trên kem theo vị trí của hàng đóở trong kho. Chúng đượcđược phân thành nguyên liệu may, phụ liệu may và phụ liệu đóng gói và đưa về các kho, khu vực tươngứng.
Định vị kho bãi và hệ thống số lô hàng
Kho nguyên phụ liệu may:được lắp gồm 12 shelf 4 tầng, và có 24 ơ một
shelf. 12 shelf được đánh số từ 1 đến 12, các tầng đánh ký hiệu A B C D và các ô được đánh số 1 đến 24. Từ quy định đánh số shelf như trên ta có các vị trí. Ví dụ: 2A4 nghĩa là shelf 2 tầng 1 ơ số 4.
Các vị trí shelf cũng được quy định lưu theo khách hàng, loại hàng. Như vậy, với hệ thống số lơ hàng thì hàng hóa nhập vào kho sẽ được cập nhật vị trí thích hợp được lưu vào hệ thống kế toán.
Các shelf cũng được gắng kèm các bảng thẻ kho. Bảng thẻ kho gồm các vị trí để bỏ thẻ kho theo các ô, các thẻo kho sẽ được cập nhật liên tục số liệu nhập – xuất – tồn. Do đó, với một bảng thẻ kho được tiến hành ghi chép nghiêm túc có thể phản ánh đúng thực tế hàng trong kho.
Trênđó có gắn các thẻ để nhận biết NPL mới nhập về hay đã nhập về lâu. Thẻ vàng: thể hiện NPL nhập về trong vòng dưới 2 tuần, thẻ xanh thể hiện NPL nhập về 2 đến 4 tuần. Thẻ đỏ thể hiện NPL nhập về trên 4 tuần.
Phỏng vấn anh Hồ Quốc Bảo – nhân viên cấp phát:
- Hỏi: Các shelf có quy định vị trí theo khách hàng nhưng tại sao thực tế lại bị lẫn lộn vậy?
- Trả lời: Các loại hàng nhập về theo các đợt khách nhau, nên đơi khi hàng này về nhiều quá phải bỏ sang vị trí của người khác để tạm. Khi vị trí
trống sẽ chuyển về lại
- Hỏi: Em được biết là mỗi nhân viên được quy định vị trí chưa hàng theo loại hàng của mình. Vậy khi mà hàng chất các vị trí khác lâu ngày có bị lãng qn khơng? Hay nhân viên nghỉ việc khơng bàn giao thì có bị thất lạc.
- Trả lời: cũng có nhiều trường hợp, nhưng với lượng hàng nhiều như thế này, việc chuyển đi chuyển lại sẽ mất thời gian và khơng có thời gian để cấp hàng.
- Hỏi: Em thấy trên các shelf vẫn còn hàng tồn từ các năm kiểm kê từ 2014, có nghĩa nó trước 2014. Tại sao vẫn cịnở trên shelf?
- Trả lời: Đó là các hàng sản xuất mà dư tồn, khơng sản xuất cho đơn hàng đó nữa. Nó cũng khơng có kế hoạch sản xuất nên để vậy.
Kho phụ liệu đóng gói: Chứa phụ liệu đóng gói cho tất cả hàng hóa mà cơng ty sản xuất. Gồm nhiều đường luồng chứa hàng.
Phỏng vấn anh Phan Quang Triển – nhân viên cấp phát:
- Hỏi: Hàng hóa chồng chất và chất tràng ra cả lối đi thế này thì saođám bảo tìmđược hàng?
- Trả lời: Mỗi nhân viên thì họ nắm hàng mà họ cấp, họ sẽ nhớ vị trí của hàng họ. Phụ liệu về nhiều nên có vị trí cứ để vào, nên nó nằm ở nhiều nơi khác nhau, đôi khi bị lẫn sang hàng khác và đôi khi lại phải vất vả để tìm hàng.
Phỏng vấn anh Nguyễn Như Ngọc Trai – phụ trách kho:
- Hỏi: Lượng hàng trong kho phụ liệu đóng gói bị chống chất, tại sao chúng ta khơng lắp đặt các shelf để có thêm thể tích chưa?
- Trả lời: Kho 3 khá là thấp, do đó nếu lắp các shelf thì khơng nhiều lắm. Trong khi quy định khoảng cách shelf đến hệ thống chữa cháy là 1 mét, chi phí lại khá lớn nên khơng thể thi cơng?
khơng có xử lý?
- Trả lời: Lượng hàng tồn này nếu bán thanh lý thì giá chỉ 20%, nên khơng thể bán được và chúng cũng chưa có kế hoạch sản xuất. Đồng thời, cơng tác thanh lý trải qua nhiều khâu nên rất khó khăn. Hiện tại anh đang đề xuất việc rút ngắn quy trình thanh lý.
Nhận xét:Quản lý tồn kho tại công ty vẫn chưa được hiệu quả, có thể cụ thể
qua các yếu tố sau:
Thứnhất, có nguyên tắc sắp xếp nhưng thực tế chưa thực hiện đúng nguyên tắc trên. Dẫn đến hàng hóa sắp xếp sai vị trí và khó kiểm sốt.
Thứ hai, sự quản lý tồn kho phụ thuộc phấn lớn ở nhân viên kho. Đó là nguyên nhân cho hiện trạng nhân viên nắm giữ lượng hàng hóa mình phụ trách. Nếu có sự cố thì bản thân nhân viên mới có thể xử lý dễ dàng nhất.
Thứ ba, hệthống hạ tầng kho chưa đảm bảo để định vị hàng trong kho. Chưa đủ khơng gian để chứa cũng như vị trí để kiểm tra
Thứ tư, hệ thống thẻ kho vẫn chưa được nhân viên thực hiện đầy đủ. Ghi chép xuất – nhập – tồn không đảm bảo. Bên cạnh đó, phần lớn các thẻ màuđỏ là chủ yếu cho thấy lượng hàng tồn kho vượt quá thời gian quy định. Mà thực tế công ty vẫn chưa đưa ra giải pháp để giải quyết vấn đề này.
Thứ năm, chưa có chính sách cụ thể cho việc xử lý hàng tồn hiệu quả. Nhà quản trị cho tồn kho là hiển nhiên và mặc nhiên khơng xử lý nhanh chống vì khơng có giải pháp tốt.