1.4. Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.4.1.3. Trình tự hạch tốn
Theo quy định của pháp luật, nghiệp vụ hạch toán bảng lương được thực hiện vào cuối tháng. Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định các hạch toán kế toán liên
quan đến phải trả cho người lao động, trong đó, đối với kế tốn tiền lương có thể có một số nghiệp vụ như sau:
Hạch toán tiền lương phải trả người lao động
Nợ TK 641: Lương của bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Lương của bộ phận quản lý Nợ TK 622: Lương của bộ phận sản xuất
Có TK 334: Tổng lương phải trả
Hạch tốn thuế TNCN phải nộp:
Nợ TK 334
Có TK 3335
Khi ứng trước hoặc thực trả tiền lương, tiền công cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348) Có các TK 111, 112,...
Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp bằng sản phẩm, hàng hoá, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
Trường hợp tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ các TK 623, 627, 641, 642
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả (đơn vị có trích trước tiền lương nghỉ phép) Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341).
Sơ đồ 1.1. Quy trình hạch toán tiền lương TK 338 (3383,3384) TK1388 TK334 TK 141 TK 333 (3338) TK 111, 112 TK 622,627,641,642 TK 338 (3383) TK 431 (4) Tiền bồi thường khấu trừ vào lương
(5) Tiền tạm ứng khấu trừ vào lương
(6) Thuế thu nhập cá nhân phải nộp
(7) Trích BHXH, BHYT 6% trừ vào lương người lao động
(8) Chi trả lương cho người lao động
(1) Tính lương cho: CNV, CNPX, NVBH, NVQLDN
(2) BHXH phải trả cho người lao động
(3) Tính thưởng từ quỹ KTPL đưa vào lương
1.4.2 Kế toán các khoản trích theo lương
1.4.2.1. Chứng từ sử dụng
Nhóm chứng từ liên quan đến các khoản trích theo lương
- Chứng từ phân bổ KPCĐ, BHXH, BHTN, BHYT để phản ánh số trích lập và phân bổ các khoản bảo hiểm, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Phiếu nghỉ hưởng BHXH
- Bảng thanh toán BHXH
- Chứng từ thanh toán : Phiếu chi, phiếu báo nợ của ngân hàng..
Các chứng từ trên là cơ sở để kiểm tra, tính tốn và hạch toán tiền lương và các khoản thanh toán khác với người lao động trong và ngồi doanh nghiệp. Đồng thời nó cũng là cơ sở để cơ quan chức năng kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện các quy định, chế độ về chính sách tiền lương, tiền thưởng của doanh nghiệp.
1.4.2.2. Tài khoản sử dụng
TK 338 – PHẢI TRẢ, PHẢI NỘP KHÁC TK 338 “Phải trả phải nộp khác
Phát sinh giảm bên nợ các khoản:
Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cấp trên Các khoản chi thuộc BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Phát sinh tăng bên có, các khoản:
Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo chế độ quy định Số BHXH được cấp trên cấp bổ sung
SDCK: Dư Có:Khoản đã trích chưa sử dụng hết TK 338 có các TK cấp 2 như sau:
TK 3382 : Kinh phí cơng đồn (KPCĐ) TK 3383 : Bảo hiểm xã hội (BHXH) TK 3384 : Bảo hiểm y tế (BHYT)
TK 3389 : Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
Nợ TK 334
Có TK 3383 - BHXH (8% x lương cơ bản của tồn DN). Có TK 3384 - BHYT (3% x lương cơ bản của tồn DN). Có TK 3386 - BHTN (1% x lương cơ bản của tồn DN).
Hạch tốn trích bảo hiểm của DN chịu
Nợ TK 641:
Có TK 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận bán hàng. Có TK 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận bán hàng. Có TK 3386: 1,5% x lương cơ bản của bộ phận bán hàng. Nợ TK 642:
Có TK 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận quản lý. Có TK 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận quản lý. Có TK 3386: 1,5% x lương cơ bản của bộ phận quản lý. Nợ TK 622:
Có TK 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận sản xuất. Có TK 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận sản xuất. Có TK 338 6: 1,5% x lương cơ bản của bộ phận sản xuất.
Hạch tốn trích kinh phí cơng đồn (nếu có)
Nợ TK 642
Có TK 3382: 2% x Lương thực tế
Sơ đồ 1.2. Hạch tốn các khoản trích theo lương
TK622,627,641,642 TK334 TK338 (1)Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào CPSX (3)Số BHXH phải trả thay
Lương cho nhân viên
TK334 TK111,112 (2)Khấu trừ lương tiền nộpBHXH, BHYT, KPCĐ
(4)Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
TK111 ,112 (5)Nhận khoản hoàn trả của cơ
quan BHXH về khoản DN đã chi
1.4.3. Hình thức sổ kế tốn
Để việc hạch toán tiền lương được chuẩn xác, kịp thời cung cấp thông tin cho người quản lý, hệ thống sổ sách và quy trình ghi chép địi hỏi phải được tổ chức khoa học, hợp lý, vừa đảm bảo chính xác, vừa giảm bớt lao động cho người làm cơng tác kế tốn.
Theo chế độ kế tốn hiện hành, việc tổ chức hệ thống sổ sách do doanh nghiệp tự xây dựng dựa trên 4 hình thức sổ do Bộ Tài chính quy định, đồng thời căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc tổ chức hạch toán tiền lương tiến hành theo các hình thức như sau:
* Hình thức nhật ký chung:
Đây là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ nhật ký gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào Sổ cái. Ngoài ra để thuận tiện cho việc ghi chép Nhật ký chung có thể mở các nhật ký phụ cho các tài khoản chủ yếu. Định kỳ cộng các nhật ký phụ lấy số liệu vào nhật ký chung rồi vào sổ cái. Đối với các đối tượng cần theo dõi chi tiết thì kế tốn mở các sổ, thẻ chi tiết, lấy số liệu so sánh đối chiếu với sổ nhật ký và sổ cái.
Phần hành kế tốn tiền lương theo hình thức sổ này được tổ chức như mọi phần hành khác nghĩa là khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung, cuối tháng hay định kỳ kế toán sẽ căn cứ vào nhật ký chung, loại bỏ các số liệu trùng rồi phản ánh vào sổ cái. Nếu cần thiết có thể tổ chức sổ kế toán chi tiết về tiền lương. Cuối kỳ lập các báo cáo.
Hình thức nhật ký chung đơn giản, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nhưng lại có nhược điểm hay ghi trùng, mỗi chứng từ thường được vào ít nhất 2 sổ nhật ký trở lên. Bởi vậy, cuối tháng sau khi cộng số liệu từ các sổ nhật ký, kế toán phải loại bỏ các số liệu trùng lắp rồi mới ghi vào sổ cái.
Sổ cái TK 334, TK
338 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối SPS
Báo cáo tài chính Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chi tiền Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết TK 334, TK 338
Sơ đồ 1.3. Hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra * Hình thức chứng từ ghi sổ:
Hình thức này rất đơn giản, dễ áp dụng. Theo hình thức này thì việc ghi sổ kế tốn tổng hợp được chi thành 2 quá trình riêng biệt: ghi theo trình tự thời gian, ghi theo hệ thống được ghi ở sổ cái. Việc ghi chép được tiến hành theo trình tự như sau:
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc của các nghiệp vụ về tiền lương, lập chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổ này được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt rồi
chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái tài khoản 334. Khái quát lại ta có sơ đồ như sau:
Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 1.4)
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
* Hình thức nhật ký sổ cái:
Đây là hình thức ghi chép kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo hệ thống vào trong một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái. Trên sổ này gồm phần nhật ký phản ánh trình tự phát sinh các nghiệp vụ qua phần chứng từ và phần sổ cái phản ánh theo cả 2 bên Nợ, Có của tài khoản. Hình thức này chi thường áp dụng ở các đơn vị nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sơ đồ hình thức ghi sổ cái (Sơ đồ 1.5) Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ KT gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái TK 334, 338 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đốitài khoản
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sơ đồ 1.5 Hình thức nhật ký sổ cái
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Hình thức nhật ký chứng từ:
Đây là hình thức kết hợp phản ánh theo thời gian với hệ thống, vừa kết hợp hạch toán tổng hợp và chi tiết. Do đó đã giảm bớt một phần đáng kể khối lượng công việc, giúp cho việc cung cấp thông tin quản lý được kịp thời và nâng cao năng suất lao động bằng sự chun mơn hố.
Trong tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lương sử dụng các loại sổ như sau:
- Bảng phân bổ số 1: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng chịu phí.
- Bảng kê số 4: tập hợp chi phí nhân cơng trực tiếp từng phân xưởng và chi phí nhân viên quản lý phân xưởng.
- Bảng kê số 5: tập hợp chi phí nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý phân xưởng. - Nhật ký chứng từ số 10: Theo dõi các tài khoản có quan hệ với TK 334.
Chứng từ gốc Sổ quỹ tiền mặt Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết
TK 334, 338
Bảng tổng hợp chi tiết
- Nhật ký chứng từ số 1, 2: phản ánh việc thanh toán tiền lương. - Sổ cái TK 334.
Sơ đồ hình thức ghi nhật ký chứng từ( Sơ đồ 1.6)
Sơ đồ 1.6.Hình thức nhật ký chứng từ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết TK 334, 338 Bảng kê
Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Sổ cái TK
334, 338
CHƯƠNG 2 – THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CƠNG TY TNHH GIAO NHẬN
VIBTRANS VIỆT NAM
2.1. Tổng quan về công ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt Nam
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt
Nam
Tên giao dịch: VIBTRANS CO., LTD
Loại hình hoạt động: Cơng ty TNHH Hai Thành Viên trở lên Mã số thuế: 0106159865
Địa chỉ: P606 tháp A1, Tòa Nhà Indochina Plaza HN, 239 Xuân Thủy, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
Đại diện pháp luật: Bùi Việt Quang Ngày cấp giấy phép: 12/11/2012
Ngày hoạt động: 01/09/2013 (Đã hoạt động 8 năm) Số lao động: 70
Vốn điều lệ: 12.000.000.0000(Mười hai tỷ đồng chẵn)
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt Nam2.1.2.1. Chức năng 2.1.2.1. Chức năng
- Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hóa XNK, hàng ngoại giao…
- Tư vấn các vấn đề giao nhận, vận tải và các vấn đề khác có liên quan
- Thực hiện kinh doạnh vận tải công cộng phù hợp với quy định của nhà nước - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến giao nhận vận tải như: thay mặt chủ hàng làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan, các thủ tục giao nhận tại Cảng, giám định, kiểm định, mua bảo hiểm hàng hóa
- Tổ chức dịch vụ đại lý đường biển, đường hàng không, môi giới thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa đến ga, cảng hoặc điểm nhận cuối cùng khác ở trong nước và nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của công ty và các đơn vị trực thuộc theo quy chế hiện hành.
- Bảo đảm việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, làm chọn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
- Nghiên cứu tình hình thị trường, dịch vụ giao nhận, kho vận, đề ra các biện pháp nhằm thu hút khách hàng, củng cố và nâng cao uy tín của cơng ty trên thị trường trong và ngồi nước.
- Đối với những hàng hóa khơng qua cảng (khơng lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác giao hàng trực tiếp với người vận tải.
- Khi được ủy thác giao hàng xuất khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó.
- Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng. - Việc giao hàng có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
2.1.3. Công nghệ sản xuất của một số hàng hoá hoặc dịch vụ chủ yếu
Giới thiệu quy trình cơng nghệ sản xuất
Có thể khái qt quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt Nam như sau:
(Nguồn : Phòng thủ tục hải quan )
Sơ đồ 2.1: Quy trình thủ tục hải quan hàng nhập khẩu tại cơng ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt Nam
Trình bày nội dung cơ bản các bước cơng việc trong quy trình cơng nghệ.
Bước 1: Đăng ký mở tờ khai hải quan
Đăng ký mở tờ khai hải quan Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá hàng Kiểm tra thực tế hàng hóa Đóng lệ phí, đóng dấu thơng quan và nhận lại tờ khai Phúc tập hồ sơ hải quan
Nhân viên bộ phận hải quan khai các thông tin nhập khẩu bằng nghiệp vụ IDA trước khi đăng ký tờ khai nhập khẩu. Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình IDA , người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào.
Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ đến chi cục hải quan đã đăng ký và nộp cho nhân viên tiếp nhận tại ô số đã được thông báo trên tờ khai hải quan điện tử đã được phân luồng. Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ kỹ lưỡng, hải quan sẽ nhập mã số thuế của doanh nghiệp trên hệ thống để kiểm tra xem doanh nghiệp có nợ thuế cũng như có được ân hạn thuế hay khơng.Nếu doanh nghiệp cịn nợ thuế thì hải quan sẽ in Giấy thông báo cưỡng chế thuế, doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế hoặc làm cơng văn xin nợ thuế thì mới có thể giải tỏa hàng hóa. Sau khi hải quan nhập thông tin của doanh nghiệp vào máy, thông tin sẽ được xử và đưa ra mức độ kiểm tra hay còn gọi là kết quả phân luồng
Bước 2 : Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá hàng hóa và thuế
Nhân viên giao nhận sau khi làm thủ tục đăng ký tờ khai sẽ chuyển bộ hồ sơ cho hải quan tính thuế. Hải quan tính thuế sẽ kiểm tra xem thuế đã được tình đúng hay chưa và ghi kết quả lên Phiếu ghi kết quả kiểm tra thuế. Nếu thuế đã được tính đúng thì sẽ tiếp tục thông quan cho doanh nghiệp. Nếu tờ khai của doanh nghiệp được phân luồng xanh thì hải quan tính thuế sẽ in số tiền phải thu để cho doanh nghiệp đóng thuế và kết thúc thủ tục . Nếu hồ sơ bị phân luồng vàng, đỏ thì hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ.
Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Sau khi được kiểm tra tính thuế xong, hải quan tính thuế sẽ chuyển hồ sơ sang cho cán bộ hải quan kiểm hóa.