2.1.6.4 .Các chính sách, chế độ kế tốn áp dụng
3.2. Các giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn tiền lương và các khoản trích
3.2.2. Về công tác quản lý lao động
- Việc theo dõi thời gian làm việc của người lao động để chấm khơng có mặt “ –“ , hay nghỉ có phép ốm “ơ ” khơng hồn theo giấy nghỉ phép theo quy định. Chỉ cần người nghỉ có báo miệng trước cho người chấm cơng thì coi như ngày nghỉ đó của họ là có phép.Thêm vào đó, Cơng ty ncũng khơng có quy định số ngày nghỉ phép tối đa được hưởng lương. Đây là một sơ hở rất lớn của lãnh đạo, và kế toán lương vốn rất biết điều này nhưng khơng hề có góp ý với phịng tổ chức hành chính - nơi theo dõi chấm cơng, là một theo sai sót khơng đáng có và cũng khơng nên tiếp tục để tình trạng này tồn tại, tái diễn. Nó sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến kỷ luật của công ty
- Công ty cần đẩy mạnh công tác khen thưởng, lấy vật chất làm đòn bẩy kinh tế để kích thích sản xuất khơng ngừng phát triển. Em xin đưa ra một số kiến nghị về khen thưởng như sau:
+ Đối với những nhân viên làm lâu năm, có năng lực tốt thì cơng ty nên có thêm một khoản phụ cấp thâm niên hoặc tiền thưởng đối với kết quả của họ.
+ Đối với những nhân viên đi làm đầy đủ số cơng quy định thì nên khuyến khích họ bằng tiền lương chuyên cần với mức phụ cấp là 200.000đ/tháng.
+ Đối với những công nhân trực tiếp sản xuất cũng như cơng nhân th ngồi, nên thưởng cho họ nếu họ làm vượt mức kế hoạch, hồn thành cơng việc trước thời hạn mà vẫn đảm bảo về chất lượng sản xuất, từ đó mang lại uy tín cho cơng ty.
+Mỗi năm một lần có thể trích từ quỹ phúc lợi để tổ chức cho công nhân viên đi tham quan, tham gia các hoạt động thể thao văn nghệ. Như vậy cơng ty sẽ tạo được niềm tin và sự nhiệt tình trong cơng việc, trong tập thể người lao động.
+Bên cạnh cơng tác khen thưởng, cơng ty phải áp dụng chính sách xử phạt nghiêm minh đối với những trường hợp vi phạm quy định của công ty như: đi làm muộn, nghỉ làm khơng lý do, chấm cơng gian lận, khơng hồn thành kế hoạch, chỉ tiêu giao khốn hoặc những vi phạm làm tăng chi phí sản xuất, khơng đảm bảo chất lượng sản phẩm
3.2.3. Về cơng tác tính lương, các khoản trích theo lương, thanh tốn lương
- Cơng ty nên áp dụng hình thức trả lương cho người lao động thơng qua tài khoản tiền gửi ở Ngân hàng. Việc thanh toán lương qua thẻ mang lại lợi ích cho cả 2 phía doanh nghiệp và người lao động. Nó làm giảm bớt sự lưu thơng về tiền mặt, cồng kềnh trong quá trình vận chuyển. Về phía doanh nghiệp, giúp giảm được khối lượng cơng việc cho phịng kế tốn, tránh rủi ro trong q trình vận chuyển tiền. Về phía lao động, họ có thể chủ động trong việc lĩnh lương mà không mất thời gian chờ đợi, xếp hàng lấy lương.
- Tiến hành thanh toán lương 2 lần trong tháng để người lao động bớt khó khăn hơn trong cuộc sống sinh hoạt
- Ngồi việc theo dõi chặt chẽ ngày công đi làm qua “Bảng chấm công” Công ty cần theo dõi thêm số giờ làm việc của mỗi lao động. Nếu một lao động làm việc khơng đủ số giờ theo quyết định thì thực hiện trừ công theo giờ và nếu người lao động làm việc thêm giờ thì nên lập thêm chứng từ “Phiếu báo làm thêm giờ” cùng mức thưởng hợp lý để thực hiện việc trả lương đúng đắn và khuyến khích người lao động tăng năng suất công việc.
- Đối với công nhân làm ca đêm: Người lao động làm đêm, phụ cấp không chỉ dừng lại ở ăn tối mà cịn có phụ cấp ăn đêm, cuối tháng được phát sữa, số lượng phụ thuộc vào số cơng làm thêm đêm. Làm đêm thường xun thì được phát 3 hộp sữa/ tháng. Làm đêm không thường xuyên tùy vào số công sẽ được nhận từ 1 -> 2 hộp sữa / tháng. Mức lương áp dụng cho lao động làm thêm đêm:
- Tiền lương làm đêm = tiền lương giờ x số giờ làm việc x 35%
Để phù hợp và khuyến khích người lao động, cường độ làm việc tăng gây căng thẳng mệt mỏi, Cơng ty nên có đơn giá tiền cơng làm thêm giờ. Có thể áp dụng như sau:
Mức lương
Lương làm thêm giờ = : 8 giờ x Số giờ làm thêm x 150% số ngày làm việc trong tháng
Cuối tháng thống kê tổ sản xuất hoặc phụ trách phịng tiến hành tổng hợp số cơng làm thêm giờ cho từng người, chuyển lên phịng KTTC để tính ra lương và lập bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
3.2.4. Về thủ tục và các chứng từ, sổ kế toán liên quan
+ Việc chấm công cần phải quan tâm chặt chẽ tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, nếu rõ trường hợp đi muộn về sớm thậm chí làm việc nữa ngày để đảm bảo sự cơng bằng cho những ngươì thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại cơ quan.
+ Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất như các xưởng thiết kế, các phòng ban khác mặc dù áp dụng chế độ lương khốn theo từng cơng trình, từng dự án song cũng phải có bảng chấm cơng để kế tốn tiền lương cịn có cơ sở xác định chính xác số tiền được hưởng khi nghỉ hưởng lương hoặc được hưởng chế độ BHXH, BHYT,…
+ Mỗi bảng ứng lương cơng trình đối với bộ phận trực tiếp sản xuất cần ghi rõ cơng trình, dự án tránh trường hợp nhầm lẫn đã xảy ra khi ứng lương mà ghi nhầm vào cơng trình. Mặt khác các cơng trình có tên gần sát hoặc trùng nhau, chỉ khác tên chủ đầu tư nên khi kế tốn lương đối chiếu với kế tốn cơng nợ hoặc kế toán chi tiết tiền mặt mới thấy được sự nhầm lẫn đó.
+ Bảng chia lương sản lượng vào cuối Quý II hoặc cuối năm cần chia cụ thể theo từng người, từng chủ nhiệm đồ án. Công ty nên xem xét việc chia lương vào những niên độ đó theo chủ nhiệm đồ án để họ tự trả lương cho các cán bộ phòng ban khác tham gia vào dự án.
Về tài khoản kế tốn:
+ Cơng ty nên áp dụng tài khoản 136 - Phải thu nội bộ, trong đó coi các xưởng sản xuất, các phòng ban như một đơn vị nội bộ cần xác định công. Theo em, làm được như vậy có 3 ưu điểm sau:
Thứ nhất, Cơng ty quản lý được vốn của mình được chặt chẽ hơn, tránh nhầm lẫn
giữa các cơng trình, các đơn vị tự theo dõi về các khoản ứng của mình và thanh tốn.
Thứ hai, Công ty sẽ coi các khoản ứng như là một khoản cơng nợ cần tính lãi,
hạn chế việc cơng trình kéo dài khơng thực hiện trong khi tiền vẫn ứng.
Thứ ba, Kế tốn tiền lương sẽ khơng lúng túng trong việc định khoản kế toán mà
chỉ cần hạch toán các khoản ứng lương hàng tháng theo tài khoản phải thu nội bộ các đơn vị, ví dụ như: TK136.1 - Phải thu xưởng TK Số 1; TK 136.2 - Phải thu Xưởng TK Số 2;….
+ Công ty nên áp dụng thêm các tài khoản chi tiết lương ví dụ như: 334.1 - Lương cơ bản; TK334.2 - Lương sản lượng; TK334.3 - Lương khoán;….
+ Về phương pháp kế toán
Cơng ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung. Đây là hình thức kế tốn tương đối đơn giản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, so sánh số liệu nhất là đối với tiền lương và các khoản trích theo lương. Hơn nữa việc cơng ty áp dụng phần mềm kế tốn đã giảm thiểu được khối lượng cơng việc lớn của kế tốn nhưng bên cạnh đó cũng có những bất cập như phần mềm chưa thay đổi kịp mẫu biểu thì kế tốn lại phải chờ đợi, mất thời gian. Do đó kế tốn bị lệ thuộc vào phần mềm kế tốn, hạn chế tính sáng tạo và chủ động của kế toán trong việc sáng tạo những mẫu biểu của kế toán quản trị. Các mẫu biểu của phần mềm là cố định nên kế tốn khi có u cầu về mẫu báo cáo mới sẽ bị lệ thuộc công ty phần mềm làm cho tiến độ báo cáo bị chậm lại
Ngoài ra Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung cịn nhiều vướng mắc như các số liệu thường phát sinh tại thời điểm nào, của phần hành nào được hoạch toán vào phần hành đó, cuối tháng mới tổng hợp và ghi vào sổ nên làm cho khối lượng cơng việc kế tốn thường dồn vào cuối tháng, lãng phí lao động khơng cần thiết, ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin không kịp thời
- Hoàn thiện chứng từ và luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương
Nhìn chung, hiện này tại Cơng ty TNHH Giao nhận Vibtrans Việt Nam về việc lập chứng từ các khoản thanh toán cho người lao động là phù hợp các mẫu biểu mà Chế độ kế toán VN ban hành và áp dụng. Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ trải qua nhiều công đoạn, và một phần đối chiếu chốt sổ liệu liên quan tới Cơ quan Bảo hiểm, nên việc thực hiện song các chứng từ cần có thời gian mới đối chiếu được kết quả chính xác
Các nghiệp vụ liên quan tới các khoản thanh toán cho người lao động phát sinh trong tháng được kế toán thực hiện, phản ảnh và ghi chép kịp thời vào cuối tháng, đối chiếu với Cơ quan bảo hiểm cũng làm cuối tháng nhưng mãi tới mùng 10 tháng kế tiếp mới có kết quả thơng báo đối chiếu của cơ quan Bảo hiểm, nên việc ghi nhận vào sổ kế tốn nhiều khi xảy ra sai sót giữa tháng trước và sau trong kỳ kế toán. Để thực hiện được điều này, các chính sách, quy định của nhà nước cần được điều chính để thiết thực với Doanh nghiệp, nhằm khắc phục những mặt nhìn thấy, từ đó hồn thiện mình hơn
- Hồn thiện sổ kế tốn chi tiết các khoản thanh toán với người lao động
Về sổ kế toán chi tiết , khi kế toán cập nhật các chứng từ phần mền sẽ tự động hoạch toán, cho phép kế toán xem được tất cả các loại sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương đã phản ánh đúng và đầy đủ các khoản tính vào chi phí, các khoản trích cho các cán bộ cơng nhân viên từng phịng ban, từng bộ phận rõ ràng, cụ thể
- Hồn thiện sổ kế tốn tổng hợp các khoản thanh tốn với người lao động
Hình thức sổ kế tốn tổng hợp hiện nay của Cơng ty rất phù hợp với hình thức sổ Nhật ký chung mà Công ty đang áp dụng, Sổ tổng hợp phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ tăng giảm lương và các khoản trích theo lương trong kỳ kế tốn
- Hồn thiện báo cáo kế toán liên quan đến các khoản thanh toán với người lao động Hiện nay, tại Công ty TNHH Giao nhận Vibtrans Việt Nam đang áp dụng hình thức báo cáo kế toán liên quan đến các khoản thanh toán với người lao động là báo cáo tổng hợp và vào cuối tháng mới báo cáo. Nhưng theo em, để giải quyết kịp thời nhưng phát sinh thì hàng tuần nhân viên phụ trách phải kiểm tra đối chiếu để phát hiện sai sót từ khâu thực hiện nào, có biện pháp phù hợp để điều chính kịp thời. Các báo cáo với Ban lãnh đạo nên dùng bảng chi tiết đi kèm với danh sách đã phát cho từng loại nghiệp vụ tăng giảm trong tháng
3.2.5. Về vấn đề công nghệ, nhân lực
+ Công ty nên đưa cán bộ đi đào tạo, nhất là đội ngũ kế toán trực tiếp, áp dụng phần mềm kế tốn, nhằm làm giảm tối thiểu giừo cơng, tăng năng suất lao động, tăng cường trang thiết bị như máy tính, máy in cho phịng kế tốn,….
+ Cơng ty cần chú trọng vào việc đào tạo nhân lực thông qua các quỹ đầu tư phát triển, đặc biệt là việc đào tạo, đào tạo lại, chuyên tu đội ngũ các nhà làm tài chính thống kê, cụ thể là bộ phận Kế tốn.
+ Cơng ty cần chú ý tăng lương thoả đáng cho cán bộ công nhân viên đặc biệt là tỷ lệ khốn lương 28% là cịn thấp đối với ngành nghề giao nhận – chi phí chủ yếu là nhân cơng
+ Hình thức trả lương hợp lý là địn bẩy kinh tế quan trọng có tác dụng khuyến khích cơng nhân khơng ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ và hợp lý thời gian lao động, nâng cao chất lượng sản xuất. Việc tăng lương thoả đáng, chính sách đãi
ngộ kịp thời sẽ là động lực là cuộc sống đối với người lao động họ sẽ gắn trách nhiệm hết mình vì Cơng ty, ngồi ra việc đảm bảo độ tin cậy đối với các bạn hàng, chiếm lĩnh mở rộng thị trường/.
3.3. Điều kiện thực hiện
Việc hồn thiện cơng tác tổ chức kế toán các khoản thanh toán với người lao động là một yêu cầu tất yếu của Cơng ty nói riêng và của các doanh nghiệp nói chung. Để hồn thiện được cơng tác trên thì Nhà nước phải thường xun có sự điều chỉnh các chế độ tiền lương đã ban hành cho phù hợp với lợi ích của người lao động, đồng thời mỗi doanh nghiệp cũng phải tự hồn thiện mình.
Cơng ty TNHH Giao nhận Vibtrans Việt Nam để có thể thực hiện được những giải pháp nhằm hồn thiện Cơng tác quản lý hạch toán lao động tiền lương linh hoạt hơn nữa, đồng thời công tác quản lý lao động cũng phải được chú trọng hơn, quan tâm hơn.
Mặt khác, mỗi người lao động trong Công ty cũng nên cố gắng hết mình, nhiệt tình hăng say trong cơng việc để đưa Cơng ty đi lên, phát triển vững vàng hơn. Đặc biệt là các nhân viên hạch toán, quản lý lao động, tiền lương và các cán bộ kế tốn tiền lương trong Cơng ty cần phải phát huy tính tự giác, cẩn thận và tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc để tránh những sai sót khơng đáng có khi hạch tốn, nhằm đảm bảo quyền lợi xứng đáng cho người lao động.
Tóm lại cơng tác quản lý kế tốn các khoản thanh tốn với người lao động có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp và liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Do đó việc hồn thiện cơng tác này ln được các doanh nghiệp đề cao xây dựng các điều kiện để thực thi.
3.4. Kiến nghị
Trong nền kinh tế thị trường khi sức lao động được coi là hàng hố thì việc xác định đúng giá trị của nó có ý nghĩa vơ cùng quan trọng khơng chỉ với người lao động, người sử dụng lao động mà còn với cả xã hội. Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục người lao động phải tái sản xuất sức lao động của mình. Tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động được dùng để bù đắp sức lao động mà họ bỏ ra. Mặt khác tiền
lương cịn kích thích đảm bảo khi người lao động làm việc có hiệu quả, có năng suất cao thì tiền lương sẽ tăng lên và ngược lại.
Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đều mong muốn thu nhận được những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nếu doanh nghiệp nào nắm bắt được đầy đủ các thơng tin cần thiết thì cũng có khả năng tạo thời cơ phát huy thế chủ động trong sản xuất kinh doanh và đạt hiệu quả cao. Muốn tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp cần phải tạo ra các sản phẩm tốt, giá cả hợp lý thì mới tạo ra lợi thế cạnh tranh của mình. Để làm được điều này các doanh nghiệp khơng cịn cách nào khác là tối thiểu hố các chi phí sản xuất từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế tốn là một trong những công cụ quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế, là động lực thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng phát triển làm ăn có hiệu quả. Vì vậy hồn thiện cơng tác kế toán là mục tiêu hàng đầu và cần thiết đối với doanh nghiệp.
Trong những thơng tin mà kế tốn cung cấp thì thơng tin về tiền lương và các