2.1.6.4 .Các chính sách, chế độ kế tốn áp dụng
3.2. Các giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn tiền lương và các khoản trích
3.2.4. Về thủ tục và các chứng từ, sổ kế toán liên quan
+ Việc chấm công cần phải quan tâm chặt chẽ tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, nếu rõ trường hợp đi muộn về sớm thậm chí làm việc nữa ngày để đảm bảo sự cơng bằng cho những ngươì thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại cơ quan.
+ Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất như các xưởng thiết kế, các phòng ban khác mặc dù áp dụng chế độ lương khốn theo từng cơng trình, từng dự án song cũng phải có bảng chấm cơng để kế tốn tiền lương cịn có cơ sở xác định chính xác số tiền được hưởng khi nghỉ hưởng lương hoặc được hưởng chế độ BHXH, BHYT,…
+ Mỗi bảng ứng lương cơng trình đối với bộ phận trực tiếp sản xuất cần ghi rõ cơng trình, dự án tránh trường hợp nhầm lẫn đã xảy ra khi ứng lương mà ghi nhầm vào cơng trình. Mặt khác các cơng trình có tên gần sát hoặc trùng nhau, chỉ khác tên chủ đầu tư nên khi kế tốn lương đối chiếu với kế tốn cơng nợ hoặc kế toán chi tiết tiền mặt mới thấy được sự nhầm lẫn đó.
+ Bảng chia lương sản lượng vào cuối Quý II hoặc cuối năm cần chia cụ thể theo từng người, từng chủ nhiệm đồ án. Công ty nên xem xét việc chia lương vào những niên độ đó theo chủ nhiệm đồ án để họ tự trả lương cho các cán bộ phòng ban khác tham gia vào dự án.
Về tài khoản kế tốn:
+ Cơng ty nên áp dụng tài khoản 136 - Phải thu nội bộ, trong đó coi các xưởng sản xuất, các phòng ban như một đơn vị nội bộ cần xác định công. Theo em, làm được như vậy có 3 ưu điểm sau:
Thứ nhất, Cơng ty quản lý được vốn của mình được chặt chẽ hơn, tránh nhầm lẫn
giữa các cơng trình, các đơn vị tự theo dõi về các khoản ứng của mình và thanh tốn.
Thứ hai, Công ty sẽ coi các khoản ứng như là một khoản cơng nợ cần tính lãi,
hạn chế việc cơng trình kéo dài khơng thực hiện trong khi tiền vẫn ứng.
Thứ ba, Kế tốn tiền lương sẽ khơng lúng túng trong việc định khoản kế toán mà
chỉ cần hạch toán các khoản ứng lương hàng tháng theo tài khoản phải thu nội bộ các đơn vị, ví dụ như: TK136.1 - Phải thu xưởng TK Số 1; TK 136.2 - Phải thu Xưởng TK Số 2;….
+ Công ty nên áp dụng thêm các tài khoản chi tiết lương ví dụ như: 334.1 - Lương cơ bản; TK334.2 - Lương sản lượng; TK334.3 - Lương khoán;….
+ Về phương pháp kế toán
Cơng ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung. Đây là hình thức kế tốn tương đối đơn giản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, so sánh số liệu nhất là đối với tiền lương và các khoản trích theo lương. Hơn nữa việc cơng ty áp dụng phần mềm kế tốn đã giảm thiểu được khối lượng cơng việc lớn của kế tốn nhưng bên cạnh đó cũng có những bất cập như phần mềm chưa thay đổi kịp mẫu biểu thì kế tốn lại phải chờ đợi, mất thời gian. Do đó kế tốn bị lệ thuộc vào phần mềm kế tốn, hạn chế tính sáng tạo và chủ động của kế toán trong việc sáng tạo những mẫu biểu của kế toán quản trị. Các mẫu biểu của phần mềm là cố định nên kế tốn khi có u cầu về mẫu báo cáo mới sẽ bị lệ thuộc công ty phần mềm làm cho tiến độ báo cáo bị chậm lại
Ngoài ra Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung cịn nhiều vướng mắc như các số liệu thường phát sinh tại thời điểm nào, của phần hành nào được hoạch toán vào phần hành đó, cuối tháng mới tổng hợp và ghi vào sổ nên làm cho khối lượng cơng việc kế tốn thường dồn vào cuối tháng, lãng phí lao động khơng cần thiết, ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin không kịp thời
- Hoàn thiện chứng từ và luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương
Nhìn chung, hiện này tại Cơng ty TNHH Giao nhận Vibtrans Việt Nam về việc lập chứng từ các khoản thanh toán cho người lao động là phù hợp các mẫu biểu mà Chế độ kế toán VN ban hành và áp dụng. Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ trải qua nhiều công đoạn, và một phần đối chiếu chốt sổ liệu liên quan tới Cơ quan Bảo hiểm, nên việc thực hiện song các chứng từ cần có thời gian mới đối chiếu được kết quả chính xác
Các nghiệp vụ liên quan tới các khoản thanh toán cho người lao động phát sinh trong tháng được kế toán thực hiện, phản ảnh và ghi chép kịp thời vào cuối tháng, đối chiếu với Cơ quan bảo hiểm cũng làm cuối tháng nhưng mãi tới mùng 10 tháng kế tiếp mới có kết quả thơng báo đối chiếu của cơ quan Bảo hiểm, nên việc ghi nhận vào sổ kế tốn nhiều khi xảy ra sai sót giữa tháng trước và sau trong kỳ kế toán. Để thực hiện được điều này, các chính sách, quy định của nhà nước cần được điều chính để thiết thực với Doanh nghiệp, nhằm khắc phục những mặt nhìn thấy, từ đó hồn thiện mình hơn
- Hồn thiện sổ kế tốn chi tiết các khoản thanh toán với người lao động
Về sổ kế toán chi tiết , khi kế toán cập nhật các chứng từ phần mền sẽ tự động hoạch toán, cho phép kế toán xem được tất cả các loại sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương đã phản ánh đúng và đầy đủ các khoản tính vào chi phí, các khoản trích cho các cán bộ cơng nhân viên từng phịng ban, từng bộ phận rõ ràng, cụ thể
- Hồn thiện sổ kế tốn tổng hợp các khoản thanh tốn với người lao động
Hình thức sổ kế tốn tổng hợp hiện nay của Cơng ty rất phù hợp với hình thức sổ Nhật ký chung mà Công ty đang áp dụng, Sổ tổng hợp phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ tăng giảm lương và các khoản trích theo lương trong kỳ kế tốn
- Hồn thiện báo cáo kế toán liên quan đến các khoản thanh toán với người lao động Hiện nay, tại Công ty TNHH Giao nhận Vibtrans Việt Nam đang áp dụng hình thức báo cáo kế toán liên quan đến các khoản thanh toán với người lao động là báo cáo tổng hợp và vào cuối tháng mới báo cáo. Nhưng theo em, để giải quyết kịp thời nhưng phát sinh thì hàng tuần nhân viên phụ trách phải kiểm tra đối chiếu để phát hiện sai sót từ khâu thực hiện nào, có biện pháp phù hợp để điều chính kịp thời. Các báo cáo với Ban lãnh đạo nên dùng bảng chi tiết đi kèm với danh sách đã phát cho từng loại nghiệp vụ tăng giảm trong tháng