2.1.1 Q trình hình thành và phát triển của cơng ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt
Nam
Tên giao dịch: VIBTRANS CO., LTD
Loại hình hoạt động: Cơng ty TNHH Hai Thành Viên trở lên Mã số thuế: 0106159865
Địa chỉ: P606 tháp A1, Tòa Nhà Indochina Plaza HN, 239 Xuân Thủy, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
Đại diện pháp luật: Bùi Việt Quang Ngày cấp giấy phép: 12/11/2012
Ngày hoạt động: 01/09/2013 (Đã hoạt động 8 năm) Số lao động: 70
Vốn điều lệ: 12.000.000.0000(Mười hai tỷ đồng chẵn)
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt Nam2.1.2.1. Chức năng 2.1.2.1. Chức năng
- Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hóa XNK, hàng ngoại giao…
- Tư vấn các vấn đề giao nhận, vận tải và các vấn đề khác có liên quan
- Thực hiện kinh doạnh vận tải công cộng phù hợp với quy định của nhà nước - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến giao nhận vận tải như: thay mặt chủ hàng làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan, các thủ tục giao nhận tại Cảng, giám định, kiểm định, mua bảo hiểm hàng hóa
- Tổ chức dịch vụ đại lý đường biển, đường hàng không, môi giới thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa đến ga, cảng hoặc điểm nhận cuối cùng khác ở trong nước và nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của công ty và các đơn vị trực thuộc theo quy chế hiện hành.
- Bảo đảm việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, làm chọn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
- Nghiên cứu tình hình thị trường, dịch vụ giao nhận, kho vận, đề ra các biện pháp nhằm thu hút khách hàng, củng cố và nâng cao uy tín của cơng ty trên thị trường trong và ngoài nước.
- Đối với những hàng hóa khơng qua cảng (khơng lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác giao hàng trực tiếp với người vận tải.
- Khi được ủy thác giao hàng xuất khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó.
- Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng. - Việc giao hàng có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
2.1.3. Công nghệ sản xuất của một số hàng hoá hoặc dịch vụ chủ yếu
Giới thiệu quy trình cơng nghệ sản xuất
Có thể khái qt quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt Nam như sau:
(Nguồn : Phịng thủ tục hải quan )
Sơ đồ 2.1: Quy trình thủ tục hải quan hàng nhập khẩu tại công ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt Nam
Trình bày nội dung cơ bản các bước cơng việc trong quy trình cơng nghệ.
Bước 1: Đăng ký mở tờ khai hải quan
Đăng ký mở tờ khai hải quan Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá hàng Kiểm tra thực tế hàng hóa Đóng lệ phí, đóng dấu thông quan và nhận lại tờ khai Phúc tập hồ sơ hải quan
Nhân viên bộ phận hải quan khai các thông tin nhập khẩu bằng nghiệp vụ IDA trước khi đăng ký tờ khai nhập khẩu. Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình IDA , người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào.
Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ đến chi cục hải quan đã đăng ký và nộp cho nhân viên tiếp nhận tại ô số đã được thông báo trên tờ khai hải quan điện tử đã được phân luồng. Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ kỹ lưỡng, hải quan sẽ nhập mã số thuế của doanh nghiệp trên hệ thống để kiểm tra xem doanh nghiệp có nợ thuế cũng như có được ân hạn thuế hay khơng.Nếu doanh nghiệp cịn nợ thuế thì hải quan sẽ in Giấy thông báo cưỡng chế thuế, doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế hoặc làm cơng văn xin nợ thuế thì mới có thể giải tỏa hàng hóa. Sau khi hải quan nhập thông tin của doanh nghiệp vào máy, thông tin sẽ được xử và đưa ra mức độ kiểm tra hay còn gọi là kết quả phân luồng
Bước 2 : Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá hàng hóa và thuế
Nhân viên giao nhận sau khi làm thủ tục đăng ký tờ khai sẽ chuyển bộ hồ sơ cho hải quan tính thuế. Hải quan tính thuế sẽ kiểm tra xem thuế đã được tình đúng hay chưa và ghi kết quả lên Phiếu ghi kết quả kiểm tra thuế. Nếu thuế đã được tính đúng thì sẽ tiếp tục thơng quan cho doanh nghiệp. Nếu tờ khai của doanh nghiệp được phân luồng xanh thì hải quan tính thuế sẽ in số tiền phải thu để cho doanh nghiệp đóng thuế và kết thúc thủ tục . Nếu hồ sơ bị phân luồng vàng, đỏ thì hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ.
Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Sau khi được kiểm tra tính thuế xong, hải quan tính thuế sẽ chuyển hồ sơ sang cho cán bộ hải quan kiểm hóa.
Kiểm hóa có 2 hình thức:
- Kiểm bằng máy soi: chỉ thực hiện với hàng nguyên container và việc soi lô hàng này được thực hiện bằng xe của cảng tại bãi kiểm hóa ở cảng
- Kiểm hóa thủ cơng (do cán bộ hải quan thực hiện): Nhân viên giao nhận lấy phiếu đăng ký kiểm hóa điền đầy đủ thơng tin về số tờ khai, tên công ty, số điện thoại và địa điểm kiểm hóa, ký tên xác nhận để đăng ký kiểm hóa cho lơ hàng , bộ hồ sơ sẽ được chuyển đến cán bộ hải quan chịu trách nhiệm kiểm hóa để phân tỷ lệ kiểm tra
hàng hóa. Và sẽ đưa cho lãnh đạo chi cục hải quan để duyệt tỷ lệ kiểm tra. Một lô hàng thông thường sẽ do 02 cán bộ hải quan kiểm tra. Tên và số điện thoại của cán bộ kiểm hóa sẽ được ghi trên bảng điện tử ở chi cục hải quan. Nhân viên giao nhận cần chú ý để có thể tiện việc liên lạc với cán bộ kiểm hóa. Cán bộ kiểm hóa sau khi kiểm tra hàng thực tế sẽ ghi kết quả kiểm hóa lên Phiếu ghi kết quả kiểm hóa với nội dung” lô hàng đúng như doanh nghiệp khai báo” và ký tên. Sau đó cán bộ kiểm hóa sẽ chuyển bộ tờ khai đi tính thuế. Nếu khơng có vấn đề gì thì hồ sơ sẽ được ký thơng quan và trả lại cho nhân viên giao nhận của công ty tại nơi trả hồ sơ
Bước 4: Đóng lệ phí hải quan, nhận lại tờ khai đã đóng dấu xác nhận thơng
quan
Tem hải quan thường được công ty mua trước và phát cho nhân viên giao nhận để dán vào tờ khai hải quan. Tem này sẽ được bán tại khu vực trả tờ khai ở cảng. Sau khi hàng tiến hành kiểm hóa xong và xác nhận thơng quan, nhân viên giao nhận sẽ ra bảng điện tử chờ có số tờ khai của mình sau đó vào khu vực trả tờ khai ghi tên cơng ty và số tờ khai, sau đó đợi gọi và nhận lại tờ khai đã đóng dấu chấp nhận thơng quan.
Bước 5: Phúc tập hồ sơ
Tại đây nhân viên sẽ kiểm tra lại một lần nữa để tránh sai sót và sữa chữa kịp thời.
2.1.4. Hình thức tổ chức sản xuất và kết cấu sản xuất của công ty TNHH giao nhận
Vibtrans Việt Nam
2.1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt Nam
Cơ cấu tổ chức, bộ máy
Nguồn: Phịng nhân sự
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức cơng ty TNHH Vibtrans Việt Nam
Giám đốc Phòng kế tốn Phịng chứng từ Phòng giao nhận Phòng Trucking - kho Phòng kinh doanh Phòng nhân sự
Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
Giám đốc
- Giám đốc công ty TNHH Vibtrans Việt Nam là ông Bùi Việt Quang.
- Giám đốc là người đại diện và chịu trách nhiệm của công ty trước pháp luật. - Giám đốc là người đứng đầu Công ty chịu trách nhiệm trực tiếp về mọi hoạt động của Công ty đối với Nhà nước.
- Giám đốc cơng ty có các quyền và nhiệm vụ sau: Tổ chức thực hiện các quyết định của công ty.
Điều hành và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty.
Tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh, đầu tư dự án của công ty.
Quyết định các biện pháp quảng cáo, tiếp thị, mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty.
Quyết định lương, thưởng của nhân viên trong cơng ty.
Có quyền bổ nhiệm, điều động, tuyển chọn, sa thải nhân viên (phù hợp với pháp luật) từ các cấp.
Sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty, quyết định tổ chức lại hoặc giải thể công ty Theo dõi, lưu trữ và bảo mật tất cả các hợp đồng lao động của nhân viên cùng tồn bộ chứng từ, thanh tốn lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên.
Xác định nhu cầu đào tạo và tổ chức việc đào tạo.
Phịng kế tốn
Quyền và trách nhiệm liên quan đến các hoạt động tài chính kế tốn của cơng ty, bao gồm:
- Tổ chức sử dụng vốn sao cho đảm bảo việc cấp phát vốn đầy đủ, kịp thời để quá trình kinh doanh được tiến triển liên tục, khơng bị ùn tắc, ứ đọng vốn ở một khâu nào.
- Phân phối vốn hợp lý để sử dụng một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho cơng ty.
- Kế tốn hàng ngày, các khoản cơng nợ, tiền mặt, ngân hàng, tổng hợp và lên báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm.
- Cập nhật các thông tư, các văn bản pháp luật mới liên quan đến tài chính kế tốn doanh nghiệp.
- Ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời đầy đủ mọi phát sinh thu chi trong quá trình kinh doanh.
- Thực hiện các thủ tục, chính sách kế tốn, tài chính và thống kê.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo quản trị và bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán
- Thanh toán tiền lương nhân viên
- Hướng dẫn kiểm tra giám sát mọi hoạt động tài chính của cơng ty theo đúng qui định của pháp luật.
Phòngchứng từ:
- Quản lý hồ sơ, lưu trữ và lập bộ chứng từ Hải Quan nhằm phục vụ cho hoạtđộng thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ của cơng ty và đối tác kinh doanh.
- Là phòng khai thác dịch vụ xuất nhập khẩu và nhận uỷ thác từ các chủ hàng, chuẩn bị các chứng từ, làm thủ tục giấy tờ để hàng hố có thể vận chuyển qua biên giới và cửa khẩu.
- Quan hệ trực tiếp với Hải Quan ở các cửa khẩu như: Chi cục Hải Quan cảng, sânbay, cửa khẩu.., tạo mối quan hệ với Hải Quan và khách hàng của công ty.
- Tiếp nhận và lưu trữ các công văn, thông tư, quyết định, nghị định từ các cấp bộngành liên quan như: Cơ Quan Hải Quan, Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển NôngThôn, Bộ Thương Mại, VCCI và các đơn vị kinh doanh khác gửi đến cơng ty có liên quan đến hoạt động thơng quan xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Thực hiện các nghiệp vụ chứng từ về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Phổ biến các quy định mới nhận được từ các cơ quan ban ngành có liên quan đặc biệt là cơ quan Hải quan giúp các nhân viên bộ phận mình thực hiện tốt q trìnhgiao nhận hàng hố tại các cửa khẩu.
- Chịu trách nhiệm điều phối, theo dõi kiểm tra và giám sát trong quá trình làm hàng.
- Chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp hao hụt trong vận chuyển, sai lệch về chứng từ theo quy định và báo cáo định kỳ về công tác giao nhận.
- Liên hệ với các khách hàng nước ngoài, các cơ quan nhà nước, hãng tàu…bằng email, điện thoại, fax…
- Báo cáo lên trưởng bộ phận chứng từ, Trưởng/Phó phịng kinh doanh và Giám đốc.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng/Phó phịng và Giám đốc.
Phịng giao nhận:
- Quyền hạn và trách nhiệm của phòng giao nhận liện quan đến việc giao nhận lô hàng tại xưởng của khách hàng, tại hải quan, tại bến cảng.
- Thực hiện đúng các thủ tục liên quan như: lập hồ sơ hải quan, đăng ký, kiểm hóa, thơng quan lơ hàng.
- Kiểm tra hàng hóa, phân biệt hàng hóa, kiểm tra container, seal, giám sát và thực hiện đóng hàng container.
- Giao nhận hàng hóa từ cảng, sân bay đến khách hàng, đối tác và ngược lại.
Phòng Trucking-kho - Quản lý đội xe.
- Lên kế hoạch Trucking hàng hóa hợp lý và đảm bảo đúng thời gian giao hàng mà khách hàng yêu cầu.
- Sửa chữa, bảo quản trang thiết bị phục vụ cho công tác kéo hàng tại kho, bãi, cảng.
- Kho dùng để lưu trữ tồn bộ hàng hóa khi cơng ty nhận hàng về nhưng chưa kịp giao cho khách hàng hoặc chứa hàng trong khi chờ hoàn thành xong thủ tục Hải quan khi xuất hàng và dùng để quản lý số lượng sản phẩm trên tồn bộ hệ thống.
Phịng kinh doanh
- Lập kế hoạch kinh doanh.
- Tìm kiếm, liên hệ đối tác, khách hàng, giới thiệu năng lực công ty. - Tổ chức cho đối tác tham quan và giới thiệu về dịch vụ.
- Soạn thảo hợp đồng, phối hợp thúc đẩy hoàn thành ký kết hợp đồng.
- Phối hợp các phòng ban xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. - Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.
- Báo cáo hoạt động kinh doanh cho BGĐ.
- Tư vấn về các vấn đề giá cước, giao nhận, vận tải, kho hàng và các vấn đề khác có liên quan.
- Tìm kiếm, nắm bắt được nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước, cập nhật liên tục tình hình thị trường XNK, đối thủ cạnh tranh, giá cả, các cơ hội kinh doanh tiềm năngvà đề ra các đề ánkinh doanh kịp thời và chính xác.
Phịng nhân sự:
- Thực hiện tuyển dụng, đào tạo, quản lý cơng và các chính sách bảo hiểm, phúc lợi cho người lao động.
- Tổ chức các hoạt động nội bộ trong công ty nhằm giúp cơng ty là một khối đồn kết.
2.1.6. Tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt Nam 2.1.6.1. Tổ chức bộ máy kế tốn
Hiện nay Cơng ty TNHH giao nhận Vibtrans Việt Nam đang áp dụng hình thức kế tốn theo mơ hình kế tốn tập trung. Hình thức kế tốn này đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện các giai đoạn kế tốn ở mỗi phần hành.
Trên mơ hình này kế tốn trung tâm của đơn vị sẽ thực hiện tất cả các công việc thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên báo cáo, phân tích tổng hợp.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại công ty
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ bộ máy kế toán
Chức năng của từng bộ phận trong bộ máy kế toán
Kế tốn Trưởng: Giúp việc cho Tổng giám đốc Cơng ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn, thống kê thơng tin kế hoạch kế toán, kiểm tra và thực hiện các
Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư, tài sản cố định Kế toán tiền lương, BHXH Kế tốn thuế Kế tốn mua hàng Thủ quỹ kiêm cơng nợ
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
kế hoạch tài chính của Cơng ty, điều hành cơng việc chung trong phịng, tham mưu cho ban giám đốc, có quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định của pháp lệnh kế toán thống kê và pháp luật quy định.
Kế toán vốn bằng tiền: Chịu trách nhiệm thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tạm ứng.
Bộ phận kế toán vật tư, tài sản cố định: Ghi chép, tổng hợp số liệu về tình hình