6. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
2.2. Thực trạng ứng dụng HTTT quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần SmartOSC
2.2.3. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần
dữ liệu, khối lượng lớn, dễ xảy ra sai sót. Ngồi ra, chưa có hệ thống thống kê, báo cáo để cung cấp thông tin, kịp thời báo cáo lãnh đạo phục vụ công tác quản lý khách hàng cũng như chiến lược để chăm sóc khách hàng. Vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý nhân sự là rất cần thiết và cần được triển khai sớm.
2.2.3. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý khách hàng tại Công ty cổ phầnSmartOSC SmartOSC
2.2.3.1. Ưu điểm
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ phần mềm nên việc đầu tư về trang thiết bị phần cứng, phần mềm cũng như cơ sở vật chất được Ban lãnh đạo
công ty rất chú trọng, các công nghệ, kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ cho công việc được công ty được bắt kịp theo xu hướng phát triển của công nghệ.
Từ kết quả thu thập được ta nhận thấy các ưu điểm để xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty như sau:
- Hiện tại, công ty đã xây dựng được quy trình xử lý cơng việc của từng bộ phận, phịng ban; cơ cấu tổ chức hợp lý, quy trình rõ ràng nên việc vận hành trở nên dễ dàng.
- Công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ tối đa nhu cầu của cơng việc như: máy tính, máy in, máy chiếu, điện thoại cố định,…
- Công ty sử dụng chính phần mềm quản lý nhân sự của mình phát triển để áp dụng cho hệ thống thông tin của công ty nên việc sử dụng phục vụ công việc cho từng công việc của các bộ phận một cách dễ dàng.
- Trình độ nhân viên cơng ty từ đại học trở lên cao, nhiều nhân viên có trình độ CNTT, kỹ thuật lập trình lành nghề.
- Hệ quản trị CSDL của công ty được phân quyền người dùng, được thực hiện một cách dễ dàng và linh hoạt.
- Nắm bắt được tồn bộ thơng tin khách hàng, nhu cầu sử dụng thông tin khách hàng của từng bộ phận được phân cấp cơng việc rõ ràng cho các phịng ban liên quan. Bộ phận/phịng ban có cách thức riêng để quản lý thơng tin nhưng phải lưu trữ trên hệ thống lưu trữ tài liệu của SmartOSC. Hiện tại, cơ bản vẫn đáp ứng được những yêu cầu trong hoạt động sản xuất của công ty.
2.2.3.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì vẫn cịn tồn tại nhiều khó khăn ảnh hưởng đến việc quản lý khách hàng:
Thứ nhất, tính thuận tiện trong quản lý khách hàng chưa cao. Các tác thêm,
sửa, xóa thơng tin địi hỏi phải mất nhiều thời gian và cơng sức vì khi thay đổi, chỉnh sửa cần cập nhật lại tồn bộ dữ liệu có liên quan, đồng thời cũng gây tốn kém chi phí do cần sử dụng nhiều nhân lực cho cơng tác này mà tính bảo mật lại khơng cao.
Thứ hai, việc tra cứu, tổng hợp thông tin trong quản lý khách hàng có thể mất
nhiều thời gian do có thể phải cùng làm việc với các bộ phận khác gây nên thiếu chuyên nghiệp và giảm hiệu suất của công việc.
Thứ ba, việc báo cáo, thống kê dữ liệu còn tốn thời gian thu thập số liệu và
đánh giá. Do vậy, để đáp ứng được nhu cầu phát sinh đột xuất là rất khó khăn.
Thứ tư, có thể xảy ra những sai sót do khơng đồng bộ trong việc cập nhật. Việc
sơ suất, sai xót thiếu thơng tin, sai sót khi thơng báo đến các phịng ban hay các phịng ban khơng cập nhật thơng tin,… có thể ảnh hưởng lớn tới quy trình hoạt động, mất thời gian kiểm tra thơng tin giữa các bên liên quan dự án và cơng ty. Từ đó, có thể ảnh hưởng đến đánh giá của khách hàng đến sự chuyên nghiệp của công ty.
Thứ năm, việc quản lý trên excel của từng dự án chưa đánh giá được chất
lượng làm việc và chưa quản lý được tổng quan khi khách hàng tham gia nhiều dự án hay vấn đề cần lưu ý của khách hàng trong q trình thương lượng.
Ngồi ra, việc trao đổi thông tin giữa nhân viên và khách hàng cũng gặp nhiều khó khăn khi phải trao đổi qua các kênh trao đổi khác nhau có thể gây mất thời gian, thiếu chuyên nghiệp và giảm hiệu suất cơng việc.
2.2.3.3. Giải pháp
Với những khó khăn trên, em nhận thấy rằng cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý khách hàng đáp ứng được các yêu cầu đã khảo sát ở phiếu khảo sát và khắc phục được những hạn chế đã nêu trên, giúp quá trình quản lý khách hàng của công ty đạt hiệu quả cao nhất.
Trong giai đoạn hiện nay, công ty càng ngày càng phát triển nên yêu cầu đặt ra là phải tiến hành quản lý khách hàng chuyên nghiệp hơn dựa trên nền tảng khoa học công nghệ. Một hệ thống quản lý khách hàng sẽ giúp việc quản lý thông tin khách hàng, quản lý các giao dịch được thực hiện, các hoạt động trao đổi hay việc thống kê báo cáo,… trên một giao diện thống nhất đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ nhanh gọn, chính xác. Vì vậy khóa luận đề xuất xây dựng bản phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý khách hàng cho Công ty cổ phần SmartOSC nhằm giúp cho cơng ty có thể quản lý tốt khách hàng một cách chuyên nghiệp và tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
SMARTOSC