2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần thương mại Giang Châu
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
❖ Cơ cấu tổ chức của công ty:
Nguồn: Phịng Tài chính – Kế tốn
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thương mại Giang Châu
Hội đồng quản trị Giám đốc Phịng kinh doanh Marketing Phịng tài chính - kế tốn Phịng mua hàng Kế toán
Kinh doanh Tài chính
Xuất nhập khẩu Mua hàng
31
❖ Nhiệm vụ của từng bộ phận:
+ Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất trong công ty có nhiệm vụ:
- Đánh giá tình hình kinh doanh, dự kiến phân phối lợi nhuận, chia lãi cổ phần, hoạch định phương hướng phát triển và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy, quy chế hoạt động của công ty.
- Các nhiệm vụ khác do công ty quy định. + Giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý chung.
- Quản lý, điều hành tồn bộ hoạt động của cơng ty; giám sát chung hoạt động của các bộ phận; đánh giá tình hình kinh doanh và đưa ra phương hướng phát triển và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Chủ trì xây dựng chiến lược hoạt động, phát triển công ty. - Chủ trì xây dựng kế hoạnh hoạt động năm, quý, tháng.
- Thực hiện nhiệm vụ điều hành, quản lý hoạt động của cộng ty nhằm đạt được các chỉ tiêu, kế hoạch kinh doanh mà hội đồng quản trị đã giao hàng năm.
- Lập ngân sách và chế độ lương thưởng hàng năm.
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực của công ty.
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho kinh doanh và các chiến lược của công ty.
32
- Thu thập thông tin khách hàng, đối thủ cạnh tranh.
- Tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, hỗ trợ cho phòng mua hàng tìm kiếm mua sản phẩm.
- Gửi yêu cầu báo giá của khách hàng cho phòng mua hàng; sau khi phòng mua hàng gửi báo giá, lập báo giá, đàm phán và chốt hợp đồng.
- Nghiên cứu phương pháp marketing, quảng cáo để nâng cao vị thế của công ty.
- Đề xuất triển khai các chiến lược quảng cáo, giảm giá hoặc nghiên cứu đánh giá thị trường.
- Xây dựng cơ chế giá và hoa hồng cho các sản phẩm chính.
- Duy trì, phát triển và chăm sóc mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
- Làm các nhiệm vụ khác do cấp trên yêu cầu.
+ Phòng mua hàng:
- Đối chiếu hàng hóa được yêu cầu với danh sách yêu cầu báo giá; xác thực các phần chưa rõ ràng và đề xuất các giải pháp thay thế. - Tìm kiếm và xin báo giá các sản phẩm và đàm phán giá với nhà
cung cấp rồi gửi giá tốt nhất cho phòng kinh doanh. - Lập đơn đặt hàng, xin phê duyệt mua hàng từ giám đốc.
- Nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra số lượng và chất lượng sau đó gửi phòng kế toán nhập kho; kiểm soát hàng tồn kho để chuyển tiếp hàng có trong kho, lên lịch giao hàng.
- Tiến hành khai báo hải quan.
- Làm các nhiệm vụ khác do cấp trên yêu cầu.
33
- Lập kế hoạch vay và sử dụng các loại vốn: Vốn cố định, vốn lưu động,… sao cho có hiệu quả nhất.
- Tiến hành phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp nhằm nhận diện những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp.
- Quản lý quỹ tiền mặt của công ty và thực hiện các khoản chi tiền mặt theo đúng chế độ.
- Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty theo đúng Luật kế tốn.
- Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán; thống kê, phân tích hoạt động kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty.
- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn của công ty; giải quyết các loại vốn; phục vụ cho việc huy động vốn đầu tư vào các dự án và tình hình kinh doanh của cơng ty.
- Theo dõi công nợ của công ty, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh tốn khác.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên yêu cầu.