CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
3.3. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp và sơ cấp về quy trình tuyển dụng nhân lực
nhân lực tại công ty cổ phần quân nhân Đất Việt.
3.3.1. Quy trình tuyển dụng tại cơng ty cổ phần quân nhân Đất Việt.
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân lực của Cơng ty
Quy trình tuyển dụng tại cơng ty cổ phần qn nhân Đất Việt được thực hiện thông qua bước. Bắt đầu từ xác định nhu cầu tuyển dụng, căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch kinh doanh ở từng giai đoạn và căn cứ vào yêu cầu bổ sung nhân lực của các bộ phận của từng thời điểm để đưa ra quyết định tuyển dụng nhân lực. Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng bộ phận tuyển dụng của phịng hành chính nhân sự sẽ tiến hành đăng thông báo tuyển dụng. Trong thời gian đăng thông báo tuyển dụng và chờ ứng viên nộp hồ sơ thì bộ phận tuyển dụng sẽ chuẩn bị bộ câu hỏi phỏng vấn, nhưng hầu hết sẽ sử dụng bộ câu hỏi phỏng vấn đã được xây dựng sẵn từ trước. Sau đó chuyên viên tuyển dụng sẽ tập hợp hồ sơ ứng viên và bắt đầu lọc hồ sơ theo các tiêu chuẩn nhất định.
Sau khi lọc hồ sơ, những ứng viên đạt sẽ bước đến vòng phỏng vấn. Trong phỏng vấn sẽ sử dụng bộ câu hỏi đã có và tùy từng vị trí mà hội đồng phỏng vấn sẽ có những câu hỏi thêm về chuyên môn, nghiệp vụ.
Sau phỏng vấn chuyên viên tuyển dụng phỉa có trách nhiệm thơng báo với ứng viên về kết quả phỏng vấn
Những ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn sẽ tiến hành thử việc trong 1 tháng đối với vị trí nhân viên/cơng nhân, 2 tháng đối với vị trí nhân viên cấp cao. Sau khi kết thúc thời gian thử việc còn tùy thuộc và sự thể hiện của ứng viên mà đưa ra quyết đinh tuyển dụng và ký kết hợp đồng lao động hoặc chấm dứt hợp đồng thử việc.
Sau khi ký kết hợp đồng làm việc, nhân viên mới sẽ được tiến hành hội nhập nhân lực mới, nội dung hội nhập về môi trường làm việc và hội nhập về công việc. Sau mỗi lần tuyển dụng nhân lực sẽ tiến hành đánh giá tuyển dụng nhân lực nhằm đánh giá hiệu quả của công tác tuyển dụng và sửa chữa những sai sót.
Tóm gọn lại quy trình tuyển dụng nhân lực tại cơng ty cổ phần quân nhân Đất Việt tương đối đầy đủ các bước. Đã có có sự chuẩn bị mặc dù là sơ sài và xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực rõ ràng, điều này cũng tránh được lãng phí khi tuyển dụng bừa bãi. Tuy nhiên ngồi những ưu điểm đó thì quy trình tuyển dụng nhân lực của cơng ty vẫn đi theo lối mòn đã được xây dựng sẵn từ trước.
3.3.2. Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực.
Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực là quá trình xác định thực trạng nhân lực của doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại để đưa ra những chính sách chiến lược, các chương trình hoạt động nhằm đảm bảo cho tổ chức có đủ nhân lực với đủ phầm chất kĩ năng thực hiện tốt mục tiêu của công ty đề ra.
Tại công ty cổ phần quân nhân Đất Việt xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực theo quy trình từ dưới lên trên tức là trong quá trình sản xuất kinh doanh, khi phát sinh những vị trí trống hoặc khi có những thay đổi mục tiêu kinh doanh, các phòng ban đề sẽ đề xuất yêu cầu tuyển dụng bằng cách gửi các phiếu đề xuất nhân lực đến phịng hành chính nhân sự để tổng hợp và trình ban điều hành.
Hộp 3.1. Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân lực của công ty
PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN QUÂN NHÂN ĐẤT VIỆT
STT Đơn vị/phòng ban Nhu cầu Yêu cầu về bằng cấp/kỹ năng Dự kiến thời gian tuyển dụng Ghi chú 1 2 ... Tổng
Tổng giám đốc Trưởng phịng hành chính nhân sự Người lập phiếu Phê duyệt (xác nhận) (Ký, ghi rõ)
(Nguồn: Phịng hành chính nhân sự)
Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân lực khá rõ ràng và đầy đủ, gồm cả yêu cầu về kỹ năng/bằng cấp và thời gian dự kiến tuyển dụng. Giúp phịng hành chính nhân sự dế dàng kiểm sốt và lên kế hoạch tuyển dụng một cách dễ dàng hơn.
Việc xác định nhu cầu nhân lực của công ty xuất phát từ hai phía ban giám đốc do phịng hành chính nhân sự đảm nhận và từ phía các phịng ban chức năng. Điều này làm tăng tính linh hoạt trong việc xác định nhu cầu nhân lực, các phịng ban khơng bị gị bó về nhân lực khi khối lượng công việc quá tải. Bộ phận tuyển dụng có thể nhìn thấy được chính xác tính chất cơng việc để đưa ra tiêu chuẩn phù hợp nhất.
Xác định tiêu chuẩn tuyển dụng
Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng cho từng vị trí chức danh, phịng hành chính nhân sự thơng qua các bộ phận phịng ban để xây dựng bảng mô tả công việc cho từng chức danh đó. Theo quy trình tuyển dụng của công ty là như vậy nhưng theo em quan sát phịng hành chính nhân sự chỉ xây dựng bản mơ tả cơng việc cho những vị trí chức danh mới khi mà công ty mở rộng quy mô kinh doanh ra các lĩnh vực khác. Cịn những vị trí chức danh cũ sẽ sử dụng lại bản mô tả công việc đã xây dựng xong từ trước đó và dùng đi dùng lại. Từ bản mô tả công việc, ban tuyên dụng sẽ tiến hành xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng theo các tiêu chí: kiến thức, kỹ năng, phẩm chất thái độ.
Kế hoạch tuyển dụng
Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng, tiêu chuẩn tuyển dụng sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng gồm: thời gian tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, người thực hiện, nguồn tuyển dụng, chi phí tuyển dụng.
Việc có sự phân chia rõ ràng trong nhu cầu tuyển dụng giúp công ty cổ phần quân nhân Đất Việt định hướng được kênh tuyển mộ, cách thức tuyển mộ, tuyển dụng phù hợp từ dó tìm kiếm được nhân lực đáp ứng việc thực hiện mục tiêu của doanh
nghiệp. Việc xác định nhu cầu nhân lực dựa vào ý kiến của trường phòng ban và sự điều chỉnh của ban điều hành giúp mang lại sự hài hịa lợi ích hướng tới mục tiêu kinh doanh trong thời gian tới của công ty.
3.3.3. Tuyển mộ nhân lực
Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã được phê duyệt, phịng hành chính nhân sự sẽ thiết kế và đăng thông báo tuyển dụng dựa vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc đã được xây dựng cho vị trí cơng việc.
Nguồn tuyển mộ của cơng ty cổ phần quân nhân Đất Việt.
Căn cứ vào các vị trí tuyển dụng, chun viên tuyển dụng tại cơng ty đã xác định hai nguồn tuyển dụng chính mà cơng ty đang áp dụng đó là nguồn tuyển dụng bên trong và nguồn tuyển dụng bên ngoài.
Nguồn bên trong thường được áp dụng cho các vị trí quản lý cấp cao nhằm thể hiện sự ưu tiên, là một hình thức đãi ngộ của công ty dành cho những nhân viên làm việc lâu năm có cơ hơi được thăng tiến trong cơng việc. Đồng thời họ cũng là người hiểu rõ về hình thức kinh doanh, văn hóa kinh doanh nên sẽ dễ dàng hịa nhập với mơi trường làm việc.
Nguồn bên ngồi của cơng ty cổ phần qn nhân Đất Việt thường đến từ các trang web tìm việc như: timviecnhanh, tìm việc 24h... từ sự giới thiệu của người quen, thông báo treo trước cửa công ty, các trang mạng xã hội. Nguồn tuyển dụng bên ngồi đã mang lại cho cơng ty một lượng lớn lực lượng lao động đáp ứng nhu cầu công việc tại các giai đoạn kinh doanh khác nhau.
Nội dung của thông báo tuyển dụng của công ty cổ phần quân nhân Đất Việt gồm:
1. Thơng tin về cơng ty, vị trí chức danh cần tuyển, số lượng cần tuyển.
2. Yêu cầu công việc, trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn với chức danh tuyển dụng
3. Thơng tin lương, chính sách đãi ngộ, phúc lợi và chế độ làm việc
4. Thời hạn nhận hồ sơ, thời điểm, địa chỉ liên hệ, cách thức nộp hồ sơ ứng tuyển.
Địa điểm đăng thông báo tuyển dụng của công ty cổ phần quân nhân Đất Việt Đối với nguồn nội bộ, khi cơng ty có nhu cầu tuyển dụng, chuyên viên tuyển dụng sẽ đăng thơng báo tuyển dụng lên các nhóm của cơng ty hoặc đăng thơng báo trên bảng tin ở công ty đẻ cán bộ nhân viên được biết đến và có cơ hội nộp hồ sơ ứng tuyển tại phịng hành chính nhân sự.
Đối với nguồn bên ngồi
1. Thơng báo được treo trước công ty, tờ rơi: công ty nằm ở vị trí thuận tiện, đơng người qua lại nên thông báo treo trước công ty và phát tờ rơi cũng đem lại hiêu quả, thu được về một lượng lớn ứng viên. Tuy nhiên đối với hình thức này chỉ thu về ứng viên cho vị trí sản xuất trực tiếp cịn những vị trí cao hơn thì khơng đem lại hiệu quả
2. Sự giới thiệu của người quen: qua cách truyền tải thơng tin này sẽ giúp doanh nghiệp có được ứng viên đáng tin cậy từ nhân lực đang làm việc tại công ty. Ở công ty cổ phần quân nhân Đất Việt khi nhân viên giới thiệu thành công ứng viên cho công ty
sẽ được nhận thưởng, tùy từng vị trí cơng việc mức thưởng sẽ từ 200.000 VNĐ đến 300.000 VNĐ. Chính vì chính sách này nên cơng ty cũng thu về kha khá lượng ứng viên qua việc giới thiệu của nhân lực làm việc tại công ty
3. Các website việc làm: với cách này sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn ứng viên đa dạng hơn. Công ty đăng các thông báo tuyển dụng lên các trang web việc làm như: timviecnhanh, TopCV, tìm việc 24h...
4. Trên mạng xã hội (facebook...): các trang mạng xã hội hiện nay cực kỳ phổ biến và là nơi để các cơng ty có thể tìm kiếm ứng viên một cách dễ dàng. Tuy nhiên, hiện tại công ty hiện chưa chú trọng đăng thông tin tuyển dụng qua các trang mạng xã hội. Mặc dù không được chú trọng những vẫn thu hút về 1 lượng ít ứng viên.
Để có thể xác định được việc đăng thơng báo tuyển dụng trên kênh nào là hoạt động có hiệu quả nhất và giúp cơng ty tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng nhất. Em đã thực hiện phát phiếu khảo sát để điều tra mức độ tiếp cận của các ứng viên đối với các kênh tuyển mộ. kết quả thu được được biểu hiện dưới sơ đồ sau.
Biểu đồ 3.1: Tỉ lệ tiếp cận ứng viên với thông tin tuyển mộ từ các kênh tuyển mộ
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra của tác giả)
Theo như sơ đồ khảo sát trên, tỉ lệ ưng viên tiếp cận được các thông tin tuyển mộ chủ yếu là qua thông báo trước công ty và phát tờ rơi, chiếm tới 44%. Sau đó là sự giới thiệu của người quen chiếm 26%. Xếp thứ ba là kênh tuyển mộ qau thông báo nội bộ cơng ty chiếm 14%. Cịn lại là thông qua web tuyển dụng và mạng xã hội facebook lần lượt là 8% và 6%.
Ưu điểm của công tác tuyển mộ của công ty cổ phần quân nhân Đất Việt là đã sử dụng kết hợp nhiều kênh tuyển mộ khác nhau để tìm kiếm ưng viên tiềm năng.
Nhược điểm là cơng ty vẫn chưa đầu tư và chú trọng đến các kênh tuyển mộ mà thu hút được nhiều ứng viên hơn như các trang web tuyển dụng và mạng xã hội facebook – là những kênh tuyển mộ tiềm năng trên thị trường hiện nay được nhiều doanh nghiệp hướng tới đầu tư.
3.3.4. Tuyển chọn nhân lực
Sau khi tiến hành tuyển mộ nhân lực, hồ sơ ứng viên được nộp về cho bộ phận tuyển dụng, chuyên viên tuyển dụng chịu trách nhiệm tiến hành thu nhận – xử lý hồ sơ và lên kế hoạch, tổ chức phỏng vấn ứng viên và ra quyết định tuyển chọn.
3.3.4.1. Thu nhận và xử lý hồ sơ.
Sau khi thơng báo tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng của phịng hành chính nhân sự sẽ tiến hành tìm kiếm, thu hút và thu nhận hồ sơ. Tùy từng đợt và từng vị trí tuyển dụng mà các giấy tờ trong hồ sơ sẽ khác nhau để thuận tiện trong quá trình lọc hồ sơ. Tuy nhiên một số giấy tờ thường phải có là đơn xin việc, sơ yếu lí lịch, chứng minh thư photo, bằng cấp, chứng chỉ.
Sau khi kết thúc thời gian thu nhận hồ sơ, hồ sơ có thể được nộp bằng hình thức bản cứng hoặc bản mềm.
Biểu đồ 3.2. Hình thức thu nhận hồ sơ của ứng viên
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra của tác giả)
Công ty nhận được hồ sơ chủ yếu dưới 3 hình thức chính và chiếm phần lớn qua hình thức trực tiếp tại văn phịng hành chính nhân sự. Vậy hồ sơ thu về cũng đa phần là dưới dạng bản cứng. Chỉ có 33% hồ sơ nộp qua email là hồ sơ bản mềm.
Sau khi đã thu nhận hồ sơ thì bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành lọc hồ sơ theo các tiêu chuẩn cụ thể như sau:
Về mặt hình thức: Hồ sơ được trình bày rõ ràng, chỉn chu, sạch sẽ, khơng có lỗi chính tả, ưu tiên có màu sắc đẹp, thu hút. Đầy đủ các đề mục cần có trong yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Về mặt nội dung: Hồ sơ cần đầy đủ thông tin liên lạc, thông tin cá nhân của ứng viên. Hồ sơ thể hiện được trình độ chun mơn cũng như các kiến thức thông qua các thông tin về kiến thức, kỹ năng: quá trình, kinh nghiệm làm việc được trình bày rõ ràng, chi tiết. Những kiến thức, kinh nghiệm ghi trong hồ sơ phù hợp với vị trí mà cơng ty đang tuyển dụng.
Đối với những hồ sơ có thể đáp ứng được cả hai yêu cầu về mặt hình thức và nội dung sẽ được lựa chọn, tổng hợp vào danh sách báo cáo kết quả xử lí hồ sơ đầu vào để tiến hành phỏng vấn trực tiếp.
Hộp 3.2. Danh sách hồ sơ ứng viên lọt qua vòng hồ sơ
DANH SÁCH HỒ SƠ ỨNG VIÊN LỌT QUA VỊNG HỒ SƠ Vị trí tuyển dụng
Tính đến thời điểm
STT Họ và tên Năm sinh Quê quán Trình độ Chứng chỉ Ngày nhận hồ sơ 1 2 3 4 5 ... Ngày tháng năm Người duyệt Người tổng hợp
(Nguồn: Phịng hành chính nhân sự)
3.3.4.2. Liên hệ ứng viên
Sau khi thu nhận hồ sơ và sàng lọc ứng viên. Đối với những hồ sơ được lựa chọn, bộ phận tuyển dụng sẽ chịu trách nhiệm liên hệ với ứng viên bằng nhiều hình thức khác nhau nhưng theo em quan sát thì cơng ty chủ yếu liên hệ quá hình thức gọi điện thoại và gửi email dựa trên thông tin liên lạc mà ứng viên ghi trên hồ sơ.
3.3.4.3. Phỏng vấn
Theo thông tin phỏng vấn chị Huyền – chuyên viên tuyển dụng cảu công ty cổ phần quan nhân Đất Việt thì hầu hết vị trí tuyển dụng đều chỉ trải qua một vịng phỏng vấn được tổ chức tại trụ sở công ty ở Hà Đơng, trừ các vị trí quản lý cấp cao.
Địa điểm phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp tại trụ sở công ty tại sô 5 – KĐT Văn Khê, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.
Hội đồng phỏng vấn
Tùy thuộc vào từng vị trí tuyển dụng mà Hội đồng phỏng vấn sẽ khác nhau. Cơng ty cổ phần quan nhân Đất Việt có quy định khá rõ về thành phần của Hội đồng phỏng vấn đối với các vị trí, chức năng khác nhau.
Bảng 3.3. Quy định về thành phần Hội đồng phỏng vấn tuyển dụng của công ty cổ phần quân nhân Đất Việt.
STT Vị trí tuyển dụng Số vịng PV Thành phần hội đồng PV 1 Quản lý cấp cao 2 Tổng giám đốc, trưởng
phịng hành chính nhân sự 2 Trưởng phịng, phó phịng 1
Trưởng phịng hành chính nhân sự, chuyên viên tuyển dụng
3 Chuyên viên 1 Trường phịng, chun viên
tuyển dụng
4 Nhân viên, cơng nhân 1 Chuyên viên tuyển dụng
5 Thực tập sinh 1 Chuyên viên tuyển dụng
(Nguồn: Phịng hành chính nhân sự)
Trong một cuộc phỏng vấn thì đội ngũ phỏng vấn ảnh hưởng không hề nhỏ đến ứng viên bởi họ khơng chỉ là hình ảnh đại diện của cơng ty mà cịn là cầu nối giữa ứng viên và doanh nghiệp.
Bảng 3.4. Đáng giá của ưng viên về Hội đồng phỏng vấn tại công ty
Phương án 1