PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN QUÂN NHÂN ĐẤT VIỆT
STT Đơn vị/phòng ban Nhu cầu Yêu cầu về bằng cấp/kỹ năng Dự kiến thời gian tuyển dụng Ghi chú 1 2 ... Tổng
Tổng giám đốc Trưởng phịng hành chính nhân sự Người lập phiếu Phê duyệt (xác nhận) (Ký, ghi rõ)
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân lực khá rõ ràng và đầy đủ, gồm cả yêu cầu về kỹ năng/bằng cấp và thời gian dự kiến tuyển dụng. Giúp phịng hành chính nhân sự dế dàng kiểm sốt và lên kế hoạch tuyển dụng một cách dễ dàng hơn.
Việc xác định nhu cầu nhân lực của công ty xuất phát từ hai phía ban giám đốc do phịng hành chính nhân sự đảm nhận và từ phía các phịng ban chức năng. Điều này làm tăng tính linh hoạt trong việc xác định nhu cầu nhân lực, các phịng ban khơng bị gị bó về nhân lực khi khối lượng cơng việc q tải. Bộ phận tuyển dụng có thể nhìn thấy được chính xác tính chất cơng việc để đưa ra tiêu chuẩn phù hợp nhất.
Xác định tiêu chuẩn tuyển dụng
Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng cho từng vị trí chức danh, phịng hành chính nhân sự thơng qua các bộ phận phịng ban để xây dựng bảng mô tả cơng việc cho từng chức danh đó. Theo quy trình tuyển dụng của công ty là như vậy nhưng theo em quan sát phịng hành chính nhân sự chỉ xây dựng bản mơ tả cơng việc cho những vị trí chức danh mới khi mà công ty mở rộng quy mô kinh doanh ra các lĩnh vực khác. Cịn những vị trí chức danh cũ sẽ sử dụng lại bản mô tả công việc đã xây dựng xong từ trước đó và dùng đi dùng lại. Từ bản mô tả công việc, ban tuyên dụng sẽ tiến hành xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng theo các tiêu chí: kiến thức, kỹ năng, phẩm chất thái độ.
Kế hoạch tuyển dụng
Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng, tiêu chuẩn tuyển dụng sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng gồm: thời gian tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, người thực hiện, nguồn tuyển dụng, chi phí tuyển dụng.
Việc có sự phân chia rõ ràng trong nhu cầu tuyển dụng giúp công ty cổ phần quân nhân Đất Việt định hướng được kênh tuyển mộ, cách thức tuyển mộ, tuyển dụng phù hợp từ dó tìm kiếm được nhân lực đáp ứng việc thực hiện mục tiêu của doanh
nghiệp. Việc xác định nhu cầu nhân lực dựa vào ý kiến của trường phòng ban và sự điều chỉnh của ban điều hành giúp mang lại sự hài hịa lợi ích hướng tới mục tiêu kinh doanh trong thời gian tới của công ty.
3.3.3. Tuyển mộ nhân lực
Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã được phê duyệt, phịng hành chính nhân sự sẽ thiết kế và đăng thông báo tuyển dụng dựa vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc đã được xây dựng cho vị trí cơng việc.
Nguồn tuyển mộ của công ty cổ phần quân nhân Đất Việt.
Căn cứ vào các vị trí tuyển dụng, chuyên viên tuyển dụng tại cơng ty đã xác định hai nguồn tuyển dụng chính mà cơng ty đang áp dụng đó là nguồn tuyển dụng bên trong và nguồn tuyển dụng bên ngoài.
Nguồn bên trong thường được áp dụng cho các vị trí quản lý cấp cao nhằm thể hiện sự ưu tiên, là một hình thức đãi ngộ của công ty dành cho những nhân viên làm việc lâu năm có cơ hơi được thăng tiến trong công việc. Đồng thời họ cũng là người hiểu rõ về hình thức kinh doanh, văn hóa kinh doanh nên sẽ dễ dàng hịa nhập với mơi trường làm việc.
Nguồn bên ngồi của cơng ty cổ phần qn nhân Đất Việt thường đến từ các trang web tìm việc như: timviecnhanh, tìm việc 24h... từ sự giới thiệu của người quen, thông báo treo trước cửa công ty, các trang mạng xã hội. Nguồn tuyển dụng bên ngồi đã mang lại cho cơng ty một lượng lớn lực lượng lao động đáp ứng nhu cầu công việc tại các giai đoạn kinh doanh khác nhau.
Nội dung của thông báo tuyển dụng của công ty cổ phần quân nhân Đất Việt gồm:
1. Thơng tin về cơng ty, vị trí chức danh cần tuyển, số lượng cần tuyển.
2. Yêu cầu công việc, trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn với chức danh tuyển dụng
3. Thơng tin lương, chính sách đãi ngộ, phúc lợi và chế độ làm việc
4. Thời hạn nhận hồ sơ, thời điểm, địa chỉ liên hệ, cách thức nộp hồ sơ ứng tuyển.
Địa điểm đăng thông báo tuyển dụng của công ty cổ phần quân nhân Đất Việt Đối với nguồn nội bộ, khi cơng ty có nhu cầu tuyển dụng, chuyên viên tuyển dụng sẽ đăng thơng báo tuyển dụng lên các nhóm của cơng ty hoặc đăng thơng báo trên bảng tin ở công ty đẻ cán bộ nhân viên được biết đến và có cơ hội nộp hồ sơ ứng tuyển tại phịng hành chính nhân sự.
Đối với nguồn bên ngồi
1. Thơng báo được treo trước công ty, tờ rơi: cơng ty nằm ở vị trí thuận tiện, đơng người qua lại nên thông báo treo trước công ty và phát tờ rơi cũng đem lại hiêu quả, thu được về một lượng lớn ứng viên. Tuy nhiên đối với hình thức này chỉ thu về ứng viên cho vị trí sản xuất trực tiếp cịn những vị trí cao hơn thì không đem lại hiệu quả
2. Sự giới thiệu của người quen: qua cách truyền tải thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp có được ứng viên đáng tin cậy từ nhân lực đang làm việc tại công ty. Ở công ty cổ phần quân nhân Đất Việt khi nhân viên giới thiệu thành công ứng viên cho công ty
sẽ được nhận thưởng, tùy từng vị trí cơng việc mức thưởng sẽ từ 200.000 VNĐ đến 300.000 VNĐ. Chính vì chính sách này nên cơng ty cũng thu về kha khá lượng ứng viên qua việc giới thiệu của nhân lực làm việc tại công ty
3. Các website việc làm: với cách này sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn ứng viên đa dạng hơn. Công ty đăng các thông báo tuyển dụng lên các trang web việc làm như: timviecnhanh, TopCV, tìm việc 24h...
4. Trên mạng xã hội (facebook...): các trang mạng xã hội hiện nay cực kỳ phổ biến và là nơi để các công ty có thể tìm kiếm ứng viên một cách dễ dàng. Tuy nhiên, hiện tại công ty hiện chưa chú trọng đăng thông tin tuyển dụng qua các trang mạng xã hội. Mặc dù không được chú trọng những vẫn thu hút về 1 lượng ít ứng viên.
Để có thể xác định được việc đăng thơng báo tuyển dụng trên kênh nào là hoạt động có hiệu quả nhất và giúp cơng ty tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng nhất. Em đã thực hiện phát phiếu khảo sát để điều tra mức độ tiếp cận của các ứng viên đối với các kênh tuyển mộ. kết quả thu được được biểu hiện dưới sơ đồ sau.
Biểu đồ 3.1: Tỉ lệ tiếp cận ứng viên với thông tin tuyển mộ từ các kênh tuyển mộ
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra của tác giả)
Theo như sơ đồ khảo sát trên, tỉ lệ ưng viên tiếp cận được các thông tin tuyển mộ chủ yếu là qua thông báo trước công ty và phát tờ rơi, chiếm tới 44%. Sau đó là sự giới thiệu của người quen chiếm 26%. Xếp thứ ba là kênh tuyển mộ qau thông báo nội bộ cơng ty chiếm 14%. Cịn lại là thông qua web tuyển dụng và mạng xã hội facebook lần lượt là 8% và 6%.
Ưu điểm của công tác tuyển mộ của công ty cổ phần quân nhân Đất Việt là đã sử dụng kết hợp nhiều kênh tuyển mộ khác nhau để tìm kiếm ưng viên tiềm năng.
Nhược điểm là công ty vẫn chưa đầu tư và chú trọng đến các kênh tuyển mộ mà thu hút được nhiều ứng viên hơn như các trang web tuyển dụng và mạng xã hội facebook – là những kênh tuyển mộ tiềm năng trên thị trường hiện nay được nhiều doanh nghiệp hướng tới đầu tư.
3.3.4. Tuyển chọn nhân lực
Sau khi tiến hành tuyển mộ nhân lực, hồ sơ ứng viên được nộp về cho bộ phận tuyển dụng, chuyên viên tuyển dụng chịu trách nhiệm tiến hành thu nhận – xử lý hồ sơ và lên kế hoạch, tổ chức phỏng vấn ứng viên và ra quyết định tuyển chọn.
3.3.4.1. Thu nhận và xử lý hồ sơ.
Sau khi thông báo tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng của phịng hành chính nhân sự sẽ tiến hành tìm kiếm, thu hút và thu nhận hồ sơ. Tùy từng đợt và từng vị trí tuyển dụng mà các giấy tờ trong hồ sơ sẽ khác nhau để thuận tiện trong quá trình lọc hồ sơ. Tuy nhiên một số giấy tờ thường phải có là đơn xin việc, sơ yếu lí lịch, chứng minh thư photo, bằng cấp, chứng chỉ.
Sau khi kết thúc thời gian thu nhận hồ sơ, hồ sơ có thể được nộp bằng hình thức bản cứng hoặc bản mềm.
Biểu đồ 3.2. Hình thức thu nhận hồ sơ của ứng viên
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra của tác giả)
Công ty nhận được hồ sơ chủ yếu dưới 3 hình thức chính và chiếm phần lớn qua hình thức trực tiếp tại văn phịng hành chính nhân sự. Vậy hồ sơ thu về cũng đa phần là dưới dạng bản cứng. Chỉ có 33% hồ sơ nộp qua email là hồ sơ bản mềm.
Sau khi đã thu nhận hồ sơ thì bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành lọc hồ sơ theo các tiêu chuẩn cụ thể như sau:
Về mặt hình thức: Hồ sơ được trình bày rõ ràng, chỉn chu, sạch sẽ, khơng có lỗi chính tả, ưu tiên có màu sắc đẹp, thu hút. Đầy đủ các đề mục cần có trong yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Về mặt nội dung: Hồ sơ cần đầy đủ thông tin liên lạc, thông tin cá nhân của ứng viên. Hồ sơ thể hiện được trình độ chun mơn cũng như các kiến thức thông qua các thơng tin về kiến thức, kỹ năng: q trình, kinh nghiệm làm việc được trình bày rõ ràng, chi tiết. Những kiến thức, kinh nghiệm ghi trong hồ sơ phù hợp với vị trí mà cơng ty đang tuyển dụng.
Đối với những hồ sơ có thể đáp ứng được cả hai yêu cầu về mặt hình thức và nội dung sẽ được lựa chọn, tổng hợp vào danh sách báo cáo kết quả xử lí hồ sơ đầu vào để tiến hành phỏng vấn trực tiếp.