2.3 .QUẢN TRỊ KHO BÃI
2.4. HỆ THỐNG BẢO QUẢN VÀ ĐÓNG GÓI HÀNG
2.4.1. Hệ thống bảo quản
Bảo quản hàng hoá là một trong những chức năng cơ bản, trọng yếu trong tổ chức hoạt động kho của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt hoạt động của mình mọi loại hình nhà kho đều duy trì một hệ thống bảo quản hàng cần thiết phù hợp với yêu cầu của từng đối tượng và mục tiêu dự trữ. Một hệ thống bảo quản gồm các yếu tố chính sau đây:
- Qui trình nghiệp vụ kho: được thể hiện ở nội dung
và trình tự thực hiện các tác nghiệp với dịng hàng hố lưu chuyển qua kho. Qui trình được xây dựng có tính tổng qt và cần được cụ thể hoá một cách chi tiết trong quá trình hoạt động; tuỳ thuộc đặc điểm và yêu cầu bảo quản lô hàng, điều kiện không gian, thời gian hoạt động của kho, yêu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng.
Nội dung và thứ tự thực hiện tác nghiệp phải xuyên suốt từ khi chuẩn bị nhập hàng cho đến khi hàng hoá được giao xong cho đối tượng nhận hàng. Việc xác định đúng, khoa học qui trình nghiệp vụ kho có ảnh hưởng quyết định đến kết quả và hiệu quả hoạt động của kho; đồng thời là căn cứ quan trọng nhất để xác định các yếu tố khác tham gia hệ thống bảo quản.
Sau khi đã tập hợp các đơn hàng theo đúng yêu cầu của khách, tác nghiệp tiếp theo là chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận chuyển, bao gồm các thao tác:
+Đóng gói.
+Dán nhãn.
+Xếp theo thứ tự vào cửa phát hàng.
- Phát hàng
Phát hàng là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lượng của tồn bộ q trình nghiệp vụ kho hàng hố. Phát hàng bao gồm các thao tác nghiệp vụ để chuyển giao hàng hố cho các đối tượng nhận hàng, đó là những thao tác sau:
- Xếp lịch chạy xe theo thứ tự ưu tiên về mức độ cấp bách và thời hạn thực hiện đơn hàng.
- Chất xếp hàng hoá lên phương tiện vận tải;
- Kiểm tra chứng từ, hoá đơn thanh toán và lệnh xuất kho; làm chứng từ giao hàng; làm giấy phép vận chuyển.
- Kiểm tra, theo dõi tình hình giao hàng và bán bn hàng hoá từ kho, biến động của dự trữ, mở sổ theo dõi hàng xuất, khi xuất các lô hàng, phải ghi chép cẩn thận vào thẻ kho để kiểm tra biến động của dự trữ hàng hố nhằm bổ xung kịp thời.
phân cơng các loại lao động trong kho theo chức trách nhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho; xây dựng nội qui, qui chế hoạt động kho gắn với các đối tượng có liên quan (nhân viên kho, các đối tượng giao dịch trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp..); xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng; xây dựng định mức cơng tác, trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lý định mức hao hụt hàng hố theo các khâu của qui trình nghiệp vụ kho. - Hệ thống thông tin và quản lý kho: đây là một yếu
tố rất quan trọng, nhằm đảm bảo sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận khác với bộ phận kho và quản lý hoạt động của kho. Hệ thống này bao gồm các loại thẻ kho (theo dõi việc nhập, xuất hàng, quản lý tồn kho), các hồ sơ về nhà cung cấp (hàng hoá, dịch vụ vận tải), hồ sơ khách hàng, hồ sơ hàng hoá, hồ sơ đơn đặt hàng, các loại báo cáo..Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay, các loại tài liệu này cần được xử lý bằng các chương trình phần mềm chuyên dùng để thuận lợi cho việc cập nhật, xử lý, lưu trữ, tra cứu và cung cấp thông tin.