4. ý nghĩa của công tác tổ chức quản lý lao động trong kinh doanh lữ hành.
2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
- Ban giám đốc Công ty:
Ban giám đốc Công ty bao gồm một Giám đốc và hai Phó giám đốc giúp việc.
+ Giám đốc: giám đốc là ngời có quyền điều hành mọi hoạt động chung của công ty , là chủ tài khoản của công ty, trực tiếp ký kết các hợp đồng, các giao dịch kinh tế. Chịu trách nhiệm trớc nhà nớc, trớc Ban tài chính quản trị trung ơng và Tổng công ty Hồ Tây về mọi mặt hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. Giám đốc chỉ đạo trực tiếp phòng kế toán tài chính, phòng hành chính – tổ chức và phòng thị tr- ờng kế hoạch.
Giám đốc do Chủ tịch đồng quản trị của Tổng công ty bổ nhiệm, khen thởng và kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc của Tông công ty.
+ Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc, Phó giám đốc phụ trách chỉ đạo công tác thị trờng, phụ trách công tác nghiệp vụ khách sạn, nhà hàng, tiền lơng, chế độ chính sách đối với ngời lao động.
- Phòng tổ chức hành chính:
+ Tham mu cho giám đốc về các lĩnh vực nhân sự, các chế độ chính sách do nhà nớc ban hành các hoạt động quản lý hành chính quản trị. Phòng hành chính xây dựng các nội quy, quy chế quản lý hành chính, khen thởng, kỷ luật, đôn đốc hớng dẫn các nhân viên của Công ty.
+ Ngoài ra phòng còn có chức năng tham mu về công tác tổ chức bộ máy, tuyển dụng lao động, đề bạt, sắp xếp cán bộ, kỷ luật miễn nhiệm cán bộ trong bộ phận quản lý đảm bảo tính gọn nhẹ, hợp lý và hiệu quả.
- Phòng kế hoạch thị trờng.
+ Tìm kiếm, khai thác, phân tích thị trờng, xây dựng kế hoạch Marketing theo mùa vụ, năm và theo từng giai đoạn cụ thể. Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch của các đơn vị sản xuất kinh doanh trực tiếp và trên Công ty, tổ chức đón tiếp khách.
+ Thực hiện nhiệm vụ về lễ tân, thanh toán thu ngân cùng việc lập kế hoạch cho sản xuất kinh doanh và đầu t xây dựng cơ bản của từng đơn vị và của toàn Công ty theo từng thời kỳ.
- Phòng kế toàn tài chính :
+ Tham mu cho giám đốc Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán, thực hiện việc kiểm tra giám sát việc thực hiện các chế độ chính sách, các quy chế trong lĩnh vực tài chính theo quy định của nhà nớc và của Tổng công.
+ Đề xuất các phơng án đầu t, sản xuất kinh doanh cùng với nhiệm thiết lập cơ chế quản lý đảm bảo nguồn vốn kinh doanh của Công ty.
Công ty có các thành viên :
- Khách sạn Tây Hồ:
Địa: 1 đờng Tây Hồ – Quận Tây Hồ- Hà Nội- Việt Nam. + Điện thoại: (84-4) 8.232381- 8232379- 8232380
+Fax: (84-4) 8.232390
Khách sạn Tây Hồ nằm bên cạnh Hồ Tây, với phong cảnh thiên nhiên tuyệt đẹp. Khách sạn Tây Hồ tơng đối chuyên môn cao đáp ứng mọi nhu cầu của khách sạn. Đội ngũ nhân viên xinh đẹp, lịch sự thông thạo ngoại ngữ, có trình độ chuyên môn cao đáp ứng mọi nhu cầu của khách. Khách sạn có 114 phòng (suite, deluxe, standard) tiền sảnh đẹp và trang trí theo phong cách độc đáo. Phòng ăn lớn nhỏ, quầy bar và các dịch vụ khách phục vụ 24/24 giờ trong ngày, với các ăn Việt Nam , Trung Quốc , Âu, Mỹ La Tinh, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách. Hội trờng tân tiến hiện đại cho hội nghị, hội thảo. Hệ thống thông tin viễn thông bảo đảm: điện thoại liên lạc quốc tế, Facsimiles, telex, TV thu qua vệ tinh . Các dịch vụ vui chơi… giải trí khác: bể bơi, sân tennis, sàn nhảy , karaoke, làm đẹp.
Là đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh các dịch vụ: lu trú, ăn uống, bán hàng và một số các dịch vụ bổ sung khác nh tennis, thể dục thẩm mỹ, bể bơi, hội nghị, hội thảo .Khách sạn Tây Hồ còn kết hợp nhiệm vụ phục vụ chính trị, phục vụ ăn ở,… nghỉ ngơi, giải trí của các đại biểu Quốc hội trong hai kỳ họp năm 2003.
- Trung tâm du lịch (Bộ phận lữ hành) là bộ phận hoạch toán phụ thuộc vào Công ty là đơn vị kinh doanh lữ hành quốc tế theo giấy phép của Tổng cục du lịch cấp số : 2002/UBND ngày 1-7-1995.
+ Trung tâm du lịch lữ hành có chức năng, nhiệm vụ chính là kinh doanh du lịch hành quốc tế và nội địa, bên cạnh đó còn có các dịch vụ sau:
+ Dịch vụ làm hộ chiếu, visa.
+ Tổ chức tour du lịch, tham quan, nghỉ mát quốc tế nh Trung Quốc, Thái Lan, Malaysia, Singapore, HồngKông, Indonesia, Pháp, Mỹ, Nhật Bản, Bỉ .…
+ Trung tâm lữ hành cũng tổ chức thành một máy khá hoàn chỉnh, bao gồm ban giám đốc, bộ phận điều hành, bộ phận hớng dẫn phòng đại diện tại Móng Cái.
* Ban giám đốc trung tâm gồm : Một giám đốc và một phó giám đốc do ban Công ty chỉ định và chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ một phó giám đốc của Công ty. Ban giám đốc chung chỉ đạo hoạt động của trung tâm và quản lý hoạt động của văn phòng đại diện Công ty của Móng Cái- Quảng Ninh.
*Ban giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trớc Công ty về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm du lịch lữ hành đồng thời ban giam đốc chủ động trong việc tìm kiếm đối tác và nguồn khách từ bên ngoài.
*Bộ phận điều hành: bộ phận này chuyên thiết kế các Tour du lịch : inbound, outbound, nội địa để ban giám đốc xét duyệt và là bộ phận tổ chức điều hành các tour đó.
*Bộ phận hớng dẫn: Bộ phận này hớng dẫn khách du lịch theo các tour mà trung tâm đã lên kế hoạch.
*Bộ phận hành chính: là nơi tiếp nhận mọi công văn, th giấy tờ gửi đến trung tâm và là bộ phận quản lý, lu dữ những tài liệu về hoạt động kinh doanh của trung tâm.
- Mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng song vẫn thể hiện đợc sự thống nhất trong công việc và cùng hớng tới một mục tiêu chung là làm cho trung tâm ngày càng phát triển.
- Chi nhánh tại Móng Cái:
Văn phòng đại diện tại Móng Cái: là đơn vị ở xa Công ty song đơn vị đã có chủ động trong việc khai thác thị trờng, tuyên truyền quảng bá về Công tại Móng Cái và Trung Quốc, góp phần tạo dựng một chỗ đứng trên thị trờng trong nớc cũng nh quốc tế (Trung Quốc). Thay mặt Công ty giao dịch và kết các hợp đồng du lịch với các đối tác và trực tiếp với khách du lịch. Với số lợng nhân viên chỉ khoảng 10 ngời đang trong độ tuổi lao động từ 25 tuổi đến 45 tuổi đã hoàn thành tốt công tác thu hút và tìm kiếm thị trờng, khách du lịch vùng biển. Góp phần làm tăng lợng khách Trung Quốc vào Việt Nam gửi qua trung tâm của Công ty.
Mặc dù có sự phân chia thành từng bộ phận nhng do những điều kiện đặc thù riêng của trung tâm du lịch có ít nhân viên mà công việc của từng bộ phận lại không diễn ra thờng xuyên. Kinh doanh du lịch phụ thuộc rất nhiều vào mùa vụ, vì vậy rất hay diễn ra hiện tợng có những bộ phận bị quá tải lúc này cần có sự hỗ trợ của các bộ phận khác vì vậy trong quá trình thực hiện công việc các chức năng của từng bộ phận không rõ ràng. Nhân viên trong Công ty luôn sẵn sàng giúp đỡ nhau nên việc một nhân viên có thể kiêm nhiệm cùng một lúc nhiều việc của Công ty, thậm chí nhân viên của bộ phận này có thể làm việc sang bộ phận khác. Sản phẩm của Công ty thờng là những chuyến du lịch trọn gói, chúng đợc xây dựng dựa trên việc tìm hiểu nhu cầu của thị trờng khách du lịch, yêu cầu của ban giám đốc, của phòng thị trờng hay từ yêu cầu của khách hàng.
Căn cứ vào những thông tin mà bộ phận điều hành tour xây dựng các tour trình lên ban giám đốc và bộ phận hớng dẫn tham khảo, tiếp đến là tiến hành khảo sát thực tế rồi tính giá và cuối cùng là chào bán sản phẩm đó.