Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán tại DIC Corp
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và những cơ sở, điều kiện tổ chức công tác kế toán mà DIC Corp tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) và áp dụng phƣơng thức kê khai thƣờng xuyên. Với hình thức này bộ máy kế tốn DIC Corp gồm Ban tài chắnh kế tốn TCT, các phịng
kế tốn của các cơng ty con, các chi nhánh hạch toán độc lập và các nhân viên kế toán ở các đơn vị, các BQL hạch toán phụ thuộc.
Ban tài chắnh kế toán TCT thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến toàn TCT và các đơn vị khác hạch tốn phụ thuộc, khơng tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu, số liệu kế tốn từ các cơng ty con, các chi nhánh hạch toán độc lập có tổ chức kế tốn gửi đến, lập báo cáo chung toàn DIC Corp, hƣớng dẫn tồn bộ cơng tác kế tốn, kiểm tra kế tốn tồn TCT.
Các cơng ty con, các chi nhánh hạch tốn độc lập và có tổ chức kế tốn thực
hiện cơng tác kế tốn hồn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại đơn vị đó theo sự định hƣớng và kiểm tra của Ban tài chắnh kế toán TCT. Các nhân viên kế toán ở các đơn vị, các BQL hạch toán phụ thuộc, khơng tổ chức kế tốn thì có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về Ban tài chắnh kế toán DIC Corp.
Ngƣời chịu trách nhiệm về cơng tác tài chắnh kế tốn ở TCT là Giám đốc tài chắnh kiêm Kế toán trƣởng. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán là thực hiện chế độ hạch toán kế toán thống kê theo đúng Luật kế toán, chế độ kế toán do Bộ Tài chắnh ban hành; tổ chức bộ máy kế tốn tại văn phịng TCT.
Các đơn vị trực thuộc trong TCT đƣợc TCT phân cấp hạch tốn báo sổ hoặc phụ thuộc, có phụ trách bộ phận kế tốn và các nhân viên kế toán. Phụ trách bộ phận kế toán các đơn vị chịu trách nhiệm trong nội dung đƣợc phân cấp về quản lý tài chắnh và chế độ kế toán.
Hiện nay, bộ máy kế toán của DIC Corp gồm 14 ngƣời tại Ban tài chắnh kế tốn và các phịng kế tốn, nhân viên kế tốn tại các cơng ty con, các chi nhánh, các BQL... Nhân sự tại Ban tài chắnh kế toán: 01 Giám đốc Tài chắnh (kiêm Kế tốn trƣởng), 03 Phó Ban Tài chắnh Ờ Kế tốn và 10 Chun viên (mỗi ngƣời đƣợc phân
cơng theo dõi từng phần hành kế toán khác nhau). Khối lƣợng cơng việc của Ban tài chắnh Ờkế tốn rất nhiều, do vậy mọi ngƣời đều đảm nhiệm phần việc nặng nề, địi hỏi phải có sự cố gắng và tinh thần trách nhiệm cao.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức kế toán tại DIC Corp
Nguồn: Ban Tài chắnh Ờ kế toán DIC Corp
Bộ máy kế toán trong DIC Corp tổ chức theo hình thức hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) đƣợc chia thành các bộ phận theo sơ đồ 2.2.
Để phát huy năng lực, sở trƣờng và trách nhiệm cá nhân của từng thành viên, đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao, tạo điều kiện thuận lợi trong việc liên hệ cơng tác giữa các phịng ban và các đơn vị trong TCT. Ban Tài chắnh - Kế tốn DIC Corp lập bảng phân cơng cơng tác của các thành viên Ban Tài chắnh Ờ Kế toán, cụ thể nhƣ sau:
Giám đốc Tài chắnh kiêm Kế tốn trƣởng
Quản lý điều hành tồn bộ Ban Tài chắnh - Kế tốn thơng qua các Phó Giám đốc hoặc điều hành trực tiếp khi cần thiết;
- Giám sát, kiểm tra các khoản thu, chi; thực hiện Kế hoạch Tài chắnh của
DIC Corp;
GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH
(Kiêm Kế tốn trưởng)
Phó Ban phụ trách XDCB (Phịng NV2) Phó Ban phụ trách Tổng hợp (Phịng NV1) Phó Ban phụ trách TT-TD (Phịng NV3) 1. Kế tốn dự án đầu tƣ 2. KT thanh quyết toán các HĐX, các DAĐT 3. Kế tốn TH văn phịng DIC Corp 4. Kế toán TSCĐ NVL, CC- DC 7. Kế toán Thuế 8. Kế toán TT tiền mặt TD nội bộ 9. Kế toán ngân hàng 10. Kế toán đầu tƣ TC vào cơng ty khác 6. Thủ quỹ 5. Kế tốn tiền lƣơng BHXH Phịng kế tốn các công ty con, các chi nhánh hạch tốn độc lập, có tổ chức kế tốn
Nhân viên kế toán các đơn vị, các BQL hạch tốn phụ thuộc, khơng tổ
- Quản lý cơng tác kế tốn quản trị của DIC Corp;
- Tổ chức kiểm tra cơng tác kế tốn, thống kê của các chi nhánh, đơn vị trực thuộc DIC Corp;
- Tổ chức thẩm định vay tắn dụng nội bộ; Kiểm tra các hợp đồng tắn dụng, bảng kê rút vốn kiêm khế ƣớc nhận nợ.
Phịng kế tốn tổng hợp (Phịng Nghiệp vụ 1)
Biên chế của phịng gồm 06 nhân sự, trong đó có 01 phó Ban phụ trách phịng và 05 kế tốn viên. (trên sơ đồ là số 3;4;5;6;7) Phòng nghiệp vụ 1 thực hiện các nhiệm vụ công tác sau kế toán nhƣ sau::
- Định kỳ theo từng quý, năm thực hiện lập báo cáo tài chắnh Văn phòng DIC Corp, báo cáo tài chắnh riêng DIC Corp, báo cáo tài chắnh hợp nhất DIC Group theo quy định;
- Theo dõi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các TK góp vốn đầu tƣ tài chắnh, nộp Ngân sách Nhà nƣớc, phải trả CB CNV, doanh thu tài chắnh và các tài khoản chi phắ khác. Trắch lập và hồn nhập các khoản dự phịng đầu tƣ tài chắnh và phải thu khó địi;
- Lập báo cáo thuế, quyết tốn các loại thuế theo định kỳ tháng, quý, năm;
- Lập danh mục tài sản cố định và tắnh khấu hao tài sản cố định theo quy định. Lập danh mục công cụ lao động và phân bổ công cụ lao động vào chi phắ sản xuất - kinh doanh;
- Phản ánh tình hình biến động của các loại tài sản cố định, tình hình tăng giảm từng khoản chi phắ trả trƣớc dài hạn;
- Lập chứng từ kế toán và chịu trách nhiệm về tắnh pháp lý của chứng từ liên quan đến thuế, tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, ngun vật liệu tại văn phịng DIC Corp, phân bổ chi phắ tiền lƣơng, kết chuyển chi phắ xác định kết quả kinh doanh;
- Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần việc này;
- Lập sổ kế toán (sổ cái, sổ tổng hợp, sổ chi tiếtẦ) các tài khoản về thuế, nguyên vật liệu, cơng cụ, tài sản cố định hữu hình, vơ hình, hao mịn tài sản cố định, chi phắ trả trƣớc dài hạn, ký quỹ ký cƣợc dài hạn, phải trả tiền lƣơng, chi phắ bán hang, chi phắ quản lý doanh nghiệp, lãi chƣa phân phối, 641,642, 421, 911;
- Lập các báo cáo quản trị liên quan đến chi phắ, giá vốn, doanh thu, đầu tƣ tài chắnh và khen thƣởng phúc lợi;
- Hƣớng dẫn, tƣ vấn cơng tác hạch tốn kế tốn, thuế cho các phịng ban thuộc DIC Corp và các đơn vị thành viên thuộc DIC Group khi có đề nghị;
- Lập các báo cáo khác của DIC Corp do cơ quan Nhà nƣớc yêu cầu; Tổ chức
làm việc với kiểm toán độc lập theo định kỳ; Làm việc với các cơ quan quản lý nhà nƣớc
nhƣ: Kiểm toán nhà nƣớc, thanh tra, thuếẦ liên quan đến vấn đề quản lý tài chắnh;
- Tổ chức kiểm soát, quản lý vốn, theo dõi nguồn vốn chủ sở hữu, đầu tƣ tài chắnh, lập Báo cáo tài chắnh.
- Lƣu trữ, bảo quản chứng từ liên quan đến phần việc này và tồn bộ chứng từ
của các Phịng khác chuyển đến sau khi quyết toán tài chắnh năm (ngày 31/03 năm liền kề).
- Quản lý, lƣu trữ các loại giấy tờ có giá của DIC Corp
Phịng Thanh, quyết tốn xây dựng (Phịng Nghiệp vụ 2)
Biên chế gồm có 03 nhân sự, bao gồm Phó giám đốc Ban Tài chắnh Ờ Kế toán phụ trách thanh, quyết toán xây dựng và 02 kế toán viên (trên sơ đồ là số 1;2) . Phòng Nghiệp vụ 2 thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:
- Theo dõi kế toán dự án đầu tƣ, thanh quyết tốn xây dựng cơng trình;
- Thực hiện cơng tác kế tốn quản trị liên quan đến các dự án đầu tƣ;
- Tổng hợp các dự án đầu tƣ xây dựng cơng trình, các cơng trình do DIC Corp trúng thầu giao cho các đơn vị nội bộ thực hiện; Kiểm soát các bảng thanh quyết toán khối lƣợng xây lắp; Tham gia quyết tốn dự án đầu tƣ xây dựng cơng trình trƣớc khi trình Kế tốn trƣởng, Tổng Giám đốc phê duyệt;
- Lập các báo cáo theo quy định đối với chế độ kế toán chủ đầu tƣ;
- Theo dõi các dự án đầu tƣ của DIC Corp (từ khi chuẩn bị đầu tƣ đến khi kết
thúc) về: Các hợp đồng, tình hình thanh tốn cơng nợ... Làm các thủ tục về thanh quyết tốn cơng trình, hạng mục cơng trình. Quyết tốn vốn đầu tƣ cơng trình, của dự án theo quy định;
- Kiểm tra, rà soát các hồ sơ thanh quyết toán khối lƣợng xây lắp các hạng mục, cơng trình, dự án do các đơn vị thi cơng, nhà thầu, các Ban QLDA chuyển tới. Kiểm tra ra biên bản thẩm tra quyết tốn, quyết định phê duyệt quyết tốn trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Tham gia xây dựng giá thành các dự án, cơng trình đƣợc giao;
- Ghi sổ kế tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến dự án đầu tƣ. Theo dõi chi phắ đầu tƣ xây dựng cơ bản, công nợ với đối tác và nguồn vốn thực hiện dự án. Lập sổ kế toán (sổ cái, sổ tổng hợp, sổ chi tiết) các tài khoản liên quan đến chi phắ SXKD dở dang, đầu tƣ xây dựng cơ bản dở dang;
- Bảo quản chứng từ phần việc này. Định kỳ, ngày 10 của tháng sau chuyển chứng từ kế tốn tháng trƣớc đến Phịng kế tốn tổng hợp bảo quản;
- Nhận, theo dõi, sắp xếp theo hệ thống các văn bản, hồ sơ pháp lý của dự án,
cơng trình, hạng mục cơng trình. Có ý kiến bằng văn bản với Kế tốn trƣởng nếu phát hiện các trƣờng hợp không tuân thủ Quy chế quản lý đầu tƣ xây dựng cơng trình; Tham gia đóng góp ý kiến về hiệu quả kinh tế của hợp đồng, điều khoản thanh toán của hợp đồng khi đƣợc yêu cầu;
- Hàng tháng (quý, năm) lập đối chiếu công nợ; Lập bảng nhu cầu vốn thanh toán, nhu cầu vốn đầu tƣ cho các cơng trình, dự án trình Lãnh đạo;
- Định kỳ hàng qúy tổng hơp dự kiến nhu cầu vốn theo tiến độ thực hiện và điều khoản thanh tốn của hợp đồng, tình hình thực hiện dự án theo mẫu quy định chuyển do chuyên viên trong Phòng chuyển tới để báo cáo Kế toán trƣởng;
- Phối hợp lập phƣơng án vay vốn đối với các dự án do mình trực tiếp theo dõi.
- Chủ trì phối hợp với các Phịng thuộc Ban Tài chắnh Ờ Kế tốn và các phịng/
ban khác có liên quan lập hồ sơ vay vốn, phát hành trái phiếu, cổ phiếu gửi các tổ chức tài trợ vốn;
- Lập báo cáo tiến độ thực hiện các dự án gửi đơn vị tài trợ vốn theo yêu cầu của họ.
- Thực hiện công tác công bố thông tin và quan hệ với nhà đầu tƣ (IR); - Theo dõi, đề xuất các vấn đề liên quan đến chứng khoán của DIC Corp;
* Phòng Tắn dụng ỜNgân hàng (Phòng Nghiệp vụ 3)
Biên chế phịng có 04 nhân sự, gồm có Phó giám đốc Ban phụ trách Phịng nghiệp vụ III và 03 Kế toán viên (trên sơ đồ là số 8;9;10), chức năng nhiệm vụ của phòng nhƣ sau:
- Lập chứng từ, kiểm soát và chịu trách nhiệm về tắnh pháp lý của chứng từ
toán qua Ngân hàng, chứng từ liên quan đến công nợ trên tài khoản phải thu khách hàng, phải thu khác, phải trả cho ngƣời bán, phải trả khác, phải nộp khác;
- Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến cơng tác thanh tốn tiền mặt, thanh toán và giao dịch tại các Ngân hang, phải thu của khách hàng, phải thu khác, nợ dài hạn đến hạn trả, phải trả cho ngƣời bán, phải trả khác;
- Lập sổ kế toán (sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết,sổ chi tiết) các tài khoản tiền mặt, tạm ứng, tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn dài hạn, vay dài hạn đến hạn trả của các
Ngân hang, phài thu khách hàng;
- Theo dõi, đối chiếu và đôn đốc thu hồi nợ tạm ứng;
- Theo dõi, xác nhận số dƣ tiền gửi, tình hình thanh tóan nợ gốc và lãi vay
đến hạn;
- Đối chiếu số dƣ quỹ tiền mặt với sổ Thủ quỹ;
- Mở sổ theo dõi chi tiết hồ sơ thế chấp, cầm cố tài sản tại tổ chức tắn dụng;
- Tổng hợp tình hình cơng nợ phải thu, phải trả tại Khối văn phòng DIC Corp. Phối hợp với Phòng khác để đối chiếu số liệu công nợ liên quan làm cơ sở tổng hợp công nợ;
- Phân tắch nêu rõ đối tƣợng nợ đến hạn phải thu, phải trả; Có ý kiến báo cáo Kế tốn trƣởng về những đối tƣợng công nợ chậm thu hồi; Phối hợp Ban kinh doanh, Ban quản lý dự án, kế toán dự án đầu tƣ để biết tiến độ hoàn chỉnh các yều cầu pháp lý để dự kiến thời gian thu tiền của dự án;
- Định kỳ hàng tháng/quý tổng hợp các nguồn thu đã thực hiện, khả năng thu hồi công nợ từ các dự án chuyển nhƣợng BĐS của DIC Corp;
- Lập kế hoạch dự kiến nguồn thu, doanh thu hàng năm dựa trên kế hoạch của Ban Ban PTTT & kinh doanh.
- Theo dõi hồ sơ thế chấp, cầm cố tài sản tại tổ chức tắn dụng;
- Thực hiện các thủ tục với ngân hàng về hồ sơ giải chấp, thế chấp tại các tổ chức tắn dụng;
- Phối hợp thực hiện hồ sơ vay vốn tại các tổ chức tắn dụng;
- Cập nhật lƣu trữ hồ sơ, hợp đồng liên quan đến việc chuyển nhƣợng các dự án Bất động sản của DIC CorpẦ và các dự án bắt đầu chuyển nhƣợng;
- Làm việc với các Ngân hàng về việc liên kết hỗ trợ cho khách hàng vay vốn mua sản phẩm tại các dự án của DIC Corp;
- Thực hiện quyết toán chi phắ môi giới đối với các hợp đồng Bất động sản mới đƣợc chuyển nhƣợng;
- Ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến chuyển nhƣợng/ thanh lýẦ Hạch toán Doanh thu đối với các hợp đồng đủ điều kiện, xuất hóa đơn và kê khai thuế theo quy định về chuyển nhƣợng bất động sản;
- Theo dõi/ báo cáo, cập nhật tình hình chuyển nhƣợng, thanh tốn của các hợp đồng chuyển nhƣợng bất động sản, phối hợp với Ban PTTT và KD về việc đôn đốc thu hồi công nợ;
- Đối chiếu công nợ/ xác nhận công nợ với khách hàng vào thời điểm cuối mỗi năm hoặc khi khách hàng yêu cầu; trả lời các thắc mắc của khách hàng liên quan đến việc thanh tốn cơng nợ theo hợp đồng chuyển nhƣợng;
- Phân tắch hoạt động SXKD tại các công ty đƣợc phân công theo dõi (làm Trƣởng Ban kiểm soát/thành viên ban kiểm soát/chuyên quản theo dõi hoạt động tại DN khácẦ) để đánh giá hoạt động SXKD tại doanh nghiệp, việc chấp hành phát các quy định của Pháp luật có liên đến hoạt động của DN (Luật DN, Luật Kế toán, Luật Quản lý Thuế, các chuẩn mực kế toánẦ) phân tắch đánh giá hiệu quả của việc đầu tƣ vốn vào các DN này, từ đó tham mƣu đề xuất với Lãnh đạo tiếp tục đầu tƣ hoặc thoái vốn đầu tƣ.
Tham gia xây dựng Quy trình ra quyết định lựa chọn phƣơng án đầu tƣ và theo dõi thực hiện Phƣơng án đầu tƣ khi đƣợc HĐQT, Hội đồng đầu tƣ phê duyệt. Tham gia xây dựng các nguyên tắc, tiêu chuẩn khi lập, bổ sung danh mục đầu tƣ của DIC