UBND theo luật hiện hành gồm từ 5 đến 7 thành viên phụ thuộc vào quy mô của mỗi xã, trong đó có chủ tịch, 1 phó chủ tịch và từ 3 đến 5 uỷ viên. Việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên UBND ở xã, phường có khác nhau, mỗi thành viên phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác chuyên mơn, có nhiều nơi họ đồng thời là các chức danh chuyên môn của UBND.
Giúp việc UBND có các chức danh chuyên mơn như tài chính, địa chính, văn phịng, tư pháp, văn hố thơng tin, giao thơng thuỷ lợi. Trong đó 4 chức danh được Chính phủ quy định theo Nghị định 09/CP sử dụng ổn định, phải được đào tạo và có chế độ đãi ngộ gần như cơng chức, đó là các chức danh như: tài chính - kế tốn, văn phịng, tư pháp, địa chính. Hiện nay việc bố trí các chức danh chun mơn ở Thái Bình đang gặp một số khó khăn, đáng kể là đang thiếu rất nhiều những người đã qua đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, một số cán bộ cũ không thay thế được, một số khác lại không được sử dụng ổn định, phải thay đổi theo nhiệm kỳ.
Theo luật hiện hành giúp việc UBND cấp xã có ban chun mơn như ban qn sự, ban công an (an ninh), ban kinh tế - kế hoạch, ban tài chính - ngân sách, ban văn hoá xã hội... Song trên thực tế đây không phải thực sự là các ban làm việc chuyên môn, mà chỉ là các ban phối hợp hoạt động hoặc phối hợp liên ngành. Có ban chỉ có 1 người và có người tham gia vài ban khác nhau, có ban họp mỗi tháng 1 lần hoặc 2 lần, có ban vài tháng khơng họp. Cơng việc được thực hiện chủ yếu bởi các cán bộ chuyên môn.
Qua thực tế, về mặt tổ chức, UBND cấp xã đang bộc lộ những bất hợp lý sau: UBND cấp xã về cơ bản chưa có bộ máy chun mơn cần thiết để giúp UBND thực thi các nhiệm vụ quản lý nhà nước và tổ chức thực hiện các Nghị quyết của HĐND.
- Việc bố trí sử dụng các cán bộ chun mơn cịn nhiều tuỳ tiện, chưa dựa trên những tiêu chuẩn, căn cứ khách quan, chưa thực sự xuất phát và đáp ứng theo yêu cầu nhiệm vụ.
Ranh giới công việc giữa uỷ viên UBND với các chức danh chuyên môn chưa rõ, có uỷ viên được phân cơng phụ trách một số lĩnh vực cơng tác, có uỷ viên trực tiếp là một chức danh chun mơn. Vai trị trách nhiệm của uỷ viên UBND nói chung không được thể hiện cụ thể.
Việc quy định cứng nhắc mỗi xã đều có 4 chức danh chun mơn chun trách có phần chưa phù hợp với từng loại xã. Đối với những xã quy mô lớn (dân số vài chục ngàn người) thì số lượng trên là thiếu. Trong khi với những xã quy mơ nhỏ thì lại thừa. Mặt khác trong thực tế các nhiệm vụ của UBND xã khơng phải có 4 chức danh chun mơn này mà cịn một số chức danh khác khơng kém phần quan trọng vẫn phải có cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Lẽ ra lượng chức danh chuyên môn là tuỳ thuộc ở quy mơ, khối lượng tính chất từng nhiệm vụ và ở từng loại xã cũng như tuỳ thuộc vào trình độ năng lực cụ thể của cán bộ. Từ thực tế trên, nên chăng không nên ấn định cứng nhắc số chức danh và cán bộ chuyên môn cho tất cả các cơ sở mà Chính phủ nên quy định khung, việc bố trí cụ thể do cơ sở quyết định.
Đội ngũ cán bộ cấp xã ngày càng đơng. Nếu tính tất cả những người có quan hệ đến cơng việc chung của xã, thơn, được hưởng sinh hoạt phí hoặc các khoản phụ cấp do ngân sách chi trả thì bình quân 1 xã vào khoảng trên dưới 100 người, bao gồm cán bộ chủ chốt của Đảng, đoàn thể ở xã, đại biểu HĐND, thành viên UBND, các chức danh chun mơn của UBND, trưởng xóm, cơng an viên, bí thư chi bộ thơn xóm, giáo viên mầm non, cán bộ y tế, bưu tá, cán bộ khuyến nông, giao thông thuỷ lợi, văn hố thơng tin... Một số xã, phường, thị trấn còn mở rộng phụ cấp cho tới uỷ viên thường vụ các đoàn thể ở xã và trưởng các đồn thể ở thơn xóm. Như vậy nếu tính cả tỉnh với 285 đơn vị cơ sở thì phải có tới khoảng 30.000 gọi là cán bộ xã, trong đó có 50% cán bộ do Chính phủ quy định, 50% cán bộ do các Bộ, ngành ở Trung ương và địa phương quy định. Hiện nay xu hướng tăng thêm cán bộ xã được hưởng các khoản phụ cấp ngày càng phổ biến và đang là vấn đề đáng quan tâm.
Về hoạt động của UBND cấp xã: UBND cấp xã với 2 chức năng chủ yếu là cơ quan chấp hành của HĐND và cơ quan hành chính nhà nước ở cơ sở.
Theo pháp luật hiện hành, UBND cấp xã phải thực hiện khoảng 74 nhiệm vụ cụ thể khác nhau, trong đó có nhiệm vụ thuộc chức năng quản lý nhà nước được phân cấp hoặc được uỷ quyền, có những nhiệm vụ tổ chức thực hiện các Nghị quyết của HĐND về phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao đời sống vật chất, văn hoá của nhân dân địa phương.
Từ thực tiễn hoạt động của UBND cấp xã ở Thái Bình hiện nay bên cạnh những mặt tích cực, những kết quả và tiến bộ đã đạt được, đang bộc lộ những mặt hạn chế, thiếu sót nhược điểm chủ yếu sau:
- Hoạt động quản lý hành chính của UBND xã còn nhiều yếu kém tuỳ tiện, ở một số nơi cịn có biểu hiện chưa thực sự dựa theo pháp luật mà cịn nặng về tập qn, thói quen, tình cảm đạo đức... Việc ban hành các quyết định, văn bản quản lý, áp dụng pháp lụât cịn có nhiều sai sót, có khi khơng đúng thẩm quyền, thể thức, kể cả có nơi giải quyết một số vụ việc cịn sai luật (quản lý đất đai, tài chính, xử lý vi phạm...).
Việc tổ chức chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, an ninh trật tự, thu chi ngân sách... còn nhiều lúng túng, tuỳ tiện; năng lực, tính chủ động trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ chưa cao, chưa thực hiện tốt chức năng là cơ quan chấp hành của HĐND.
Một số nơi UBND có xu hướng đẩy việc xuống cho trưởng xóm, thơn tự biến thành cấp trung gian, làm cho các trưởng xóm phải làm quá sức, quá nhiều việc vốn là của UBND xã (thu thuế, tuyên truyền pháp lụât, văn hố thơng tin...).