Những yêu cầu đặt ra ở phần trên cho thấy lựa chọn điều tra viên như thế nào đó để có thể hạn chế thấp nhất sai sót khi ghi phiếu là một trong những quan tâm khi áp dụng cơng nghệ ICR. Sau đây trình bày một số thực trạng ghi nhận được trong các thử nghiệm gần đây:
- Lần 1: Thử nghiệm quét phiếu của tỉnh Bắc Ninh trong Điều tra biến động dân số năm 2006. Kết quả là không quét được bất kỳ địa bàn nào do viết quá mờ và kẹt giấy (do giấy bị ẩm, giấy mỏng). Các điều tra viên của tỉnh Bắc Ninh đã dùng bút chì thơng thường 2B của Nhật ghi phiếu điều tra.
- Lần 2: Thử nghiệm quét phiếu của tỉnh Bắc Giang trong Điều tra mẫu biến động dân số năm 2007. Kết quả quét khá tốt. Các điều tra viên của tỉnh Bắc Giang đã dùng bút chì kim 2B của Nhật ghi phiếu điều tra.
- Lần 3: Thử nghiệm quét phiếu của Điều tra mẫu lao động việc làm 1/8/2007 của tất cả các tỉnh. Do máy quét hỏng, việc nhập tin bằng công nghệ ICR chỉ
được thực hiện cho một số tỉnh. Điều tra viên của các tỉnh dùng cả bút chì
thơng thường 2B và bút chi kim 2B ghi phiếu điều tra.
- Lần 4: Thử nghiệm quét phiếu điều tra thử lần 3 của Tổng điều tra dân số 2009. Kết quả thử nghiệm tốt. Bút chì thơng thường 2B của Nhật Bản dùng để ghi phiếu ngắn, bút chì kim 2B của Nhật Bản dùng để ghi phiếu dài.
- Lần 5: Thử nghiệm quét phiếu điều tra mẫu biến động dân số 2008 của các tỉnh phía Bắc. Đã thực hiện xong của hai tỉnh viết bút bi (Yên Bái, Hưng Yên). Các tỉnh khác, viết bằng bút chì kim 2B.
Thực tế trong những thử nghiệm vừa qua cho thấy những vấn đề sau:
• Khi sử dụng bút chì, có khơng ít điều tra viên viết rất mờ, máy qt khơng thể nhận dạng được.
• Khi sử dụng bút chì, trong trường hợp viết sai, có những điều tra viên khơng tẩy thơng tin sai, mà chữa đè lên làm cho máy nhận dạng sai hoặc khơng nhận dạng được.
• Khi sử dụng bút chì, trong trường hợp viết sai, có những điều tra viên có dùng tẩy để tẩy thơng tin sai, nhưng tẩy không sạch, làm nét viết trước vẫn cịn làm cho máy nhận dạng sai hoặc khơng nhận dạng được.
• Nhiều điều tra viên khơng tn thủ đúng các hướng dẫn chuyển, gây khó khăn cho việc xác minh (verify) số liệu. Nếu nhập tin bằng phương pháp truyền thống từ bàn phím, những người nhập tin có thể được hướng dẫn để khắc phục tình trạng này. Nhưng với cơng nghệ ICR thì khơng thể làm như vậy, việc khắc phục hiện tượng này rất mất công sức và thời gian.
Trong các cuộc điều tra có phiếu thử nghiệm đề cập ở trên, điều tra viên chủ yếu là các cán bộ thống kê cấp huyện. Phần còn lại là các cán bộ văn phòng - thống kê của cấp xã hoặc người địa phương. Ngoại trừ điều tra thử lần 3 của Tổng điều tra dân số, tất cả điều tra viên là người của địa phương.
Như vậy, có thể thấy rằng trình độ học vấn của các điều tra viên trong các
các điều tra viên trong Tổng điều tra, do số lượng điều tra viên của Tổng điều tra được huy động cao gấp nhiều lần so với các điều tra mẫu đã quan sát.
Để chọn điều tra viên đáp ứng được địi hỏi của cơng nghệ ICR, ngồi trình độ học vấn và đủ sức khoẻ làm việc tối thiểu cần có, tính cẩn thận và tính kỷ luật là ưu tiên hàng đầu.
Tính cẩn thận đảm bảo khơng viết q ngốy để máy qt có thể nhận dạng đúng; bảo quản phiếu tốt để phiếu khơng bị quăn mép gây tắc khi qt.
Tính kỷ luật đảm bảo điều tra viên làm đúng theo nhiệm vụ, yêu cầu quy định. Ví dụ, khi dùng bút chì, nếu viết sai, theo hướng dẫn, cần phải tẩy sạch, thì phải làm đúng là tẩy sạch, khơng cịn nét bút cũ. Hoặc trong trường hợp dùng bút bi, nếu ghi sai, theo hướng dẫn dùng băng keo xố thơng tin trong ơ, thì khơng được xố tồn bộ ơ.
Có một số kỹ năng có thể có được thơng qua đào tạo, song thói quen thì một sớm một chiều khó mà khắc phục nhanh được, mà công tác phỏng vấn ghi phiếu chỉ diễn ra trong một thời gian ngắn.
Trong các cuộc điều tra mẫu vừa qua, có nhiều điều tra viên ghi mờ, làm sai một cách hệ thống. Đến khi kết thúc điều tra mới phát hiện ra, đã phải tô lại các chữ số trên phiếu điều tra. Khi tô lại, nét viết trước không trùng với nét viết sau, gây cho máy nhận biết sai hoặc không nhận biết được.
Đào tạo điều tra viên
Nói chung cán bộ tham gia Tổng điều tra thường là những người lần đầu tiên làm cơng việc loại này. Vì vậy họ phải được tập huấn kỹ càng, đặc biệt là trong trường hợp sử dụng công nghệ ICR. Công tác đào tạo điều tra viên khi áp dụng công nghệ ICR cần đáp ứng được những yêu cầu sau :
a) Thời gian đào tạo
Thời gian đào tạo phải đủ dài để có thể trang bị đầy đủ kiến thức cho điều tra viên. Nói chung các khố đào tạo do Trung ương tổ chức thường bố trí đủ thời gian để có thể truyền đạt kiến thức cho điều tra viên. Tuy nhiên, khi triển khai xuống cấp tỉnh, thời gian tập huấn thường bị rút ngắn lại. Cán bộ cấp dưới thường có kiến thức về điều tra ít hơn cán bộ cấp trên, nên thời gian tập huấn cho cán bộ cấp dưới phải nhiều hơn.
Trong Tổng điều tra do số lượng điều tra viên nhiều, nên công tác đào tạo phải tiến hành theo nhiều cấp. Ví dụ, với Tổng điều tra dân số của nước ta, do
tra thường được tiến hành theo 3 cấp. Trung ương tập huấn cho cấp tỉnh; tỉnh tập huấn cho giảng viên cấp huyện; và cuối cùng, là giảng viên cấp huyện tập huấn cho điều tra viên. Cần phải có cơ chế và biện pháp để giám sát công tác đào tạo để thời gian tập huấn ở mỗi cấp được đảm bảo. Không thể để thời gian tập huấn bị rút ngắn một cách tuỳ tiện.
b) Tài liệu đào tạo
Tài liệu đào tạo phải được xây dựng đầy đủ. Trước đây, tài liệu nghiệp vụ điều tra thường được chuẩn bị một loại gọi là “Sổ tay điều tra viên” hoặc tài liệu “Hướng dẫn nghiệp vụ điều tra”. Có nghĩa rằng các cấp đào tạo dùng chung một loại tài liệu. Điều đó có thể dẫn đến cơng tác đào tạo khơng hiệu quả.
Như đã nói ở trên, các đối tượng đào tạo ở mỗi cấp có trình độ khác nhau. Vì vậy, đào tạo cái gì, như thế nào, chương trình đào tạo ra sao … đối với mỗi cấp phải được thiết kế khác nhau. Chương trình đào tạo cần phải đề cập chi tiết đến kế hoạch thời gian, buổi nào trình bày cái gì trong vịng bao nhiêu lâu…
Như vậy, nếu đào tạo 3 cấp, ngồi những tài liệu thơng thường như “Sổ tay điều tra viên”, “Sổ tay giám sát viên”, phải xây dựng bổ sung các tài liệu sau:
• Hướng dẫn đào tạo cho giảng viên cấp tỉnh, tài liệu này giảng viên trung ương sử dụng khi đào tạo giảng viên cấp tỉnh; giảng viên cấp tỉnh sử dụng khi đào tạo giảng viên cấp huyện.
• Hướng dẫn đào tạo cho điều tra viên. Tài liệu này dùng cho giảng viên cấp huyện khi đào tạo điều tra viên.
Lý do cần phải có tài liệu hướng dẫn đào tạo: giảng viên của cuộc điều tra không phải là giảng viên chuyên nghiệp. Họ khơng có kinh nghiệm viết giáo án. Tài liệu hướng dẫn đào tạo là giáo án để giảng viên sử dụng.
c) Công cụ đào tạo
Các cơng cụ đào tạo đóng vai trị rất quan trọng cho sự thành công của công tác này. Không nên xem nhẹ công cụ đào tạo. Cũng không nhất thiết phải dùng tất cả các công cụ đào tạo hiện đại. Đối với học viên trình độ hạn chế, việc dùng power point thay cho dùng phấn và bảng chưa hẳn đã là biện pháp tốt.
Mục đích của cơng tác đào tạo điều tra viên là sau khi kết thúc khố học, họ có khả năng phỏng vấn được đối tượng điều tra và ghi đúng phiếu theo quy định. Vì vậy, ngồi việc phiếu điều tra được phát cho học viên, chúng cần có một bản to treo trên lớp để học viên tiện theo dõi và thực tập ghi phiếu.
d) Phương pháp đào tạo
Ngoài việc giảng viên truyền đạt kiến thức cho học viên, có một số biện pháp sau nên được áp dụng:
Đóng kịch: một phương pháp thường được áp dụng trong trong đào tạo điều tra viên là “đóng kịch”. Đó là hình thức trong đó một học viên đóng vai điều tra viên và một học viên khác đóng vai đối tượng điều tra.
Đây là một trong những phương pháp rất hữu ích trong cơng tác đào tạo điều tra viên. Cần lưu ý một điều là, ngoài hai học viên sắm vai trực tiếp nói trên, giảng viên yêu cầu những người khác chú ý lắng nghe. Sau khi kết thúc “kịch” phỏng vấn nói trên, các học viên khơng tham gia trực tiếp tham gia thảo luận, xem hai nhân vật sắm vai nói trên đã làm tốt cái gì, cịn cái gì làm chưa được. Trên cơ sở đó tất cả mọi người sẽ hiểu bài hơn. Để việc “đóng kịch” được hiệu quả, nên chia quá trình phỏng vấn phiếu thành một số phần nhỏ để học viên dễ tiếp thu và nhớ lâu hơn. Cũng có thể có một hoặc hai “kịch” phỏng vấn bao trùm toàn bộ phiếu điều tra.
Trong việc thực hiện biện pháp nói trên, nên có phiếu điều tra loại lớn treo trên lớp để điều tra viên có thể vừa hỏi vừa ghi. Việc này tạo điều kiện để cả lớp có thể quan sát được, như vậy học viên dễ dàng cho ý kiến góp ý. Chính vì vậy ở trên đã kiến nghị trong các phương tiện đào tạo có phiếu điều tra khổ A0 có tráng nhựa để viết vào đó có thể xố đi viết lại nhiều lần.
Thực tập ghi phiếu tại địa bàn
Cần có thực tập một thời gian ở địa bàn để điều tra viên làm quen với tất cả công đoạn của một cuộc phỏng vấn hộ, từ khâu nhỏ nhất (ví dụ như: chào đối tượng điều tra, cảm ơn đối tượng điều tra) đến cách thức phỏng vấn. Việc này nhằm cho điều tra viên không cảm thấy bỡ ngỡ khi thực thi nhiệm vụ.
Để làm được việc đó, người tổ chức lớp học cần liên hệ một khu vực dân cư gần địa điểm tập huấn để học viên đi thực tập. Trong quá trình thực tập, một người làm điều tra viên phỏng vấn hộ, còn giảng viên và/hoặc một vài học viên khác quan sát. Những người quan sát không được can thiệp vào công việc của điều tra viên tập sự, chỉ quan sát và ghi chép. Sau khi kết thúc công việc sẽ đưa ra những nhận xét và góp ý.
Cần tiến hành kiểm tra cuối khố học. Việc này nhằm hai mục đích, thứ nhất là xem cịn những vấn đề gì học viên chưa hiểu đúng để cuối khoá giải đáp; thứ 2 là có thể đánh giá tương đối chính xác năng lực của điều tra viên nhằm chọn tổ trưởng điều tra (những người có kết quả kiểm tra tốt) và phát hiện những người không đủ khả năng đáp ứng được nhu cầu công việc.
Một vấn đề quan trọng là phải kiểm soát được chữ viết tay (tự dạng) của điều tra viên. Viết xấu và ghi không đúng quy định vào phiếu điều tra sẽ gây ra nhiều lỗi khi quét, khi xác minh số liệu. Đặc biệt là trong Tổng điều tra, một lực lượng lớn điều tra viên sẽ tham gia, thường khó kiểm soát được cách viết của họ.
Để điều tra viên có thể ghi phiếu đáp ứng được địi hỏi của cơng nghệ ICR, thì ngồi việc lựa chọn và đào tạo như đề cập ở trên, cần có sự quyết tâm cao của các cấp lãnh đạo, phải có cơ chế giám sát chặt chẽ trong quá trình điều tra. Công tác giám sát cần được coi trọng, tiến hành thường xuyên, mọi lúc mọi nơi để đảm bảo rằng các sai sót phải được phát hiện sớm nhất có thể và được sửa chữa, uốn nắn ngay. Tránh tình trạng lỗi khơng phát hiện kịp thời, để sai nhiều phiếu, việc sửa chữa tốn thời gian và có thể khó đáp ứng được những u cầu của cơng nghệ ICR.
PHẦN IV. KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM ÁP DỤNG CÔNG NGHỆ ICR TRONG XỬ LÝ ĐIỀU TRA
Với yêu cầu thử nghiệm giải pháp cho điều tra BĐDS, để xác định cấu hình đặt mua cho máy scanner và phần mềm, TTTHTK dựa trên khối lượng phiếu, số câu hỏi (số image trên 1 phiếu), yêu cầu về thời gian xử lý. Cấu hình đặt mua được tính tốn sao cho việc xử lý cho khoảng 380000 phiếu theo mẫu điều tra BĐDS năm 2006 phải xong trong khoảng một tháng rưỡi (làm 2 ca kiểm tra số liệu). Từ yêu cầu nói trên, phần mềm đặt mua có cấu hình và số lượng bản quyền các module như sau:
- 01 FORMS Standard bao gồm: 1 module Manager, 1 module Scan, 1 module Transfer;
- 01 module Interpret 150; - 05 (bản quyền) module Verify;
Trung tâm Tin học Thống kê đã tổ chức một phòng máy với một mạng nội bộ riêng cho việc thử nghiệm công nghệ ICR gồm 07 máy PC, trong đó có một máy sử dụng làm máy chủ. 01 chuyên gia của ReadSoft đã đến Việt Nam thực hiện việc cài đặt hệ thống và đào tạo cán bộ của TTTHTK sử dụng phần mềm từ 18 đến 22/12/2006. Chương trình đào tạo gồm:
- 1 ngày cho cài đặt và thiết lập hệ thống
- 1 ngày để định dạng 1 mẫu phiếu thử, kiểm tra và điều chỉnh hệ thống - 3 ngày hướng dẫn đào tạo về phần mềm.
Có 8 cán bộ của TTTHTK và 1 cán bộ của Vụ Dân số - Lao động tham dự tập huấn. Do thời gian rất ngắn ngủi nên việc đào tạo chỉ mang tính hướng dẫn, đào tạo những vấn đề cơ bản nhất về hệ thống.
Nói chung, các nước khác trong giai đoạn đầu sử dụng công nghệ xử lý phiếu tự động đều có các chuyên gia có kinh nghiệm nước ngồi hoặc của đại lý cung cấp cơng nghệ, giải pháp sở tại hỗ trợ, hướng dẫn. Hãng ReadSoft cũng khuyến cáo rằng việc có các chuyên gia của hãng hướng dẫn trong những tuần đầu tiên là rất quan trọng. Tuy nhiên do khả năng hạn hẹp về kinh phí, cho đến nay, chúng ta mới chỉ sử dụng chủ yếu là dịch vụ đào tạo không phải trả phí kèm theo hợp đồng mua phần mềm.