1. Quy trình xử lý điều tra áp dụng công nghệ ICR
1.2. Quy trình chi tiết, yêu cầu đối với từng công đoạn xử lý
a) Giao nhận phiếu tại các Trung tâm xử lý
Công việc xử lý điều tra của các Trung tâm xử lý bắt đầu với việc bàn giao phiếu từ điều tra thực địa hoặc từ các Cục Thống kê tỉnh, thành phố. Dù là việc
B
Nhập tin D
Tích hợp dữ liệu 2 hệ thống scanning + nhập
Kiểm tra logic + sửa dữ liệu
Kiểm tra số liệu nhập tin
Kiểm tra số lượng
Số lượng (ĐB, tập, hộ) đúng? B/C Hiểu chỉnh tự động Tổng hợp kết quả H HHệệệttthhhốốốnnngggnnnhhhậậậppp tttiiinnn Phân phát/cung cấp số liệu X XXửửử L LLýýý S SSaaauuu Đ ĐĐọọọccc/// N NNhhhậậậppp t ttiiinnn Có khơng
nhập tin tiến hành bằng phương pháp nhập bàn phím hay quét phiếu, công việc giao nhận cũng phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
• Đếm đủ số lượng phiếu nhận được: số lô phiếu (địa bàn điều tra) và số
phiếu mỗi lơ;
• Kiểm tra mã định danh của địa bàn bao gồm cả mã đơn vị hành chính các cấp và những mã khác chung cho cả địa bàn (ví dụ mã khu vực thành thị nơng thôn) và nhập thông tin về địa bàn đã tiếp nhận vào hệ thống, bao gồm cả những thông tin dành cho quản lý (như ai nhận phiếu, ngày giờ nhận phiếu,…);
• Sắp xếp địa bàn vào kho phiếu.
Nếu các địa bàn điều tra chưa dán mã vạch thì người nhận phiếu của các trung tâm xử lý phải nhập thông tin vào hệ thống quản lý xác nhận địa bàn đã được tiếp nhận phiếu và in mã vạch của địa bàn, dán lên bìa của tập phiếu.
Khi áp dụng công nghệ xử lý phiếu bằng scanning, việc giao nhận phải đảm nhận thêm nhiệm vụ phát hiện sớm những phiếu không thể quét được để có những sửa chữa phù hợp hoặc phải chuyển sang nhập tin bàn phím. Nghĩa là cùng lúc với việc thực hiện đếm phiếu, cần phát hiện và để riêng những phiếu:
• Có lỗi in phiếu,
• Phiếu bị trắng trong nhìn xun sang mặt sau,
• Bị rách/thủng, ố, bẩn,
• Phiếu là bản photo chứ khơng phải bản in (thường có màu giấy khác). Do việc chép lại những phiếu này rất mất thời gian nên chúng sẽ được tách riêng và nhập tin bàn phím. Các phiếu được tách riêng ra nên theo trọn hộ, nghĩa là một hộ có trên 1 phiếu nếu có phiếu nào tách sang nhập tin thì phải lấy tất cả các phiếu của hộ. Hệ thống quản lý cũng cần được bổ sung những thông tin về từng địa bàn dành cho việc quản lý luồng số liệu: số lượng phiếu mỗi loại sẽ chuyển sang scanning hay nhập tin. Việc quản lý, sắp xếp phiếu sẽ phức tạp hơn rất nhiều khi phiếu phân thành hai loại, thêm nữa mỗi địa bàn có thể gồm cả hai phần: scanning và nhập tin bàn phím. Trong trường hợp này người kiểm tra phân loại phiếu ngồi việc nhập thơng tin vào hệ thống, phải ghi thêm số phiếu đã rút bớt chuyển sang nhập tin để người quét phiếu có thơng tin kiểm chứng khi có sai số chênh lệch.
b) Cắt phiếu
Việc xén các tập phiếu làm rời từng tờ phiếu cần phải thực hiện với phiếu dài (phiếu mẫu) trong TĐT DS. Phiếu phải cắt phía lề đóng ghim hoặc dán gáy. Nhiều tập phiếu có thể bị xếp lộn đầu hoặc lộn mặt nên trước khi cắt phải kiểm tra lại việc sắp xếp của tập phiếu, nếu không các phiếu bị xếp ngược sẽ bị xén
vào phần có thơng tin, như vậy khơng thể xử lý bằng scanning được nữa. Mà ngay cả khi để tiếp tục nhập tin có thể cũng phải dán lại các tờ phiếu bị cắt lẹm để khỏi làm mất thông tin. Thận trọng với các đoạn kim loại ghim phiếu, cắt xong phải giũ sạch phiếu. Nếu để vật kim loại kẹp lẫn giữa tập phiếu sẽ làm hỏng máy quét.
Các tờ/tập phiếu hỏng cần tách riêng để chuyển sang nhập tin, ghi số lượng phiếu đã rút bớt khỏi lô phiếu lên etiket địa bàn.
Các phiếu sau khi cắt phải giữ đúng thứ tự ban đầu, nhất là các tờ phiếu trong cùng một tập phiếu phải đứng liền nhau và xếp tuần tự theo đúng số thứ tự trang.
c) Quét phiếu
Quét phiếu không phải là cơng đoạn tốn nhân lực nhất trong quy trình scanning nhưng có thể là cơng đoạn tốn chi phí thiết bị nhất do chi phí đầu tư mua máy quét cao. Do vậy, số lượng máy quét được mua cũng thường được tính tốn sít sao vừa đủ để hồn thành cơng việc theo đúng tiến độ. Chính vì thế, các máy quét phải đảm bảo sử dụng hết thời gian tối đa có thể, chạy hết cơng suất cao nhất.
Trước mỗi ngày làm việc, người phụ trách phòng máy phải bật máy quét, máy tính sẵn sàng vào chế độ quét. Phiếu phải được vận chuyển đến từng máy quét đầy đủ, kịp thời và đã được xếp thẳng. Người vận hành máy phải đảm bảo trong khay chứa đầu vào ln có phiếu.
Quy trình cụ thể cho quét phiếu phải được quy định và hướng dẫn chi tiết và được tuân thủ đúng, bao gồm:
• Trước khi bắt đầu lô phiếu, phải đọc mã vạch của địa bàn. Chương trình sẽ kiểm sốt xem lơ phiếu chuẩn bị qt có hợp lệ khơng (địa bàn nằm trong danh sách đã tiếp nhận phiếu nhưng chưa được quét). Nếu có thơng báo lỗi phải xác minh lại đã đọc đúng mã vạch hoặc chuyển cho bộ phần giao nhận kiểm tra.
• Phiếu được đặt vào theo thứ tự nào, theo chiều nào. Đối với loại phiếu gồm nhiều tờ phiếu, phiếu phải được qt theo đúng thứ tự để chương trình kiểm sốt được việc đầy đủ trọn vẹn của tập phiếu (logic set). Mặc dù phần mềm xử lý phiếu có thể xoay chiều và lật lại tờ phiếu khi quét nhưng tốc độ quét khi đó bị ảnh hưởng rõ rệt, do vậy phiếu phải được đặt vào khay theo đúng chiều và đúng thứ tự.
• Khi có lỗi kẹt giấy, sẽ có nhiều tờ phiếu đang nằm trong máy, phải kiểm tra với ảnh đã quét xong để xác định chính xác phải bắt đầu quét tiếp từ tờ phiếu nào.
• Khi có lỗi phiếu khơng định dạng được, phải lập tức rút số phiếu trong khay chứa phiếu ra ngoài rồi mới xác định nguyên nhận sự cố: phiếu bẩn,
phiếu không định dạng được trong lần quét đầu tiên có thể định dạng được trong lần quét lại. Mỗi loại lỗi có thể có những ứng xử khác nhau (loại bỏ trang phiếu thừa, quét lại hoặc rút phiếu lỗi chuyển sang nhập tin). Phải ghi lại số phiếu rút ra nhập tin vào etiket địa bàn. Nếu phiếu điều tra chỉ có một tờ (phiếu ngắn) việc xử lý sự cố đơn giản hơn, cịn với phiếu dài nếu có tập phiếu qt được dở dang, phải xóa tập phiếu này (xóa set) rồi qt tiếp số phiếu cịn lại vào cùng lơ.
• Khi kết thúc qt một lơ phiếu, hệ thống kiểm tra số lượng phiếu quét
được so với số lượng giao nhận đã ghi trong cơ sở dữ liệu. Nếu chênh
lệch sẽ có thơng báo cho cán bộ vận hành máy quét. Người vận hành kiểm tra với tổng số trên etiket (xem người giao nhận có thể mắc lỗi khơng), kiểm tra xem người cắt phiếu hoặc chính mình có rút bớt phiếu chuyển sang nhập tin không. Nếu số lượng phiếu cộng thêm số đã rút bớt chuyển nhập tin khớp với tổng số, người vận hành xác nhận số lượng, hệ thống sẽ coi số phiếu bị thiếu là số lượng phiếu chuyển nhập tin (có thể cần phải nhập thơng tin cho hệ thống biết phiếu được rút ra từ khâu nào: cắt phiếu hay quét phiếu). Nếu không, phải xác minh lại cơng việc của minh, kiểm tra xem có đọc đúng mã vach cần đọc không hoặc chuyển cho bộ phân giao nhận xác minh số lượng. Việc xác minh chính xác số lượng một cách tự động bởi hệ thống có một khó khăn do các phiếu rút bớt chuyển sang nhập tin có thể rút thành các lần khác nhau tại các khâu khác nhau và không thể xác định được là khi chuyển sang hệ thống nhập tin chúng đã nhập xong hết chưa.
Máy quét cần phải được vệ sinh trung bình 2 giờ một lần. Tùy theo mức độ bẩn của phiếu mà khoảng thời gian này có thể thay đổi.
d) Kiểm tra xác thực dữ liệu nhận dạng
Thông thường đây là công đoạn tốn kém nhân lực nhất. Người thực hiện phải nhập những trường dữ liệu không nhận dạng được, nhập lại những trường hệ thống nhận dạng không chắc chắn (mức độ chắc chắn không đạt đủ yêu cầu được xác định trước bởi người phát triển ứng dụng cụ thể), kiểm tra xác nhận tất cả những trường đã nhận dạng bằng những công cụ của hệ thống. Một số kiểm tra logic cũng được kết hợp trong cơng đoạn này được viết bởi các lệnh chương trình bổ sung hoặc các chương trình “nhúng”. Chủ yếu các kiểm tra logic trong giai đoạn này là những kiểm tra đơn giản mà người thực hiện kiểm tra có thể xác định được dựa trên ảnh hoặc trên các trường thông tin liền kề hoặc là những kiểm tra nhằm xác định việc nhận dạng có chính xác đúng như trên phiếu ghi hay không nhằm ngăn chặn việc hệ thống nhận dạng sai hoặc người kiểm tra xác thực dữ liệu có sai sót.