Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, công ty HONG CHAU SERVICES TRADING CO., LTD phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với CHENG YAO AQUATIC PRODUCTS ENTERPRISE CO., LTD
Do công ty không sản xuất ra mặt hàng thủy sản mà chỉ đơn thuần là đơn vị thuần túy tiến hành hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa nên trong q trình chuẩn bị cho hoạt động xuất khẩu, cơng ty thực hiện các công việc sau:
Bước 1: Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu
Căn cứ vào điều khoản được quy định trong hợp đồng xuất khẩu, công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng mua thủy sản của các đơn vị cung ứng thủy sản trong nước.
Điều này giúp cho hoạt động xuất khẩu diễn ra nhanh chóng, chi phí sử dụng vốn thấp, khơng mất chi phí bảo quản, lưu kho hàng hóa.
Bước 2: Bao bì đóng gói hàng xuất khẩu
Là mặt hàng thực phẩm tươi sống, để có thể vận chuyển đi đường xa, các sản phẩm đều được làm sạch sẽ và đóng gói kĩ bằng loại túi nylon có độ dày khoảng 0,1mm, đóng kín miệng túi và hút chân không rồi đem đi đông lạnh. Từng loại hàng sẽ được chất đầy vào các thùng carton. Sử dụng dây nylon buộc chặt thùng để đảm bảo trong q trình bốc dỡ và vận chuyển khơng bị tụt dây.
Tổ chức đóng gói, bao bì là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hố vậy nên cơng ty Hồng Châu làm vậy sẽ giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn, tránh những rủi ro về hư hỏng và cũng dễ dàng hơn trong việc vận chuyển.
Bước 3: Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu
Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngồi nhằm thơng báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá.
Bước 4: Kiểm tra chất lượng
Tuy chỉ xuất khẩu sang thị trường Đài Loan nhưng yêu cầu về chất lượng, số lượng, đổ ẩm … của thủy sản rất được công ty chú trọng. Công ty sẽ kiểm tra chặt chẽ, nghiêm ngặt thủy sản trước khi giao như kiểm tra chất lượng, trọng lượng, độ ẩm… và sau đó đưa thủy sản qua khâu kiểm dịch thực phẩm.