CHƯƠNG 3 : QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT, KỸ THUẬT
2. Lập kế hoạch cung ứng nguyên liệu sản xuất chế biến
2.4 Kế hoạch tiến độ thu mua nguyên liệu thực phẩm
Sau khi xác định lượng nguyên liệu cần dùng, cần dự trữ và cần mua, công việc tiếp theo là phải xây dựng kế hoạch tiến độ mua. Thực chất của kế hoạch này là xác định: số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua mỗi lần.
2.4.1 Nguyên tắc xây dựng kế hoạch
Kế hoạch tiến độ mua nguyên liệu có vị trí quan trọng trong q trình sản xuất chế biến, phục vụ và kinh doanh. Do đó khi xây dựng phải xuất phát từ các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo tính hiệu quả sử dụng vốn lưu động, nghĩa là việc mua, dự trữ không gây ứ đọng vốn
- Luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng và chủng loại - Đảm bảo tính hiệu quả kinh tế, tránh làm tăng chi phí bảo quản
- Khi tính tốn mua, cần tính cụ thể riêng cho từng loại hàng, lưu ý đến các nguyên liệu cùng tên nhưng quy cách, trạng thái có thể khác nhau
2.4.2 Các căn cứ xây dựng kế hoạch
Xuất phát từ các nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch thu mua nguyên liệu phải dựa vào các căn cứ sau:
- Kế hoạch sản xuất, chế biến kinh doanh - Các loại thực đơn và giá thành các món ăn
- Các hợp đồng đặt ăn của khách: gồm các hợp đồng đặt ăn trực tiếp và các hợp đồng khách nghỉ trọ có ăn
- Mức độ thuận tiện và khó khăn của thị trường mua nguyên liệu - Mức độ quan trọng của từng loại thực phẩm
- Phương tiện vận chuyển hệ thống kho tàng, bảo quản dự trữ của doanh nghiệp
2.4.3 Nội dung của kế hoạch tiến độ thu mua nguyên liệu thực phẩm
Mua nguyên liệu là một công việc vơ cùng phức tạp. Trong điều kiện phải tăng nhanh vịng quay vốn, chủng loại nguyên liệu nhiều và số lượng lại rất khác nhau và mua ở nhiều nguồn thị trường khác nhau. Mặt khác, các vấn đề đặt ra trong điều kiện sản xuất chế biến phải luôn liên tục. Do đó, về mặt nội dung, kế hoạch tiến độ phải phản ánh rõ các vấn đề.
- Nêu rõ chủng loại và quy các các loại nguyên liệu cần dùng trong từng thời điểm
- Xác định chính xác số lượng từng loại nguyên liệu cần mua trong từng thời gian (ngày, tuần, tháng...)
- Xác định rõ thời gian mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại nguyên liệu đó.
2.4.4 Phương pháp xây dựng kế hoạch tiến độ thu mua nguyên liệu thực phẩm
Với nội dung của kế hoạch mua nguyên liệu như đã trình bày trên, việc tính tốn các chỉ tiêu kế hoạch được thực hiện theo 2 phương pháp
- Phương pháp 1: Tính trực tiếp, phương pháp này sử dụng các thơng số đã tính lượng ngun liệu thực phẩm cần mua theo cách mở
- Phương pháp 2: Tính gián tiếp, phương pháp này được tiến hành khi khơng tính tốn được lượng nguyên liệu cần mua, sẽ sử dụng mức tiêu hao nguyên liệu của cùng kỳ năm trước làm gốc nhân với hệ số tăng (hoặc giảm) sản lượng (món ăn) của kỳ cần lập kế hoạch mua
Trong thực tế, khi lập kế hoạch mua thường kết hợp cả 2 phương pháp
2.4.5 Tổ chức thu mua ngun liệu thực phẩm
Có 2 hình thức mua chủ yếu: * Nguồn thường xuyên:
Là các nhà cung ứng thực phẩm chuyên nghiệp có khả năng cung cấp một hoặc một số mặt hàng cho nhà hàng, khách sạn. Các doanh nghiệp này phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Cung cấp hàng ổn định, liên tục không gây nhỡ, bất thường cho nhà hàng bất kể các yếu tố chủ quan, khách quan.
- Chất lượng hàng cung cấp luôn đảm bảo đủ lượng, đúng chủng loại, đúng quy cách, phẩm chất...
- Giá cả đảm bảo cạnh tranh
- Cung cấp kịp thời, không trễ hạn
- Cam kết đảm bảo và chịu trách nhiệm về vệ sinh an toàn thực phẩm
Giữa nhà hàng với các hộ cung cấp nguyên liệu thường xuyên có thể cam kết với nhau bằng hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng cung cấp hàng từng đợt. Với các hộ cấp hàng là các doanh nghiệp nhỏ hoặc tiểu thương có thể “hợp đồng” bằng uy tín, bằng sự ràng buộc.
* Nguồn không thường xuyên
Là các nguồn cung cấp hàng lẻ thường là các hộ kinh doanh ở chợ, các siêu thị, những người trực tiếp sản xuất ra thực phẩm...
Nguồn không thường xuyên này thường không đáp ứng về chất lượng, về vệ sinh an tồn, về giá cả... nhưng có ưu điểm nhanh, linh hoạt và đáp ứng tốt có hiệu quả với các nhu cầu đột xuất, số lượng ít, chủng loại nhiều
Nguồn cung cấp này rất phù hợp với các nhà hàng, khách sạn có quy mơ nhỏ, số lượng ít. Với các nhà hàng, khách sạn lớn, hạng “sao” cao thì nguồn cung cấp này thường có xu hướng ngày càng giảm tỉ trọng cung cấp