n. Các chi nhánh
2.1.2 Tổ chức cơng tác kế tốn 1 Tổ chức bộ máy kế tốn
2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế tốn
* Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn đang áp dụng là hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán. Cơng tác kế tốn khơng chỉ tiến hành tại Hội sở chính mà cả hai chi nhánh TP.HCM và Đà Nẵng đều đảm nhận từ cơng việc kế tốn ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tồn bộ phần hành kế tốn và lập các báo cáo theo yêu cầu của Hội sở chính.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn
* Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận: (1) Kế toán trưởng
- Tổ chức điều hành và chịu trách nhiệm trước BGĐ về mọi mặt hoạt động theo
các quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Kế tốn.
- Quản lý, phân cơng nhiệm vụ và theo dõi, giám sát việc thực hiện nghiệp vụ
của nhân viên phịng kế tốn.
- Xây dựng quy chế tổ chức, quy định, quy trình nghiệp vụ của bộ phận kế tốn
trình BGĐ ký ban hành.
- Hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên của phòng.
- Lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban giám đốc.
- Cung cấp số liệu thống kê cho lãnh đạo theo yêu cầu quản trị của cơng ty.
- Kiểm sốt và chịu trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo tài chính và các
báo cáo định kỳ gửi các cơ quan chức năng theo quy định,... (2) Phó phịng kế toán hội sở
- Quản lý một số nghiệp vụ được Kế tốn trưởng phân cơng và uỷ quyền. Chịu
trách nhiệm trước Kế toán trưởng về nghiệp vụ được phân cơng phụ trách.
- Lập sổ kế tốn tổng hợp và các báo cáo định kỳ hàng ngày, tháng, quý, năm
của hội sở công ty. Chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu kế tốn, tài chính tồn cơng ty để lập báo cáo kế tốn, tài chính tổng thể của cơng ty.
- Đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp của các bộ phận nghiệp vụ trong phịng
kế tốn hội sở. Kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu báo cáo tổng hợp tồn cơng ty.
- Là đầu mối tập hợp báo cáo, kiểm tra và trình ký trước khi gửi các cơ quan
chức năng.
(3) Kế toán nội bộ Hội sở
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán theo quy chế tài chính và quy định chi tiêu nội bộ của công ty.
- Theo dõi công nợ phải thu, phải trả của công ty.
cho CBNV theo quy định. Đối chiếu số liệu kế tốn với phịng Hành chính tổng hợp về trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân….
- Phối hợp với phịng Hành chính tổng hợp để theo dõi và hạch tốn tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ của cơng ty.
(4) Kế tốn giao dịch Hội sở
- Kết hợp với Phòng Giao dịch chứng khoán thực hiện theo dõi và hạch toán tiền
và chứng khoán của khách hàng liên quan đến nghiệp vụ giao dịch chứng khoán.
- Phối hợp cùng Phịng Đầu tư và bảo lãnh phát hành hạch tốn và theo dõi các
nghiệp vụ liên quan đến hoạt động tự doanh chứng khốn của cơng ty.
- Thực hiện đối chiếu số liệu thanh toán bù trừ của Trung tâm lưu ký chứng khốn với số liệu của cơng ty, phát hiện các sai sót, thơng báo cho các bộ phận liên quan và kết hợp thực hiện thanh tốn sửa lỗi khi có thơng báo của Trung tâm giao dịch chứng khốn.
- Theo dõi tài khoản thanh toán bù trừ và thực hiện thanh toán bù trừ với Ngân
hàng chỉ định thanh toán đảm bảo việc thanh tốn đầy đủ, chính xác và kịp thời.
- Làm đầu mối thanh tốn bù trừ tiền cho các chi nhánh và phịng giao dịch, đại
lý nhận lệnh.
- Phối hợp với Phòng giao dịch chứng khoán và với Ngân hàng thực hiện và theo dõi các hoạt động liên quan đến các dịch vụ hỗ trợ khách hàng như: nghiệp vụ cho vay cầm cố chứng khoán, ứng trước tiền bán chứng khoán...
(5) Trưởng phịng kế tốn chi nhánh:
- Quản lý một số nghiệp vụ được Kế tốn trưởng phân cơng và uỷ quyền. Chịu
trách nhiệm trước Kế toán trưởng về nghiệp vụ được phân cơng phụ trách.
- Lập sổ kế tốn tổng hợp và các báo cáo định kỳ hàng ngày, tháng, quý, năm của
chi nhánh. Chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu kế tốn, tài chính của chi nhánh để lập báo cáo kế tốn, tài chính tổng thể của công ty.
- Đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp của các bộ phận, nghiệp vụ trong phịng kế tốn hội sở. Kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu báo cáo tổng hợp tồn cơng ty.
- Là đầu mối tập hợp báo cáo, kiểm tra và trình ký trước khi gửi các cơ quan chức năng.
(4) Kế toán nội bộ chi nhánh
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán theo quy chế tài chính và quy định chi tiêu nội bộ của chi nhánh.
- Theo dõi công nợ phải thu, phải trả của chi nhánh.
- Phối hợp với phịng Hành chính tổng hợp để theo dõi và hạch tốn tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ của chi nhánh.
- Xuất hóa đơn cho khách hàng và lập báo cáo thuế định kỳ.
- Theo dõi, hạch toán nghiệp vụ tiền gửi, tiền vay, tự doanh chứng khoán chưa niêm yết.
- Hạch toán các khoản thu nhập và chi phí.
- Thực hiện các cơng việc khác do trưởng phịng chi nhánh giao. (5) Kế toán giao dịch chi nhánh
- Kết hợp với Phịng Giao dịch chứng khốn thực hiện theo dõi và hạch toán tiền
và chứng khoán của khách hàng liên quan đến nghiệp vụ giao dịch chứng khoán. - Phối hợp với Phòng giao dịch chứng khoán và với Ngân hàng thực hiện và theo dõi các hoạt động liên quan đến các dịch vụ hỗ trợ khách hàng như: nghiệp vụ cho vay cầm cố chứng khoán, ứng trước tiền bán chứng khoán...
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan trong các hợp đồng bán đấu giá, hợp đồng
đại lý đấu giá của phịng Tư vấn tài chính; các nghiệp vụ liên quan đến mua bán cổ phiếu lô lẻ.