Hiện nay, Tổng công ty Thơng mại Hà Nội chủ yếu vẫn mua hàng theo điều kiện CIF, CIP và một số ít là CFR. Khi mua theo những điều kiện này Hapro không đảm bảo đủ độ an toàn cho hàng hoá vận chuyển trên đờng biển, mặt khác Hapro lại bị cách ly với thị trờng, không khai thác các khả năng chủ động giảm giá từ hoạt động thuê tàu.
Để giải quyết tình trạng này, công ty có thể đa dạng hoá hình thức nhập khẩu. Cụ thể, tuỳ theo điều kiện của từng chuyến hàng nh khối lợng mua, giá trị, điều kiện vận chuyển, khả năng thuê tàu, mà Hapro lựa chọn điều kiện cơ sở… giao hàng cho thích hợp.
Trong một số trờng hợp công ty có thể nhập khẩu hàng theo điều kiện CFR mà Hapro đã có một số ít kinh nghiệm. Khi đó, Hapro giành quyền mua bảo hiểm cho hàng hoá. Lúc này, Hapro nên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp tiếp xúc quen dần với nghiệp vụ mua bảo hiểm.
Từ đó trong tơng lai, Hapro tiến tới nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện FOB. Khi đó, Hapro vừa giành đợc quyền mua bảo hiểm, vừa thuê tàu. Hapro sẽ tận dụng đợc cơ hội kinh doanh, tiết kiệm chi phí, lợi nhuận tăng lên. Bên cạnh đó, Nhà nớc lại tăng nguồn ngoại tệ, và phát triển các ngành hàng hải, ngành bảo hiểm.
Đối với công tác mua bảo hiểm, Hapro nên củng cố quan hệ đối tác với các công ty bảo hiểm uy tín mà Hapro thờng xuyên mua bảo hiểm từ trớc tới nay nh: Công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt), Công ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex (Pjco). Đồng thời, Hapro cũng nên tìm kiếm, lựa chọn các công ty bảo hiểm uy tín trong và ngoài nớc khác để đảm bảo đa dạng hoá nguồn cung ứng, đáp ứng các điều kiện nhập khẩu của từng thơng vụ sao cho đạt hiệu quả nhất.
Đối với công tác thuê tàu, công ty cần chú ý khi giành quyền thuê tàu trong hợp đồng nhập khẩu hàng hoá đã ký kết là:
- Cần phải nghiên cứu thị trờng chuyên chở nhằm tiến hành giao nhận hàng với điều kiện có lợi nhất, ký hợp đồng chuyên chở sao cho cớc phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Hapro có thể thông qua ngời môi giới trong lĩnh vực chuyên chở. Đó là ngời am hiểu thị trờng, các hãng tàu, sự vận động giá cớc thuê tàu, luật pháp quốc tế, phong tục tập quán của cảng.
- Hoặc Hapro có thể uỷ thác thuê tàu lu cớc cho một số công ty vận tải thuê tàu trong nớc nh: Công ty đại lý tàu biển (VOSA), công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (VIETFRACHT).
c. Số lợng chất l– ợng.
Hapro cần chú trọng công tác kiểm tra hàng hoá. Công đoạn nhận hàng và kiểm tra hàng là hết sức quan trọng, nó là giai đoạn làm phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến số lợng, chất lợng, xuất xứ của hàng hóa đối với ngời xuất khẩu, nhập khẩu và các chức năng quản lý của Nhà nớc.
Trong điều khoản hợp đồng, điều kiện chất lợng nên rõ ràng, cụ thể, để tiện cho việc kiểm nghiệm và xác định trách nhiệm, nh: không nên sử dụng những từ ngữ mơ hồ nh: “ớc khoảng”, “trên dới”, “sai số hợp lý”, Để tránh dẫn đến… những tranh chấp do chất lợng hàng hoá giao nên khi hàng về đến cảng thì Hapro phải tiến hành tiếp nhận hàng hoá nhanh chóng và làm các thủ tục kiểm tra hàng hoá ngay để làm giảm chi phí phát sinh lu kho, lu bãi và gây tác động xấu cho hàng hoá.
Thông thờng Hapro sẽ nhận đợc thông báo nhận hàng với các thông tin về tàu, thời gian hàng đến cảng, kèm theo hoá đơn nhận đợc tài liệu, lúc này Hapro cần so sánh tài liệu trên với hợp đồng ngoại và các chứng từ khác. Nếu có sai lệch thì cần chuẩn bị tốt kế hoạch để kiểm tra khi hàng đến. Khi nhận hàng cần kiểm tra niêm phong kẹp chì trớc khi nhận hàng. Nếu kiểm tra không tốt sẽ gây thiệt hại kết quả kinh doanh của Tổng công ty. Vì vậy, Hapro cần phải xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thơng mại quốc tế, lại vừa có kiến thức cơ bản về hàng hoá. Đồng thời phải theo dõi đôn đốc họ nhận hàng kịp thời.
Bên cạnh đó, Hapro tuỳ theo từng đặc điểm mặt hàng nhập mà cần phối hợp chặt chẽ với các cơ quan kiểm tra hàng hoá nh Cục Đăng kiểm Việt Nam,
VINACONTROL, Hải quan để tiến hành các công việc kiểm tra về số lợng, chất l- ợng, chủng loại, kích cỡ, nhãn hiệu, quy cách, sự suy giảm về chất lợng, số lợng và nguyên nhân.
Khi nhận hàng, nếu có sai sót về số lợng, chất lợng thì cần mời đại diện của cơ quan bảo hiểm, cảng, hãng vận tải, đại diện của ngời bán kịp thời làm thủ tục khiếu nại.
Kết luận
Trong khi nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang lúng túng, hoạt động kinh doanh kém hiệu quả khi đất nớc chuyển mình sang nền kinh tế hàng hóa vận động theo cơ chế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc. Tổng Công ty Thơng mại Hà Nội vẫn vững bớc đi lên và ngày càng phát triển ổn định, hoạt động kinh doanh có lãi, đóng góp vào ngân sách Nhà nớc, giải quyết công ăn việc làm, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên chức trong toàn Tổng Công ty. Có đợc kết quả này ngoài những nhân tố khách quan, là sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong đó có phần đóng góp đáng kể của các phòng kinh doanh Tổng công ty, đã không ngừng hoàn thiện mình, từng bớc tháo gỡ những khó khăn, cải thiện công tác quản lý, hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Vì vậy, uy tín và vị trí của Tổng Công ty ngày càng đợc nâng cao trên thị trờng trong và ngoài nớc.
Với hoạt động kinh doanh nhập khẩu, công tác tổ chức thực hiện hợp đông nhập khẩu uỷ thác có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao kết quả và hiệu quả các thơng vụ ngoại thơng cũng nh đóng góp vào kết quả kinh doanh chung của toàn Tổng Công ty. Trong thời gian qua, tuy gặp nhiều khó khăn, trở ngại khách quan cũng nh chủ quan song Tổng Công ty vẫn luôn hoàn thành tốt các hợp đồng nhập khẩu uỷ thác đạt đợc các mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, mặc dù quy trình tổ chức hoạt động nhập khẩu uỷ thác vẫn còn có một số hạn chế nhng nếu khắc phục đợc những hạn chế đó, đồng thời phát huy những kết quả đã đạt đợc, Tổng Công ty Thơng mại Hà Nội sẽ ngày càng hoàn thiện và thực hiện tốt hơn nữa các hoạt động nhập khẩu uỷ thác của mình.
Xuất phát từ thực tế đó, bằng kiến thức đã học tại trờng Đại học Thơng Mại và quá trình thực tập khảo sát, thâm nhập thực tế hoạt động nhập khẩu của Tổng Công ty, em đã cố gắng đi sâu phân tích tìm hiểu quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác từ đó đánh giá những mặt tích cực và những mặt còn tồn tại trong thực tiễn tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác đồng thời đa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng Công ty với hy vọng để công ty cùng bạn đọc có thể tham
Bài viết này đợc hoàn thành với sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy giáo hớng dẫn PGS.TS. Doãn Kế Bôn cũng nh toàn thể cán bộ công nhân viên Trung tâm nhập khẩu vật t – thiết bị thuộc Tổng công ty Thơng mại Hà Nội.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn tận tâm của thầy giáo
PGS.TS. Doãn Kế Bôn cùng toàn thể các cán bộ công nhân viên xuất nhập khẩu của Tổng Công ty Thơng mại Hà Nội đã tạo điều kiện và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
Tài liệu tham khảo
1. Giới thiệu chung về Tổng Công ty thơng mại Hà Nội (Hapro) 2. Quy trình cung cấp dịch vụ nhập khẩu và nhập khẩu uỷ thác
3. Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng Công ty Th- ơng mại Hà Nội năm 2003 và 2004
4. Giáo trình kỹ thuật thơng mại quốc tế - Đại học Thơng mại
5. Luận văn, chuyên đề tốt nghiệp của trờng Đại học Thơng mại, Đại học Ngoại thơng, Đại học Kinh tế Quốc dân.