b. Nội dung cơ bản các điều khoản của HĐTMQT
2.3.thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác
2.3.1. Ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu là công việc phải thực hiện đầu tiên trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Sau việc ký kết hợp đồng uỷ thác là việc đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu. Đối với Tổng công ty thì việc giảm tối da các chi phí có liên quan đến đàm phán, ký kết cũng là một trong những muc tiêu cần đạt đợc. Nếu bên uỷ thác (khách hàng nội) cha có mối quan hệ với nớc ngoài thì bên nhận uỷ thác (Hapro) phải có trách nhiệm tìm đối tác nớc ngoài trên cơ sở những yêu cầu của bên uỷ thác. Khi bên nhân uỷ thác đã tìm đợc nguồn hàng có thể đáp ứng đợc yêu cầu của bên uỷ thác thì lúc đó Hapro mới chính thức ký hợp đồng uỷ thác và sau đó ký hợp đồng nhập khẩu. Nếu bên uỷ thác có sẵn mối quan hệ với phía nớc ngoài thì việc đàm phán ký kết sẽ đơn giản hơn: Hợp đồng đợc ký kết theo những thoả thuận trớc đó của khách hàng nội và phía nớc ngoài, Hapro chỉ thay bên uỷ thác thực hiện công việc nhập khẩu.
Ngời có quyền đứng ra ký kết hợp đồng là giám đốc, hợp đồng này đã đợc cán bộ các phòng kinh doanh soạn thảo. Điều quan trọng nhất đối với một hợp đồng trở thành cơ sở pháp lý theo Luật pháp Việt Nam là phải lập thành văn bản: Th, telex, fax, điện tín cũng đợc coi là văn bản. Hình thức thoả thuận miệng không có giá trị pháp lý và Hapro cũng không sử dụng hình thức này khi ký kết hợp đồng ngoại thơng bởi tranh chấp rất dễ xảy ra. Khi hợp đồng lập thành văn bản, lúc đó hai bên phải cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng. Bên nào vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý theo sự thoả thuận của hai bên.
2.3.2. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
2.3.2.1. Xin giấy phép nhập.
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nớc quản lý hoạt động nhập khẩu. Giấy phép này đợc hiểu là quy định của Nhà nớc quản lý về
số lợng, giá trị mặt hàng đợc nhập khẩu từ một thị trờng nhất định. Hồ sơ xin giấy phép gồm:
- Đơn xin phép nhập khẩu (nếu có).
- Bản sao hợp đồng ký giữa Hapro và đối tác cùng các giấy tờ khác có liên quan.
Việc cấp giấy phép nhập khẩu do Bộ Thơng mại cấp và Tổng cục Hải quan cấp giấy phép nhập khẩu hàng phi mậu dịch.
2.3.2.2. Mở th tín dụng (L/C).
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Hapro trong thời gian qua đều quy định thanh toán tiền hàng bằng L/C. Để có đợc th tín dụng, Hapro viết đơn xin mở L/C theo quy định của hợp đồng tới Ngân hàng làm thủ tục mở L/C. Nội dung của L/C mở luôn thống nhất với điều khoản của hợp đồng nh: Số lợng, giá, chất lợng, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán . …
Thông qua L/C, Ngân hàng sẽ không thanh toán cho ngời bán khi cha đáp ứng các yêu cầu của th tín dụng thơng mại. Sau khi bên bán nhận đợc L/C, nếu cần sửa đổi phải có sự đồng ý của Hapro. Nội dung sửa đổi thờng gặp là kéo dài kỳ hạn bốc xếp, vận chuyển và kỳ hạn có hiệu lực của L/C (bên nào yêu cầu sửa thì bên đó chịu chi phí sửa L/C).
Quá trình tiến hành nghiệp vụ:
- Hapro làm đơn xin mở L/C gửi đến Ngân hàng yêu cầu mở L/C cho ngời bán hởng.
- Căn cứ vào yêu cầu và nội dung của đơn xin mở L/C, Ngân hàng sẽ lập một L/C cho phía ngời bán của Hapro.
- Khi đến Ngân hang mở L/C, Hapro phải nộp cho Ngân hàng những giấy tờ sau:
+ Giấy phép nhập khẩu.
+ Hợp đồng nhập khẩu (bản sao). + Hợp đồng uỷ thác.
+ Đơn xin mở L/C theo mẫu của Ngân hàng và một số giấy tờ khác.
+ Nộp cho Ngân hàng phí mở L/C (thờng là 0,1% giá trị của hợp đồng và một uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C).
2.3.2.3. Đôn đốc bên bán giao hàng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng thơng mại quốc tế việc đôn đóc bên bán giao hàng là một bớc trong quy trình thực hiện hợp đồng đối với bất kỳ bên mua nào, nó không thể thiếu đợc tong việc thực hiện hợp đồng. Hapro thờng sử dụng fax, telex để xem bên đối tác chuẩn bị nguồn hàng nh thế nào, thời gian giao hàng có đúng với hợp đồng không . Đồng thời hỏi ng… ời bán những thông tin và chứng từ:
- Lịch trình tàu chở hàng của bên đối tác. - Vận đơn đờng biển chở hàng.
- Chứng chỉ chất lợng của cơ quan giám định.
2.3.2.4. Thuê phơng tiện vận tải.
Việc chuyên chở hàng hoá từ nớc xuất khẩu về Việt Nam là một yêu cầu tất yếu khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Trong TMQT, có thể vận chuyển hàng hoá bằng nhiều phơng thức, song phổ biến nhất là vận tải đờng biển (chiếm khoảng 90% lợng hàng hoá giao dịch). Do đó, khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu, các bên phải thực hiện nghiệp vụ thuê tàu để vận chuyển hàng hoá.
Tuy nhiên, do điều kiện cơ sở hạ tầng, nên phần lớn hợp đồng nhập khẩu của công ty đều ký kết ở điều kiện cơ sở giao hàng là CIP, CIF, một số ít là CFR (CNF). Theo đó, công ty không phải thuê tàu và làm giảm công việc mua bảo hiểm song nó có thể là nguyên nhân làm giảm hiệu quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty nh:
cảng qua các thông báo của ngời xuất khẩu. Từ đó làm cho công ty luôn ở trong tình trạng thụ động trong việc giám sát, tiếp nhận hàng hoá khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu.
- Khi công ty nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng là CIP, CIF thì cớc phí vận chuyển là một thành phần cấu tạo nên giá nhập khẩu của hàng hoá. Do đó, có thể công ty phải nhập khẩu hàng hoá có giá cao hơn giá bình quân do không xác định đợc chính xác cớc phí vận chuyển khi ký kết hợp đồng.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.2.5. Mua bảo hiểm.
Công ty Cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà Nội nằm trong tình trạng chung với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu ở Việt Nam là cha chú trọng nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu. Nguyên nhân là do:
- Về điều kiện khách quan, đó là sự yếu kém của cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất kỹ thuật và phơng tiện, kỹ thuật vận chuyển hàng hoá của Việt Nam nên công ty thờng phải ký các hợp đồng nhập khẩu theo các điều kiện cơ sở giao hàng là CIP, CIF, theo điều kiện này ngời xuất khẩu phải mua bảo hiểm cho hàng hoá ở điều kiện bảo hiểm C (điều kiện bảo hiểm tối thiểu).
- Về điều kiện chủ quan, công ty cha có sự quan tâm đúng mức đến nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá trong các hợp đồng nhập khẩu là do cha hiểu rõ ràng điều kiện bảo hiểm C chỉ là điều kiện bảo hiểm tối thiểu mà mọi rủi ro về hàng hoá sẽ thuộc về công ty khi hàng hoá qua lan can tàu ở cảng bốc hàng (đối với điều kiện CIF), hoặc hàng hoá đợc giao cho ngời vận chuyển đầu tiên (đối với điều kiện CIP).
Đối với một số ít hợp đồng nhập khẩu của công ty đợc ký kết theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR thì công ty có tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập về.
Các công ty bảo hiểm mà công ty thờng xuyên mua gồm: Công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt), Công ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex (Pjco).
Khi tiến hành mua bảo hiểm, công ty thực hiện các nghiệp vụ sau:
- Nghiên cứu và lựa chọn điều kiện bảo hiểm cần mua(A, B, C), công ty thờng mua điều kiện bảo hiểm A.
- Đến công ty bảo hiểm làm “giấy yêu cầu bảo hiểm” (theo mẫu của họ) cho hàng hoá chuyên chở và ký hợp đồng bảo hiểm bằng văn bản.
- Thanh toán phí bảo hiểm cho công ty bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.
+ Thông thờng do công ty kinh doanh theo điều kiện CIF, nên trị giá bảo hiểm (V) bằng 110% giá CIF.
+ Tỷ lệ phí bảo hiểm (R) thờng là 0,2%: khi đó giá phí bảo hiểm bằng: (R x V).
+ Thuế GTGT của bảo hiểm là 10% giá phí bảo hiểm. Vì vậy, tổng giá trị công ty phải thanh toán cho công ty bảo hiểm bằng: (giá phí bảo hiểm + thuế GTGT).
Thông thờng công ty mua bảo hiểm chuyến, nh vậy công ty bảo hiểm chỉ chịu trách nhiệm đối với tổn thất của hàng hoá nhập khẩu của công ty trong phạm vi một chuyến hàng theo điều khoản từ kho đến kho.
Tuỳ theo từng hợp đồng uỷ thác mà Hapro mua thêm bảo hiểm hàng hoá hay không. Thông thờng, Hapro chỉ mua bảo hiểm cho loại hàng hoá có giá trị cao nh: Máy móc, thiết bị . Thủ tục bảo hiểm gồm có: Giấy yêu cầu bảo hiểm và các… chứng từ kèm theo (vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, L/C ). …
2.3.2.6. Làm thủ tục thanh toán.
Thanh toán là nội dung rất quan trọng trong hoạt động thơng mại quốc tế, chất lợng của công việc này có ảnh hởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh. Đối với nhà nhập khẩu khi thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo nhận đợc hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận.Trong thanh toán quốc tế có nhiều phơng thức thanh toán nhng Hapro thờng sử dụng phơng thức thanh toán bằng L/C.
2.3.2.7. Làm thủ tục hải quan.
Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hoạt động mua bán theo pháp luật của Nhà nớc để ngăn chặn buôn lậu. Theo pháp luật của Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi qua cửa khẩu Việt Nam đều phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải
- Khai báo hải quan: Hapro cử nhân viên nghiệp vụ làm thủ tục hải quan.Trớc hết cán bộ của Hapro đến hải quan cảng Hải Phòng để mở tờ khai hải quan, nhân viên này khai báo đầy đủ vào tờ khai hải quan bao gồm các mục: Tên hàng, loại hàng, khối lợng, số lợng, tổng giá trị lô hàng, tên công cụ, phơng tiện vận tải, nớc nhập khẩu, tên đơn vị xuất nhập khẩu, loại hình nhập khẩu vào tờ khai hải quan. Cùng với tờ khai hải quan, đại diện của Hapro phải xuất trình cho cơ quan hải quan: giấy phép xuất nhập khẩu của Hapro, hoá đơn thơng mại, giấy giới thiệu do giám đốc cấp, hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác, vận đơn, phiếu đóng gói, hoá đơn bán hàng, giấy chứng nhận xuất xứ, bảng kê khai chi tiết lô hàng, giấy đăng ký kiểm tra chất lợng để làm thủ tục hải quan và làm căn cứ để nộp thuế nhập khẩu. Sau đó cơ quan hải quan kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ này với lợng hàng hoá nhập khẩu.
- Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá đợc tổ chức sắp xếp một cách trật tự có hệ thống tại nơi xếp hàng. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra trọng lợng, số lợng hàng xem có phù hợp với tờ khai, kiểm tra sự sắp xếp hàng hoá trong cotainer, kiểm tra trong từng kiện hàng xem có đúng với chủng loại hàng mà Hapro đã khai trong tờ khai, hải quan không kiểm tra chất lợng hàng hoá nhập khẩu. Những chi phí phát sinh trong quá trình làm thục hảI quan nh chi phí cho cơ quan hảI quan mở, đóng, xếp các kiện hàng, thùng hàng đợc Hapro thanh toán vào chi phí mua hàng.
- Thực hiện các quyết định của hải quan: Kiểm tra hàng hoá, giấy tờ phù hợp với tờ khai hải quan thì mới đợc thông quan. Những yêu cầu của cơ quan hảI quan có tính pháp lý, cỡng chế Doanh nghiệp phảI thực hiện mà không có quyền khiếu nại. Nếu có hành vi vi phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
2.3.2.8. Nhận và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu.
Hapro sẽ phải làm thủ tục để nhận hàng hoá sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ của mình theo quy định đó là: Doanh nghiệp sẽ phải ký một hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao hàng nhận hàng hoá. Nhng trớc khi tàu đến, đại
lý tàu sẽ gửi cho Doanh nghiệp thông báo hàng đến cảng. Sau khi nhận đợc thông báo này thì Hapro đến đại lý trình vận đơn để đợc đại lý cấp cho lệnh giao hàng (D/O), sau đó hapro sẽ cử ngời mang lệnh giao hàng làm thủ tục hải quan rồi đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng cảng để nhận hàng.
Khi nhận hàng Hapro sẽ cử nhân viên đến cảng hoặc hãng tàu để đóng phí lu kho, phí xếp dỡ, lấy biên lai, xác nhận D/O sau đó đem D/O đến bộ phận kho để làm phiếu xuất kho.
Trong quá trinh nhận hàng, Hapro sẽ cho nhân viên của Công ty giám sát . Cơ quan giám định (thờng là Vinacontrol) sẽ giám định hàng hoá. Nếu có thiệt hại thì công ty bảo hiểm sẽ xác định mức độ thiệt hại. Sau khi nhận hàng xong, các bên ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá.
Sau khi nhận hàng bên nhập khẩu làm thủ tục kiểm tra quy cách phẩm chất hàng nhập, số lợng hàng nhập. Cơ quan này lấy mẫu phân tích số lợng, chất l- ợng hàng có phù hợp với hợp đồng không.
Đối với ga hoặc cảng: Kiểm tra niêm phong kẹp trì trớc khi bốc hàng, xem hàng có đợc xếp đúng theo sơ đồ không.
2.3.2.9. Tổ chức khiếu nại và giải quyết tranh chấp (nếu có). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại.
Công ty thờng căn cứ vào sự khác nhau của nguyên nhân gây ra tổn thất để giải quyết đòi đối tợng bồi thờng:
- Đối tợng khiếu nại là ngời bán: Khi số lợng bốc xếp không đủ, hàng có chất lợng hay số lợng không đúng với hợp đồng, có bao bì không đúng tiêu chuẩn dẫn đến hàng hoá bị tổn thất, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng không đồng bộ…
- Đối tợng khiếu nại là ngời vận tải: Khí số lợng hàng ít hơn trong vận đơn, hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc tổn thất do lỗi của ngời vận tải gây ra.
- Đối tợng khiếu nại là công ty bảo hiểm: Khí hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của ngời thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã đợc bảo hiểm.
Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về tổn thất nh: Biên bản giám định, ROROC, hoá đơn, vận đơn đờng biển, đơn bảo hiểm.
Về thủ tục giải quyết tranh chấp bao gồm có giải quyết theo thủ tục trọng tài hoặc theo toà án quốc tế. Trớc hết hai bên phải có sự tự thợng lợng hoà giải với nhau, nếu không tự hoà giải đợc với nhau thì phải đa ra cơ quan trọng tài hoặc toà án để giải quyết. Tại các cơ quan này cũng có bớc hoà giải và nếu hoà giải không thành thì sẽ đa ra giải quyết bằng trọng tài hoặc toà án. Phán quyết của các cơ quan này có giá trị pháp lý buộc các bên phải chấp hành.
2.3.3. Bàn giao hàng hoá cho bên uỷ thác và nhận phí uỷ thác.
Nếu số lợng, chất lợng hàng hoá phù hợp với hợp đồng uỷ thác Thì Hapro có trách nhiệm bàn giao hàng hoá cho bên uỷ thác. Khi đã bàn giao hàng hoá cho bên uỷ thác cũng có nghĩa là nhiệm vụ của Hapro đã hoàn thành và Hapro sẽ đợc nhận phí uỷ thác. Thông thờng, phí Hapro nhận đợc là khoảng 1 – 3% tổng giá trị hàng hoá mà Hapro nhận uỷ thác tuỳ theo loại hàng, tính chất công việc và cả mức độ quen biết giữa hai bên. Nếu là khách hàng thờng xuyên, Hapro