b. Nội dung cơ bản các điều khoản của HĐTMQT
3.2. một số kiến nghị đối với doanh nghiệp khi ký kết và thực hiện hợp đồng uỷ thác
thực hiện hợp đồng uỷ thác nhập khẩu với bên uỷ thác. 3.2.1. Quan tâm đến điều khoản thanh toán.
Điều khoản thanh toán bao gồm các vấn đề: đồng tiền thanh toán, phơng thức thanh toán và thời điểm thanh toán.
Trong khi các Doanh nghiệp xuất nhập khẩu rất coi trọng điều khoản thanh trong hợp đồng thơng mại quốc tế (hợp đồng ngoại) khi giao dịch với đối tác nớc ngoài thì chính các Doanh nghiệp lại cha chú trọng nhiều đến điều khoản này trong các hợp đồng nội. Lý do đơn giản vì đối với các hợp đồng nội hay hợp đồng uỷ thác nhập khẩu đợc hình thành và ký kết trên cơ sở tập quán kinh doanh trong nớc, mà tập quán này còn nhiều thiếu sót và kém chặt chẽ. Hơn nữa đối với trờng hợp của Hapro, các nhà uỷ thác trong nớc thờng là các bạn hàng đáng tin cậy, có mối quan hệ nhất định nên thủ tục giao dịch thờng đợc tiến hành gọn nhẹ và đơn giản hoá.
Ví dụ: Điều khoản thanh toán trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu số 408/HAP-04 giữa Công ty Thơng mại Việt Hoá - Bên uỷ thác và Tổng công ty Th- ơng mại Hà Nội – Bên nhận uỷ thác. Tại điều khoản này có quy định về phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán nhng lại không quy định rõ về đồng tiền thanh toán, dù có đề cập đến đồng tiền tính giá. Các khoản phí tính bằng ngoại tệ đợc ghi rõ là thuộc trách nhiệm của bên uỷ thác nhng những khoản này đợc thanh toán bằng đồng tiền nào lại đợc diễn giải là: Nếu thanh toán bằng đồng Việt Nam
thì tỷ giá áp dụng theo tỷ giá bán ngoại tệ của Ngân hàng Ngoại thơng Hà Nội công bố tại thời điểm thanh toán.
Nh vậy sẽ nảy sinh vấn đề là bên uỷ thác đợc lựa chọn đồng tiền thanh toán có lợi cho mình hơn. Khi có biến động ngoại tệ bất lợi có thể bên nhập khẩu uỷ thác sẽ chịu thiệt. Giảm thiểu thiệt hại do biến động tình hình ngoại hối là một yêu cầu cần thiết để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.
3.2.2. Quan tâm đến điều khoản giao hàng.
Đây thờng là trung tâm phát sinh các chi phí lu kho bãi do việc quy định điều khoản giao hàng trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cha chặt chẽ và chi tiết. Trong hợp đồng nhập khẩu thờng ít đề cập đến ngày cụ thể mà bên nhận uỷ thác sẽ giao hàng cho bên uỷ thác. Thực tế việc giao hàng này còn tuỳ thuộc vào thời điểm giao hàng theo hợp đồng ngoại thơng mà bên nhận uỷ thác đã ký với bên nớc ngoài. Do vậy có thể xảy ra tình huống là bên nhận uỷ thác đã nhận hàng từ ngời xuất khẳu nhng bên uỷ thác lại không sẵn sàng để nhận hàng. Để tránh xảy ra tr- ờng hợp này gây thêm những chí phí lu kho bãi thì trong hợp đồng uỷ thác cần phải quy định chặt chẽ điều khoản giao hàng và phải ràng buộc với điều khoản giao hàng theo hợp đồng thơng mại quốc tế.
Chẳng hạn theo chách mà Hapro đã ký với đối tác trong hợp đồng uỷ thác số 31/TM-NQ có nêu rõ: Bên A thông báo hàng về cho Bên B biết trớc 5 ngày để cùng phối hợp giao nhận hàng. Theo cách quy định này thì bên nhận uỷ thác phảI có trách nhiệm thông báo hàng về trớc một số ngày nhất định để bên uỷ thác kịp chuẩn bị và nếu một trong hai bên không hoàn thành nghĩa vụ giao hận hàng thì phải gánh chịu các chi phí phát sinh.
Quy định về điều kiện giao hàng trong đó bao gồm thời hạn giao hàng và địa điểm giao hàng theo hợp đồng nội để vừa tránh lu kho bãi, giảm chi phí vận chuyển khi nhận hàng từ hải quan cửa khẩu đến khi giao lại cho bên uỷ thác đồng thời thuận lợi trong việc giao và nhậ hàng của cả hai bên uỷ thác và nhận uỷ thác.
3.3. một số đề xuất nhằm hoàn thiện nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. hợp đồng nhập khẩu uỷ thác.
Nhìn chung hợp đồng của Hapro đợc soạn thảo khác chặt chẽ và chi tiết đặc biệt là các điều khoản về quy cách phẩm chất, kiểm tra, nghiệm thu và bảo hành. Tuy nhiên còn một số điểm cần lu ý nh sau:
3.3.1. Điều khoản giao hàng.
Trong các hợp đồng từ trớc tới nay Hapro vẫn sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng là CIF Hải Phòng-Việt Nam theo các điều khoản và điều kiện của Incoterms 2000. Hapro nên quy định rõ vào đièu khoản phạt chậm giao việc các bên tham gia lập biên bản tại hiện trờng trong trờng hợp phát hiện hàng hoá bị tổn thất hoặc thiếu hụt theo vận đơn nh công ty bảo hiểm, công ty kiểm định chất lợng nh Vinacontrol.
3.3.2. Điều khoản giá.
Do thời gian từ khi kết hợp đồng đén khi nhà cung cấp giao hàng và Hapro thanh toán tiền khá dài nên tỷ giá ngoại tệ có thể biến động khá lớn gây bất lợi cho Công ty. Trong điều khoản giá Hapro nên áp dụng một biện pháp đảm bảo hối đoái trong trờng hợp đồng tiền thanh toán lên giá. Ngoài cách định giá cố định các phơng pháp khác cũng đợc sử dụng một cách linh hoạt tuỳ trờng hợp nh giá quy định sau, giá linh hoạt, đặc biệt phơng pháp giá di động đợc sử dụng rất phổ biến trong nhập khẩu thiết bị. Mặt khác, Hapro nên dựa vào điều khoản giảm giá, chiết khấu thanh toán do trả tiền sớm để đợc hởng lợi trong trờng hợp có điều kiện trả tiền sớm cho nhà cung cấp.
3.3.3. Chọn các cơ sở giao hàng rộng rãi và phù hợp.
Mặc dù có tới 13 điều kiện cơ sở giao hàng theo Incoterm 2000 tuy nhiên các Doanh nghiệp Việt nam xuất khẩu thờng chọn giá FOB và nhập khẩu thờng chọn giá CIF.
Nguyên nhân thứ nhất là do đây là thói quen, tập quán kinh doanh của các Doanh nghiệp xuất nhập khẩu từ trớc tới nay, bỏ qua các điều kiện cơ sở giao hàng khác. Nguyên nhân thứ hai là do các Doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam nhìn chung còn hạn chế trong việc giao dịch với ngời chuyên chở, đặc biệt là vấn đề thuê tàu. Công việc thuê tàu đòi hỏi một loạt các kỹ năng gồm: chọn tuổi tàu, chất lợng, quốc tịch,.. và thoả thuận về thởng phạt xếp dỡ Chính vì ít kinh… nghiệm trong một loạt các công việc nh vậy nên phía Việt Nam thờng nhờng khâu chuyên chở cho đối tác nớc ngoài và cũng đồng thời bỏ lỡ một khoản thu nhập đáng kể lẽ ra có thể dành đợc từ khâu chuyên chở.
Thông thờng khi xuất: Doanh nghiệp chỉ chọn các điều kiện cơ sở giao hàng gồm: EXW (loại E); FCA, FAS, FOB (loại F) và CFR (loại C), còn khi nhập thì chọn các điều khoản còn lại: CIF, CPT, CIP (loại C); DDF, DES, DEQ, DDU, DDP (loại D). Do vậy để tăng thêm một khoản lợi nhuận khi xuất khẩu, giảm bớt chi phí khi nhập đồng thời tạo điều kiện cho lĩnh vực vận chuyển đờng biển của ta phát triển thif các Doanh nghiệp nên chủ động sử dụng thêm các điều kiện cơ sở giao hàngkhác một cách linh hoạt và hiệu quả.
3.3.4. Quan tâm đúng mức đến điều kiện chuyên chở.
Do đặc điểm tập quán kinh doanh và do hạn chế về năng lực thuê tàu nên các Doanh nghiệp Việt nam tham gia xuất khẩu cũng nh nhập khẩu thờng dựa vào các đối tác nớc ngoài trong việc thơng lợng cho khâu chuyên chở.
Điều kiện thuê nh các Doanh nghiệp đều biết là sẽ ảnh hởng rất lớn đến chi phí chung của chuyến hàng và thờng đợc cộng vào giá của lô hàng. Chẳng hạn hàng đợc nhập khẩu với giá CIF cùng với điều kiện thuê tàu là tàu chợ (Liner
term) thì trong chi phí vận chuyển F (Freight) đã bao gồm mọi chi phí bốc, dỡ, san, cào vì đây là trách nhiệm của ngời chuyên chở. Đối với điều kiện thuê tàu chuyến (Voyage charter) thì những chi phí trên phảI đợc quy định rõ là có thuộc trách nhiệm của ngời chuyên chở hay không. Do vậy một khi giá nhập là giá FOB có nghĩa ngời gửi hàng phải chịu chi phí xếp hàng lên tàu thì ngời nhập khẩu phải lý hợp đồng theo giá FOB FI (Free on board-free in) và nh vậy hãng tàu sẽ không đòi phí xếp hàng. Cũng tơng tự nh vậy đối với nhập khẩu theo giá CIF thì phải ký đợc giá CIF FO.
Việc quy định chặt chẽ về điều kiện chuyên chở sẽ giúp: - Tạo điều kiện cho việc chuyên chở.
- Tránh bị tính phí 2 lần.
- Tránh phải trả chi phí không đòi đợc từ ngời khác. - Tiết kiệm ngoại tệ.
Các chi phí liên quan đến vận chuyển là không nhỏ trong đó bao gồm các chi phí thờng gặp ngoài phí vận chuyển thông thờng gồm: bốc, san, cào , dỡ. Bốn loại phụ phí này có thể đợc quy định đễ dàng theo các điều khoản FI, FO, FOI, FOIST. Vì thế các Doanh nghiệp chỉ cần quan tâm một chút đến điều khoản chuyên chở là có thể hạn chế đợc những chi phí phát sinh không đáng có đồng thời việc giao hàng và nhận hàng diễn ra đợc thuận lợi.
3.3.5. Quan tâm đến điều kiện bảo hiểm.
Điều kiện bảo hiểm không phải là một điều khoản riêng của hợp đồng nội hay hợp đồng thơng mại quốc tế, tuy nhiên nó lại đi cùng với điều kiện cơ sở giao hàng. Thờng điều kiện cơ sở giao hàng sẽ cho ta thấy trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng thuộc về bên nào.
Chẳng hạn:
- Các điều kiện cơ sở giao hàng CIF, CIP: Ngời bán có trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng vì quyền lợi của ngời mua.
- Các điều kiện cơ sở giao hàng DAF, DES, DEQ, DDU, DDF: ngời bán mua bảo hiểm vì quyền lợi của chính họ.
- Các điều kiện cơ sở giao hàng EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT: ngời mua phải tự mua bảo hiểm cho quyền lợi của mình.
Ngời nhập khẩu phải chú trọng đến trách nhiệm mua bảo hiểm để không lỡ mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu vì đây thờng là những chuyến hàng có giá trị lớn.
Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm chuyến hay hợp đồng bảo hiểm thời hạn. Hợp đồng bảo hiểm chuyến là hợp đồng bảo hiểm mua cho từng chuyến hàng. Còn hợp đồng bảo hiểm thời hạn mua cho thời gian xác định, thờng mua những chuyến hàng thờng xuyên, tơng tự trong một năm. Khi đó từng hợp đồng chuyến cho mỗi chuyến hàng sẽ có hiệu lực khi bên mua bảo hiểm báo với bên bán bảo hiểm về thời gian bắt đầu bảo hiểm của chuyến hàng. Các bên không phải ký lại hợp đồng bảo hiểm.
Nh vậy tuỳ vào đặc điểm lô hàng nhập mà ngời mua bảo hiểm cân nhắc chọn loại hình bảo hiểm nào để thuận tiện cho việc đăng ký mua, việc trả phí bảo hiểm mà không quên mua bảo hiểm cho chuyến hàng.
3.3.6. Điều khoản khiếu nại.
Trong tất cả các hợp đồng của Hapro cha quy định điều khoản khiếu nại, một điều khoản rất cần thiết trong mua bán quốc tế. Khiếu nại xoay quanh việc giao hàng không đúng số lợng, chất lợng, bao bì, lỗi giao hàng Điều khoản này… bao gồm:
- Thể thức khiếu nại: Đơn khiếu nại bằng văn bản gồm tên của hàng hoá, tình trạng hàng nguyên nhân khiếu nại, kiến nghị giải quyết.
- Thời hạn khiếu nại: Thời hạn do hai bên thoả thuận hoặc theo luật định.
- Quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan: Quy định chi tiết về xử lý đối với hàng hoá nh bảo đảm nguyên trạng, thỏa thuận khiếu nại của ngời mua không thể là cơ sở để từ chối không nhận lô hàng tiếp theo…
3.3.7. Thủ tục hải quan.
Để thực hiện khai báo hải quan và thông quan lô hàng nhanh chóng, tránh chi phí lu kho Hapro cần:
- Yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp đầy đủ bộ chứng từ hàng hoá.
- Ap mã thuế cho hàng một cách chính xác dựa vào tiền lệ hoặc chỉ dẫn của hải quan nếu cần.
- Chuẩn bị xin giấy phép nhập khẩu của bộ Thơng mại sớm trớc khi hàng về đến sân bay.
- Phải tiến hành công việc cần thiết với các nhà chức trách tại sân bay nh đăng ký trớc công nhân xếp dỡ hàng hoá, các thiết bị bốc dỡ và vận chuyển hàng. Nhanh chóng hoàn thành các khoản thuế và phí hải quan để nhận hàng.
3.3.8. Hoàn thiện các nghiệp vụ khác.
Sau khi ký kết các hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của Hapro là tiến hành thực hiện tốt các công việc đã thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn làm nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng, tạo điều kiện cho khách hàng thực hiện nghĩa vụ của mình. Để quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty hoàn thiện hơn thì công ty cần làm tốt các công việc sau:
a. Mở L/C:
Trong công tác mở L/C Hapro cần có một ngời hiểu biết, chuyên làm vê L/C, để tránh những lỗi nhỏ nh là viết sai, nhầm do lỗi chính tả hay thiếu hiểu biết vì chỉ cần sai một lỗi nhỏ là bị phạt 50 USD/lỗi.
Khi chọn L/C không huỷ ngang, công ty nên mở L/C tại ngân hàng của Việt Nam. Việc lựa chọn một ngân hàng nớc ngoài để mở L/C khiến Hapro phải ứng tiền trớc và trả thủ tục phí mở L/C do đó công ty mất đi một khoản ngoại tệ và bị đọng vốn ở nớc ngoài. Mở L/C tại ngân hàng Việt Nam cũng tạo điều kiện nâng cao uy tín của ngân hàng Việt Nam ở nớc ngoài. Trong trờng hợp đối tác yêu cầu mà công ty xét thấy có thể và cần thiết thì có thể chấp nhận mở L/C ở một ngân hàng nớc ngoài.
Hapro không nên mở loại L/C không huỷ ngang có xác nhận tại ngân hàng Việt Nam mà lại do một ngân hàng nớc ngoài xác nhận vì mở loại L/C này Hapro là ngời mua thờng phải chịu thủ tục phí xác nhận và nh vậy cũng là thừa nhận sự không tin cậy của ngời bán với ngân hàng của công ty trừ các trờng hợp đặc biệt.
Hapro hết sức hạn chế dùng loại L/C chuyển nhợng vì phải đề phòng ng- ời đợc hởng th tín dụng là một thơng nhân trung gian không có hàng, họ sẽ chuyển nhợng L/C đó cho một hãng không tin cậy, do đó hợp đồng sẽ không đợc bảo đảm thi hành tốt, gây cho công ty những rắc rối sau này.
Khi bên bán giục mở L/C, Hapro không nên mở L/C quá sớm, vì sẽ bị đọng vốn, mở L/C muộn quá sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của đối tác, do đó ảnh hởng đến việc nhập hàng của Hapro, vì vậy công ty phải mở L/C trong một thời gian hợp lý. Mặt khác, cũng còn phải tính tới hiệu quả của việc mở L/C bằng th hay bằng điện cái nào có lợi hơn. Thông thờng việc mở L/C bằng điện thì nhanh hơn nhng chi phí điện tín lại cao hơn nhiều so với mở L/C bằng th. Nếu lợi tức tiền gửi sinh ra do thời gian mở L/C bằng điện lớn hơn hoặc bằng chi phí điện tín thì mở L/C bằng điện tín có lợi hơn mở bằng th.
Ngoài ra, để ngời bán chấp nhận L/C do Hapro đề nghị mở và tránh tổn phí sửa đổi L/C công ty có thể đề nghị bên bán dự thảo trớc một L/C nhằm tạo
sự ăn khớp với hợp đồng, trên cơ sở đó giúp công ty tránh đợc những sai sót khi mở L/C.
b. Thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoá.
Hiện nay, Tổng công ty Thơng mại Hà Nội chủ yếu vẫn mua hàng theo điều kiện CIF, CIP và một số ít là CFR. Khi mua theo những điều kiện này Hapro không đảm bảo đủ độ an toàn cho hàng hoá vận chuyển trên đờng biển, mặt khác Hapro lại bị cách ly với thị trờng, không khai thác các khả năng chủ động giảm