Chƣơng 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1. Tổng quan về hệ thống ERP
2.1.7. Phƣơng pháp triển khai phân hệ kế toán trong hệ thống ERP
Chiến lược triển khai ERP có thể được chia thành: triển khai áp dụng hoàn toàn hệ thống mới (big bang), triển khai từng phân hệ (pilot project) và áp dụng song song cả hệ thống mới và hệ thống cũ (parallel implementation). Do đó, việc triển khai từng phân hệ trong hệ thống ERP hay triển khai ứng dụng hoàn toàn hệ thống mới cũng cần trải qua các giai đoạn chung cho một dự án ERP.
Việc triển khai hệ thống ERP tương đối phức tạp và cần nhiều thời gian, tiềm ẩn nhiều nguy cơ thất bại. Chính vì vậy có nhiều cơng trình nghiên cứu về phương pháp triển khai dự án đã thực hiện và đề xuất nhiều phương pháp khác nhau. Pastor và Esteves (1999) đề xuất quy trình triển khai ERP bao gồm các bước sau: Giai đoạn ra quyết định sử dụng ERP, Giai đoạn khảo sát, Giai đoạn triển khai, Giai đoạn vận hành và bảo trì.
Giai đoạn ra quyết định sử dụng ERP: Trong giai đoạn này doanh nghiệp
cần cân nhắc đến chiến lược cơng nghệ thơng tin có sử dụng hệ thống ERP. Các nhà quản lý cần phân tích xem họ có nhu cầu sử dụng hay khơng và các u cầu cần hệ thống ERP giải quyết là gì. Tiếp theo đó họ phải phân tích về chi phí và thời gian cũng như kỳ vọng cho hệ thống ERP. Cuối cùng họ phải đánh giá được tính khả thi khi quyết định triển khai dự án. (Pator và Esteves, 1999).
Giai đoạn khảo sát: Giai đoạn này doanh nghiệp thành lập ban dự án ERP
nhằm chọn lựa các giải pháp phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của họ mà yêu cầu chỉnh sửa hệ thống là ít nhất. Ngoài việc lựa chọn giải pháp phần mềm, doanh nghiệp cũng phải chọn ra được nhà triển khai dịch vụ ERP tốt nhất. Một điều quan trọng nữa cần phải phân tích chỉ số ROI, điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá và so sánh được khoản đầu tư của mình. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cũng xem xét, bố trí lại hệ thống hạ tầng thông tin nhằm đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống ERP (Pastor và Esteves, 1999; Pastor và Bibiano, 2006).
Giai đoạn triển khai: Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng nhất trong quá
trình triển khai ERP. Trong giai đoạn này, các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp được phân tích và đối chiếu với các chức năng của hệ thống ERP. Vai trị
của tư vấn có tầm quan trọng và quyết định sự thành công của giai đoạn này bởi vì họ sẽ thực hiện các cơng việc quan trọng như khảo sát, phân tích quy trình, đào tạo người dùng… (Pastor và Esteves, 1999).
Theo Theodor (2009), các cơng việc chính trong giai đoạn này bao gồm:
Thành lập đội dự án: bao gồm các vị trí Quản trị dự án, Tư vấn nghiệp vụ,
Nhân viên IT, Người sử dụng, Ban lãnh đạo.
Chuẩn bị kế hoạch dự án: kế hoạch dự án được lập, trong đó nêu rõ mục tiêu,
công việc, thời gian, nguồn lực thực hiện,…
Xây dựng quy trình và chỉnh sửa chức năng: bước này sẽ xây dựng quy trình
nghiệp vụ theo các chức năng của ứng dụng ERP. Các bước của quy trình được đối chiếu lên chức năng chuẩn của hệ thống ERP, đối với những chức năng khơng đáp ứng được thì đưa vào GAP và có giải pháp khác.
Phân tích GAP: bước này sẽ ghi nhận và phân tích những sự khác biệt giữa
quy trình của doanh nghiệp hiện tại so với quy trình trên phần mềm và đề xuất ra giải pháp để giải quyết GAP.
Tạo dữ liệu Master Data (danh mục khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng…):
dữ liệu Master Data cần phải được chuẩn hoá theo yêu cầu của hệ thống ERP.
Thiết lập ứng dụng: thiết lập các tham số trên phần mềm ERP nhằm đáp ứng
được các quy trình, chức năng của doanh nghiệp.
Kiểm tra hệ thống: ứng dụng cần phải được kiểm tra để loại bỏ những lỗi
phát sinh.
Chuyển đổi dữ liệu: chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
Đào tạo người sử dụng: người sử dụng được đào tạo theo quy trình, chức
năng của hệ thống.
Golive: đưa hệ thống vào vận hành
Giai đoạn vận hành và bảo trì: Khi đưa hệ thống vào sử dụng, doanh nghiệp
khai thác những lợi ích của hệ thống ERP. Hệ thống tiếp tục được theo dõi và đánh giá khả năng đáp ứng. Trong giai đoạn này cũng sẽ tồn tại các lỗi của hệ thống và
cần được chỉnh sửa. Các yêu cầu thêm của doanh nghiệp cũng được ghi nhận và xử lý thêm trên hệ thống ERP (Pastor và Esteves, 1999; Pastor và Bibiano, 2006)