TNHH KIỂM TOÁN TƯ VẤN RỒNG VIỆT.
3.2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Kiểm sốt khách hàng thơng qua việc xem xét khả năng chấp nhận kiểm toán khách hàng
Để có thể chấp nhận, duy trì khách hàng và các hợp đồng dịch vụ thì doanh nghiệp kiểm toán phải đáp ứng được ba yêu cầu tại đoạn 26 Chuẩn mực kiểm soát số 1(VSQC1)
“Đối với công ty ABC là khách hàng cũ, thành viên BGĐ VDAC cũng phỏng vấn KTV chính phụ trách cuộc kiểm toán năm trước về những vấn đề về tính chính trực. Sau khi tổng hợp các trả lời của KTV chính, BGĐ đã chấp nhận duy trì khách hàng dựa trên các yếu tố sau: Thứ nhất, về ý kiến trên BCKT năm trước là ý kiến chấp nhận tồn phần; Thứ hai, Cơng ty ABC có tình hình hoạt động tương đối ổn định và sự quản lý chặt chẽ của ban lãnh đạo nên tỷ lệ rủi ro thấp; Thứ ba, về ý kiến của KTV về sự không tuân thủ pháp luật của BGĐ Công ty ABC là khơng có và về tính chính trực của BGĐ Cơng ty ABC được KTV chính đánh giá cao.”
Nguồn: Hồ sơ kiểm toán VDAC 2018
* Nhận xét: Với việc chấp nhận, duy trì khách hàng cũ, BGĐ VDAC thực hiện duy
nhất một thủ tục đó là phỏng vấn KTV chính năm trước là đã vi phạm chuẩn mực kiểm soát chất lượng Chuẩn mực kiểm soát số 1. Theo chuẩn mực kiểm soát chất lượng Chuẩn mực kiểm soát số 1 quy định như đã nói ở phần trên. VDAC chỉ đáp ứng được điều thứ 3 trong ba quy định của chuẩn mực. Việc công ty VDAC chỉ cần dựa vào việc phỏng vấn KTV chính năm trước để nhận định việc chấp nhận duy trì khách hàng có thể gặp rắc rối nếu khơng đủ nhân lực để thực hiện kiểm toán cũng như không tuân thủ quy tắc chuẩn mực và đạo đức nghề nghiệp. Tuy nhiên điều này cũng không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng cuộc kiểm tốn. Bởi vì cơng ty ABC là cơng ty cũ, đã kiểm toán nhiều năm và cả hai doanh nghiệp đã khá thân thuộc với nhau nên điều mà VDAC bỏ qua việc xem xét có đủ năng lực chun mơn và khả năng để thực hiện hợp đồng dịch vụ, có thể tuân thủ chuẩn mực và các quy định về đạo đức nghề nghiệp có liên quan là điều dễ hiểu.
Ký kết hợp đồng
Đối với cơng ty ABC thì VDAC cũng sử dụng mẫu phụ lục 01 Chuẩn mực kế toán 210” Hợp đồng kế toán”, tuy nhiên đã sửa lại cho phù hợp với tình hình thực tế cơng ty khách hàng. Hợp đồng sau khi được in sẽ được BGĐ rà soát lại và ký tên rồi chuyển cho Cơng ty ABC.
* Nhận xét: Việc sử dụng tồn bộ mẫu hợp đồng kiểm tốn áp dụng cho tồn bộ công
ty khách hàng sẽ tạo ra sự bất hợp lý vì mỗi doanh nghiệp có loại hình khác nhau, đặc điểm và lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, vì hợp đồng kiểm tốn được dựa vào quy định của pháp luật, nên khi xảy ra tranh chấp, VDAC sẽ tránh tốn thời gian và chi phí hơn.
Thu thập thông tin khách hàng và môi trường hoạt động
Đối với công ty TNHH ABC, là khách hàng cũ thì VDAC cũng thực hiện việc thu thập thông tin khách hàng vào lúc nhóm kiểm tốn đến kiểm tốn cơng ty khách hàng.
Tìm hiểu chính sách kế tốn và chu trình kinh doanh quan trọng
“Đối với công ty TNHH ABC, khi KTV xuống thực tế tại công ty khách hàng sẽ vừa thực hiện kiểm toán, vừa thực hiện bước này. Tuy rằng q trình này khơng thể hiện ở trên giấy tờ làm việc của KTV nhưng KTV cũng dựa trên quá khứ đã kiểm tốn để có thể thực hiện cơng việc này. Việc VDAC bỏ qua bước này sẽ dẫn đến mất khả năng phát hiện được các rủi ro trọng yếu liên quan đến hoạt động kinh doanh của đơn vị dẫn đến ảnh hưởng đến BCKT cho Cơng ty được kiểm tốn.”
Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với cơng nợ phải thu
Tìm hiểu chu trình bán hàng thu tiền của cơng ty khách hàng Đối với cơng ty TNHH ABC thì quy trình bán hàng như sau:
- Phòng mua hàng tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi đơn bị cung cấp truyền thống hoặc những nhà cung cấp mới và theo dõi “Báo giá của nhà cung cấp”. Đòi hỏi được phê duyệt thì tiến hành bước tiếp theo.
- Phịng kinh doanh nhận đơn đặt hàng: Tiếp nhận đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng theo số lượng hàng hóa, dịch vụ có thể cung cấp đã được báo cáo từ bộ phận sản xuất. - Xuất kho bán hàng: Thủ kho sau khi nhận được lệnh bán hàng ký xét duyệt cho xuất hàng thì ghi nhận phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho phải được ghi đầy đủ trên phiếu về quy cách loại hàng, số lượng rồi xuất kho. Phiếu xuất kho ghi thành 3 liên: liên 1 lưu tại bộ phận kho, liên 2 chuyển cho phòng Kinh doanh (phòng Xuất nhập khẩu), liên 3 chuyển cho phịng kế tốn..
+ Phiếu xuât kho hợp lệ là phải có đủ chữ ký của các bên liên quan như chữ ký của thủ kho, chữ ký của người lập phiếu và người nhận có thể là khách hàng nếu khách hàng trực tiếp tới lấy hay thông qua bộ phận chuyển hàng. Và lập phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ.
+ Bộ phận chuyển hàng khi giao cho khách hàng xong sẽ lập biên bản bàn giao trong đó có chi tiết từng mặt hàng số lượng đơn giá và chữ ký của người nhận hàng, dây là căn cứ để lập hóa đơn ghi nhận doanh thu. Phịng kế tốn để dễ dàng theo dõi công nợ phải thu thì mở tài khoản chi tiết cho 131 (Phải thu khách hàng), và sổ giao nhận cho từng khách hàng ký nhận.
- Bộ phận gửi hàng: Đối chiếu giấy đi đường, và biên bản giao hàng cho khách hàng để đảm bảo khơng say ra sai sót gì trong q trình vận chuyển hàng số lượng, chất lượng của 2 phiếu phải đồng nhất.
- Lập hóa đơn tại phịng kế tốn: Phịng Kế tốn căn cứ liên 3 của phiếu xuất kho đã nhận được, hợp đồng kinh tế đã ký và tờ khai xuất khẩu (đối với các đơn hàng cung cấp cho khách hàng ở nước ngồi, được cung cấp bởi phịng Xuất nhập) thực hiện lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn xuất khẩu) bao gồm 3 liên: liên 1 gửi khách hàng, liên 2 được lưu kèm theo chứng từ ghi nhận doanh thu / khoản phải thu của khách hàng (bao gồm cả tờ khai xuất khẩu đối với các khách hàng nước ngồi), liên 3 được lưu tại cuốn hóa đơn GTGT.
- Xét các khoản giảm giá và điều chỉnh:
Hàng bán bị trả lại: Khi khách hàng khiếu nại hàng của cơng ty có vấn đề u cầu trả lại hàng bán, bộ phận kỹ thuật của công ty sẽ tiến hành kiểm tra và đánh giá lại sản phẩm. Nếu hàng không đúng tiêu chuẩn, lỗi do nhà sản suất thì cơng ty đồng ý thu hồi hàng để khắc phục, sửa chữa. Khách hàng đồng thời sẽ lập hóa đơn trả lại hàng cho cơng ty, trên hóa đơn ghi rõ số lượng, loại hàng, giá thành, thuế GTGT nếu có và xuất trả lại hàng cho số hóa đơn nào. Cơng ty lập phiếu nhập kho cho hàng bán bị trả lại đồng thời dựa vào hóa đơn xuất trả về phịng kế tốn ghi nhận giảm doanh thu bán hàng.
Trường hợp giảm giá hàng bán: Hàng có một vài lỗi nhỏ, khách hàng không yêu cầu trả lại hàng mà u cầu cơng ty giảm giá hàng bán thì bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm định lại chất lượng của hàng, thương lượng với khách hàng giá trị giảm giá. Phịng kế tốn sẽ lập một hóa đơn giảm giá hàng bán cho số hóa đơn bao nhiêu, số tiền được giảm giá.
Chiết khấu thương mại: Khách hàng không mua một lần số lượng nhiều mà mua nhiều lần số lượng đủ theo chính sách của cơng ty được chiết khấu thương mại thì cơng ty sẽ ghi nhận chiết khấu thương mại trực tiếp trên hóa đơn tiếp theo. Nếu khách hàng mua với số lượng lớn thì chiết khấu thương mại được ghi nhận trên hóa đơn đó ngay lần được chiêt khấu. Kế toán doanh thu sẽ theo dõi khoản chiết khấu thương
mại chi tiết cho từng khách hàng. Thông thường điều khoản chiết khấu thương mại được ghi nhận trên hợp đồng bán hàng và được sự đồng ý của ban giám đốc.
Chiết khấu thanh toán: Khi khách hàng thanh toán tiền sớm như trong điều khoản của hợp đồng thì khách hàng được giảm 2% trên tổng số tiền phải thanh toán. Kế toán doanh thu theo dõi thời hạn tín dụng trên số chi tiết từng khách hàng. Chiết khấu thanh tốn thơng thường được ghi nhận trên hợp đồng bán hàng ban đầu, đây là chính sách của cơng ty khuyến khích khách hàng thanh tốn trong thời gian sớm.
- Lập dự phịng khoản phải thu khó địi:
Công ty theo dõi công nợ của chi tiết của từng khách hàng, tuổi công nợ tương ứng cho từng hóa đơn, đánh giá rủi ro của khoản mục phải thu và dự phịng khoản phải thu khó địi, dựa trên sự xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ VDAC để đưa ra những thử nghiệm cơ bản hay thử nghiệm chi tiết.
Quy trình đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ của VDAC:
“Do công ty TNHH ABC là khách hàng cũ, đã được đơn vị kiểm toán nhiều năm, những lỗ hổng hay lợi thế của hệ thống kiểm soát nội bộ đã được đơn vị lưu trong hồ sơ kiểm tốn. Vì thế, để tiết kiệm thời gian và chi phí cho cuộc kiểm tốn, KTV sẽ khơng thực hiện việc tìm hiểu hệ thống KSNB thơng qua bảng câu hỏi, mà KTV chỉ phỏng vấn đơn vị về những sự thay đổi của hệ thống trong năm hiện hành. Bên cạnh đó, trong hồ sơ kiểm tốn năm trước đã lưu trữ các thông tin về những sai phạm đã được phát hiện và nguyên nhân, lúc này KTV sẽ tiếp tục theo dõi các sai phạm này có được đơn vị sửa chữa trong năm nay hay không và rủi ro các sai phạm này để xác định nội dung, phạm vi các thử nghiệm cơ bản. Trong năm kiểm toán niên độ 31/12/2018 thì cơng ty TNHH ABC khơng có sự thay đổi về hệ thống KSNB nên KTV sẽ đánh giá các rủi ro kiểm toán như năm trước đã thực hiện.”
Xác lập mức trọng yếu:
“Dựa vào kinh nghiệm đã có và xét đốn chun mơn thì, kiểm tốn viên VDAC chọn lợi nhuận sau thuế, doanh thu, tài sản, vốn chủ sở hữu làm cở sở cho việc xác lập mức trọng yếu kế hoạch của từng khách hàng.”
- Tiêu chí được sử dụng để ước tính mức trọng yếu: Đối với Cơng ty TNHH ABC, kiểm toán viên xác định lựa chọn tiêu chí “Tổng tài sản” vì đây là Công ty mới thành lập doanh thu, lợi nhuận có nhưng chưa ổn định. Tỉ lệ được lựa chọn từ 1% - 2% tổng tài sản.
Nguồn gốc số liệu được sử dụng để xác định mức trọng yếu BCTC trước Kiểm toán
Giá trị tiêu chí được lựa chọn: 2,836,173,306 đồng
- Tỷ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu: 1%- 2%
Mức trọng yếu tổng thể:
1.5% x 2,836,173,306= 42,542,599.59 đồng
- Tỷ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu thực hiện 60%
Mức trọng yếu thực hiện:
60% x 42,542,599.59= 25,525,559.75 đồng
Ngưỡng sai sót khơng đáng kể/ sai sót có thể bỏ qua: 25,525,559.75 x 4%= 1,021,022.39 đồng
“Căn cứ vào nội dung trên, KTV chọn ra mức trọng yếu để áp dụng khi thực hiện cho tổng thể BCTC và khoản mục nợ phải thu khách hàng khi kiểm tốn BCTC của khách hàng Cơng ty TNHH ABC như sau:”
Bảng 3.2: Mức trọng yếu để áp dụng khi kiểm toán
(Nguồn: Giấy tờ làm việc VDAC 2018)
Kết luận: Mức trọng yếu tổng thể và mức trọng yếu thực hiện đã được xác định một cách hợp lý và hiệu quả.
3.2.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Thử nghiệm kiểm sốt
“Sau khi tìm hiểu và đánh giá chu trình bán hàng và thu tiền, nếu kiểm toán viên đánh giá thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng là hữu hiệu trong việc giảm rủi ro có sai sót trọng yếu đến báo cáo tài chính và kiểm tốn viên muốn dựa vào các thủ tục này, thì họ sẽ thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm tốn thích hợp về tính hữu hiệu của các thủ tục kiểm sốt được thử nghiệm.”
“KTV sẽ kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các khách hàng mới. Vì cơng ty TNHH ABC là khách hàng cũ, KTV nhận thấy hệ thống KSNB là hữu hiệu, tuy nhiên KTV khơng vì vậy mà khơng thực hiện thử nghiệm kiểm sốt. KTV tiến hành
thực hiện thử nghiệm kiểm soát kết hợp với thử nghiệm cơ bản.”
Thủ tục chung
Các tài liệu yêu cầu khách hàng cung cấp:
- Sổ cái và sổ chi tiết phải thu khách hàng (phân ra ngắn hạn và dài hạn nếu có). - Bảng kê chi tiết số dư tài khoản phải thu khách hàng theo dõi cho từng đối tượng và theo nguyên tệ.
- Bảng phân tích tuổi nợ của khoản phải thu.
- Thư xác nhận và bảng đối chiếu công nợ khách hàng.
- Các chính sách quy định có liên quan đến bán hàng trả chậm, chiết khấu, giảm giá trong kỳ.
Từ những tài liệu khách hàng cung cấp, các trợ lý tiến hành thực hiện kiểm toán theo chương trình kiểm tốn.
Chương trình kiểm tốn:
Chương trình kiểm tốn được trình bày theo mục D330 như dưới đây:
Bảng 3.3: Chương trình kiểm tốn nợ phải thu của VDAC- minh họa tại Công ty TNHH ABC
(Nguồn: Giấy tờ làm việc của VDAC tại khách hàng Công ty TNHH ABC 2018)
Xem xét các nguyên tắc, chính sách kế tốn áp dụng
Mục tiêu:”Kiểm tra việc áp dụng nhất quán chế độ, nguyên tắc kế tốn với năm trước hay khơng, xem xét sự hợp lý khi ghi nhận nợ phải thu, dự phịng có phù hợp với quy định hiện hành hay khơng.”
Nguồn gốc số liệu:
Phỏng vấn khách hàng
Các chứng từ gốc làm cơ sở ghi nhận các khoản phải thu Báo cáo kiểm toán năm trước
Nội dung tài khoản:”Đơn vị sử dụng TK 131 để theo dõi các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về:
Doanh thu bán sản phẩm: hàng may sẵn, trang phục dệt kim,.. Doanh thu bán hàng hóa: đồ dùng gia đình,..
Doanh thu cung cấp dịch vụ: vận chuyển nội địa
* Các chứng từ gốc làm cơ sở ghi nhận các khoản phải thu khách hàng bao gồm: - Hợp đồng cung cấp dịch vụ
- Biên bản bàn giao - Hóa đơn xuất cho KH. - Hóa đơn dịch vụ
- Chi tiết dịch vụ và các dịch vụ khác.
* Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu: theo giá gốc trừ dự phịng cho các khoản
phải thu khó địi.
* Đối với các khoản thanh tốn cơng nợ có gốc ngoại tệ, đơn vị ghi nhận thực tế theo Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định.
Kết luận: Khoản mục Phải thu khách hàng đã được Công ty ghi nhận phù hợp với chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành được áp dụng nhất quán qua với các năm trước.
Lập bảng số liệu tổng hợp có so sánh với số năm trước:
(Phụ lục 03- Giấy tờ làm việc D310)
“Đầu tiên KTV tiến hành đối chiếu SDĐK của nợ phải thu trên sổ chi tiết năm nay, với BCĐPS, BCKT năm trước và so sánh với bảng tổng hợp công nợ coi phù hợp hay khơng, nếu có sai lệch thì tiến hành kiểm tra và hỏi kế toán trưởng, yêu cầu trình bày.”Dưới đây là bảng đối chiếu SDĐK của khoản mục nợ phải thu khách hàng của
Công ty TNHH ABC:
Bảng 3.4: Đối chiếu SDDK khoản mục Nợ phải thu khách hàng của công ty ABC niên độ 31/12/2018
(Nguồn: D310- Phải thu khách hàng ngắn hạn và dài hạn)
Chú giải: TB,GL: Khớp với số liệu trên bảng CĐPS và Sổ Cái vvv: Tham chiếu đến bảng tổng hợp điều chỉnh kiểm toán xxx: Tham chiếu đến số liệu trên BCTC đã được kiểm toán