Stt Nguyên - Phụ liệu Khối lượng
1 Thịt heo 25kg 2 Giò sống 2kg 3 Đường 3kg 4 Bột canh 1kg 5 Hành 3kg 6 Nước tương 2kg 7 Sắn 13kg 8 Bột năng 3kg [2] Bảng 3.7: Công thức chế biến nhân ngọt
Stt Nguyên - Phụ liệu Khối lượng
1 Bí đỏ sống 25kg 2 Đậu xanh 4kg 3 Đường 9kg 4 Sữa tươi 2kg 5 Cơm dừa 8kg 6 Bột năng 1kg [2]
42
3.5. Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu NVL tại công ty
Hiện tại công ty chưa áp dụng phương pháp hay sử dụng phần mềm quản lý, chương trình máy tính nào để áp dụng vào cơng tác hoạch định nhu cầu NVL trong sản xuất mà chủ yếu thực hiện theo quy trình truyền thống.
Quy trình hoạch định NVL của cơng ty được thực hiện như sau:
Hình 3.1: Quy trình hoạch định NVL thực tế tại cơng ty
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn hàng từ các hệ thống siêu thị, các cửa hàng bán lẻ. Cùng với các thông tin về số lượng sản phẩm, thời gian, địa điểm giao hàng.
Bước 2: Tính nhu cầu sản phẩm thực tế
Nhu cầu thực = tổng nhu cầu – dự trữ hiện có + tồn kho an tồn
Phịng sản xuất dựa vào đơn hàng, tổng hợp lại số lượng bánh cần sản xuất thực tế sau khi đã trừ đi lượng tồn kho sản phẩm đang có và cộng thêm lượng sản phẩm cần sản xuất thêm để đáp ứng nhu cầu các đơn hàng đột xuất.
Bước 3: Tính nhu cầu NVL thực tế
Sau khi có được số lượng bánh cần sản xuất và dựa vào bảng thông số quy cánh làm bánh, các cơng thức pha chế định lượng. Phịng sản xuất tổng hợp, đưa ra số lượng NVL cần thiết, trong đó có tính thêm lượng phế phẩm cho phép.
Việc thực hiện tính tốn số lượng NVL cần sản xuất cho một đơn hàng là cơng việc rất khó khăn bởi vì các chỉ tiêu định mức sử dụng NVL cho từng loại bánh là khác nhau. Mỗi loại bánh đều có cơng thức pha chế, thành phần cấu tạo khác nhau.
Bước 4: Phát đơn hàng
Thực tế công ty xác định thời gian phải đặt hàng bằng thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng.
43
Phương pháp xác định kích cỡ lơ hàng:
- Đối với các NVL chỉ sử dụng trong ngày như thịt heo, giị sống, sắn, bí đỏ, hành lá… cơng ty đặt hàng theo nhu cầu sử dụng cho ngày đó.
- Các NVL như men, bột năng, bột khai, gia vị, bao bì… cơng ty thường đặt hàng một tuần hai lần. Riêng bột mì do nhu cầu sử dụng với số lượng nhiều nên công ty đặt hàng thường xuyên ba đến bốn lần trên một tuần, để dự trữ cho ba ngày sản xuất tiếp theo nếu như khơng có NVL cung cấp. Mỗi loại NVL có quy cánh đóng gói riêng nên phải tuân theo quy định từ phía nhà cung cấp về số lượng tối thiểu của một đơn đặt hàng.
3.6. Đánh giá công tác hoạch định NVL tại công ty
3.6.1. Những kết quả đạt được
Về chất lượng NVL: NVL đầu vào của công ty luôn được đảm bảo về số lượng và chất lượng. Đáp ứng nhu cầu sản xuất liên tục. Áp dụng tốt các quy định, phương pháp kiểm tra NVL.
Về công tác dự trữ NVL: hệ thống bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu được trang bị đầy đủ, đáp ứng nhu cầu cho từng loại NVL. Đối với các NVL cần được bảo quản trong kho lạnh vẫn luôn được đáp ứng đầy đủ và liên tục. Ln có thơng tin chính sác số lượng tồn kho bởi công tác theo dõi, cấp phát NVL luôn được thực hiện thường xuyên.
Về chiến lược đặt hàng: Với thế mạnh về nguồn vốn sẵn có và phương pháp thanh tốn nhanh gọn, cơng ty được đảm bảo nguồn cung cấp NVL cho công ty luôn ở trạng thái sẵn sàng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của sản xuất cơng ty. Kể cả những đơn hàng đột xuất vẫn được đảm bảo giao hàng nhanh chóng.
Về cơng tác lên kế hoạch sử dụng NVL: công ty đặt ra các yêu cầu định mức NVL cụ thể cho từng loại bánh, các công thức chế biến rõ ràng, công nhân dễ dàng thực hiện.
44
3.6.2. Những tồn tại cần khắc phục
Ngồi những thành tựu đạt được trong cơng tác hoạch định nhu cầu NVL, hiện nay cơng ty cịn đang gặp phải một số hạn chế:
- Về chất lượng NVL: nhìn chung chất lượng NVL đều đạt chỉ tiêu nhưng do số lượng sử dụng lớn nên công tác kiểm tra chưa thể kiểm sốt hết tồn bộ. Hệ quả là trong quá trình sản xuất phát hiện một số nhỏ lượng NVL không đạt tiêu chuẩn gây lãng phí, làm giãn đoạn q trình sản xuất.
- Đối với công tác kho bãi, dự trữ: hệ thống kho bãi tuy hiện đại nhưng sức chứa vẫn còn hạn chế. Các NVL trong kho được bố trí sắp xếp tương đối chật hẹp do dự trữ bột mì chiếm diện tích quá nhiều trong kho nên cần giảm bớt lại.
- Đối với cơng tác sử dụng NVL: tình trạng sử dụng NVL chưa được kiểm sốt chặt chẽ, công nhân chưa ý thức được tầm quan trọng của việc sử dụng tiết kiệm NVL.
- Đối với chiến lược đặt hàng: lượng đặt hàng luôn phụ thuộc lượng tồn kho và nhu cầu tăng thêm trong ngày. Công tác đặt mua NVL tác động trực tiếp lên công tác dự trữ, cụ thể trong trường hợp bột mì. Cơng ty đặt hàng liên tục nhằm đảm bảo lượng dự trữ khơng cần thiết, làm tăng chi phí đặt hàng, chi phi lưu kho.
Tuy nhiên vấn đề quan trọng chính là phương pháp xác định nhu cầu NVL hiện nay của công ty vẫn chưa cụ thể chi tiết mà chủ yếu đi theo quy trình truyền thống. Chưa có sự liên kết chặt chẽ trong từng giai đoạn hoạch định, nếu một giai đoạn nào đó sai sót nó tác động dây chuyên lên tồn bộ hệ thống hoạch định của cơng ty.
Để có biện pháp quản lý tốt hơn, cơng tác hoạch định nhu cầu NVL của cơng ty cần có một phương pháp hiện đại hơn, có khả năng đánh giá, phân tích và ra quyết định nhu cầu NVL tối ưu nhất.
45
CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH
MTV CHẾ BIẾN THỰC PHẨM THỌ PHÁT
4.1. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)
Để có thể dễ dàng hơn trong việc xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu NVL (MRP) ta cần phân loại và đánh giá cấu trúc sản phẩm sao cho phù hợp với yêu cầu của hệ thống. Đối với sản phẩm của công ty là bánh bao nên cần một số phương pháp phân loại như sau:
- Sản phẩm của công ty tuy đa dạng về chủng loại, màu sắc, mẫu mã nhưng ta có thể chia làm 2 loại chính: bánh bao nhân ngọt và bánh bao nhân mặn.
- Bánh bao phục vụ cho nhu cầu của các hệ thống siêu thị có cơng thức định mức NVL khác với bánh bao phục vụ cho nhu cầu bán lẻ. Trong trường hợp này ta chỉ đề cập đến bánh bao sản xuất cho siêu thị.
- Đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu số lượng bánh nhưng trong sản xuất bánh bao, đơn vị sản xuất tối thiểu được tính khơng phải là một cái bánh bao mà là một Cối. Đối với từng loại bánh khác nhau mà một Cối sẽ cho ra số lượng bánh khác nhau. Vì vậy, để dễ dàng tính tốn ta sẽ xây dựng kế hoạch cho bánh bao nhân mặn là bánh bao nhân thịt. Cụ thể, một Cối bột và một Cối nhân sẽ cho ra khoảng 600 chiếc bánh bao nhân thịt. Đối với bánh bao nhân Bí đỏ (bánh bao nhân ngọt), một Cối bột và một Cối nhân sẽ cho ra khoảng 800 cái bánh.
- Đối với nhân bánh cũng được chế biến tương tự như vỏ bánh, một Cối bột tương ứng sẽ sử dụng hết một cối nhân.
- Bánh bao thành phẩm sau khi được sản xuất xong bắt buộc phải được bảo quản trong kho lạnh, sau đó mới giao hàng cho siêu thị.
- Trong cấu trúc sản phẩm, đơn vị của cối bột sẽ là 1 cối hoặc là 2 cối., cịn số lượng NVL thì được tính bằng kilogram.
Việc phân chia như vậy sẽ dễ dàng hơn trong việc xây dựng hệ thống hoạch định NVL (MRP) bằng phần mềm POM.
46 Ví dụ: Trong tuần cơng ty nhận được 3 đơn đặt hàng bánh bao của siêu thị, trong đó:
- Một đơn hàng yêu cầu giao 1800 cái bánh bao nhân thịt và 2400 cái bánh bao nhân bí đỏ cho siêu thị Big C vào ngày thứ 6.
- Một đơn hàng yêu cầu giao 2400 cái bánh bao nhân thịt và 3200 cái bánh bao nhân bí đỏ cho siêu thị Co. op Mart vào ngày thứ 7.
- Đơn hàng còn lại yêu cầu giao 3000 cái bánh bao nhân thịt và 2400 cái bánh
bao nhân bí đỏ cho siêu thị Maximax vào ngày chủ nhật.
4.1.1. Trình tự hoạch định NVL cho bánh bao nhân thịt
Trình tự hoạch định nhu cầu NVL cho bánh bao nhân thịt được thực hiện như sau:
Phân tích kết cấu sản phẩm
Đối với bánh bao nhân thịt, có 2 thành phần chính cấu thành: Vỏ bánh và Nhân bánh. Vỏ bánh được cấu tạo bởi các NVL: bột mì, men, bột khai, bơ, đường, nước, nước đá. Nhân bánh được làm từ thịt heo, giò sống, đường, bột canh, hành, nước tương, sắn, bột năng. NVL cịn lại là bao bì, vì sơ đồ cấu trúc chính là vỏ bánh và nhân bánh nên bao bì là trường hợp ngoại lệ, đơn vị tính là cuộn và số lượng sử dụng là 2 cuộn cho một cối bánh.
- Xây dựng lịch trình sản xuất bánh bao nhân thịt:
Vì Bánh bao thành phẩm sau khi được sản xuất xong bắt buộc phải được bảo quản trong kho lạnh ít nhất 12 giờ sau đó mới giao hàng cho siêu thị nên phải sản xuất đơn hàng đó trước 1 ngày. Cụ thể là ngày thứ 5 sẽ sản xuất 1800 cho đơn hàng giao vào ngày thứ 6, tương tự như vậy thứ 6 sản xuất cho đơn hàng giao vào ngày thứ 7 và thứ 7 sản xuất cho đơn hàng giao ngày chủ nhật.
Bảng 4.1: Lịch trình sản xuất bánh bao nhân thịt
Thứ 2 3 4 5 6 7 Chủ nhật
47 Hình 4.1: Sơ đồ cấu trúc Vỏ bánh của bánh bao nhân thịt
Hình 4.2: Sơ đồ cấu trúc Nhân bánh của bánh bao nhân thịt:
Tính tổng nhu cầu và nhu cầu thực:
Bởi vì phải có 1800 sản phẩm giao vào ngày thứ 6 và do khơng có dự trữ sẵn trong thời điểm đó nên nhu cầu thực sẽ là 1800 sản phẩm (3 cối bột và 3 cối nhân). Đơn hàng phải được giao vào ngày thứ 6 nên phải sản xuất đơn hàng đó vào ngày thứ 5 vì bánh bao phải được bảo quản trong kho lạnh tối thiểu là 12 giờ. Tương tự như vậy ta có lịch sản xuất 4 cối bột và 4 cối nhân vào ngày thứ 6 để có 2400 sản phẩm giao vào ngày thứ 7. Và thứ 7 sẽ sản xuất 3000 sản phẩm cho đơn hàng giao vào chủ nhật.
Để đáp ứng nhu cầu sản xuất cho ngày thứ 5, các NVL phải được đặt hàng trước đó và phải được giao trễ nhất là vào ngày thứ 4 vì nếu thứ 5 sản xuất mà NVL mới được giao tới sẽ làm trễ tiến độ. Cụ thể đối với bột mì, bột khai, men, đường, bột canh, bột năng, nước tương, bao bì có thời gian chờ là 1 ngày nhưng vì cần phải được giao trước ngày sản xuất đơn hàng đó 1 ngày để kịp tiến độ sản xuất nên ta quy ước thời gian chờ là 2 ngày.
48 Các NVL như thịt heo, hành, sắn, nước đá, vì khơng thể tồn kho lâu được nên ngày nào sản xuất số lượng bao nhiêu sẽ đặt hàng với số lượng đó, và thời gian giao hàng là sáng sớm nên ta quy ước thời gian chờ là 1 ngày.
Các NVL cịn lại có thời gian chờ là 1 ngày.
Sau khi phân tích kết cấu sản phẩm, sử dụng phần mềm POM để tính tốn tổng nhu cầu và nhu cầu thực cho NVL.
Để chạy phần mềm POM, ta cần có các số liệu sau:
- Level: trong sơ đồ kết cấu sản phẩm, sản phẩm hoàn chỉnh được ghi ở cấp 0. Những NVL tạo thành được ghi ở cấp tiếp theo là cấp 1.
- Lead time: thời gian chờ là thời gian NVL được giao tới
- Number per parant: số lượng NVL cần lắp ráp cho mỗi một đơn vị ở cấp bên trên.
- Onhand Inventory: lượng tồn kho tại thời điểm đó. - Lot size: kích cỡ lơ hàng.
- Minimum quantity: kích cỡ số lượng đặt hàng tối thiểu.
Áp dụng phần mềm POM:
- Nhập thông tin về cấp độ, thời gian chờ, tồn kho, số lượng… của NVL trên sơ đồ cấu trúc.
- Các cột pd1, pd2… pd7 tương ứng lần lượt là các ngày thứ 2, thứ 3… chủ nhật trong tuần.
49 Sau khi nhập tồn bộ các thơng tin cần thiết trên phần mềm POM, máy tính xử lý số liệu và kết quả sẽ hiển thị trên màn hình:
- Sơ đồ cấu trúc sản phẩm
Hình 4.3: Sơ đồ cấu trúc sản phẩm bánh bao nhân thịt trên POM - Bảng hiển thị kết quả tồn bộ thơng tin về: - Bảng hiển thị kết quả tồn bộ thơng tin về:
+ TOT. REQ (Total Required): Tổng nhu cầu
+ SchdREC (Scheduled Receipt): Lượng tiếp nhận theo tiến độ + ON HAND: Lượng tồn kho tại thời điểm đó
+ NET REQ (Net Required): Nhu cầu thực
+ PlanREC (Planned Receipt): Lượng đơn hàng tiếp nhận theo kế hoạch + ORD REL (Order Release): Lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch
50 Bảng 4.3: Kết quả hoạch định nhu cầu NVL bột mì, bột khai
Bảng 4.4: Kết quả hoạch định nhu cầu NVL men, bơ, đường
51
Bảng 4.5: Kết quả hoạch định nhu cầu NVL nước, nước đá
52
Bảng 4.7: Kết quả hoạch định nhu cầu NVL hành, nước tương, sắn
53
4.1.2. Trình tự hoạch định NVL cho bánh bao nhân bí đỏ
Phân tích kết cấu sản phẩm
Đối với bánh bao bí đỏ, có 2 thành phần chính cấu thành là : Vỏ bánh và Nhân bánh. Vỏ bánh được cấu tạo bởi các NVL: bột mì, men, bột khai, bơ, đường, nước, nước đá. Nhân bánh được làm từ bí đỏ, đậu xanh, đường, sữa tươi, cơm dừa, bột năng. Trường hợp NVL bao bì, vì sơ đồ cấu trúc chính là vỏ bánh và nhân bánh nên bao bì là trường hợp ngoại lệ, đơn vị tính là cuộn và số lượng sử dụng là 2 cuộn cho một cối bánh.
- Xây dựng lịch trình sản xuất bánh bao nhân bí đỏ:
Tương tự như lịch trình sản xuất bánh bao nhân thịt, bánh bao nhân bí đỏ cũng phải được bảo quản lạnh nên phải sản xuất đơn hàng trước 1 ngày để kịp giao hàng.
Bảng 4.9: Lịch trình sản xuất bánh bao nhân bí đỏ
Thứ 2 3 4 5 6 7 Chủ nhật
Số lượng 2400 3200 2400
Hình 4.4: Sơ đồ cấu trúc Vỏ bánh bao nhân Bí đỏ
54
Tính tổng nhu cầu và nhu cầu thực
Vì phải có 2400 sản phẩm giao vào ngày thứ 6 nên nhu cầu thực sẽ là 2400 sản phẩm (3 cối bột và 3 cối nhân). Đơn hàng phải được giao vào ngày thứ 6 nên phải sản xuất đơn hàng đó vào ngày thứ 5. Tương tự như vậy ta có lịch sản xuất 4 cối bột và 4 cối nhân vào ngày thứ 6 để có 3200 sản phẩm giao vào ngày thứ 7. Và thứ 7 sẽ sản xuất 2400 sản phẩm cho đơn hàng giao vào chủ nhật.
Các NVL bột mì, bột khai, men, đường, bột canh, bột năng, bao bì có thời gian chờ là 1 ngày nhưng vì cần phải được giao trước ngày sản xuất đơn hàng đó 1 ngày