Khi phân tích có thể gặp trường hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ở nhiều cấp trong kết cấu của sản phẩm. Trong trường hợp như vậy ta áp dụng nguyên tắc học cấp thấp nhất.
28 Hình 1.3: Sơ đồ cấu trúc sản phẩm sau khi chuyển cấp
Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết, đó được chuyển về cấp thấp nhất. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và tạo ra sự dễ dàng trong tính tốn. Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lần và xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không phải với sảm phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất.
Ví dụ: Sản phẩm cánh cửa của một cơng ty được phân cấp như sau:
Từ ngun tắc này, cơng ty có thể lên kế hoạch tổng quát với nhiều phương án vật tư, sản xuất. Khi có đơn hàg cụ thể, dựa trên các nghiệp vụ đã thực hiện, công ty dễ dàng cho ra một lịch trình sản xuất hồn chỉnh, có thể tiết kiệm chi phí một cách tối đa.
29
Bước 2. Tính tổng nhu cầu
Tổng nhu cầu chính là tổng số lượng dự kiến đối với một loại chi tiết hoặc NVL trong từng giai đoạn mà khơng tính đến dự trữ hiện có hoặc lượng sẽ tiếp nhận được. Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 lấy ở lịch trình sản xuất. Đối với hạng mục cấp thấp hơn, tổng nhu cầu được tính trực tiếp số lượng phát đơn hàng của hạng mục cấp cao hơn ngay trước nó.
Đó là nhu cầu phát sinh do nhu cầu thực tế về một bộ phận hợp thành nào đó địi hỏi tổng nhu cầu của các bộ phận, chi tiết bằng số lượng đặt hàng theo kế hoạch của các bộ phận trung gian trước nó nhân với hệ số nhân nếu có.
Bước 3: Tính nhu cầu thực
Nhu cầu thực là tổng số lượng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sung trong từng giai đoạn. Đại lượng này được tính như sau:
Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an tồn
Trong trường hợp doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ phế phẩm theo kế hoạch thì nhu cầu thực cần cộng thêm phần phế phẩm cho phép đó. Nhưng để đơn giản, chúng ta khơng tính đến yếu tố này.
Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thời kỳ. Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lượng dự trữ dự kiến có thể sử dụng để thoả mãn nhu cầu của sản xuất … Đó là tổng của dự trữ cịn lại từ giai đoạn trước cộng với số lượng sẽ tiếp nhận.
Lượng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đủ đưa vào sản xuất nhưng chưa hoàn thành hoặc là số lượng đặt hàng mong đợi sẽ nhận được tại điểm bắt đầu của mỗi giai đoạn.
Đơn hàng phát ra theo kế hoạch là tổng khối lượng dự kiến kế hoạch đặt hàng trong từng giai đoạn. Lệnh đề nghị phản ánh số lượng cần cung cấp hay sản xuất để thoả mãn nhu cầu thực. Lệnh đề nghị có thể là đơn đặt hàng đối với các chi tiết bộ phận ngoài và là lệnh sản xuất nếu chúng được sản xuất tại doanh nghiệp. Khối lượng
30 hàng hoá và thời gian của lệnh đề nghị được xác định trong đơn hàng kế hoạch. Tuỳ theo chính sách đặt hàng có thể đặt theo lơ hoặc theo kích cỡ.
Đặt hàng theo lơ là số lượng hàng đặt bằng với nhu cầu thực. Đặt hàng theo kích cỡ là số lượng hàng đặt có thể vượt nhu cầu thực bằng cách nhân với 1 lượng cụ thể hoặc bằng đúng lượng yêu cầu trong thời điểm đó. Bất kỳ lượng vượt nào đều được bổ sung vào dự trữ hiện có của giai đoạn tiếp theo.
Bước 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.
Để cung cấp hoặc sản xuất NVL, chi tiết cần tốn thời gian cho chờ đợi, chuẩn bị, bỗc dỡ, vận chuyển, sắp xếp hoặc sản xuất. Đó là thời gian phân phối hay thời gian cung cấp, sản xuất của mỗi bộ phận.
Do đó từ thời điểm cần có sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng sẽ phải tính ngược lại để xác định khoảng thời gian cần thiết cho từng chi tiết, bộ phận. Thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất được tính bằng cách lấy thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần thiết đủ để cung cấp đúng lượng hàng yêu cầu. Theo ví dụ trên, thời gian cần thiết để cung cấp hoặc sản xuất các chi tiết bộ phận:
31 Ta có sơ đồ cấu trúc sảm phẩm theo thời gian:
Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu NVL linh kiện được thể hiện trong biểu kế hoạch có dạng:
2.4. Phương pháp xác định kích cỡ lơ hàng
Đối với nhu cầu độc lập thường áp dụng phương pháp EOQ để xác định kích cỡ lơ hàng cần mua. Tuy nhiên đối với những nhu cầu phụ thuộc vào thì vấn đề trở nên phức tạp hơn do tính đa dạng về chủng loại, số lượng và thời gian cần thiết của chủng loại, số lượng và thời gian cần thiết của chúng. Trong MRP khi mua những
32 NVL dự trữ có nhu cầu phụ thuộc, có rất nhiều cách xác định cỡ lô hàng được áp dụng.
Thực tế cho thấy khơng có một cách nào có ưu điểm nổi trội hơn tất cả các cách khác, vì vậy tuỳ từng trường hợp cụ thể mỗi doanh nghiệp có thể liệu chọn cho mình một chính sách hợp lý. Một số cách chủ yếu thường được sử dụng là mua theo lơ, cỡ hoặc mua theo mơ hình EOQ hoặc mua theo phương pháp cân đối giai đoạn bộ phận. Việc lựa chọn phương pháp xác định cỡ lô phải căn cứ vào bản chất của nhu cầu về các loại NVL chi tiết, bộ phận mối quan hệ tương hỗ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, số loại NVL. [1]
2.4.1. Mua theo lô
Nguyên tắc cấp hàng theo nhu cầu thực gọi là cấp theo lô. Theo phương pháp này là cần bao nhiêu mua bấy nhiêu, đúng thời điểm cần, số lượng mua, đặt hàng bên ngoài hoặc tự sản xuất đúng bằng số lượng cần thiết đảm bảo cung cấp đủ số lượng NVL hoặc chi tiết, bộ phận.
Cách làm này thích hợp đối với những lơ hàng cỡ nhỏ, đặt thường xuyên, lượng dự trữ để cung cấp đúng lúc thấp và khơng tốn chi phí lưu kho.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sảm phẩm hoặc sản phẩm có cấu túc phức tạp gồm rất nhiều chi tiết bộ phận thì cần q nhiều lơ đặt hàng khác nhau sẽ mất nhiều chi phí đặt hàng và khơng thích hợp với những phương tiện chuyên chở đã được tiêu chuẩn hoá.
2.4.2. Phương pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn.
Để giảm số lần đặt hàng và đơn giản hơn trong theo dõi, ghi chép nguyên vật liệu dự trữ, người ta có thể dùng phương pháp ghép nhóm các nhu cầu thực tế của một số cố định các giai đoạn và một đơn hàng hình thành một chu kỳ đặt hàng. Chẳng hạn muốn cung cấp 2 giai đoạn một lần thì lấy tổng nhu cầu thực hiện của 2 tuần liên tiếp.
Thời điểm cần có hàng sẽ bằng thời điểm cần có hàng của thời kỳ đầu tiên trừ đi chu kỳ sản xuất hoặc cung ứng. Phương pháp này tiện lợi, đơn giản, nhưng lại khó khăn
33 là đối tượng của đơn hàng rất khác biệt nhau. Bởi vậy, để có cỡ lơ hợp lý hơn, người ta áp dụng biến dạng của nó theo nhóm các giai đoạn khơng cố định theo phương pháp thử “đúng sai”.
2.4.3. Phương pháp cân đối các giai đoạn bộ phận
Thực chất cũng là phương pháp ghép lô, nhưng với chu kỳ không cố định các giai đoạn. Các lô được ghép với nhau trên cơ sở xem xét tổng chi phí dự trữ đạt tới mức thấp nhất có thể được. Đây là chính sách cơ lơ nếu trong đó lượng đặt hàng và chi phí lưu kho. Phương pháp này khơng cho phép xác định cỡ lô tối ưu nhưng lại là phương pháp có chi phí thấp, do đó nó là cách tiếp cận được sử dụng phổ biến. Phương pháp này cố gắng cân đối giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Thuật thực hiện là lấy tổng nhu cầu về NVL hoặc chi tiết, bộ phận trong các giai đoạn liên tiếp cho đến khi có chi phí đặt hàng gần nhất với chi phí lưu kho thành một đơn hàng.
Về mặt kinh tế, cỡ lơ tối ưu được tính theo cơng thức sau:
Thực tế cỡ lơ tìm được sau khi ghép các giai đoạn theo nguyên tắc cộng dồn sẽ được lựa chọn khi tổng lượng nhu cầu gần nhất với cỡ tối ưu vừa tính được phương pháp nào tạo ra sự linh hoạt trong hình thành các đơn đặt hàng mà vẫn quan tâm đảm bảo giảm thiểu được chi phí dự trữ. Nó cũng làm khoảng cách chênh lệch giữa các cơ lô trong các đơn đặt hàng. Tuy nhiên cũng cần nhắc lại là nó khơng phải là giải pháp tối ưu.
2.4.4. Phương pháp xác định cỡ lơ theo mơ hình EOQ
Trong một số trường hợp có thể xác định cỡ lơ hàng theo mơ hình kinh điển là lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ). Phương pháp này cho chi phí tối ưu nếu như NVL tương đối đồng nhất. Tuy nhiên, trong những trường hợp nhu cầu phụ thuộc ở các cấp của cấu trúc sảm phẩm quá nhiều loại, lại chênh lệch nhau lơn thì áp dụng mơ hình này sẽ bất lợi.
34
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CBTP THỌ PHÁT
3.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty
Công ty chuyên sản xuất và phân phối các loại bánh bao phục vụ cho nhu cầu hằng ngày và theo đơn hàng cho các hệ thống siêu thị, đặc biệt là bánh bao với hơn 30 loại bánh, đa dạng về mẫu mã hình dạng, màu sắc và hương vị. Chính vì đó mà nguồn NVL để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất của công ty rất đa dạng và số lượng tương đối lớn và nhu cầu NVL là liên tục theo ngày.
NVL phục vụ cho sản xuất của công ty rất phổ biến trên thị trường, là những mặt hàng phục vụ cho ngành thực phẩm, đáp ứng nhu cầu sử dụng của mọi người hằng ngày.
Việc thu mua NVL đối với công ty khá là dễ dàng, công ty không tốn quá nhiều chi phí đặt mua NVL. Giá cả các mặt hàng NVL cũng rất cạnh tranh trên thị trường.
Công ty sản xuất chế biến thực phẩm bánh bao phục vụ trực tiếp cho nhu cầu tiêu thụ thực phẩm trên thị trường nên vì thế một số loại NVL cần phải có chứng nhận vệ sinh an tồn thực phẩm, có xuất xứ rõ ràng, các loại NVL như thịt heo, trúng cút, trứng muối, các loại hành có giới hạn về thời gian bảo quản cũng như phương pháp bảo quản đặc thù.
Chính vì những đặc điểm khác biệt của NVL đã ảnh hưởng khơng ít tới cơng tác quản lý, sản xuất của cơng ty, từ đó tác động lên chí phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
35 Bảng 3.1: Danh mục nguyên – phụ liệu [2]
STT Tên nguyên – phụ liệu Quy cách khối lượng
Quy cách đóng gói
1 Bột mì 25kg Bao PP, PE
2 Đường 50kg Bao
3 Dầu ăn 18kg Thùng carton
4 Bơ 18kg Thùng carton 5 Men 20kg Thùng carton 6 Sữa 1kg/1 hộp Thùng carton 7 Củ hành Bao 8 Màu thực phẩm 5kg Thùng 9 Phụ gia thực phẩm 25kg Bao PP 10 Hương tổng hợp 5kg Thùng 11 Gia vị Thùng 12 Thịt heo bao 13 Trứng Thùng, khay
14 Đậu xanh, bí đỏ, mơn
Phân loại nguyên vật liệu
NVL tại cơng ty có rất nhiều loại và mỗi loại có cơng dụng và tính kinh tế khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức tổng hợp, hoạch định chi tiết với từng loại cũng như tiện lợi cho việc xác định cơ cấu NVL trong giá thành sản phẩm, cần phải nắm rõ và phân loại chính xác từng NVL.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và tính chất cơng dụng, các loại NVL của cơng ty được phân loại như sau:
- NVL chính: bột mì, đường, men, thịt, trứng, các loại hành, đậu xanh, mơn, bí đỏ, sắn…
36 - NVL phụ: phụ gia, chất bảo quản, các loại gia vị, dầu ăn, nước, nước đá, bao bì…
- Nhiên liệu: dầu lửa.
- Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng chi tiết để sửa chữa máy móc thiết bị ổ bi, dây curoa, bulong, motor, băng tải
- NVL khác: băng keo, mực phun date…
3.2. Một số nguyên tắc cung ứng nguyên vật liệu tại công ty
Cung ứng NVL theo số lượng
Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn, tốn chi phí trong cơng tác bảo quản, chiếm diện tích kho bãi. Nhưng ngược lại nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, kinh doanh.
Trong thực tế, cơng ty chưa có phương pháp tiến hành phân tích tình hình sử dụng NVL trong ngày để phát đơn hàng mà chủ yếu là theo dõi định mức tồn kho để từ đó đặt mua NVL đáp ứng nhu cầu sản xuất trong những ngày tới. Quy trình cứ lặp đi lặp lại theo phương pháp như vậy.
Các loại NVL như gia vị, sữa tươi, phụ gia, chất bảo quản thì cơng ty đặt mua theo số lượng định kỳ mỗi tuần một lần.
Một số NVL như các loại bột mì, cơng ty đặt mua theo nhu cầu số lượng mà công ty cần, kết hợp với mức tồn kho cho phép.
Các loại thịt heo, trứng cút, cút muối, hành lá thì cơng ty đặt mua theo nhu cầu của từng ngày, số lượng đủ để sử dụng trong một ngày sản xuất.
37
Cung ứng về mặt chất lượng
Bảng 3.2: Một số chỉ tiêu đánh giá chất lượng NVL [2] STT Nguyên vật liệu Tiêu chuẩn kỹ thuật STT Nguyên vật liệu Tiêu chuẩn kỹ thuật
1 Bột mì, bột năng
Bột màu trắng ngà, khơng bị vàng, phải khơ, khơng vón cục, khơng tạp chất
2 Men, Bơ Date (NSX-HSD) còn hạn sử dụng 3 Đường Đường trắng, hạt nhuyễn, khơng tạp
chất, khơng vón cục
4 Sữa tươi Date cịn hạn sử dụng, nguồn góc rõ ràng, bao bì nguyên vẹn
5 Gia vị Date cịn hạn sử dụng, nguồn góc rõ ràng, bao bì nguyên vẹn
6 Thịt heo
Khơng có lẫn kim loại, kiểm tra bằng máy dị kim loại, thịt khơng có mùi hơi, màu đỏ tươi
7 Trứng cút, cút muối, trứng vịt
Trịn đều, khơng bị dập vỡ, khơng có mùi hơi
8 Hành tây, hành lá, hành tím
Khơng bị vàng và bị dập, cịn ngun củ
9 Củ sắn Khơng bị hơi bị sâu, khơng có màu sậm 10 Phụ gia, chất bảo quản Date cịn hạn sử dụng, nguồn góc rõ ràng, bao bì nguyên vẹn 11 Bao bì, hộp giấy, thùng giấy, khay đế bao bì nguyên vẹn
Ngoài việc đảm bảo về số lượng, vấn đề quan trọng không thể thiếu là chất lượng của các loại NVL mà công ty cần. Đặc biệt đối với mặt hàng NVL trong ngành thực phẩm, yếu tố chất lượng vệ sinh an tồn thực phẩm ln được cơng ty đưa lên
38 hàng đầu. Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng NVL được công ty áp dụng và đưa ra cụ thể cho từng loại. Các tiêu chuẩn đó như là chính sách cơng ty đưa ra cho các nhà cung cấp để đảm bảo rằng NVL được giao tới công ty là những mặt hàng chất lượng. Những NVL nào không đáp ứng được u cầu chất lượng của cơng ty thì sẽ bị từ chối nhận hàng và yêu cầu nhà cung cấp đổi hàng.
Cung ứng theo tính chất kịp thời
Để đảm bảo nhu cầu NVL cho sản xuất luôn được thực hiện liên tục, vấn đề định mức tồn kho luôn được theo dõi và đảm bảo tiến độ sản xuất.
Quá trình sản xuất chỉ diễn ra trong một ngày nên ngày nào công ty cũng phải