17 Các “chữ số” dùng để chỉ loại NVL thường sử dụng là số hiệu của TK cấp 1 hoặc cấp 2 … dùng để hạch tốn NVL đó các chứ số dùng để chỉ nhóm NVL là số thứ tự liên tục.
- Nếu dưới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9) - Nếu dưới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 01 đến 99)
Các chữ số dùng để chỉ thứ NVL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy cách, cỡ loại của các thứ nguyên vật liệu trong nhóm.
- Nếu dưới 1000 nhóm thì dùng 3 chữ số (từ 001 đến 999)
Khi lập sổ điểm danh NVL, sau mỗi loại, mỗi nhóm cần phải dự trữ một số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc loại NVL mới thuộc nhóm đó xuất hiện sau này. Số điểm danh NVL có tác dụng rất lớn trong công tác trong việc đưa tin học vào hoạt động hoạch định chiến lược ở đơn vị.
Đánh giá NVL
Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định: (nguyên tắc giá phí thực tế, nhất quán, công khai…).
Đánh giá NVL theo giá thực tế: * Giá thực tế NVL nhập kho:
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. - Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
+ Với NVL mua ngoài + Với NVL tự sản xuất
+ Với NVL thuê ngoài gia công chế biến
+ Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liên doanh. + Với phế liệu
18 * Giá thực tế NVL xuất kho
Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất.
* Phương pháp giá đơn vị bình quân - Cả kỳ dự trữ
- Cuối kỳ trước - Sau mỗi lần nhập
* Phương pháp nhập trước, xuất trước (Fifo) * Phương pháp nhập sau, xuất trước (Lifo) * Phương pháp trực tiếp
Đánh giá NVL theo giá hạch toán: Giá hạch toán vật tư nhập
(xuất) =
Số lượng vật tư nhập
(xuất) x
Đơn giá hạch tốn
Từ đó mà kế tốn có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổ chức ghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá thành NVL thực tế đã thu mua về các mặt hàng: số lượng, chủng loại, giá cũ, thời hạn … nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL.
Áp dụng đúng các phương pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ thẻ kho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phương pháp quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Tính tốn, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL đã tiêu hao và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
19
2.2. Thực chất và yêu cầu của hoạch định nguyên vật liệu (MRP)
2.2.1. Khái niệm MRP
Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm khác nhau và có xu thể ngày càng đa dạng hố những sản phẩm của mình. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại địi hỏi phải có một số lượng chi tiết, bộ phận và NVL rất đa, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa, lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thường xuyên thay đổi. Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật tư, nguyên liệu và chi tiết bộ phận mà doanh nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên. Quản lý tốt nguồn vật tư, nguyên vật liệu này góp phần quan trọng giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm. Lập kế hoạch chính xác nhu cầu NVL, đúng khối lượng và thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để dự trữ lượng NVL ở mức thấp nhất, nhưng lại là một vấn đề khơng đơn giản. [1]
Các mơ hình quản trị hàng dự trữ chủ yếu là giữ cho mức dự trữ ổn định mà khơng tính tới những mối quan hệ phụ thuộc với nhau giữa nguyên vật liệu, các chi tiết bộ phận trong cấu thành sảm phẩm, đòi hỏi phải đáp ứng sẵn sàng vào những thời điểm khác nhau. Cách quản lý này thường làm tăng chi phí. Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả của hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong q trình sản xuất, cung cấp những loại NVL, linh kiện đúng thời điểm khi có nhu cầu người ta đưa ra phương pháp hoạch định nhu cầu NVL.
Hoạch định nhu cầu NVL là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất, được xây dựng trên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính được phát hiện và đưa vào sử dụng lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70. Cách tiếp cận MRP là xác định lượng dự trữ NVL, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều nhưng khi cần sản xuất là có ngay. Điều này địi hỏi phải lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ đối với từng loại vật tư, đối với từng chi tiết và từng NVL. Ngoài ra sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng hoặc lịch sản xuất NVL dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết. Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất, phương pháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện được công tác lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ và theo dõi các loại vật tư, NVL chính xác, nhanh chóng và thuận
20 tiện hơn, giảm nhẹ các cơng việc tính tốn hàng ngày và cập nhật thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số lượng và thời điểm cần đáp ứng. Phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư tỏ ra rất có hiệu quả, vì vậy nó khơng ngừng được hoàn thiện và mở rộng ứng dụng sang các lĩnh vực khác của doanh nghiệp. [1]
Lúc đầu nó được gọi là MRP1 vì chủ yếu ứng dụng trong việc xác định lượng dự trữ NVL trong quá trình sản xuất, nhưng ngày nay nó được mở rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thống hoạch định nhu cầu các nguồn lực (MRP II). MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu NVL, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu NVL thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc.
Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì? - Cần bao nhiêu?
- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất? - Khi nào nhận được hàng?
Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại NVL, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời điểm cần thiết. Hệ thống kế hoạch này thường xuyên được cập nhật những dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và sự biến động của mơi trường bên ngồi. [1]
21
2.2.2. Mục tiêu của MRP
Sự phát triển và đưa vào ứng dụng rộng rãi phương pháp hoạch định các nguồn lực trong doanh nghiệp thể hiện ý nghĩa quan trọng của nó trong thực tế. Vai trị của MRP thể hiện trong những mục tiêu mà hệ thống MRP nhằm đạt tới. Những mục tiêu chủ yếu của hoạch định nhu cầu các nguồn lực đặt ra là:
- Giảm thiểu lượng dự trữ NVL.
- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng. MRP xác định mức dự trữ hợp lý, đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho sản xuất.
- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng.
- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ thống nhất với nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. [1]
2.2.3. Các yêu cầu trong ứng dụng MRP
Hoạch định nhu cầu NVL, đem lại lợi ích rất lớn trong việc giảm mức dự trữ trong quá trình chế biến mà vẫn duy trì, đảm bảo đầy đủ nhu cầu vật tư tại mọi thời điểm khi cần và là phương tiện để phân bổ thời gian sản xuất hoặc đặt hàng. Những lợi ích này của MRP phục vụ rất lớn vào việc khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lưu trữ, thu thập, xử lý và cập nhật thường xuyên các dữ liệu về nguyên vật liệu. Để MRP có hiệu quả, cần thực hiện những yêu cầu sau:
- Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính tốn và lưu trữ thông tin.
- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP.
- Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thơng tin mới trong: Lịch trình sản xuất, hoá đơn nguyên vật liệu, hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu
22
2.3. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)
2.3.1. Những yếu tố cơ bản của MRP
Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu NVL có thể biểu hiện bằng sơ đồ sau:
Hình 1.1: Quá trình hoạch định nhu cầu NVL
Để thực hiện những q trình đó cần biết một loạt các yếu tố đầu vào chủ yếu như:
- Số lượng, nhu cầu sản phẩm dự báo - Số lượng đơn đặt hàng
23 - Mức sản xuất và dự trữ
- Cấu trúc của sản phẩm
- Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận - Thời điểm sản xuất.
- Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi cơng - Dự trữ hiện có và kế hoạch
- Mức phế phẩm cho phép
- Những thông tin này được thu nhập, phân loại và xử lý bằng chương trình máy tính.
- Chúng được thu thập từ 3 tài liệu chủ yếu: - Lịch trình sản xuất
- Bảng danh mục nguyên vật liệu. - Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu.
Lịch trình sản xuất chỉ rõ nhu cầu sản phẩm cần sản xuất và thời gian phải có. Đây là những nhu cầu độc lập. Số lượng cần thiết được lấy ra từ những người khác nhau. Như đơn đặt hàng của khách, số liệu dự báo. thời gian thường lấy là đơn vị tuần. Hợp lý nhất là lấy lịch trình sản xuất bằng tổng thời gian để sản xuất ra sản phẩm cuối cùng. Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm. Vấn đề đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuất ngắn hạn. Rất nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sản xuất trong khoảng 8 tuần. [1]
Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm người ta thường thiết kế các loại hoá đơn NVL. Trong doanh nghiệp thường dùng 3 loại hố đơn NVL là hố đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hố đơn sản phẩm điển hình và hố đơn cho những NVL bổ sung.
- Hố đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sảm phẩm (Modular bills) - Hoá đơn theo sản phẩm điển hình. Để bớt khối lượng cơng việc trong xây dựng lịch trình sản xuất, người ta phác họa một sản phẩm điển hình. Đây là sản phẩm khơng
24 có thật nhưng rất cần thiết để lập hóa đơn NVL cho những loại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điển hình gốc này. Lập hóa đơn theo sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệm được thời gian, cơng sức và các chi phí có liên quan. Trong một số trường hợp, người ta cịn lập hóa đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung. Các chi tiết này chỉ cần thiết trong từng trường hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối với từng loại sản phẩm chứ khơng phải sản phẩm nào cũng có. [1]
Vì vậy loại chi tiết được ký hiệu và quản lý riêng biệt, thường không dự trữ chúng. Hồ sơ dự trữ cho biết lượng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện có. Nó dùng đê ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận trong từng thời gian cụ thể. Hồ sơ dự trữ cho biết trong nhu cầu, đơn hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác như người cung ứng, độ dài thời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng. Hồ sơ dự trữ NVL cần phải chính xác, do đó địi hỏi cơng tác theo dõi, ghi chép thận trọng cụ thể chi tiết. Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những sai sót lớn trong MRP.
Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời được các vấn đề cơ bản sau:
- Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào? - Số lượng bao nhiêu?
- Thời gian khi nào?
Những thông tin này được thể hiện trong các văn bản, tài liệu như lệnh phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia cơng, báo cáo về dự trữ. Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ. [1]
25 Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp. Báo cáo sơ bộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL. Những báo cáo chủ yếu là:
- Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từng loại NVL, linh kiện.
- Đơn hàng phát đi
- Những thay đổi của đơn hàng kế hoạch.
- Báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quả thực hiện trong quá trình sản xuất.
- Báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự trữ.
- Báo cáo về kế hoạch những trục trặc về chất lượng chậm đơn hàng hoặc cung cấp những bộ phận khơng đúng u cầu.
2.3.2. Trình tự hoạch định nhu cầu NVL
Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng, sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cần thiết. Trong những giai đoạn khác nhau. Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộ phận ở cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm. MRP tính số lượng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loại sản phẩm dự trữ hiện có. Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó.
MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặt hàng, lượng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm. Mối quan hệ này được phân tích trong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm được đưa vào phân xưởng cho tới khi rời phân xưởng đó để chuyển sang bộ phận khác. Để xuất xưởng một sản phẩm trong một vài ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết, bộ phận hoặc đặt mua NVL, linh kiện bên ngoài trước một thời hạn nhất định. Quá trình xác định MRP được tiến hành theo các bước sau:
26
Bước 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm.
Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu NVL được tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc.
Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phận khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế. Nhu cầu độc lập được xác định thông qua công tác dự báo hoặc đơn hàng. Chất lượng của công tác dự báo kể cả dài hạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác của MRP.
Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ phận, chi tiết, NVL dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch trình sản xuất.
Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của sảm phẩm. Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của sản phẩm. Mã hàng mục trong kết cấu hình cây tương ứng với từng chi tiết, bộ phận cấu thành