Chƣơng 1 : Tổng quan về hoạt động bán hàng và quản trị bán hàng
2.5 Xây dựng ngân sách bán hàng
2.5.1. Khái niệm và vai trò của ngân sách bán hàng
Ngân sách bán hàng được hiểu là một kế hoạch toàn diện và phối hợp, thể hiện các mối quan hệ tài chính cho các hoạt động và nguồn lực của doanh nghiệp trong một thời gian cụ
thể trong tương lai nhàm đạt được các mục tiêu bán hàng đề ra. Bản ngân sách bán hàng cụ
thể hóa các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp thông qua ngôn ngữ tiền tệ, do đó, ở một khía cạnh nào đó, ngân sách bán hàng thực chất là bản kế hoạch tài chính các hoạt động bán hàng được xác định cho một khoảng thời gian hoặc cho một chương trình, chiến dịch bán hàng.
Theo nghĩa hẹp, ngân sách bán hàng là một bản liệt kê các yếu tố chi phí theo chức
năng có liên quan tới bán hàng cá nhân ở một vùng lãnh thổ hoặc vùng hoạt động. Ngân sách
thường xác định một hạn mức bằng tiềng mà nhân viên bán hàng và giám đốc có thể chi phí
theo các hạng mục như tiếp khách hàng, tăng lượng bán và đi lại. Hạn mức này có thể được xét bằng tiền theo các mục trong một ngày như về thực phẩm, khẩu phần ăn ở ngân sách có thể được cơng ty hoặc giám đốc bán hàng xây dựng. một cách lý tưởng thì ngân sách bán hàng của nhân viên bán hàng cho từng khu vực thịtrường được hình thành nhờ các mục tiêu
đã xác định cho khu vực thịtrường đó. Cách này được biết đến như phương pháp mục tiêu và
nhiệm vụ của lập ngân sách và thường được xem như một phương pháp lập ngân sách tốt.
Thông thường hơn, công ty bắt đầu từ xem xét các khoản chi phí của năm trước, so sánh
chúng với khối lượng bán dự kiến và hạn ngạch của năm đó. các chi phí theo kế hoạch cho
tới cuối năm hiện hành được xem xét lên hoặc xuống trên cơ sở dự báo bán hàng mới của
quận và hạn ngạch mới, vì thế các mục tiêu lợi nhuận chung theo kế hoạch đạt được.
Đầu tiên khi một ngân sách được xây dựng, nó là một bộ phận của kế hoạch, bởi vì mỗi yếu tố đều chứa đựng một số lượng tiền dành cho một chức năng hoạt động cụ thể của năm
tới. từ dự kiến kế hoạch, mơ hình bán hàng và chi phí cho giám đốc quận được lập thành chỉ
tiêu. Kế hoạch bán hàng thể hiện sản lượng tối thiểu mà nhân viên bán hàng cần đạt được
hoặc vượt định mức đo. Còn ngân sách bán hàng lại thể hiện mức chi phí tối đa mà một nhân
viên bán hang được quyền tiêu pha để đạt được mục tiêu. Giám đốc bán hàng cần thường
xuyên làm việc với ngân sách đã được dự toán cho các bộ phận đểcân đối lợi nhuận dự kiến với các phần kinh phí dự kiến theo các khoản mục trong ngân sách. Thường thường, ngan
53 sách bán hàng muốn tăng thì giám đốc bán hàng phải giải thích mức tăng này cho giáo đốc cấp cao, và phải cam kết một sản lượng bán hoặc doanh thu tăng lên trong tương lai.
Ngân sách bán hàng của doanh nghiệp bao gồm hai loại chính: ngân sách chi phí bán hàng và ngân sách kết quả bán hàng. Ngân sách chi phí bán hàng cho biết tất cả các yếu tố chi phí theo chức năng có liên quan đến hoạt động bán hàng, thực hiện doanh số. Ngân sách kết quả dựa trên cơ sở mục tiêu bán hàng và các hoạt động bán hàng để dự trù các phương án doanh số và kết quả.
Vềcơ bản, ngân sách bán hàng có một số vai trò quan trọng sau:
Thứ nhất: lập ngân sách bán hàng tạo đường hướng chỉ đạo cho hoạt động của các cá nhân và bộ phận bán hàng của doanh nghiệp. Ngày nay, các doanh nghiệp khuyến khích và thu hút mọi nhân viên bán hàng tham gia xây dựng ngân sách bán hàng và xây dựng chương
trình hành động nhằm nâng cao tính chủđộng và sáng tạo của tất cả mọi người.
Thứ hai:ngân sách bán hàng cho phép phối hợp đồng bộ các cấp, các bộ phận trong doanh nghiệp triển khai thực hiện mục tiêu bán hàng.
Thứ ba: ngân sách bán hàng giúp doanh nghiệp tăng cường công tác kiểm sốt hoạt động bán hàng thơng qua các chỉ tiêu tài chính. Ngân sách bán hàng giúp các nhà quản trị bán
hàng đánh giá chính xác hoạt động, từđó có các quyết định phù hợp.