- Các Phòng nghiệp vụ, các Đơn vị sản xuấtkinh doanh khác phát
5- Tổ chức các cuộc họp.
Điều 160- Hàng năm Công ty tổ chức các cuộc họp sau:
- Hội ý đầu tuần vào sáng thứ hai, từ 9 giờ. Giám đốc chủ trì hoặc Phó Giám đốc Cơng ty chủ trì.
- Họp giao ban sản xuất hàng tháng: trong khoảng từ ngày 01 đến 05 hàng tháng tổ chức trùng lịch với giao ban tuần liền kề. Giám đốc Cơng ty chủ trì.
- Họp sơ kết 6 tháng đầu năm: tổ chức trùng lịch với họp giao ban của tháng cuối q II. Giám đốc Cơng ty chủ trì.
- Họp tổng kết năm: tổ chức trùng lịch với họp giao ban của tháng cuối quý IV. Giám đốc Cơng ty chủ trì.
- Họp Hội đồng nâng bậc lơng, bậc thợ và tổ chức thi nâng bậc thợ: mỗi năm 1 lần, Giám đốc Cơng ty chủ trì.
- Họp Hội đồng thi đua khen thởng và kỷ luật. Giám đốc Cơng ty chủ trì.
+ Cuộc họp thờng kỳ: Tổ chức theo đề nghị của Trởng Phòng Tổng hợp trớc cuộc họp sơ kết 6 tháng và tổng kết năm 7 ngày.
+ Cuộc họp bất thờng: Tổ chức theo triệu tập của Giám đốc Công ty xử lý khen thởng, kỷ luật đột xuất.
- Các cuộc họp của từng Đơn vị do Đơn vị chủ động tổ chức, đối với những nội dung họp quan trọng Đơn vị phải tổ chức trớc cuộc họp của Cơng ty ít nhất 1 ngày để tập hợp số liệu, ý kiến báo cáo cuộc họp tại Công ty của Thủ trởng Đơn vị.
Điều 161- Báo họp, chuẩn bị cơ sở vật chất và tài liệu.
Giao Phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm báo họp, chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ cuộc họp tại Văn phịng Cơng ty. Các Đơn vị có liên quan đến nội dung cuộc họp đều phải chuẩn bị tài liệu, báo cáo; tài liệu, báo cáo quan trọng cần phải chuyển đến Giám đốc Cơng ty và những ngời có trách nhiệm liên quan trớc cuộc họp ít nhất 1 ngày.
- Lịch họp phải đợc thơng báo trớc ít nhất 3 ngày bằng sổ báo họp hoặc điện thoại, ngời nhận thông báo trực tiếp phải ký xác nhận đợc thông báo.
- Thông báo họp phải cung cấp đầy đủ thông tin: thành phần tham dự, nội dung họp, yêu cầu chuẩn bị tài liệu, lịch họp, địa điểm họp.
- Tài liệu của tất cả các cuộc họp đều sử dụng và quản lý nh tài liệu mật.
- Tất cả thành viên tham gia các cuộc họp đều phải nghiên cứu kỹ tài liệu đợc phân phát và chuẩn bị đầy đủ ý kiến có chất lợng tham gia trong cuộc họp.
Điều 162- Văn hoá họp.
- Kết hợp nhiều nội dung, chuyên đề cần bàn bạc vào một cuộc họp, tiết kiện thời gian. Đi họp đông đủ, đúng giờ, đúng lịch. - Tài liệu chuẩn bị cho cuộc họp phải chu đáo, kỹ càng. Thành viên tham dự họp phải chuẩn bị ý kiến trọng tâm, ngắn gọn và mang tính xây dựng. Ghi chép đầy đủ nội dung cuộc họp.
- Tuân thủ điều khiển của ngời Chủ trì cuộc họp.
- Dân chủ trong cuộc họp, lắng nghe ý kiến cá nhân, tơn trọng trí tuệ tập thể.
- Nghiêm túc thực hiện ý kiến kết luận của ngời Chủ trì cuộc họp.
Điều 163- Thực hiện kết luận của các cuộc họp.
- Mọi cuộc họp đều phải ghi biên bản tại sổ họp Đơn vị. Tại Văn phịng Cơng ty Trởng Phòng Tổng hợp cử th ký thờng xuyên ổn định của các cuộc họp. Tại các Đơn vị do Thủ trởng Đơn vị quyết định.
- Kết luận của ngời Chủ trì cuộc họp phải đợc chắt lọc, đánh máy, chuyển ngời Chủ trì cuộc họp kiểm tra trớc khi in ấn, nhân bản, phát hành đến các thành phần có trách nhiệm tổ chức thực hiện ý kiến kết luận của cuộc họp và báo cáo cấp trên.
- Mọi ý kiến tham gia phát biểu và kết luận xử lý trong cuộc họp phải tôn trọng Quy chế Công ty, ý kiến kết luận của cuộc họp góp phần củng cố Quy chế Cơng ty, có hiệu lực thực hiện nh Quy chế Công ty.