CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
3.2. Các giải pháp hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tại Qũy CEP
3.2.1. Các giải pháp điều chỉnh mơ hình VHDN của Qũy CEP
3.2.1.1. Giải pháp tăng cường văn hóa hợp tác
Giải pháp quản trị của tăng cường văn hóa hợp tác tập trung vào cải thiện tinh thần đồng đội, tập thể, các mối quan hệ thành viên trong tổ chức, sự hợp tác và chia sẻ, quan tâm hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
Tăng cường sự phối hợp, hỗ trợ: Hiện nay, trong công việc hàng ngày của Qũy trợ vốn CEP, mỗi nhân viên đều có cơng việc chuyên biệt kèm theo quyền lợi và trách nhiệm riêng. Mỗi nhân viên đều tập trung vào cơng việc của mình sao cho hồn thành cơng việc được giao. Tuy nhiên, có nhiều vấn đề phát sinh do đặc thù cơng việc có sự liên quan tới nhau, công việc cá nhân ảnh hưởng rất lớn tới công việc của các bộ phận khác. Đội ngũ nhân viên tín dụng có nhiệm vụ mở rộng và phát triển việc cho vay, tuy nhiên nếu họ khơng báo chính xác số tiền, số lượng thành viên, thời gian giải ngân thì bộ phận kế tốn khơng thể chuẩn bị tiền chính xác, Trưởng chi nhánh sẽ bị động trong công việc riêng mà phụ thuộc vào tiến độ của tín dụng. Nếu nhân viên tín dụng khơng đóng hồ sơ thì thủ quỹ khơng lưu kho hồ sơ được. Nếu nhân viên tín dụng khơng phối hợp với nhau khi đi giải ngân hoặc thu tiền thì dẫn tới rủi ro phát sinh, tiêu cực nảy ra.... Chính vì vậy, việc lập kế hoạch cơng tác và điều phối, hỗ trợ lẫn nhau giữa các CBCNV là quan trọng và cần thiết giúp cho các công việc chạy suôn sẻ. Hàng tuần, CBCNV sẽ lên kế hoạch cá nhân trong tuần tới sẽ làm những cơng việc gì, bận ngày nào, rảnh ngày nào, cân đối thời gian đã hợp lý chưa, sau đó Tín dụng tổng hợp sẽ tổng hợp và dựa trên lịch đó để sắp xếp nhân viên hỗ trợ nhau, tránh tình trạng mạnh ai nấy làm. Trưởng chi nhánh cũng có cơ sở để quản lý được cơng tác của nhân viên tín dụng để kịp thời nhắc nhở, đốc thúc.
Chia sẻ, quan tâm đến đời sống tinh thần: ngồi cơng việc ra thì mỗi CBCNV đều có cuộc sống riêng với những khó khăn và áp lực cũng như niềm vui, hạnh phúc.
Việc đội ngũ quản lý có cơ chế khuyến khích sự chia sẻ, những hoạt động giao lưu văn hóa như thể thao, văn nghệ sẽ giúp giảm khoảng cách của các cá nhân trong tập thể, mang tới một khơng khí hịa đồng, thân thiện. Khi môi trường làm việc trở nên thân thiện, mọi người cũng dễ dàng phối hợp, hỗ trợ nhau, giảm bớt đi những mâu thuẫn có thể phát sinh. Để thực hiện điều này, nên có chính sách hỗ trợ nhân viên khi hữu sự: quà mừng ngày cưới, quà sinh nhật, chăm lo thăm viếng gia đình.
Việc áp dụng quy tắc chuẩn mực ứng xử cũng góp phần định hướng tới sự thân thiện, gắn kết ngay từ lời nói để đi vào hành động. Một nơi mà triết lý được định hình và thực tế hành động như vậy lâu dần sẽ trở thành một thói quen và thành triết lý mà tất cả mọi người thừa nhận.
Bên cạnh đó, vấn đề có thể được giải quyết ngay từ đầu với đội ngũ nhân viên mới. Sự quan tâm, thân thiện và tạo sự thuận lợi cho nhân viên mới ngay từ khi họ gia nhập tổ chức sẽ giúp họ có ấn tượng tốt và sẽ thể hiện được tinh thần như vậy, nhân viên mới sẽ lấy những tình cảm đó để làm động lực trong làm việc, vượt qua những khó khăn trong những ngày đầu làm việc.
3.2.1.2. Giải pháp tăng cường văn hóa sáng tạo
Thúc đẩy sự sáng tạo là một trong những xu hướng chung của các doanh nghiệp hiện nay. Khác với những cơ quan mang tính Nhà nước, sự sáng tạo mang tới động lực cho sự thay đổi, giúp những sáng kiến và giải pháp được tạo ra nhiều hơn cho doanh nghiệp, giúp họ tận dụng tối đa giá trị nguồn nhân lực nội bộ. Để thúc đẩy một môi trường sáng tạo, đổi mới và linh hoạt xin được đề xuất như sau:
+ Khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo là tiền đề cho sự thay đổi trong ý thức hệ của CBCNV trong việc tạo ra một mơi trường có văn hóa sáng tạo và nó đến từ quyết định của Ban giám đốc. Trong thực tiễn hoạt động, chính CBCNV là những người áp dụng quy trình quy định để thực hiện cơng việc và chính họ là những người đánh giá được sự hiệu quả của cách làm, những bất cập. Nếu được khuyến khích họ sẽ sẵn sàng đề ra những ý tưởng, cách làm mới cũng như đóng góp ý kiến về việc chưa hồn thiện
của quy trình quy định đã ban hành.
+ Mạnh dạn áp dụng những ý tưởng mới, biến suy nghĩ thành hành động nhằm đánh giá được sự hiệu quả của giải pháp, ý tưởng. Nếu kết quả đạt được tốt hơn thì nên có cơ chế khen thưởng biểu dương nhằm khuyến khích và tăng cường sự phấn đấu, cố gắng đổi mới của toàn bộ CBCNV của CEP. Với mỗi ý tưởng xin đề xuất khen thưởng từ 200.000 đồng để động viên cho CBCNV.
3.2.1.3. Giải pháp giảm bớt văn hóa cấp bậc
Một trong những mong đợi hàng đầu của CBCNV CEP đó chính là mong muốn giảm bớt tính cấp bậc trong tổ chức. Sự quản lý chặt và gị bó dựa trên quy trình quy định quá cứng nhắc đã khiến cho CBCNV cảm thấy không thoải mái và ảnh hưởng nhiều đến tâm lý của nhân viên. Bên cạnh đó, việc thay đổi quy trình quy định liên tục nhưng lại xuất phát từ ý kiến chủ quan của các phòng ban khiến cho đội ngũ nhân viên bức xúc và khơng kịp điều chỉnh, do đó cần có sự tham khảo ý kiến, dự thảo ban hành quy định trước khi thay đổi.
+ Phát triển mơi trường làm việc nhóm cũng là một trong những giải pháp giúp tăng cường khả năng hợp tác và giảm bớt đi tính cấp bậc khi cơng việc được đưa về cho nhóm, nhóm sẽ tự lên kế hoạch và phát triển các giải pháp để hồn thiện cơng việc. + Bớt mệnh lệnh trực tiếp từ đội ngũ quản lý mà thay vào đó là khi gặp vấn đề, Trưởng chi nhánh sẽ yêu cầu nhân viên phân tích và tự đề xuất giải pháp, Trưởng chi nhánh sẽ hỗ trợ ý tưởng và góp ý cho giải pháp đó.
+ Trong cuộc họp thay vì thơng tin chỉ đi một chiều từ trên xuống, nên có sự chia sẻ, phản hồi từ cấp dưới lên để có sự đa dạng trong việc xây dựng, đóng góp ý kiến.
+ Bên cạnh đó, đội ngũ quản lý cũng nên giảm bớt sự thể hiện quyền lực, nên cố gắng hòa đồng, tránh tạo ra khoảng cách và phải là tấm gương về công việc cũng như lối sống, tác phong và đạo đức.
Hiện nay, mơ hình hoạt động của Qũy CEP tương đối đặc thù và có khơng nhiều đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Tuy nhiên trong nội bộ doanh nghiệp lại đề cao thành tích giữa bộ phận phòng ban, chi nhánh và cá nhân. Điều này có lợi thế giúp nhân viên không ngừng cố gắng làm việc nhưng một phần gây áp lực lên các bộ phận, tạo ra tâm lý khơng thoải mái, ganh đua và đã có trường hợp xảy ra mất đoàn kết nội bộ do tranh giành phần thưởng. Nhìn chung, để giảm bớt tính cạnh tranh căng thẳng thì những giải pháp như làm việc theo nhóm, tăng cường chia sẻ, quan tâm hỗ trợ và định hướng công tác tư tưởng của nhân viên mới như đã đề cập ở trên cũng góp phần hiệu quả. Hơn nữa, trong việc triển khai vốn xuống địa bàn hiện nay khơng nên vì thành tích, chỉ tiêu mà phát triển thành viên ồ ạt, không đảm bảo đúng đối tượng vay vốn, chất lượng thẩm định, hồ sơ thiếu chặt chẽ.
Bên cạnh đó, việc ban hành quy chế thi đua khen thưởng cần phải xác lập những tiêu chí rõ ràng, khách quan và cụ thể ; tránh tình trạng mập mờ hơn thua hay không phục. Ban giám đốc cần tăng cường khuyến khích khơng khí tập thể chung, tránh tư tưởng vùng miền, chi nhánh hay bộ phận phịng ban. Tránh tình trạng mỗi chi nhánh lại có một văn hóa khác nhau.