CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
3.2. Các giải pháp hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tại Qũy CEP
3.2.2. Giải pháp về cấp độ thứ nhất: Xây dựng, củng cố các giá trị hữu hình
3.2.2.1. Giải pháp về kiến trúc, c sở hạ tầng
Mặc dù với hệ thống 32 chi nhánh chưa có kiến trúc, diện mạo đồng nhất, nhưng theo kết quả trao đổi với Ban giám đốc thì xu hướng trong thời gian sắp tới của CEP khơng chỉ là hồn thiện về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà cịn hồn thiện về cơ sở hạ tầng nhằm tạo ra sự thống nhất và đồng bộ chung để tăng cường giá trị hình ảnh của Qũy CEP khi tham gia vào tổ chức Tài chính vi mơ của Ngân hàng nhà nước. Cụ thể, kết quả khảo sát cho thấy cần cải thiện kiến trúc và cơ sở hạ tầng như sau:
- Thiết kế một cấu trúc đa thống nhất
thì diện tích làm việc của mỗi CBCNV chỉ dao động từ 1,5-2 m2, cá biệt như chi nhánh Long Thành chưa đầy 1m2 do tận dụng kho làm việc của LĐLĐ Huyện Long Thành, mục tiêu về diện tích làm việc của Ban giám đốc trong thời gian sắp tới tối thiểu là 3m2 trên 1 nhân viên. Tác giả đề xuất lấy mẫu thiết kế mặt tiền và cấu trúc không gian của chi nhánh Biên Hòa (xây dựng mới năm 2014 – Phụ lục 8) làm chuẩn để cải tạo và nâng cấp theo chuẩn chung. Tuy nhiên do chi phí thực hiện khá lớn nên mỗi năm hoàn thiện các chi nhánh theo phân bổ của phịng Tài chính –Kế tốn.
+ Cấu tạo bên trong đồng nhất: Khi thay đổi cơ sở làm việc cần thiết lập một bộ quy chuẩn chung về bài trí trong mỗi phịng làm việc, cụ thể: bàn ghế sắp đặt như thế nào, vị trí của Trưởng chi nhánh, kế tốn, thủ quỹ, tín dụng sắp xếp cho đồng nhất các chi nhánh, bên trong sẽ ghi rõ Slogan ở vị trí nào, kích cỡ kích thước cụ thể, các huân chương bằng khen thì đặt ở đâu, bàn làm việc, bàn họp và hệ thống máy in sẽ đặt ở đâu sao cho phù hợp nhất. Tác giả đề xuất sử dụng mẫu của chi nhánh Biên Hòa làm chuẩn chung (Phụ lục 8).
+ Trang bị cơ sở vật chất: Hệ thống máy móc làm việc khơng đủ và đa phần ở
các chi nhánh là hai người dùng chung 1 máy tính dẫn tới khó khăn trong quá trình làm việc. Vì vậy, việc trước nhất cần trang bị đủ mỗi nhân viên một máy tính khơng chỉ đảm bảo về hiệu quả làm việc mà còn tránh xung đột, mất mát hay thông tin không được bảo mật. Bàn họp hiện nay vừa là bàn ăn, bàn làm việc, bàn họp và bàn tiếp khách và cũng khơng đủ diện tích. Với tình trạng như vậy cần khắc phục bằng các hạn chế sử dụng bàn làm việc để ăn uống, thiết kế bàn theo dạng bàn gấp để khi họp cần nhiều diện tích thì có thể dễ dàng nâng lên hạ xuống. Mỗi bàn cần trang bị số lượng ghế đủ kèm theo. Mỗi chi nhánh cũng cần có một bảng tin tức đủ lớn để vừa ghi lịch công tác, những thông báo mới và những công việc tới hạn nhằm giúp nhân viên có thể thấy một cách trực quan sinh động. Hệ thống máy in và photo còn lạc hậu, thường xuyên bị hư và bị lỗi gây khó khăn và lãng phí trong quá trình làm việc cần được thay thế và bảo dưỡng định kỳ, liên tục.
- Kho lưu trữ hồ sơ: Hàng năm, CEP có một lượng lớn hồ sơ khách hàng cần lưu
trữ (Trung bình 1500 bộ/tháng/Chi nhánh) nhưng hiện tại kho lưu trữ hồ sơ rất bừa bộn, nhỏ, lộn xộn chưa được đầu tư bài bản, chống ẩm mốc, mối mọt. Việc sắp xếp hệ thống lưu trữ không chuyên nghiệp gây khó khăn khơng ít cho việc tìm kiếm, bảo quản hồ sơ. Chính vì vậy, cần áp dụng chung nhất một cách sắp xếp hồ sơ theo từng tháng, mỗi tháng một khu vực, và xếp tịnh tiến tăng theo tháng cho dễ quản lý. Việc diện tích phịng lưu trữ cũng cần được tính tới trong q trình thay đổi lại văn phịng chi nhánh.
3.2.2.2. Giải pháp về thiết kế lại hệ thống nhận diện Logo
Theo kết quả khảo sát, cả CBCNV và khách hàng đều đánh giá Logo hiện nay khá đơn điệu và rất trừu tượng, rất khó để hình dung được hết các ý nghĩa trong Logo. Chứng tỏ Logo hiện nay chưa đạt được sự tinh túy và ấn tượng mạnh cho CBCNV cũng như khách hàng của CEP. Dù vậy, thiết kế Logo là một công việc không hề đơn giản từ khâu ý tưởng cho tới thực hiện. Logo vừa phải đơn giản, không nhiều chi tiết và rườm rà nhưng lại cần thể hiện được triệt để các ý tưởng của Ban lãnh đạo. Việc này cần có sự sáng tạo rất cao, óc thẩm mỹ và một sự am hiểu về ngành nghề thiết kế và đặc trưng cơng việc của CEP. Vì vậy để có một Logo hài hịa, Qũy CEP nên thu thập ý kiến và ý tưởng của CBCNV hiện nay, khuyến khích các ý tưởng và gửi về cho Phịng Hành chính – Nhân lực tổng hợp, sau đó mơ tả lại và tư vấn, tham mưu cho Ban giám đốc thuê ngoài để triển khai việc thiết kế lại Logo với những ý tưởng được gợi ý:
- Nội dung: Thể hiện được giá trị “Trung thực – Minh bạch – Chính trực” trong Logo bởi đây là điều mà CEP tự hào về hoạt động của mình theo đánh giá của các bên hữu quan, vừa thể hiện được sự hỗ trợ chia sẻ, gắn kết với người nghèo trong Logo.
- Hình thức: Khác với hiện nay, Logo có thể nên thay thế chữ viết tắt bằng tiếng Việt để dễ đọc và gần gũi với thành viên hơn, giúp họ dễ nhớ, dễ tìm và màu sắc nên nhẹ nhàng hơn so với hiện nay, Logo cũng nên thể hiện được Slogan trên đó, giúp CBCNV và khách hàng khi vừa nghĩ tới Logo là đọc ngay được Slogan của Qũy CEP.
về cơng việc, thủ tục, quy trình, quy định và quảng bá tới thành viên và bên ngoài bằng việc nhân viên tín dụng khi đi xuống nhà thành viên khảo sát sẽ dán ở cửa nhà thành viên. Việc này có một số hạn chế nhất định như thành viên khơng thích hoặc không hiểu được tại sao dán, một số nhân viên không dán đầy đủ. Trong khi những nơi cần quảng bá như Uỷ ban Phường/Xã, nhà cụm trưởng, cộng tác viên lại khơng có. Trong thời gian tới CEP nên thiết kế những vật dụng, quà tặng có dán Logo để tặng đối tác và khách hàng để gây ấn tượng mạnh và mức độ phổ biến sẽ cao hơn.
3.2.2.3. Giải pháp về hoàn thiện sinh hoạt Lễ kỉ niệm, lễ nghi và văn hóa
Hàng năm, CEP có tổ chức một số lễ nghi và các sinh hoạt văn hóa với hình thức và nội dung khác nhau nhưng những hoạt động chủ yếu mang tính phong trào, chưa chuyên nghiệp. Vì vậy tác giả đề xuất một số giải pháp như sau:
+ Tổ chức đa dạng các hoạt động phong trào, phù hợp với khả năng, sở thích và nhu cầu của một bộ phận người lao động nhằm thu hút được sự tự nguyện tham gia của họ. Không chỉ mỗi thể thao mà nên có những hoạt động khác như ngày hội về môi trường, đi từ thiện và các hoạt động văn nghệ như ca hát, múa, diễn kịch....
+ Với thể thao thì nên khơng nên tập trung vào một hai mơn mà cần có sự đa dạng, linh hoạt hơn. Hiện nay tất cả các hoạt động đều do văn phịng chính phụ trách, thiết kế và điều tiết. Để phát huy khả năng sáng tạo và năng động của CBCNV, nên chuyển giao bớt một số hoạt động cho các chi nhánh quản lý và đứng ra tổ chức.
+ Việc tổ chức tham quan, họp mặt hiện nay không được đánh giá cao do khâu tổ chức thường cập rập, hay thay đổi nội dung, thời gian và chưa chuyên nghiệp hóa. Cho nên với hệ thống gần 500 nhân viên, CEP nên quy tụ những nhân viên có năng lực trình độ phù hợp để tạo thành một đội ngũ sẽ thiết kế khung chương trình và nội dung chi tiết một cách chuyên nghiệp và đồng bộ, sau một thời gian thực hiện thì đội ngũ đó sẽ chuyển giao cách làm và đào tạo cho các chi nhánh có nhu cầu để giúp hệ thống phát triển mạnh khâu tổ chức.
Trang phục đồng phục có ý nghĩa không hề nhỏ, vừa thể hiện sự đồng bộ vừa thể hiện nét riêng của mỗi doanh nghiệp. Một trang phục phù hợp sẽ góp phần tạo nên sự thanh lịch, sự hài lòng, tự hào mỗi khi CBCNV khốc lên mình bộ trang phục đó. Tuy nhiên, hiện nay đồng phục CEP do tính chất cơng việc nên không đồng nhất và mỗi năm thay đổi một kiểu khác nhau, dẫn tới tình trạng thiếu điểm nhấn cũng như đặc trưng riêng. Ngoài ra, CEP cũng chưa thiết kế được quần đồng phục.
Kết quả khảo sát cho thấy cũng nên thiết kế một đồng phục đặc trưng, riêng biệt và cố định cho CBCNV Quỹ CEP. Trên trang phục nên thể hiện sắc màu xanh tươi trẻ theo xu hướng chung của Qũy cũng như có Logo, Slogan với chất liệu sao cho phù hợp với đặc thù hay di chuyển ngoài đường của CBCNV, vừa bền vừa đẹp. Cũng giống như Logo, CEP có thể tận dụng ý tưởng từ đội ngũ CBCNV hoặc tổ chức cuộc thi thiết kế trang phục đồng phục cho hệ thống hoặc tập hợp ý tưởng để thuê bên ngoài thiết kế.
3.2.2.5. Củng cố và làm giàu giá trị truyền thống, thành tích
Trải qua một quá trình dài phát triển, Qũy CEP đã có những thành tích được ghi nhận và một truyền thống giá trị lâu bền. Thông qua một số kênh như hình ảnh, bài báo mà các hoạt động được tuyên truyền, giáo dục cho các thế hệ nhân viên. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy hiệu quả của các hoạt động quảng bá trong chính nội bộ quỹ CEP là chưa hiệu quả như mong đợi, điều này do kênh truyền bá chưa đa dạng và đội ngũ nhân viên mới chưa thấm nhuần hết được những giá trị vốn có của Qũy CEP. Việc củng cố và làm giàu các giá trị truyền thống cũng như quảng bá các thành tích của CEP là một việc làm rất cần thiết, góp phần gắn kết và giúp tất cả CBCNV tạo thành một khối thống nhất. Xin đề xuất một số ý tưởng để có thể cải thiện được hiểu biết của nhân viên về giá trị truyền thống và thành tích. Cụ thể:
+ Đa dạng kênh truyền bá: làm phóng sự về các hoạt động đặc thù như tặng nhà tình thương, quà Tết cho người nghèo, các buổi lễ trao học bổng hay sách vở cho con em nhà thành viên nghèo, đặt làm các đặc san nhân các dịp kỉ niệm, hợp tác với các cơ quan báo đài và truyền hình, mời họ về ghi hình mỗi khi có những sự kiện ý nghĩa. Với
những trường hợp thành viên giảm nghèo điển hình có thể làm phóng sự để tăng cường quảng bá, dán các thông tin nổi trội lên các bảng tin của Qũy CEP.
+ Xây phòng truyền thống: một trong những ý tưởng thực tế có thể thực hiện bằng cách nghiên cứu, sưu tầm và tổng hợp các tư liệu, tài liệu, sách, báo...có liên quan về hoạt động trong những năm qua, lưu lại các câu truyện thấm đượm nghĩa tình, tấm gương vượt khó của cả những nhân viên cịn đang cơng tác và đã nghỉ hưu. Phòng truyền thống nên được xây dựng một cách trang trọng, diện tích và thiết kế hợp lý hài hịa và khơng q tốn kém.
+ Tổ chức các cuộc thi: nhằm tìm hiểu về truyền thống lịch sử, các giá trị văn hóa tổ chức cũng là một giải pháp dễ thực hiện và có tính thực tế cao, bằng cách xây dựng các chủ đề xung quanh nội dung văn hóa tổ chức hoặc bằng chính các hoạt động thường ngày để tạo ra khơng khí thi đua, tìm tịi và nghiên cứu về những giá trị của văn hóa CEP. Bên cạnh đó, mỗi năm Ban giám đốc nên định hướng và khuyến khích các bạn nhân viên mới viết những cảm nghĩ, những cảm nhận, sự thay đổi của bản thân và ý nghĩa của cơng việc trong q trình làm việc tại CEP.
+ Lồng ghép trong các nội dung về báo cáo, thuyết trình, đào tạo, tổng kết, tăng cường chia sẻ trực tiếp tới các CBCNV về những thành quả đã đạt được, đặc biệt là những khó khăn trong hoạt động mà các thế hệ nhân viên đã vượt qua như thế nào, cách họ làm được và nêu lên cả những vấn đề mà thế hệ hiện nay chưa làm được, chưa cải thiện để nhấn mạnh tới ý thức hệ của CBCNV nhằm tạo ra những sự thay đổi cụ thể.
+ Khảo sát định kỳ để đánh giá thái độ, nhận thức của CBCNV về truyền thống, giá trị cũng là một việc nên làm, biết được những mặt hạn chế còn tồn tại sẽ giúp phòng Huấn luyện – Đào tạo có những giải pháp cụ thể trong từng thời điểm để giải quyết điểm yếu.
3.2.2.6. Tăng cường cải thiện kỹ năng ứng xử, giao tiếp
tiếp xin được xuất như sau:
- Chuẩn mực khi giao tiếp với thành viên
+ Cán bộ nhân viên CEP ứng xử và phục vụ tới khách hàng theo phương châm 3T “Tận tâm, tận tụy, tận tay”. Luôn thể hiện thái độ tơn trọng, chân tình, hịa nhã với thành viên, ln chú ý tới lời ăn tiếng nói, cách xưng hơ và ứng xử với thành viên. Phải lắng nghe ý kiến của thành viên, ân cần khi lắng nghe, không cự cãi hay tranh luận quá đà mà cần từ tốn, nhẹ nhàng giúp cho đơi bên có thể thấu hiểu nhau.
+ Trong quá trình giao tiếp, thực hiện nhiệm vụ được giao cần phải đặt mình vào vị trí của thành viên để lắng nghe, hiểu và cảm thơng để có thể chia sẻ được sự khó khăn của họ. Tiếp đó là thể hiện sự quan tâm, giúp đỡ, giải thích một cách chân thành và tận tình để có thể giúp họ với kết quả tốt nhất.
+ Trong quá trình cho vay nếu phát sinh nợ quá hạn cần tìm hiểu rõ về nguyên nhân gây ra nợ của thành viên, trao đổi ân cần, kiên nhẫn và khơng nóng vội, cùng nhau hợp tác để đưa ra được giải pháp sao cho hài hòa nhất đôi bên.
+ Khi phát sinh khiếu nại về những vấn đề khơng hài lịng, nhân viên Qũy CEP phải có trách nhiệm lắng nghe, trao đổi tận tình, đối xử trân trọng, lịch sự và chuẩn mực. Luôn xem trọng và đặt lợi ích của thành viên lên trên hết, nghiêm cấm thái độ cửa quyền, ban ơn và gây khó khăn trong khi giải quyết công việc tại cơ sở.
- Chuẩn mực khi giao tiếp với cộng tác viên
+ Luôn tôn trọng và lắng nghe ý kiến của các cộng tác viên trong quá trình làm việc, tận tình hướng dẫn nghiệp vụ cho cộng tác viên và cung cấp đầy đủ sổ sách quản lý giúp họ quản lý thành viên và công nợ chặt chẽ.
+ Thực hiện đều công tác thăm viếng, kiểm tra và giám sát đối với các cộng tác viên để nắm bắt tình hình cơ sở kịp thời, biểu dương những cộng tác viên đóng góp nhiều, tích cực với các hoạt động của CEP và kịp thời điều chỉnh, ngăn chặn những hành vi nhũng nhiễu, gây tổn hại tới lợi ích của thành viên. Gần gũi, sâu sát, thường xuyên làm tốt công tác vận động tư tưởng, truyền thông, động viên các cộng tác viên tự
giác thực hiện những giá trị văn hóa cốt lõi của văn hóa tổ chức CEP.
- Chuẩn mực khi giao tiếp với đồng nghiệp
+ Cán bộ nhân viên khi gặp nhau ở bất cứ nơi đâu cũng phải chủ động chào hỏi bằng cách mỉm cười gật đầu để thể hiện sự thân thiện. Ln có thái độ tơn trọng, thân hiện, hịa nhã và chân tình với đồng nghiệp. Sẵn sàng chia sẻ và chủ động gánh vác với đồng nghiệp những khó khăn trong cơng việc, mỗi nhân viên phải luôn tự giác, hết