5. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
1.3. Các mơ hình nghiên cứu về hệ thống ERP
1.3.2. Mơ hình nghiên cứu của Zhe, Matthew và các cộng sự (2004)
Zhe, Matthew và các cộng sự là những nhà nghiên cứu quản trị và điều hành hệ thống thông tin thuộc các trường đại học danh tiếng tại Thượng Hải, Thẩm Dương và Hồng Kơng. Năm 2004, trong tình hình nhiều doanh nghiệp tại Trung Quốc triển khai hệ thống ERP nhưng tỷ lệ thành công thấp và không đạt được các mục tiêu như dự định ban đầu. Nhóm nghiên cứu đã dựa trên nền tảng lý thuyết về triển khai thành công hệ thống thông tin của Ives cùng cộng sự năm 1980 và Delone, McLean năm 1992; kết hợp với các tài liệu khoa học, hồ sơ lưu trữ và các bài phỏng vấn về các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống ERP (có 15 mơ hình được sắp xếp, đánh giá và lựa chọn các nhân tố). Sau đó tiến hành khảo sát và phỏng vấn thực tế các công ty lớn tại Trung Quốc đã triển khai xong hệ thống ERP trong vịng 2 năm để cho ra mơ hình nghiên cứu. Trong đó, nhân tố được xem là đặc thù riêng tại mơi trường nghiên cứu là văn hóa tổ chức và nhân tố tái cấu trúc doanh nghiệp được đánh giá là nhân tố tác động lớn đến việc triển khai thành cơng dự án ERP. Các câu hỏi mà nhóm nghiên cứu đặt ra là: - Các nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến việc triển khai thành cơng hệ thống
ERP tại Trung Quốc là gì?
- Tại sao những nhân tố này lại quan trọng trong việc triển khai thành công ERP ở Trung Quốc?
- Làm thế nào để các hệ thống ERP có thể triển khai thành cơng tại Trung Quốc? - Làm thế nào để đo lường và xác định là thành cơng hay thất bại trong việc
Hình 1.7: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành cơng ERP theo mơ hình
Zhe, Matthew và cộng sự
(nguồn: Zhe, Matthew, et al., 2004)
Ý nghĩa các nhân tố trong mơ hình của Zhe, Matthew và các cộng sự:
- Hỗ trợ của ban quản lý: sự hỗ trợ của đội ngũ quản lý hàng đầu là điều hết
sức cần thiết trong việc triển khai thành cơng hệ thống ERP vì đây là một hệ thống tích hợp cao nên việc thiết kế, thực hiện và hoạt động của nó địi hỏi sự hợp tác hoàn chỉnh của đội ngũ nhân viên từ tất cả các phân đoạn của doanh nghiệp. Hỗ trợ của ban quản lý hàng đầu có thể đóng một vai trị hữu ích trong việc giải quyết các tranh chấp và đưa ra những định hướng rõ ràng. Trong khi đó, việc triển khai một hệ thống ERP khơng phải là vấn đề thay đổi hệ thống phần mềm; mà là vấn đề tái tổ chức lại công ty và chuyển đổi các thông lệ kinh doanh sang thực tiễn kinh doanh tốt nhất.
T riể n k h ai th àn h c ơng E R P Sự hài lịng
* Sự hài lòng của người sử dụng * Tác động cá nhân
* Tác động tổ chức
* Cải thiện hiệu quả kinh doanh dự kiến
Môi trường tổ chức
* Hỗ trợ của ban quản lý * Cam kết của tồn thể cơng ty * Quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp * Quản lý hiệu quả dự án
* Văn hoá của tổ chức
Người sử dụng
* Các khoá học và đào tạo * Sự tham gia của người sử dụng * Đặc điểm của người sử dụng
Hệ thống
* Phần mềm ERP phù hợp * Chất lượng thông tin * Chất lượng hệ thống
Nhà cung cấp ERP
- Cam kết của tồn thể cơng ty: vì hệ thống ERP tích hợp thơng tin và các quy
trình dựa trên thơng tin của tất cả các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nên cần phải nhận được sự hỗ trợ từ tất cả các bộ phận chức năng của doanh nghiệp.
- Quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp: theo Hammer và Champyas (2001)
đây là việc xem xét và thiết kế lại quy trình nghiệp vụ cơ bản để đạt được những cải tiến mới về chi phí, chất lượng, dịch vụ và tốc độ làm việc. Việc triển khai ERP sẽ liên quan đến tái cấu trúc quy trình kinh doanh hiện tại theo tiêu chuẩn quy trình nghiệp vụ tối ưu nhất. Một trong những lý do chính khiến việc triển khai ERP thất bại là do doanh nghiệp chưa hình dung được mức độ thay đổi và điều chỉnh lại quy trình kinh doanh mà họ sẽ đối mặt.
- Quản lý hiệu quả dự án: việc quản lý dự án là lập kế hoạch, phối hợp và kiểm
soát các hoạt động phức tạp và đa dạng khi thực hiện dự án. Việc triển khai hệ thống ERP là một loạt các hoạt động phức tạp, liên quan đến tất cả các chức năng kinh doanh và đòi hỏi từ một đến hai năm nỗ lực. Do đó, các doanh nghiệp nên có chiến lược quản lý dự án hiệu quả để kiểm sốt q trình thực hiện, tránh vượt ngân sách và đảm bảo thực hiện đúng tiến độ. Có 5 phần chính của quản lý dự án: (1) có kế hoạch thực hiện chính thức, (2) khung thời gian thực tế, (3) tổ chức các cuộc họp dự án định kỳ, (4) có một người lãnh đạo dự án hiệu quả và cũng là người có ảnh hưởng lớn, (5) có các thành viên nhóm dự án là những người có kiến thức liên quan.
- Văn hoá của tổ chức: việc điều chỉnh để thực hiện dự án sao cho phù hợp với
văn hóa hiện hành là một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đến thất bại khi thực hiện dự án (Dansley, 1999). Văn hóa rất đa dạng, khác nhau ở từng nước, từng vùng miền. Do đó, việc nghiên cứu sao cho đảm bảo nhân tố văn hóa song song với việc hội nhập để định hướng cho hệ thống ERP là rất cần thiết.
- Các khoá học và đào tạo: đề cập đến quá trình quản lý nhân viên và cung cấp
ERP. Người sử dụng là những người sẽ tạo ra kết quả và phải chịu trách nhiệm khi thực hiện trên hệ thống.
- Sự tham gia của người sử dụng: là việc tham gia vào quá trình sử dụng và
triển khai hệ thống ERP. Việc triển khai hệ thống gây ra tâm lý lo sợ khi người dùng cảm thấy cơng việc của họ sẽ bị kiểm sốt, trong giai đoạn chuyển đổi người dùng luôn phải đối mặt với sự khác biệt giữa hệ thống làm việc cũ và mới. Việc tham gia giúp người dùng tăng cường nhận thức của họ về hệ thống ERP.
- Đặc điểm của người sử dụng: người dùng nếu có sự khác nhau về trình độ
học vấn, định hướng kỹ thuật, định hướng kinh doanh,… cũng ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống ERP.
- Phần mềm ERP phù hợp: các doanh nghiệp lớn thường lựa chọn hệ thống
ERP của các nhà cung cấp nước ngoài, hệ thống ERP khác nhau sử dụng nền tảng phần cứng, cơ sở dữ liệu khác nhau. Do đó, doanh nghiệp nên tiến hành phân tích nhu cầu để chọn được hệ thống ERP phù hợp, cơ sở hạ tầng CNTT sẽ được chọn sau đó. Đa số các gói ERP sẽ đáp ứng đủ nhu cầu công việc của doanh nghiệp, điều quan trọng là nên chọn hệ thống ERP dễ tùy chỉnh sao cho chi phí và thời gian tiêu tốn trong việc tùy chỉnh là thấp nhất. Việc dự trù nâng cấp sau này cũng cần thiết vì cơng nghệ ln ln phát triển.
- Chất lượng thông tin: là một nhân tố quyết định đến sự thành cơng của ERP,
vì các phân hệ ERP liên kết chặt chẽ với nhau nên việc nhập liệu khơng chính xác của một phân hệ sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của các phân hệ khác. - Chất lượng hệ thống: sẽ ảnh hưởng đến sự thành cơng của hệ thống ERP bao
gồm tính linh hoạt của hệ thống, độ tin cậy, dễ sử dụng, tính hữu dụng của các chức năng cụ thể, thời gian đáp ứng.
- Chất lượng nhà cung cấp ERP: được xác định qua ba góc độ là thời gian đáp
ứng dịch vụ; trình độ và kiến thức về quy trình kinh doanh của các chuyên gia tư vấn; sự tham gia của nhà cung cấp trong việc triển khai ERP. Nhân viên của nhà cung cấp phải am hiểu cả quy trình kinh doanh lẫn các chức năng của hệ
thống ERP, có kỹ năng giao tiếp tốt và có thể làm việc với mọi người. Cần lựa chọn cẩn thận nhà cung cấp phần mềm vì họ đóng vai trị quan trọng trong việc định hình kết quả cuối cùng của việc triển khai ERP.
- Sự hài lòng của người sử dụng: là sự hài lịng tổng thể và đưa ra những mơ
tả chính xác về hệ thống ERP mà doanh nghiệp hướng đến. Trong trường hợp này, chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin không phù hợp để đo lường sự hài lòng của người dùng.
- Tác động cá nhân: cá nhân là người sử dụng hệ thống ERP. Một số khía cạnh
được sử dụng để đo lường tác động cá nhân gồm cải thiện năng suất cá nhân, cải thiện hiệu quả công việc, hiệu quả quyết định và chất lượng, thời gian để đưa ra quyết định.
- Tác động tổ chức: là hiệu quả của việc triển khai và sử dụng hệ thống ERP
đối với hiệu quả tổ chức. Các khía cạnh của tác động tổ chức bao gồm tác động của việc triển khai và sử dụng hệ thống ERP đối với chi phí hoạt động của tổ chức, tăng năng suất, mức dịch vụ khách hàng và thực hiện các mục tiêu triển khai ERP cụ thể.
- Cải thiện hiệu quả kinh doanh dự kiến: nếu hiệu quả kinh doanh dự kiến
được cải thiện thì kết quả này được xem như một nhân tố chứng minh sự thành công của hệ thống ERP.
1.3.3. Mơ hình nghiên cứu của Piotr Soja (2006)
Piotr Soja là tiến sĩ chuyên nghiên cứu hệ thống thông tin trong kinh doanh thuộc trường Đại học kinh tế Cracow – Ba Lan, ông đã tiến hành khảo sát từ 2 nhóm với 2 bảng câu hỏi khác nhau. Nhóm thứ nhất là các doanh nghiệp đã triển khai hệ thống ERP, và nhóm thứ hai là các nhà cung cấp dịch vụ ERP. Các câu hỏi nghiên cứu nhằm xoay quanh hai vấn đề:
- Các nhà chuyên môn nhận ra các nhân tố thành công quan trọng như thế nào trong một dự án ERP?
- Những yếu tố thành công ảnh hưởng như thế nào đến kết quả triển khai của một dự án ERP?
Bảng khảo sát đã được gửi đến 223 doanh nghiệp (30% trong số này phản hồi) và 31 chuyên gia (69% ý kiến được thu thập). Trong bảng câu hỏi, tác giả đã đưa vào năm tiêu chí giúp cho việc sắp xếp các nhân tố theo mức độ quan trọng giảm dần (nhóm A, B, C, D).
Bảng 1.2: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành cơng ERP theo mơ hình
Piotr Soja (2006) và ý nghĩa của các nhân tố
A. Nhóm các nhân tố liên quan đến các thành viên tham gia dự án
A1 Người quản lý dự án Người quản lý dự án là người trực thuộc doanh nghiệp, dùng phần lớn thời gian làm việc của mình để thực hiện các mục tiêu của dự án A2 Thành phần nhóm của
dự án
Nhóm thực hiện bao gồm nhiều người có trình độ cao và kiến thức về doanh nghiệp
A3 Sự tham gia của nhóm Người quản lý dự án và các thành viên của nhóm thực hiện dự án tham gia thực hiện các mục tiêu một cách nhiệt tình
A4 Hệ thống tạo động lực Có một hệ thống giúp tạo động lực cho việc tham gia thực hiện và bàn giao công việc đúng tiến độ
A5 Hợp tác với nhà cung cấp
Hợp tác tốt với nhà cung cấp hệ thống có năng lực, cung cấp dịch vụ cao
B. Nhóm các nhân tố liên quan đến sự tham gia của người quản lý cấp cao
B1 Sự hỗ trợ của người
quản lý cấp cao Người quản cấp cao hỗ trợ cho dự án, quản lý các thành viên tham gia và thực hiện các mục tiêu trong dự án B2 Nhận thức của người
quản lý cấp cao
Người quản lý cấp cao nhận thức rõ về mục đích của dự án và sự phức tạp, nguồn lực cần thiết, những hạn chế đang tồn tại, yêu cầu về vốn và những vấn đề không thể tránh khỏi khi triển khai
B3 Sự tham gia của người quản lý cấp cao
Sự tham gia của người quản lý cấp cao trong các bước của dự án và việc định nghĩa các mục tiêu
C. Nhóm các nhân tố liên quan đến tổ chức và việc định nghĩa các mục tiêu
C1 Liên kết với chiến lược Liên kết việc thực hiện dự án với chiến lược của doanh nghiệp (thực hiện dự án như một phần trong các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp)
C2 Mục tiêu thực hiện Định nghĩa các mục tiêu thực hiện - việc định nghĩa sử dụng các thuật ngữ kinh tế ở cấp doanh nghiệp
C3 Tiến trình chi tiết Xác định cụ thể phạm vi thực hiện, kế hoạch và tiến độ cùng với việc phân bổ trách nhiệm
C4 Phân tích trước khi thực
hiện Phân tích và chuẩn đốn doanh nghiệp trước khi bắt đầu thực hiện và tạo ra mơ hình hoạt động cho doanh nghiệp khi tiến hành tích hợp hệ thống mới (ERP) vào doanh nghiệp
C5 Thay đổi về mặt tổ chức Sự thay đổi trong tổ chức doanh nghiệp và quy trình kinh doanh C6 Giám sát và phản hồi Thực hiện giám sát và phản hồi - trao đổi thơng tin giữa nhóm dự án
và người dùng cuối
C7 Xúc tiến thực hiện Thúc đẩy thực hiện - tăng cường truyền thơng về dự án bởi các thành viên nhóm thực hiện cho các nhân viên khác trong doanh nghiệp
C9 Đào tạo phù hợp Một chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
D. Nhóm các nhân tố liên quan đến thực trạng dự án
D1 Kế hoạch đầu tư Chính thức giới thiệu việc triển khai dự án trong kế hoạch đầu tư của doanh nghiệp
D2 Trao quyền cho nhóm
dự án Các thành viên nhóm dự án được trao quyền để đưa ra các quyết định và khẳng định vị trí quan trọng của họ trong doanh nghiệp D3 Ngân sách Các nguồn tài chính đảm bảo trong quá trình triển khai
D4 Lịch làm việc Thời gian làm việc phải đảm bảo cho các thành viên nhóm triển khai (thời gian biểu)
D5 Cơ sở hạ tầng công nghệ
thông tin Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phải đảm bảo cho việc triển khai dự án
E. Nhóm các nhân tố liên quan đến hệ thống thông tin
E1 Độ tin cậy của hệ thống Độ tin cậy của hệ thống ERP, thân thiện với người sử dụng và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
E2 Khả năng tuỳ biến tối
thiểu Khả năng tuỳ biến tối thiểu của hệ thống - trong quá trình sử dụng (cho từng phòng ban) và các tuỳ biến sâu trong hệ thống E3 Hệ thống kế thừa Hệ thống kế thừa có thể tích hợp và tương thích hệ thống ERP (khi
triển khai)
E4 Kinh nghiệm triển khai Kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm dự án đã đạt được trong quá trình triển khai hệ thống thơng tin cũ
(nguồn: Piotr Soja, 2006)
1.4. Mơ hình nghiên cứu đề xuất
Mơ hình nghiên cứu của Piotr Soja năm 2006 (mục 1.3.3) được xem là mơ hình khá đầy đủ và hồn thiện vì đã tiến hành khảo sát cả hai nhóm đối tượng (đơn vị tư vấn triển khai và doanh nghiệp triển khai), các nhân tố được xây dựng và định nghĩa rõ ràng, sắp xếp theo nhóm và mức độ quan trọng của từng nhân tố trong nhóm. Qua đó cung cấp một cơng cụ giúp cho những doanh nghiệp đi sau dự đốn tốt hơn về q trình triển khai ERP cũng như có cơ hội thành cơng cao hơn. Trong khi những mơ hình cịn lại thường dựa trên khảo sát một chiều (các doanh nghiệp đã triển khai thành cơng ERP), các nhân tố có phân nhóm nhưng chưa bao quát và chưa đánh giá được mức độ quan trọng của các nhân tố. Do đó, việc dựa trên mơ hình của Piotr Soja sẽ giúp cho đề tài bao qt nhiều khía cạnh, có kết quả sâu sắc hơn khi phát hiện ra các nhân tố cụ thể ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống ERP tại cơng ty Tuyền Phát.
TĨM TẮT CHƯƠNG 1
Chương 1 giúp chúng ta trả lời các câu hỏi: hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP