5. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.1. Giới thiệu công ty TNHH TM XNK Tuyền Phát
2.1.4. Tóm tắt q trình triển khai ERP tại Tuyền Phát giai đoạn 2012-2013
Những năm 2010-2012 đánh dấu thời kỳ tăng trưởng của ngành lương thực Việt Nam khi Việt Nam liên tục phá vở các kỷ lục về lượng gạo xuất khẩu và kim ngạch tăng dần theo từng năm. Trong giai đoạn này, công ty Tuyền Phát đã tăng trưởng rất mạnh, hệ thống nhà máy hoạt động hết công suất; công ty liên tục thu mua trang thiết bị mới và sáp nhập các nhà máy lân cận. Việc tăng trưởng nhanh đã gây ra quá tải trong quá trình quản lý và làm việc, các phòng ban thiếu hụt nhân lực. Thêm vào đó, các nhà máy và kho bãi phân tán và ngăn cách bởi hệ thống kênh rạch khiến cho việc quản lý và tập trung các số liệu trong kinh doanh
đốc công ty đã lên kế hoạch cho một dự án nhằm đổi mới phương pháp quản lý, làm việc. Dự án này được kỳ vọng sẽ nâng cao năng suất lao động, chuẩn hóa quy trình làm việc, giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn. Sau một thời gian tìm hiểu, cơng ty Tuyền Phát đã quyết định đầu tư một hệ thống ERP để giải quyết các khó khăn và tạo động lực cho sự phát triển lâu dài của công ty.
- Đứng đầu dự án: giám đốc công ty Tuyền Phát – ông Huỳnh Thanh Tuyền. - Thời gian thực hiện dự án (dự kiến ban đầu): 9/2012 – 6/2013 (9 tháng). - Mục đích triển khai hệ thống:
Tối ưu công việc cho nhà quản lý, điều hành giúp quản lý sâu – rộng, cập nhật thơng tin liên tục: do cơng ty có hệ thống kho bãi, nhà máy lau bóng, lị sấy khơng tập trung tại một nơi cố định nên việc quản lý bị hạn chế. Thông tin hoạt động và các báo cáo ở các bộ phận cũng vì thế mà chậm tiến độ.
Chuẩn hóa quy trình làm việc của các bộ phận: đơn vị triển khai sẽ rà sốt các quy trình làm việc, rút gọn và tối ưu giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả.
Giao quyền, phân quyền cụ thể cho nhân viên: việc triển khai hệ thống ERP giúp đội ngủ nhân viên có trách nhiệm cao hơn trong q trình làm việc, chịu trách nhiệm khi thực hiện công việc được giao.
Bảo mật thơng tin: thơng tin trong q trình làm việc sẽ được báo cáo trực tiếp và lưu trữ ở nơi an toàn.
Chăm sóc khách hàng tốt hơn: việc quản lý tốt thông tin khách hàng (đơn hàng, lịch sử giao dịch,..) giúp công ty theo dõi và nâng cao chất lượng phục vụ.
- Các phân hệ trong hệ thống ERP được công ty Tuyền Phát triển khai:
Kế tốn – tài chính
Mua hàng
Lập báo cáo
- Tóm tắt kế hoạch triển khai hệ thống ERP dự kiến của công ty Tuyền Phát:
Bước bắt đầu dự án: đây là những công việc được đơn vị triển khai và đội ngũ quản lý dự án của công ty Tuyền phát phối hợp thực hiện cùng nhau, gồm các việc: lập đội dự án (nhân viên hai công ty), lập kế hoạch (kế hoạch được đơn vị triển khai đề xuất và cùng thảo luận để chọn ra phương án tối ưu), thiết lập môi trường làm việc (tạo môi trường làm việc cho đội dự án gồm nơi làm việc, nơi bố trí hệ thống,…), khởi động chính thức dự án.
Bước phân tích và thiết kế: đơn vị tư vấn chính thức khảo sát và phân tích yêu cầu của khách hàng, đề xuất các quy trình làm việc tối ưu nhất cho cơng ty Tuyền phát, xây dựng các giải pháp cho quá trình triển khai (thiết lập bảng tài khoản, phần quyền truy cập, phương thức làm việc, nhân lực, ..), giải pháp sau khi hồn thành sẽ được trình ban quản lý dự án chờ phê duyệt.
Bước xây dựng hệ thống: đây là bước tốn nhiều thời gian nhất trong dự án, phụ thuộc nhiều vào đơn vị triển khai. Trong bước này đơn vị triển khai tiến hành viết phần mềm ERP dựa trên lõi phần mềm họ đã có trước đó, xây dựng các tính năng và giao diện người dùng phù hợp với công việc, từ bản thử nghiệm đưa thành phiên bản phần mềm chính thức, nạp dữ liệu mẫu để chạy thử. Song song đó là đào tạo cho người dùng lần thứ nhất (kiểm tra, cách thức nhập liệu, cung cấp thông tin về quyền truy cập, lấy thông tin,..). Kết thúc bước này, người dùng đã có kinh nghiệm cơ bản và phần mềm đã cơ bản hoàn thành, đơn vị thi công sẽ cho phần mềm chạy thử để kiểm tra và khắc phục lỗi.
Bước chính thức đưa vào sử dụng: sau khi phần mềm đã ổn định, đơn vị thi công và công ty Tuyền phát tiến hành nạp dữ liệu chính thức cho phần mềm. Phần mềm được chạy song song với hệ thống quản lý cũ để
dùng cũng sẽ được đào tạo thêm một lần nữa (ôn lại kiến thức cũ và cập nhật các kiến thức chuyên sâu giúp xử lý các lỗi phát sinh). Phần mềm tiếp tục được hai bên theo dõi để vá lỗi, hoàn thiện, dự trù sau hơn 1 tháng kể từ thời điểm này phần mềm chính thức đi vào hoạt động. Đơn vị tư vấn có trách nhiệm theo dõi, chỉnh sửa trong thời gian sử dụng. - Kế hoạch triển khai dự án theo dự kiến: (bảng 2.1)
Bảng 2.1: Kế hoạch triển khai dự kiến hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát
(nguồn: công ty TNHH TM XNK Tuyền Phát)
- Thực trạng dừng triển khai: cuối tháng 3/2013 người đứng đầu dự án tuyên bố tạm dừng triển khai dự án. Tất cả nhân viên tiếp tục làm việc theo hệ thống cũ, chờ đợi thông báo mới từ ban giám đốc. Theo ý kiến ghi nhận tại thời điểm
dừng triển khai: đơn vị thực hiện dự án chậm tiến độ, trong quá trình thực hiện dự án, nhiều hạng mục chưa đạt được kết quả như kế hoạch đề ra.