5. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.1. Giới thiệu công ty TNHH TM XNK Tuyền Phát
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Tuyền Phát
(nguồn: công ty TNHH TM XNK Tuyền Phát)
- Ban giám đốc
Giám đốc: điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu
sự giám sát của ban giám đốc và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật, điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của ban giám đốc.
Phó giám đốc: hỗ trợ giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động
của công ty theo sự phân công của giám đốc. Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
- Phịng tài chính - kế tốn: tham mưu cho giám đốc cơng ty về chế độ kế tốn
và cơng tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của Nhà nước và điều lệ hoạt động của công ty. Quản lý cơng tác tài chính theo luật kế tốn, luật doanh nghiệp; điều lệ, quy chế tài
BAN GIÁM ĐỐC Phòng tài chính - kế tốn Phịng kinh doanh - dịch vụ Phịng kho vận Phịng kỹ thuật - sản xuất Phịng hành chính - nhân sự
chính cơng ty và các văn bản pháp luật có liên quan. Bảo tồn vốn và sử dụng vốn có hiệu quả.
- Phịng kinh doanh – dịch vụ: tham mưu cho ban giám đốc về các hợp đồng
kinh doanh và khả năng cung ứng. Lập kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, nguồn hàng, quảng bá sản phẩm của công ty, phân tích thị trường liên quan đến sản phẩm do công ty cung cấp. Theo dõi các dịch vụ công ty cung ứng và định hướng phát triển.
- Phòng kho vận: quản lý hoạt động kho bãi, tồn kho, giám sát vận chuyển, giao
nhận, bảo quản hàng hố.
- Phịng kỹ thuật – sản xuất: đảm bảo khai thác máy móc thiết bị hiệu quả, lâu
dài theo kế hoạch kinh doanh của cơng ty. Bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Cập nhật những công nghệ mới trong ngành để đề xuất tham mưu cho ban giám đốc.
- Phịng hành chính – nhân sự: xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý của công ty. Tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc công ty thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động theo luật và quy chế công ty. Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty. Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty.
2.1.3. Tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược của cơng ty Tuyền Phát
Từ khi thành lập, các nhà đầu tư tại cơng ty Tuyền Phát đã có định hướng và xây dựng cho ban quản lý, nhân viên những mục tiêu cụ thể để phấn đấu và hướng tới; với mục đích nâng cao năng lực con người, tổ chức; mang đến hiệu quả cao trong sản xuất và sự phát triển bền vững, lâu dài.
- Tầm nhìn: đến năm 2025, cơng ty TNHH TM XNK Tuyền Phát sẽ trở thành một nhà cung cấp dịch vụ lúa gạo hàng đầu khu vực miền Nam, đủ năng lực phân phối các sản phẩm lương thực chất lượng cao trong và ngồi nước. Uy
tín, trình độ quản lý và cơng nghệ phát triển ngang tầm với các doanh nghiệp xuất khẩu gạo trong khu vực Đông Nam Á.
- Sứ mệnh: mang đến nguồn lương thực, thực phẩm chất lượng, phù hợp với nhu cầu xã hội. Đưa ngành nơng nghiệp nước nhà trở thành một ngành có giá trị cao trên thương trường quốc tế.
- Các mục tiêu: xây dựng công ty mạnh hơn, hiệu quả trên cơ sở sử dụng hợp lý các nguồn lực, đầu tư và đổi mới phương thức quản lý, nâng cao năng lực quản trị, liên kết cao hơn về tài chính, cơng nghệ và thị trường.
- Chiến lược:
Liên kết các đối tác chiến lược có tiềm năng về vốn, kỹ thuật, năng lực quản trị, sản phẩm và thị trường. Tạo nhiều cơ hội, tận dụng nguồn lực tổng thể để có lợi thế cạnh tranh hơn, hiệu quả hơn.
Đổi mới không ngừng trong quản trị doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh. Tạo dựng và phát triển thương hiệu doanh nghiệp, văn hoá doanh nghiệp.
Đầu tư, đổi mới các thiết bị chuyên ngành, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật. Đa dạng hoá sản phẩm từ lúa gạo – tận dụng các phụ phẩm.
Phát triển kênh phân phối.
Đảm bảo sử dụng nguồn vốn có hiệu quả.
2.1.4. Tóm tắt q trình triển khai ERP tại Tuyền Phát giai đoạn 2012-2013
Những năm 2010-2012 đánh dấu thời kỳ tăng trưởng của ngành lương thực Việt Nam khi Việt Nam liên tục phá vở các kỷ lục về lượng gạo xuất khẩu và kim ngạch tăng dần theo từng năm. Trong giai đoạn này, công ty Tuyền Phát đã tăng trưởng rất mạnh, hệ thống nhà máy hoạt động hết công suất; công ty liên tục thu mua trang thiết bị mới và sáp nhập các nhà máy lân cận. Việc tăng trưởng nhanh đã gây ra quá tải trong quá trình quản lý và làm việc, các phịng ban thiếu hụt nhân lực. Thêm vào đó, các nhà máy và kho bãi phân tán và ngăn cách bởi hệ thống kênh rạch khiến cho việc quản lý và tập trung các số liệu trong kinh doanh
đốc công ty đã lên kế hoạch cho một dự án nhằm đổi mới phương pháp quản lý, làm việc. Dự án này được kỳ vọng sẽ nâng cao năng suất lao động, chuẩn hóa quy trình làm việc, giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn. Sau một thời gian tìm hiểu, cơng ty Tuyền Phát đã quyết định đầu tư một hệ thống ERP để giải quyết các khó khăn và tạo động lực cho sự phát triển lâu dài của công ty.
- Đứng đầu dự án: giám đốc công ty Tuyền Phát – ông Huỳnh Thanh Tuyền. - Thời gian thực hiện dự án (dự kiến ban đầu): 9/2012 – 6/2013 (9 tháng). - Mục đích triển khai hệ thống:
Tối ưu công việc cho nhà quản lý, điều hành giúp quản lý sâu – rộng, cập nhật thơng tin liên tục: do cơng ty có hệ thống kho bãi, nhà máy lau bóng, lị sấy khơng tập trung tại một nơi cố định nên việc quản lý bị hạn chế. Thông tin hoạt động và các báo cáo ở các bộ phận cũng vì thế mà chậm tiến độ.
Chuẩn hóa quy trình làm việc của các bộ phận: đơn vị triển khai sẽ rà sốt các quy trình làm việc, rút gọn và tối ưu giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả.
Giao quyền, phân quyền cụ thể cho nhân viên: việc triển khai hệ thống ERP giúp đội ngủ nhân viên có trách nhiệm cao hơn trong quá trình làm việc, chịu trách nhiệm khi thực hiện công việc được giao.
Bảo mật thơng tin: thơng tin trong q trình làm việc sẽ được báo cáo trực tiếp và lưu trữ ở nơi an tồn.
Chăm sóc khách hàng tốt hơn: việc quản lý tốt thông tin khách hàng (đơn hàng, lịch sử giao dịch,..) giúp công ty theo dõi và nâng cao chất lượng phục vụ.
- Các phân hệ trong hệ thống ERP được công ty Tuyền Phát triển khai:
Kế tốn – tài chính
Mua hàng
Lập báo cáo
- Tóm tắt kế hoạch triển khai hệ thống ERP dự kiến của công ty Tuyền Phát:
Bước bắt đầu dự án: đây là những công việc được đơn vị triển khai và đội ngũ quản lý dự án của công ty Tuyền phát phối hợp thực hiện cùng nhau, gồm các việc: lập đội dự án (nhân viên hai công ty), lập kế hoạch (kế hoạch được đơn vị triển khai đề xuất và cùng thảo luận để chọn ra phương án tối ưu), thiết lập môi trường làm việc (tạo môi trường làm việc cho đội dự án gồm nơi làm việc, nơi bố trí hệ thống,…), khởi động chính thức dự án.
Bước phân tích và thiết kế: đơn vị tư vấn chính thức khảo sát và phân tích yêu cầu của khách hàng, đề xuất các quy trình làm việc tối ưu nhất cho công ty Tuyền phát, xây dựng các giải pháp cho quá trình triển khai (thiết lập bảng tài khoản, phần quyền truy cập, phương thức làm việc, nhân lực, ..), giải pháp sau khi hồn thành sẽ được trình ban quản lý dự án chờ phê duyệt.
Bước xây dựng hệ thống: đây là bước tốn nhiều thời gian nhất trong dự án, phụ thuộc nhiều vào đơn vị triển khai. Trong bước này đơn vị triển khai tiến hành viết phần mềm ERP dựa trên lõi phần mềm họ đã có trước đó, xây dựng các tính năng và giao diện người dùng phù hợp với công việc, từ bản thử nghiệm đưa thành phiên bản phần mềm chính thức, nạp dữ liệu mẫu để chạy thử. Song song đó là đào tạo cho người dùng lần thứ nhất (kiểm tra, cách thức nhập liệu, cung cấp thông tin về quyền truy cập, lấy thơng tin,..). Kết thúc bước này, người dùng đã có kinh nghiệm cơ bản và phần mềm đã cơ bản hồn thành, đơn vị thi cơng sẽ cho phần mềm chạy thử để kiểm tra và khắc phục lỗi.
Bước chính thức đưa vào sử dụng: sau khi phần mềm đã ổn định, đơn vị thi công và cơng ty Tuyền phát tiến hành nạp dữ liệu chính thức cho phần mềm. Phần mềm được chạy song song với hệ thống quản lý cũ để
dùng cũng sẽ được đào tạo thêm một lần nữa (ôn lại kiến thức cũ và cập nhật các kiến thức chuyên sâu giúp xử lý các lỗi phát sinh). Phần mềm tiếp tục được hai bên theo dõi để vá lỗi, hoàn thiện, dự trù sau hơn 1 tháng kể từ thời điểm này phần mềm chính thức đi vào hoạt động. Đơn vị tư vấn có trách nhiệm theo dõi, chỉnh sửa trong thời gian sử dụng. - Kế hoạch triển khai dự án theo dự kiến: (bảng 2.1)
Bảng 2.1: Kế hoạch triển khai dự kiến hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát
(nguồn: công ty TNHH TM XNK Tuyền Phát)
- Thực trạng dừng triển khai: cuối tháng 3/2013 người đứng đầu dự án tuyên bố tạm dừng triển khai dự án. Tất cả nhân viên tiếp tục làm việc theo hệ thống cũ, chờ đợi thông báo mới từ ban giám đốc. Theo ý kiến ghi nhận tại thời điểm
dừng triển khai: đơn vị thực hiện dự án chậm tiến độ, trong quá trình thực hiện dự án, nhiều hạng mục chưa đạt được kết quả như kế hoạch đề ra.
2.1.5. Nhà máy điện sinh khối 1MW – tiền đề triển khai ERP lần 2 tại Tuyền Phát
Thành phố Piteå và tỉnh An Giang là hai tỉnh – thành phố kết nghĩa, đây là mối quan hệ ngoại giao trực tiếp đầu tiên giữa một tỉnh trong nước với một thành phố nước ngồi mà khơng thơng qua Bộ ngoại giao. Ngày 30/10/2012 thơng qua cơng văn số 1816/TTg-QHQT Chính Phủ đã phê duyệt danh mục dự án “An Giang và Piteå – Cộng đồng bền vững”. Dự án nhà máy điện 1MW là một trong những dự án nằm trong danh mục với mục đích khai thác nguồn năng lượng sinh khối tại khu vực, nâng cao giá trị phế phẩm nông nghiệp và bảo vệ môi trường. Sau quá trình tìm hiểu, trao đổi và tham gia các lớp đào tạo của chương trình; cơng ty Tuyền Phát đã được ban quản lý dự án chọn thực hiện dự án nhà máy điện sinh khối công suất 1MW điển hình đầu tiên của đồng bằng sơng Cửu Long trong “Chương trình hợp tác giữa Việt Nam – Thụy Điển về hiệu quả năng lượng và năng lượng tái tạo”. Với mong muốn xây dựng nhà máy điện 1MW từ nguồn nguyên liệu vỏ trấu (RH) thành phẩm gồm nhiệt và điện năng. Nguồn nhiệt phục vụ cho các nhà máy sấy lúa tại công ty Tuyền Phát, nguồn điện sản xuất ra đáp ứng nhu cầu vận hành các nhà máy (xay xát, lau bóng,…) xung quanh cơng ty Tuyền Phát, phần điện dư thừa sẽ được Tập đồn điện lực Việt Nam (EVN) mua lại và hịa vào lưới điện quốc gia. Ngồi ra, với cơng nghệ hiện đại của Thụy Điển, phụ phẩm từ trấu ASH (RHA) có thể sử dụng để sản xuất phân bón và làm nguyên liệu sản xuất Silic (SiO2) được xem là nguồn vật liệu mới; nguồn rơm rạ dùng sản xuất ethanol (C2H6O). Các bước tiến triển của dự án:
- Ngày 31/3/2014, phó tổng giám đốc Tập đoàn điện lực Việt Nam – ông Nguyễn Tấn Lộc có buổi tiếp ơng Verner Jankevics, Phụ trách bộ phận kinh doanh và thị trường Cơ quan Năng lượng Thụy Điển (SEA) để bàn về nguồn năng lượng sinh khối. (nguồn: evn.com.vn)
- Ngày 02/4/2014, đại diện UBND tỉnh An Giang – phó chủ tịch UBND tỉnh An Giang – ông Huỳnh Thế Năng đã tổ chức buổi gặp mặt với đại diện các tổ chức đến từ Thụy Điển, và các tổ chức hỗ trợ trong nước gồm:
Cơ quan năng lượng Thụy Điển (Swedish Energy Agency - SEA). Website: www.energimyndigheten.se
Tổ chức hợp tác phát triển quốc tế Thụy Điển (Swedish International Development Cooperation Agency - SIDA) do Website: www.sida.se
Viện nghiên cứu môi trường Thụy Điển (Swedish Environmental Research Institute - IVL). Website: www.ivl.se
Công ty tư vấn tiết kiệm năng lượng quốc tế trụ sở tại Na Uy (Energy Saving International AS – ENSI). Website: www.ensi.no
Công ty TNHH môi trường, năng lượng tái tạo và hiệu quả năng lượng (Company Of Environment, Renewable Energy And Energy Efficiency – COEREF). Website: coeref.org.vn
Trường Đại học Tài Nguyên và Môi Trường Tp. HCM. Website: www.hcmunre.edu.vn
- Ngày 24/3/2014, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng đã ký Quyết định số 24/2014/QQĐ-TTg ban hành cơ chế hỗ trợ phát triển các dự án điện sinh khối tại Việt Nam, có hiệu lực ngày 10/05/2014 (nguồn: evn.com.vn)
- Tháng 9/2014 công ty Tuyền Phát cử đại diện tham gia “Khóa tập huấn kỹ thuật tài chính”. Do ơng Tor-Eigil Robertsen - cơng ty ENSI hướng dẫn. - Tháng 10/2015 công ty Tuyền Phát cử đại diện tham gia lớp “Tập huấn phát
triển và triển khai dự án nhà máy điện trấu”. Giảng viên chính của khóa học là hai Giáo sư đến từ Trường Đại học Công nghệ Lulể (Thụy Điển): ơng Bjưrn Kjellstrưm và ơng Jan Dahl; PGS.TS Nguyễn Thị Vân Hà (ĐH Tài nguyên và Môi trường TP. HCM) làm trợ giảng.
- Tháng 11/2015 đại diện tổ chức tài chính IFC thuộc ngân hàng thế giới (World Bank Group) làm việc trực tiếp với lãnh đạo công ty Tuyền Phát để trao đổi
- Tháng 11/2015 tổ chức tài chính Dragon Capital tiếp xúc hợp tác đầu tư với lãnh đạo công ty Tuyền Phát.
- Tháng 12/2015 trung tâm nghiên cứu và phát triển về tiết kiệm năng lượng (ENERTEAM - www.enerteam.org) cùng lãnh đạo công ty Tuyền Phát ký bảng ghi nhớ về việc giao cho ENERTEAM quản lý tài chính khi tổ chức này tìm nguồn tài trợ và nhà đầu tư.
- Tháng 8/2016 lãnh đạo tỉnh An Giang và đại diện công ty Tuyền Phát sang Thụy Điển họp thường niên và chuyển giai đoạn dự án. Hiện tại, công ty và tổ chức đang lựa chọn nhà đầu tư cũng như thông qua các bước cụ thể để triển khai dự án.
- Tháng 2/2017 tổ chức buổi họp bàn thông qua danh sách các nhà đầu tư tiềm năng và các tiêu chuẩn, điều kiện lựa chọn nhà đầu tư.
- Tháng 12/2017 đại diện thành phố Piteå (Thụy Điển) và tỉnh An Giang ký bản ghi nhớ về việc liên kết dự án nhà máy điện với các chiến lược dài hạn giữa hai tỉnh để đạt được hiệu quả tổng hợp, nâng cao chất lượng cuộc sống người nông dân giai đoạn 2018 – 2020.
- Cho đến nay, dự án đang trong quá trình thương thuyết với các nhà đầu tư tiềm năng về quyền lợi và các điều kiện; bên cạnh đó là một kế hoạch phát triển các dự án đi kèm với dự án nhà máy điện.
Sau khi dự án ERP giai đoạn 2012-2013 dừng triển khai, Ban giám đốc công ty Tuyền Phát ln mong muốn có một báo cáo về hiệu quả và nguyên nhân dừng triển khai dự án ERP. Bên cạnh đó, việc triển khai dự án nhà máy điện sinh khối