5. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
3.1. Giải pháp triển khai hệ thống ERP tại Tuyền Phát giai đoạn 2018-2022
3.1.3. Lựa chọn một hệ thống ERP và đơn vị triển khai phù hợp
Trong triển khai ERP, một trong những giai đoạn sớm nhất và quan trọng nhất là giai đoạn lựa chọn ERP. Nếu một doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ERP khơng phù hợp với nhu cầu, dự án sẽ có khả năng thất bại cao. Trong thực tế có nhiều trường hợp triển khai ERP thất bại do chọn sai giải pháp ERP (trong nghiên cứu ở chương 2 cũng cho ta thấy nhà cung cấp ERP cho công ty Tuyền Phát thiếu kinh nghiệm, năng lực trong triển khai ERP) và việc cam kết khắc phục hậu quả của nhà cung cấp trong trường hợp này chưa từng xảy ra.
Việc lựa chọn gói ERP là một cơng việc khó khăn và tốn thời gian. Nguyên nhân là do sự khan hiếm nguồn lực sẵn có, sự phức tạp của các gói ERP và có nhiều lựa chọn ERP khác nhau trên thị trường. Trong thực tế, tiêu chí lựa chọn ERP sẽ liên quan đến một số yếu tố, một trong những yếu tố quan trọng để lựa chọn ERP đó là chức năng của hệ thống ERP với các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Theo Elragal & Al-Serafi (2011) hệ thống ERP khơng phải là khó thực hiện, nhưng người dùng phải xác định những mục tiêu cần đạt được với hệ thống mới, làm thế nào để các tính năng trên hệ thống ERP có thể đạt được các mục tiêu này, và làm thế nào để cấu hình, tùy chỉnh và kỹ thuật triển khai gói ERP này.
Theo nghiên cứu của Aloini .D, Dulmin .R, Mininno .V (2012) về tần suất các yếu tố gây ra rủi ro khi một hệ thống ERP triển khai thất bại gồm:
Bảng 3.3: Tần suất các yếu tố gây rủi ro khi một hệ thống ERP triển khai
thất bại
Các yếu gây ra rủi ro Mức độ thường
xuyên
Lựa chọn ERP khơng thích hợp Cao
Kỹ năng nhóm dự án kém Trung bình
Sự tham gia quản lý cấp trung Trung bình
Hệ thống truyền thơng khơng hiệu quả Trung bình
Sự tham gia của người sử dụng yếu Trung bình
Khơng đào tạo và hướng dẫn Trung bình
Quá trình tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (BPR) khơng đầy đủ Trung bình
Lãnh đạo quản lý kém Trung bình
Quản lý thay đổi khơng đầy đủ Trung bình
Quản lý hệ thống kế thừa không đầy đủ Thấp
Nhà cung cấp IT không ổn định và hiệu suất Thấp Kiến trúc phức tạp và số lượng lớn các mơ-đun Thấp
Quản lý tài chính khơng đầy đủ Thấp
(nguồn: Aloini .D, Dulmin .R, Mininno .V, 2012)
Để giảm thiểu tối đa tỷ lệ thất bại do chọn sai hệ thống ERP, Moutaz Haddara (2014) đã sử dụng kỹ thuật SMART (Simple Multi-Attribute Rating Technique) để đưa ra các điều kiện chọn lựa một hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Kỹ thuật này dùng để so sánh và chọn một trong hai gói ERP khác nhau.
Gọi A: là gói ERP tên A. Gọi B: là gói ERP tên B. Các tiêu chí so sánh hai gói ERP A và B gồm:
- Chức năng của hệ thống ERP: đây là đánh giá thiết yếu nhất, quyết định tồn
bộ q trình đánh giá, một hệ thống ERP được chọn phải sở hữu tiêu chí này. Trong tiêu chí này, hệ thống ERP phải sở hữu đầy đủ hoặc nhiều phân hệ liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Hai hệ thống được so sánh phải có
khả năng quản lý các hoạt động kinh doanh cốt lõi (Bán hàng-Mua-Kho-Kế tốn). Ngồi ra, A và B đều có thể hỗ trợ hầu hết các ngành công nghiệp. - Tiêu chuẩn kỹ thuật: việc lựa chọn phần cứng và phần mềm cho hệ thống đóng
vai trị quan trọng vào thời điểm triển khai và nâng cấp sau này. Doanh nghiệp cần đảm bảo các nhà cung cấp ERP sẽ cung cấp các bản cập nhật bảo mật lâu dài cho hệ thống đảm bảo thời gian tồn tại cho hệ thống trong một thời gian dài. Nhà đầu tư cần phải tiếp xúc nhiều với nhà cung cấp hoặc đơn vị tư vấn triển khai để đánh giá các tiêu chí kỹ thuật của hệ thống. Bên cạnh đó cũng xem xét tính dễ sử dụng của phần mềm, tính ổn định, chất lượng và các khía cạnh kỹ thuật khác. So sánh xem A và B, gói ERP nào địi hỏi nhiều kỹ thuật hơn, phải cài đặt nhiều nền tảng hơn – gói ERP nào đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật và kỹ thuật cài đặt đơn giản hơn sẽ được chọn.
- Chi phí và ngân sách: Cơng ty phải biết rõ năng lực của mình có đủ khả năng
mua và vận hành hệ thống ERP. Nhiều nghiên cứu đã cho thấy vượt chi ngân sách khi triển khai ERP. Chi phí cho việc triển khai ERP khơng chỉ là gói phần mềm ERP mà cịn chứa nhiều chi phí khác như: phần cứng, tư vấn, đào tạo, quản lý thay đổi tổ chức, bản quyền sử dụng hàng năm, nhân sự sử dụng phần mềm, bảo trì hệ thống. Do đó, cần phân loại các chi phí, so sánh xem chi phí khởi tạo và lâu dài của A và B như thế nào?
- Dịch vụ và hỗ trợ: đa số các tổ chức phải đối mặt với các sự cố kỹ thuật trong
q trình cài đặt, sử dụng, tùy biến và tích hợp với các hệ thống sẵn có của doanh nghiệp. Để khắc phục các khó khăn, các tổ chức phải duy trì sự hỗ trợ từ nhà cung cấp cả về phần mềm và phần cứng. Nếu một hệ thống hồn chỉnh được cung cấp từ nhiều phía thì sẽ gặp nhiều khó khăn hơn khi cần khắc phục sự cố.
- Đánh giá nhà cung cấp: các tiêu chí về năng lực, tình trạng hiện tại của nhà
cung cấp, mức độ phổ biến cần được xem xét và đánh giá. Doanh nghiệp cũng cần chú ý đến tầm nhìn và sự phát triển của nhà cung cấp, về khả năng họ sẽ
nâng cao chất lượng dịch vụ trong tương lai và cách họ sẽ thực hiện việc này để đảm bảo hệ thống ERP của doanh nghiệp được một sự đảm bảo chắc chắn. - Độ tin cậy của hệ thống: đây được xem là tiêu chí quan trọng thứ hai khi lựa
chọn ERP. Độ tin cậy của hệ thống nghĩa là: đây là một hệ thống đã hoàn chỉnh, được ứng dụng rộng rãi, đạt được các chứng nhận kỹ thuật phần mềm lẫn phần cứng. Một nhà cung cấp mạnh, có thương hiệu thường tỷ lệ thuận với độ tin cậy của hệ thống ERP, họ sẽ giúp doanh nghiệp có góc nhìn bao quát hơn về thị trường ERP cũng như các quy trình làm việc mà họ đã tích lũy được trong những năm triển khai ERP của mình.
- Tính tương thích: là khả năng tương tác với các hệ thống khác. Khơng một
ứng dụng nào có thể thực hiện mọi thứ mà doanh nghiệp yêu cầu. Hệ thống ERP được chọn phải liên kết được với tất cả các hệ thống được phát triển nội bộ hoặc các phần mềm riêng biệt mà tổ chức có thể sử dụng để hồn thành các yêu cầu chuyên môn, hoạt động được trên nhiều thiết bị công nghệ.
- Vị thế thị trường: rất nhiều doanh nghiệp đặt niềm tin vào nhà cung cấp danh
tiếng, cũng như cơ sở hạ tầng dịch vụ khi lựa chọn giải pháp ERP. Các nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới phần lớn đã triển khai sản phẩm ERP của họ cho nhiều doanh nghiệp. Việc triển khai nhiều hệ thống ERP giúp cho các nhà cung cấp này có nhiều thơng tin cũng như kinh nghiệm khi triển khai một hệ thống ERP cho một ngành tương tự sau này. Do đó, cần cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp ERP chất lượng, đặc biệt khi họ đã triển khai thành công cho một ngành tương đương với doanh nghiệp của bạn.
- Các phân hệ tích hợp: một hệ thống lý tưởng nên có khả năng tích hợp các
phân hệ vào hệ thống ERP. Khơng chỉ có thể tích hợp các phân hệ cùng nhà cung cấp mà cịn có thể tích hợp được các phân hệ từ các nhà cung cấp khác (cùng phương thức xử lý) nhằm tránh lãng phí tài nguyên. Và trong tương lai việc tích hợp thêm các phân hệ khi quy mô doanh nghiệp được mở rộng cũng là một nhu cầu cần quan tâm.
- Phương pháp thực hiện khi triển khai dự án: một phương pháp luận, phương
thức làm việc đáng tin cậy đã được ứng dụng thực tiễn sẽ giúp tăng tỷ lệ thành công của ERP. Trong mỗi giai đoạn thực hiện dự án, cần xác định rõ các mục tiêu như đầu vào, đầu ra, cột mốc cần đạt được,…
- Gói ERP phù hợp với tồn tổ chức: một đánh giá về tổng thể về ERP nên được
tiến hành sau khi đã xem xét các tiêu chí trên. Có thể trong giai đoạn hiện tại doanh nghiệp sẽ chọn được gói ERP phù hợp, nhưng về lâu dài gói ERP có theo kịp sự phát triển của doanh nghiệp khơng? Và sau đó là các bước cân nhắc để tối ưu tài nguyên của công ty.