5. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
1.4. Mơ hình nghiên cứu đề xuất
Mơ hình nghiên cứu của Piotr Soja năm 2006 (mục 1.3.3) được xem là mơ hình khá đầy đủ và hồn thiện vì đã tiến hành khảo sát cả hai nhóm đối tượng (đơn vị tư vấn triển khai và doanh nghiệp triển khai), các nhân tố được xây dựng và định nghĩa rõ ràng, sắp xếp theo nhóm và mức độ quan trọng của từng nhân tố trong nhóm. Qua đó cung cấp một cơng cụ giúp cho những doanh nghiệp đi sau dự đốn tốt hơn về q trình triển khai ERP cũng như có cơ hội thành cơng cao hơn. Trong khi những mơ hình cịn lại thường dựa trên khảo sát một chiều (các doanh nghiệp đã triển khai thành cơng ERP), các nhân tố có phân nhóm nhưng chưa bao quát và chưa đánh giá được mức độ quan trọng của các nhân tố. Do đó, việc dựa trên mơ hình của Piotr Soja sẽ giúp cho đề tài bao qt nhiều khía cạnh, có kết quả sâu sắc hơn khi phát hiện ra các nhân tố cụ thể ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Chương 1 giúp chúng ta trả lời các câu hỏi: hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP bao gồm những gì và mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp? Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống ERP từ những năm 1960 đến nay như thế nào? Điều kiện cần và các bước triển khai hệ thống ERP là gì? Hiện nay, mức độ quan tâm của thế giới và Việt Nam đến hệ thống ERP ra sao?
Trong chương này cũng trình bày những thành quả nghiên cứu về việc triển khai thành công hệ thống ERP qua ba mơ hình chọn lọc. Trong 3 mơ hình này, tác giả đã chọn mơ hình của Piotr Soja (2006) vì sự đầy đủ và bao quát các khía cạnh của q trình triển khai hệ thống ERP. Mơ hình của Piotr Soja (2006) sẽ là nền tảng giúp nghiên cứu này tìm ra giải pháp để triển khai thành cơng hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát giai đoạn 2018 – 2022.
CHƯƠNG 2 - THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP GIAI ĐOẠN 2012 – 2013 TẠI CÔNG TY TUYỀN PHÁT VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP 2.1. Giới thiệu công ty TNHH TM XNK Tuyền Phát
2.1.1. Tổng quan công ty Tuyền Phát
- Tên đầy đủ: Công ty TNHH Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Tuyền Phát. - Mã số doanh nghiệp: 1601181458
- Giám đốc: ông Huỳnh Thanh Tuyền
- Trụ sở chính: ấp An Thạnh, xã Hịa An, Chợ Mới, An Giang - Ngày thành lập: 25/6/2009 (Hoạt động từ năm 2002)
- Tổng số vốn điều lệ: 15 tỷ VND (2009)
- Tổng giá trị tài sản: 32.960.642.280 VNĐ (2012)
- Lĩnh vực hoạt động: lị sấy lúa, xay xát, lau bóng gạo, lưu trữ, đóng bao, mua bán lương thực, phụ phẩm ngành gạo,…
Cơng ty Tuyền Phát có đủ quy trình và trang thiết bị để cho ra thành phẩm gạo từ khi hạt lúa được tách khỏi cây lúa đến khi xuất bán cho khách hàng. Cơng ty có một nhà máy chính và hệ thống các nhà máy phụ xung quanh với quy mô (2015):
- Tổng lượng gạo xây xát trung bình trong năm 80.640 tấn. Cơ sở hạ tầng hiện có của cơng ty với tổng diện tích nhà máy 10.065 m2 trong đó khu vực xay xát chiếm 495 m2, khu vực sấy chiếm 3.081 m2, khu vực kho chứa chiếm 4.224 m2, hiện còn trống 2.264 m2.
- Kho chứa: 3 bồn chứa lúa ướt với khả năng chứa 160 tấn/bồn và 1 bồn chứa lúa khô với khả năng chứa 160 tấn/bồn, 9 bồn chứa gạo thành phẩm, dung tích chứa 140 tấn/bồn, 1 bồn chứa trấu với diện tích chứa 1.350m2, hầm chứa tro với dung tích 50 tấn.
- Khu vực lò sấy: tổng số 8 lò sấy, 35 tấn/giờ và đang nâng cấp lên 70 tấn/giờ (một mẻ lúa thường khoảng 25-30 tấn, sấy trong khoảng 6 giờ), trong điều kiện thời gian hoạt động 8giờ/ngày; số ngày hoạt động trong năm 165 ngày.
- Khu vực xây xát: công suất 14 tấn/giờ, trong điều kiện số giờ hoạt động 24 giờ/ngày, số ngày hoạt động trong năm 240 ngày.
Công ty Tuyền Phát hiện là đối tác cung cấp lương thực xuất khẩu cho các công ty lớn trong vùng như: Công ty TNHH MTV Phát Tài – CN Đồng Tháp; Công ty Lương thực Miền Nam Vinafood II – CN Vĩnh Long, CN Kiên Giang; Công ty TNHH Docifood – Docimexco;…
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Tuyền Phát
(nguồn: công ty TNHH TM XNK Tuyền Phát)
- Ban giám đốc
Giám đốc: điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu
sự giám sát của ban giám đốc và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật, điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của ban giám đốc.
Phó giám đốc: hỗ trợ giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động
của công ty theo sự phân công của giám đốc. Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
- Phịng tài chính - kế tốn: tham mưu cho giám đốc cơng ty về chế độ kế tốn
và cơng tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của Nhà nước và điều lệ hoạt động của công ty. Quản lý cơng tác tài chính theo luật kế toán, luật doanh nghiệp; điều lệ, quy chế tài
BAN GIÁM ĐỐC Phịng tài chính - kế tốn Phịng kinh doanh - dịch vụ Phịng kho vận Phịng kỹ thuật - sản xuất Phịng hành chính - nhân sự
chính cơng ty và các văn bản pháp luật có liên quan. Bảo tồn vốn và sử dụng vốn có hiệu quả.
- Phòng kinh doanh – dịch vụ: tham mưu cho ban giám đốc về các hợp đồng
kinh doanh và khả năng cung ứng. Lập kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, nguồn hàng, quảng bá sản phẩm của công ty, phân tích thị trường liên quan đến sản phẩm do công ty cung cấp. Theo dõi các dịch vụ công ty cung ứng và định hướng phát triển.
- Phòng kho vận: quản lý hoạt động kho bãi, tồn kho, giám sát vận chuyển, giao
nhận, bảo quản hàng hố.
- Phịng kỹ thuật – sản xuất: đảm bảo khai thác máy móc thiết bị hiệu quả, lâu
dài theo kế hoạch kinh doanh của cơng ty. Bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Cập nhật những công nghệ mới trong ngành để đề xuất tham mưu cho ban giám đốc.
- Phịng hành chính – nhân sự: xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý của công ty. Tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc công ty thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động theo luật và quy chế công ty. Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty. Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty.
2.1.3. Tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược của cơng ty Tuyền Phát
Từ khi thành lập, các nhà đầu tư tại cơng ty Tuyền Phát đã có định hướng và xây dựng cho ban quản lý, nhân viên những mục tiêu cụ thể để phấn đấu và hướng tới; với mục đích nâng cao năng lực con người, tổ chức; mang đến hiệu quả cao trong sản xuất và sự phát triển bền vững, lâu dài.
- Tầm nhìn: đến năm 2025, cơng ty TNHH TM XNK Tuyền Phát sẽ trở thành một nhà cung cấp dịch vụ lúa gạo hàng đầu khu vực miền Nam, đủ năng lực phân phối các sản phẩm lương thực chất lượng cao trong và ngồi nước. Uy
tín, trình độ quản lý và cơng nghệ phát triển ngang tầm với các doanh nghiệp xuất khẩu gạo trong khu vực Đông Nam Á.
- Sứ mệnh: mang đến nguồn lương thực, thực phẩm chất lượng, phù hợp với nhu cầu xã hội. Đưa ngành nơng nghiệp nước nhà trở thành một ngành có giá trị cao trên thương trường quốc tế.
- Các mục tiêu: xây dựng công ty mạnh hơn, hiệu quả trên cơ sở sử dụng hợp lý các nguồn lực, đầu tư và đổi mới phương thức quản lý, nâng cao năng lực quản trị, liên kết cao hơn về tài chính, cơng nghệ và thị trường.
- Chiến lược:
Liên kết các đối tác chiến lược có tiềm năng về vốn, kỹ thuật, năng lực quản trị, sản phẩm và thị trường. Tạo nhiều cơ hội, tận dụng nguồn lực tổng thể để có lợi thế cạnh tranh hơn, hiệu quả hơn.
Đổi mới không ngừng trong quản trị doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh. Tạo dựng và phát triển thương hiệu doanh nghiệp, văn hoá doanh nghiệp.
Đầu tư, đổi mới các thiết bị chuyên ngành, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật. Đa dạng hoá sản phẩm từ lúa gạo – tận dụng các phụ phẩm.
Phát triển kênh phân phối.
Đảm bảo sử dụng nguồn vốn có hiệu quả.
2.1.4. Tóm tắt q trình triển khai ERP tại Tuyền Phát giai đoạn 2012-2013
Những năm 2010-2012 đánh dấu thời kỳ tăng trưởng của ngành lương thực Việt Nam khi Việt Nam liên tục phá vở các kỷ lục về lượng gạo xuất khẩu và kim ngạch tăng dần theo từng năm. Trong giai đoạn này, công ty Tuyền Phát đã tăng trưởng rất mạnh, hệ thống nhà máy hoạt động hết công suất; công ty liên tục thu mua trang thiết bị mới và sáp nhập các nhà máy lân cận. Việc tăng trưởng nhanh đã gây ra quá tải trong quá trình quản lý và làm việc, các phòng ban thiếu hụt nhân lực. Thêm vào đó, các nhà máy và kho bãi phân tán và ngăn cách bởi hệ thống kênh rạch khiến cho việc quản lý và tập trung các số liệu trong kinh doanh
đốc công ty đã lên kế hoạch cho một dự án nhằm đổi mới phương pháp quản lý, làm việc. Dự án này được kỳ vọng sẽ nâng cao năng suất lao động, chuẩn hóa quy trình làm việc, giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn. Sau một thời gian tìm hiểu, cơng ty Tuyền Phát đã quyết định đầu tư một hệ thống ERP để giải quyết các khó khăn và tạo động lực cho sự phát triển lâu dài của công ty.
- Đứng đầu dự án: giám đốc công ty Tuyền Phát – ông Huỳnh Thanh Tuyền. - Thời gian thực hiện dự án (dự kiến ban đầu): 9/2012 – 6/2013 (9 tháng). - Mục đích triển khai hệ thống:
Tối ưu công việc cho nhà quản lý, điều hành giúp quản lý sâu – rộng, cập nhật thơng tin liên tục: do cơng ty có hệ thống kho bãi, nhà máy lau bóng, lị sấy khơng tập trung tại một nơi cố định nên việc quản lý bị hạn chế. Thông tin hoạt động và các báo cáo ở các bộ phận cũng vì thế mà chậm tiến độ.
Chuẩn hóa quy trình làm việc của các bộ phận: đơn vị triển khai sẽ rà sốt các quy trình làm việc, rút gọn và tối ưu giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả.
Giao quyền, phân quyền cụ thể cho nhân viên: việc triển khai hệ thống ERP giúp đội ngủ nhân viên có trách nhiệm cao hơn trong quá trình làm việc, chịu trách nhiệm khi thực hiện công việc được giao.
Bảo mật thơng tin: thơng tin trong q trình làm việc sẽ được báo cáo trực tiếp và lưu trữ ở nơi an tồn.
Chăm sóc khách hàng tốt hơn: việc quản lý tốt thông tin khách hàng (đơn hàng, lịch sử giao dịch,..) giúp công ty theo dõi và nâng cao chất lượng phục vụ.
- Các phân hệ trong hệ thống ERP được công ty Tuyền Phát triển khai:
Kế tốn – tài chính
Mua hàng
Lập báo cáo
- Tóm tắt kế hoạch triển khai hệ thống ERP dự kiến của công ty Tuyền Phát:
Bước bắt đầu dự án: đây là những công việc được đơn vị triển khai và đội ngũ quản lý dự án của công ty Tuyền phát phối hợp thực hiện cùng nhau, gồm các việc: lập đội dự án (nhân viên hai công ty), lập kế hoạch (kế hoạch được đơn vị triển khai đề xuất và cùng thảo luận để chọn ra phương án tối ưu), thiết lập môi trường làm việc (tạo môi trường làm việc cho đội dự án gồm nơi làm việc, nơi bố trí hệ thống,…), khởi động chính thức dự án.
Bước phân tích và thiết kế: đơn vị tư vấn chính thức khảo sát và phân tích yêu cầu của khách hàng, đề xuất các quy trình làm việc tối ưu nhất cho công ty Tuyền phát, xây dựng các giải pháp cho quá trình triển khai (thiết lập bảng tài khoản, phần quyền truy cập, phương thức làm việc, nhân lực, ..), giải pháp sau khi hồn thành sẽ được trình ban quản lý dự án chờ phê duyệt.
Bước xây dựng hệ thống: đây là bước tốn nhiều thời gian nhất trong dự án, phụ thuộc nhiều vào đơn vị triển khai. Trong bước này đơn vị triển khai tiến hành viết phần mềm ERP dựa trên lõi phần mềm họ đã có trước đó, xây dựng các tính năng và giao diện người dùng phù hợp với công việc, từ bản thử nghiệm đưa thành phiên bản phần mềm chính thức, nạp dữ liệu mẫu để chạy thử. Song song đó là đào tạo cho người dùng lần thứ nhất (kiểm tra, cách thức nhập liệu, cung cấp thông tin về quyền truy cập, lấy thông tin,..). Kết thúc bước này, người dùng đã có kinh nghiệm cơ bản và phần mềm đã cơ bản hồn thành, đơn vị thi cơng sẽ cho phần mềm chạy thử để kiểm tra và khắc phục lỗi.
Bước chính thức đưa vào sử dụng: sau khi phần mềm đã ổn định, đơn vị thi công và công ty Tuyền phát tiến hành nạp dữ liệu chính thức cho phần mềm. Phần mềm được chạy song song với hệ thống quản lý cũ để
dùng cũng sẽ được đào tạo thêm một lần nữa (ôn lại kiến thức cũ và cập nhật các kiến thức chuyên sâu giúp xử lý các lỗi phát sinh). Phần mềm tiếp tục được hai bên theo dõi để vá lỗi, hoàn thiện, dự trù sau hơn 1 tháng kể từ thời điểm này phần mềm chính thức đi vào hoạt động. Đơn vị tư vấn có trách nhiệm theo dõi, chỉnh sửa trong thời gian sử dụng. - Kế hoạch triển khai dự án theo dự kiến: (bảng 2.1)
Bảng 2.1: Kế hoạch triển khai dự kiến hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát
(nguồn: công ty TNHH TM XNK Tuyền Phát)
- Thực trạng dừng triển khai: cuối tháng 3/2013 người đứng đầu dự án tuyên bố tạm dừng triển khai dự án. Tất cả nhân viên tiếp tục làm việc theo hệ thống cũ, chờ đợi thông báo mới từ ban giám đốc. Theo ý kiến ghi nhận tại thời điểm
dừng triển khai: đơn vị thực hiện dự án chậm tiến độ, trong quá trình thực hiện dự án, nhiều hạng mục chưa đạt được kết quả như kế hoạch đề ra.
2.1.5. Nhà máy điện sinh khối 1MW – tiền đề triển khai ERP lần 2 tại Tuyền Phát
Thành phố Piteå và tỉnh An Giang là hai tỉnh – thành phố kết nghĩa, đây là mối quan hệ ngoại giao trực tiếp đầu tiên giữa một tỉnh trong nước với một thành phố nước ngồi mà khơng thơng qua Bộ ngoại giao. Ngày 30/10/2012 thông qua công văn số 1816/TTg-QHQT Chính Phủ đã phê duyệt danh mục dự án “An Giang và Piteå – Cộng đồng bền vững”. Dự án nhà máy điện 1MW là một trong những dự án nằm trong danh mục với mục đích khai thác nguồn năng lượng sinh khối tại khu vực, nâng cao giá trị phế phẩm nông nghiệp và bảo vệ môi trường. Sau quá trình tìm hiểu, trao đổi và tham gia các lớp đào tạo của chương trình; cơng ty Tuyền Phát đã được ban quản lý dự án chọn thực hiện dự án nhà máy điện sinh khối công suất 1MW điển hình đầu tiên của đồng bằng sơng Cửu Long trong “Chương trình hợp tác giữa Việt Nam – Thụy Điển về hiệu quả năng lượng và năng lượng tái tạo”. Với mong muốn xây dựng nhà máy điện 1MW từ nguồn