3.2. Một số giải pháp hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Chi nhánh
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện chức năng thu hút, bố trí nguồn nhân lực
Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc là nhiệm vụ phải làm trong tiến trình đổi mới và nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực. Mặc dù đã có bản phân tích cơng việc nhƣng các tiêu chuẩn đánh giá cơng việc cịn chƣa rõ. Chi nhánh phải hoàn chỉnh bảng mơ tả cơng việc cho từng vị trí cụ thể. Trong đó, cần quy định rõ theo thứ tự ƣu tiên các yêu cầu đối với từng ứng viên, không chỉ bao gồm năng lực chun mơn mà cịn là hành vi, thái độ làm việc và động lực cá nhân ủa ứng viên. Tập trung chuẩn hóa bảng phân tích cơng việc cho các chức danh chủ chốt gồm: Giám đốc/Phó giám đốc Chi nhánh, Trƣởng/Phó phịng/trung tâm huyện/thị và các vị trí làm cơng tác kế hoạch, tài chính và kỹ thuật.
Làm đƣợc bƣớc này, Chi nhánh sẽ chọn đƣợc ứng viên phù hợp ngay từ khâu tuyển dụng, tránh trƣờng hợp nhân viên bỏ việc do không đáp ứng đƣợc yêu cầu nhiệm vụ hay không phù hợp với môi trƣờng của Công ty.
Thực hiện hoạch định nguồn nhân lực
Sau khi phân tích mơi trƣờng, xác định mục tiêu và chiến lƣợc, phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực của Chi nhánh, phòng tổ chức - chính trị cần phải tiến hành phân tích nguồn nhân lực hiện tại một cách có hệ thống để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cho Chi nhánh trong tƣơng lai bằng cách bổ sung các thông tin về nhân viên để quản lý tốt nguồn nhân lực thực tế trong từng thời kỳ, đồng thời xác định nhu cầu nguồn nhân lực trong tƣơng lai bằng một số chỉ tiêu cụ thể về số lƣợng và tiêu chuẩn để chuẩn bị cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn.
Hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân viên
Những kết luận rút ra khi đánh giá thực trạng quản trị nguồn nhân lực của Chi nhánh cho thấy công tác tuyển chọn lao động của Chi nhánh cịn có mặt khiếm khuyết. Để công tác này thực hiện đƣợc nhiệm vụ sàng lọc, cung ứng lao động có chất lƣợng, Chi nhánh cần tập trung thực hiện một số nội dung sau:
năm tới, bảng mô tả công việc từng chức danh, dự tính số lƣợng nhân viên thuyên chuyển, nghĩ việc để xác định chính xác nhu cầu lao động của Chi nhánh. Từ đó, xác định số lƣợng nhân sự cần tuyển, thời gian tuyển, chi phí tuyển, nguồn tuyển dụng để chủ động tuyển chọn đƣợc nhân viên phù hợp.
- Trƣớc khi tổ chức tuyển chọn nhân viên mới theo nhu cầu công việc, phải ƣu tiên đánh giá các giải pháp khác nhƣ: luân chuyển, bố trí lại lao động, khuyến khích làm thêm giờ. Chỉ khi áp dụng giải pháp này vẫn không giải quyết đƣợc vấn đề về nhân lực thì Chi nhánh mới thực hiện tuyển chọn thêm nhân viên.
- Chi nhánh cần đƣa ra các loại hồ sơ phù hợp cho từng đối tƣợng tuyển dụng:
Nhƣ trong phần phân tích thực trạng đã nêu ở Chƣơng 2 thì Viettel Tây Ninh chƣa có một quy định cụ thể về mẫu hồ sơ tuyển dụng. Các đối tƣợng nộp hồ sơ theo những giấy tờ có u cầu trong thơng tin tuyển dụng. Do vậy, Chi nhánh nên đƣa ra các mẫu hồ sơ khác nhau cho các vị trí cơng việc khác nhau nhƣ hồ sơ cho vị trí quản lý, hồ sơ cho cán bộ nhân viên, hồ sơ cho vị trí cộng tác viên… Khi đƣa ra các loại hồ sơ nhƣ vậy sẽ giúp việc phân loại hồ sơ, sàng lọc hồ sơ trong khâu tuyển dụng nhanh hơn, giảm bớt đƣợc quỹ thời gian dành cho tuyển dụng.
- Cắt giảm thời gian tuyển dụng và thông báo rộng rãi thông tin tuyển dụng:
Thời gian tuyển dụng tại Chi nhánh trong nhiều trƣờng hợp vẫn còn kéo dài gây nản lòng cho những ứng viên đã dự tuyển vào Chi nhánh và tạo một tâm lý không tốt cho những ai muốn xin vào làm việc tại đây đã đƣợc đƣa ra trong phần đánh giá. Kết quả là Chi nhánh có thể bỏ sót những ứng viên có năng lực và phù hợp với vị trí đang tuyển dụng. Thực hiện giảm thời gian tuyển dụng trong khoảng thời gian xuống khoảng một tháng đến một tháng rƣỡi là phù hợp nhất và hợp lí để Chi nhánh tiết kiệm thời gian, chi phí và vị trí mới sẽ đƣợc tiếp nhận sớm hơn. Bên cạnh đó cịn tạo điều kiện cho những
ứng viên không trúng tuyển trong đợt tuyển dụng tại Chi nhánh có thể chuyển sang tìm kiếm cơng việc khác, nhƣ vậy sẽ giảm bớt tâm lí lo ngại cho các ứng viên khi muốn nộp hồ sơ tuyển dụng vào Chi nhánh và sẽ thu hút đƣợc nguồn nhân lực tốt hơn. Cụ thể, tác giả đề xuất thời gian tuyển dụng đối với từng vị trí nhƣ sau:
+ Với việc tuyển dụng cho vị trí là nhân viên địa bàn, nhân viên hỗ trợ địa bàn, nhân viên kinh doanh thì thời gian tuyển dụng áp dụng là 15 ngày không quá 20 ngày.
Với việc tuyển dụng cho vị trí là cán bộ nhân viên (trình độ từ trung cấp lên đến đại học) làm việc tại các phịng ban thì thời gian tuyển dụng áp dụng là 30 ngày và kéo dài không quá 45 ngày.
+ Với việc tuyển dụng cho vị trí là quản lý (trƣởng, phó phịng ban) hoặc có trình độ từ Thạc sĩ trở lên thì thời gian tuyển dụng áp dụng là 45 ngày và không quá 50 ngày.
Với việc ấn định thời gian cụ thể nhƣ trên sẽ giúp cho các phòng ban, các trung tâm huyện/thị sẽ chủ động phối hợp với phịng tổ chức chính trị để có thể hồn thành tốt cơng việc, nhiệm vụ tuyển dụng đảm bảo đúng thời gian.
Bên cạnh đó, Chi nhánh có thể áp dụng cách tổ chức ngày hội việc làm tại các trƣờng đại học, cao đẳng vào thời điểm trƣớc khi sinh viên ra trƣờng để có thể thu hút đƣợc sự quan tâm của các ứng viên nhƣ rất nhiều các doanh nghiệp khác đã làm và đã đạt đƣợc rất nhiều thành công là tuyển đƣợc những nhân viên vừa đảm bảo về chất lƣợng và số lƣợng. Nhƣ vậy Chi nhánh sẽ có thể tận dụng đƣợc nguồn cung cấp nhân lực tốt hơn và có chất lƣợng hơn. Đặc biệt Chi nhánh nên ƣu tiên những ứng viên của các trƣờng đại học lớn nhƣ đại học bách khoa, đại học kinh tế, đại học ngoại thƣơng, học viện công nghệ bƣu chính viễn thơng.
Việc đăng tải thông báo tuyển dụng trên 2 trang web chính của Tập đồn viễn thơng qn đội Viettel vẫn cịn hạn chế để thu hút các ứng viên. Chi
nhánh nên đăng thông báo tuyển dụng trên một số những trang web phổ biến nhƣ www.vietnamworks.com, www.timviecnhanh.com hay www.hotjobs.com để có thể thu hút đƣợc thêm nhiều các ứng viên giỏi và phù hợp với công việc hơn so với việc chỉ đăng thơng báo trên 2 website chính.
- Trên cơ sở các quan điểm đã trình bày ở trên, tác giả đề xuất Quy trình tuyển dụng ở hình 3.1 nhƣ sau:
Hoạch định nhân sự
Lập phiếu yêu cầu tuyển dụng
Thẩm định
Kế hoạch tuyển dụng
Xác định nguồn cung và thông báo tuyển dụng
Nhận và thẩm định Kiểm tra CM và IQ Phỏng vấn Thẩm tra và lựa chọn Thủ tục tiếp nhận Bàn giao thử việc Đánh giá sau thử việc Quyết định tuyển dụng Chấm dứt thử việc
Bàn giao đào tạo
Đánh giá sau đào tạo
Hình 3.1: Quy trình tuyển dụng đề xuất
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 14 15 13 Kết thúc Kết thúc
Bƣớc 1: Hoạch định nhân lực
Định kỳ hàng tháng/q, các phịng/ban/trung tâm thuộc Chi nhánh có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho bộ phận mình; gởi kế hoạch tuyển dụng về Phòng tổ chức chính trị. Dựa vào kế hoạch do các phòng/ban/trung tâm cung cấp, Phòng tổ chức chính trị xem xét, tƣ vấn, đánh giá lại nhu cầu tuyển dụng; sau đó lập bảng phân tích cơng việc, bảng tiêu chuẩn cơng việc, cụ thể hóa số lƣợng cần tuyển và thời gian sử dụng.
Bƣớc 2: Lập phiếu u cầu tuyển dụng
Phịng/ban/trung tâm có yêu cầu tuyển dụng sẽ đến Phịng tổ chức chính trị nhận mẫu đơn, điều vào Phiếu yêu cầu tuyển dụng và hồ sơ tuyển dụng, sau đó gửi về Phịng tổ chức – chính trị.
Bƣớc 3: Thẩm định
Trƣởng phịng tổ chức – chính trị xem xét phiếu yêu cầu tuyển dụng, kiểm tra định biên, tiêu chuẩn; nếu xác định cần tuyển thêm ngƣời thì sẽ ký duyệt và trình lên Ban giám đốc duyệt. Nếu thấy khơng cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả phiếu yêu cầu tuyển dụng.
Bƣớc 4: Kế hoạch tuyển dụng
Phòng tổ chức – chính trị trình Ban giám đốc ký duyệt phiếu yêu cầu tuyển dụng. Nếu đƣợc thơng qua thì Phịng tổ chức – chính trị sẽ xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch tuyển dụng. Đồng thời thành lập Hội đồng tuyển dụng để thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng ở các bƣớc tiếp theo.
Bƣớc 5: Xác định nguồn cung và thơng báo tuyển dụng
Phịng tổ chức – chính trị rà sốt và thơng báo tuyển dụng theo thứ tự ƣu tiên nguồn nội bộ Chi nhánh, nguồn lao động tự do trên thị trƣờng thông qua báo, đài. Nội dung thông báo gồm: các yêu cầu, tiêu chuẩn đối với từng ứng viên, thời gian nhận hồ sơ.
Bƣớc 6: Nhận và thẩm định hồ sơ
Bộ phận tuyển dụng – Phịng tổ chức chính trị nhận và kiểm tra hồ sơ, phân loại, thông tin cho các ứng viên bổ túc hồ sơ còn thiếu, kết thúc việc
tuyển dụng đối với hồ sơ ứng viên không đạt sau thẩm định hồ sơ; lập danh sách mời thi nghiệp vụ và kiểm tra IQ những hồ sơ đạt yêu cầu.
Về mặt hình thức:
- Hồ sơ ứng viên phải ghi rõ vị trí dự tuyển, họ tên và các dữ liệu cụ thể khác để Chi nhánh có thể liên hệ khi có nhu cầu.
- Các giấy tờ cần thiết phải đƣợc sắp xếp gọn gàng theo thứ tự: + Đơn xin việc;
+ Sơ yếu lý lịch có chứng thực của địa phƣơng;
+ Bản sao các văn bằng, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng chun mơn của ứng viên có chứng thực.
+ Giấy khám sức khỏe; + Bản sao hộ khẩu;
+ Bản sao giấy chứng minh nhân dâu, 2 tấm hình 3x4;
Về mặt nội dung:
- Hồ sơ phải thể hiện đƣợc trình độ chun mơn cũng nhƣ các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thể hiện trong phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ.
- Ứng viên phải đạt yêu cầu về sức khỏe thông qua kết quả khám sức khỏe đƣợc cơ quan y tế có thẩm quyền xác nhận.
Các trƣờng hợp ƣu tiên:
- Hồ sơ của các ứng viên nội bộ; - Hồ sơ của đợt tuyển dụng trƣớc;
- Thứ tự xét ƣu tiên: kinh nghiệm chuyên môn, kinh nghiệm thực tiễn, khả năng phát triển của tố chất và năng lực.
Bƣớc 7: Kiểm tra chuyên môn và IQ
Trong bƣớc này, các ứng viên sẽ thi trắc nghiệp và viết tự luận về chuyên môn nghiệp vụ của vị trí tuyển dụng và làm bài kiểm tra IQ. Ngân hàng câu hỏi do Tập đồn viễn thơng qn đội cung cấp cho Chi nhánh đối với từng đợt tuyển dụng cụ thể. Phịng tổ chức – chính trị sẽ chấm điểm ứng
viên chậm nhất 2 ngày sau khi thí sinh hồn thành bài thi. Nếu đạt, phịng tổ chức – chính trị sẽ sắp xếp lịch cho ứng viên phỏng vấn lần 1, nếu khơng đạt thì kết thúc việc tuyển dụng.
Bƣớc 8: Phỏng vấn
Bộ phận tuyển dụng – Phòng tổ chức chính trị chuyển thơng tin ứng viên cho Hội đồng tuyển dụng của Chi nhánh trƣớc ngày phỏng vấn chuyên mơn ít nhất 2 ngày để nghiên cứu.
- Nếu tuyển nhân viên thì việc phỏng vấn do các thành viên Hội đồng thực hiện, nếu thấy cần thiết thì Chủ tịch hội đồng tuyển dụng sẽ tham gia phỏng vấn.
- Nếu tuyển chức danh quản lý thì Chủ tịch hội đồng tuyển dụng sẽ cùng các thành viên Hội đồng trực tiếp phỏng vấn ứng viên.
Kết thúc quá trình phỏng vấn, mỗi thành viên Hội đồng tuyển dụng phải đƣa ra kết quả đánh giá riêng, sau đó tổng hợp, trao đổi thống nhất. Nếu khơng thống nhất đƣợc ý kiến thì Chủ tịch hội đồng tuyển dụng là ngƣời quyết định cuối cùng. Kết thúc việc tuyển dụng đối với hồ sơ ứng viên không đạt sau phỏng vấn.
Bƣớc 9: Thẩm tra đánh giá lựa chọn
Thẩm tra lý lịch và q trình làm việc của ứng viên, thơng tin kết quả phỏng vấn cho ngƣời trúng tuyển, thông tin ngày giờ tiếp nhận ứng viên. Kết thúc việc tuyển dụng đối với hồ sơ ứng viên không đạt sau thẩm tra.
Bƣớc 10: Thủ tục tiếp nhận
Phịng tổ chức chính trị gọi điện thoại mời ứng viên đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn đến Chi nhánh nhận việc; phối hợp các bộ phận hƣớng dẫn nhân viên mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội quy, chính sách của Công ty qua buổi đào tạo hội nhập.
Bƣớc 11: Bàn giao huấn luyện/đào tạo
Các phòng/ban/trung tâm tiếp nhận nhân viên mới, có trách nhiệm phân cơng, hƣớng dẫn cơng việc, trình bày rõ trách nhiệm và quyền hạn của nhân
viên mới; đƣa ra chƣơng trình huấn luyện/đào tạo cụ thể cho nhân viên mới. Thời gian áp dụng theo quy định của Tập đồn viễn thơng quân đội. Kết thúc thời gian huấn luyện, nhân viên đƣợc đánh giá lại.
Bƣớc 12: Đánh giá sau huấn luyện/đào tạo
Phịng tổ chức – chính trị phối hợp với các bộ phận có nhân viên mới tổ chức đánh giá kết quả sau huấn luyện/đào tạo của nhân viên mới, kết thúc việc tuyển dụng đối với hồ sơ ứng viên không đạt sau đào tạo, lập thủ tục chuyển các ứng viên đạt sang giai đoạn thử việc.
Bƣớc 13: Bàn giao thử việc
Phòng tổ chức chính trị có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết hạn thử việc cho các phịng/ban/trung tâm có nhân viên đang thử việc trƣớc 2 tuần. Căn cứ vào kết quả hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên thử việc, Trƣởng phòng/ban/trung tâm xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc của nhân viên và gửi về phịng tổ chức chính trị.
Bƣớc 14: Đánh giá sau thử việc
Trƣởng phịng tổ chức – chính trị đánh giá sau thử việc đối với tất cả ứng viên, kết thúc việc tuyển dụng đối với hồ sơ ứng viên không đạt khi đánh giá sau thử việc, làm thủ tục chuyển chính thức cho ứng viên đạt yêu cầu.
Bƣớc 15: Quyết định tuyển dụng
Phịng tổ chức chính trị tham mƣu cho Ban giám đốc Chi nhánh ra quyết định tuyển dụng đối với các nhân viên đạt yêu cầu sau thời gian thử việc. Nhân viên mới đƣợc ký kết hợp đồng lao động và hƣởng đầy đủ các chính sách, chế độ theo quy định của Công ty.
Hồn thiện việc bố trí sử dụng nhân viên
Chi nhánh cần tận dụng giai đoạn thử việc của nhân viên để làm cơ sở cho việc tuyển dụng và bố trí lao động cho phù hợp với khả năng, sở trƣờng của từng nhân viên, tạo môi trƣờng phù hợp để nhân viên làm việc với hiệu quả và năng suất lao động cao nhất. Đối với Chi nhánh Viettel Tây Ninh, việc bố trí đúng năng lực sở trƣờng sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng dịch vụ, đồng
thời tiết kiệm đƣợc lao động.
Theo phân tích ở thực trạng cho thấy, việc bố trí lao động ở Chi nhánh hiện tại vẫn còn nhiều bất cập. Do đó, Chi nhánh cần thực hiện các biện pháp điều chỉnh để có một cơ cấu nhân sự hợp lý hơn, cụ thể là:
+ Tiến hành cơ cấu lại lao động của các bộ phận. Cơ sở của việc cơ cấu lại là kết quả của việc đánh giá lại chất lƣợng lao động của toàn chi nhánh căn cứ vào bảng mô tả công việc đã xây dựng. Trong quá trình cơ cấu lại lao